ΠΡΟΣΤΑΣΙΑ ΤΩΝ ΠΡΟΣΩΠΙΚΩΝ ΣΑΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ
Η παρούσα δήλωση περί απορρήτου παρέχει πληροφορίες σχετικά με την επεξεργασία και την προστασία των προσωπικών σας δεδομένων.
Επεξεργασία: διαδικασίες σύναψης συμβάσεων, εκτέλεση συμβάσεων και προσκλήσεις εκδήλωσης ενδιαφέροντος
Υπεύθυνος επεξεργασίας δεδομένων: Υπηρεσία Εκδόσεων της Ευρωπαϊκής Ένωσης, μονάδα D.2 «Συμβάσεις και δικαιώματα πνευματικής ιδιοκτησίας»
Στοιχεία αναφοράς: DPR-EC-00496
Πίνακας περιεχομένων
- Εισαγωγή
- Γιατί και πώς επεξεργαζόμαστε τα προσωπικά σας δεδομένα;
- Για ποιους νομικούς λόγους επεξεργαζόμαστε τα προσωπικά σας δεδομένα;
- Ποια προσωπικά δεδομένα συλλέγουμε και επεξεργαζόμαστε ;
- Για πόσο διάστημα διατηρούμε τα προσωπικά σας δεδομένα;
- Πώς προστατεύουμε και διασφαλίζουμε τα προσωπικά σας δεδομένα;
- Ποιοι έχουν πρόσβαση στα προσωπικά σας δεδομένα και σε ποιους κοινοποιούνται;
- Ποια είναι τα δικαιώματά σας και πώς μπορείτε να τα ασκήσετε;
- Στοιχεία επικοινωνίας
- Πού μπορείτε να βρείτε περισσότερες πληροφορίες;
1. Εισαγωγή
Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή (εφεξής «η Επιτροπή») δεσμεύεται να προστατεύει τα προσωπικά σας δεδομένα και να σέβεται την ιδιωτική σας ζωή. Η Επιτροπή συλλέγει και επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΕ) 2018/1725 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 23ης Οκτωβρίου 2018, για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από τα θεσμικά και λοιπά όργανα και τους οργανισμούς της Ένωσης και την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών (και για την κατάργηση του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 45/2001).
Στην παρούσα δήλωση περί απορρήτου εξηγείται ο λόγος επεξεργασίας των προσωπικών σας δεδομένων, ο τρόπος συλλογής, διαχείρισης και προστασίας όλων των παρεχόμενων προσωπικών δεδομένων, πώς χρησιμοποιούνται αυτά και ποια δικαιώματα έχετε ως προς τα προσωπικά σας δεδομένα. Επίσης, παρέχονται τα στοιχεία επικοινωνίας του υπευθύνου επεξεργασίας δεδομένων στον οποίο μπορείτε να απευθύνεστε για να ασκείτε τα δικαιώματά σας, καθώς και του υπευθύνου προστασίας δεδομένων και του Ευρωπαίου Επόπτη Προστασίας Δεδομένων.
Παρακάτω θα βρείτε πληροφορίες σχετικά με την πράξη επεξεργασίας «Διαδικασίες σύναψης συμβάσεων, εκτέλεση συμβάσεων και προσκλήσεις εκδήλωσης ενδιαφέροντος», που πραγματοποιεί η μονάδα D.2 «Συμβάσεις και δικαιώματα πνευματικής ιδιοκτησίας» της Υπηρεσίας Εκδόσεων της Ευρωπαϊκής Ένωσης (στη συνέχεια «Υπηρεσία εκδόσεων»).
2. Γιατί και πώς επεξεργαζόμαστε τα προσωπικά σας δεδομένα;
Σκοπός της επεξεργασίας: η μονάδα D.2 «Συμβάσεις και δικαιώματα πνευματικής ιδιοκτησίας» της Υπηρεσίας Εκδόσεων συλλέγει και χρησιμοποιεί προσωπικά δεδομένα κατά τη διεκπεραίωση και την αξιολόγηση αιτήσεων ή προσφορών που αποστέλλονται από εταιρείες ή ιδιώτες στο πλαίσιο διαδικασιών σύναψης συμβάσεων που δημοσιεύει η Υπηρεσία Εκδόσεων, καθώς και της εκτέλεσης των σχετικών συμβάσεων.
Τα προσωπικά σας δεδομένα δεν πρόκειται να χρησιμοποιηθούν για την αυτοματοποιημένη λήψη αποφάσεων, όπως η κατάρτιση προφίλ.
3. Για ποιους νομικούς λόγους επεξεργαζόμαστε τα προσωπικά σας δεδομένα;
Επεξεργαζόμαστε τα προσωπικά σας δεδομένα, διότι:
α) η επεξεργασία είναι απαραίτητη για την εκτέλεση καθήκοντος δημοσίου συμφέροντος ή για την άσκηση δημόσιας εξουσίας που έχει ανατεθεί στο όργανο ή τον οργανισμό της Ένωσης
β) η επεξεργασία είναι απαραίτητη για τη συμμόρφωση με έννομη υποχρέωση του υπευθύνου επεξεργασίας»·
γ) η επεξεργασία είναι απαραίτητη για την εκτέλεση σύμβασης της οποίας το υποκείμενο των δεδομένων είναι συμβαλλόμενο μέρος ή για να ληφθούν μέτρα κατ’ αίτηση του υποκειμένου των δεδομένων πριν από τη σύναψη σύμβασης,
και
δ) το υποκείμενο των δεδομένων έχει δώσει τη συγκατάθεσή του για την επεξεργασία των προσωπικών του δεδομένων για έναν ή περισσότερους συγκεκριμένους σκοπούς.
Νομική βάση της επεξεργασίας:
- Κανονισμός (ΕΕ, Ευρατόμ) 2018/1046 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 18ης Ιουλίου 2018, σχετικά με τους δημοσιονομικούς κανόνες που εφαρμόζονται στον γενικό προϋπολογισμό της Ένωσης
- Απόφαση 2009/496/ΕΚ, Ευρατόμ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συμβουλίου, της Επιτροπής, του Δικαστηρίου, του Ελεγκτικού Συνεδρίου, της Ευρωπαϊκής Οικονομικής και Κοινωνικής Επιτροπής και της Επιτροπής των Περιφερειών, της 26ης Ιουνίου 2009, σχετικά με την οργάνωση και τη λειτουργία της Υπηρεσίας Επισήμων Εκδόσεων της Ευρωπαϊκής Ένωσης.
4. Ποια προσωπικά δεδομένα συλλέγουμε και επεξεργαζόμαστε ;
Για την πραγματοποίηση αυτής της επεξεργασίας, η μονάδα D.2 «Συμβάσεις και δικαιώματα πνευματικής ιδιοκτησίας» της Υπηρεσίας Εκδόσεων συγκεντρώνει τις ακόλουθες κατηγορίες προσωπικών δεδομένων:
- Όνομα, επώνυμο, ηλεκτρονική διεύθυνση, διεύθυνση εργασίας και αριθμός τηλεφώνου του αρμόδιου υπαλλήλου της προσφέρουσας εταιρείας/ του εμπειρογνώμονα.
- Ανάλογα με το είδος των επιθυμητών υπηρεσιών, τα δεδομένα μπορούν να περιλαμβάνουν τα ακόλουθα προσωπικά δεδομένα του δικού της προσωπικού ή του προσωπικού των εξωτερικών συνεργατών της:
- Ονοματεπώνυμο, εθνικότητα, ομιλούμενες γλώσσες, εκπαίδευση, πιστοποιητικά, τα έτη και το είδος της γνώσης και επαγγελματική πείρα.
Η παροχή προσωπικών δεδομένων είναι υποχρεωτική σύμφωνα με τις διατάξεις του δημοσιονομικού κανονισμού. Εάν δεν καταχωρίσετε τα προσωπικά σας δεδομένα, δεν θα μπορείτε κατά πάσα πιθανότητα να συμμετάσχετε στις διαδικασίες σύναψης συμβάσεων.
5. Για πόσο διάστημα διατηρούμε τα προσωπικά σας δεδομένα;
Η μονάδα D.2 «Συμβάσεις και δικαιώματα πνευματικής ιδιοκτησίας» της Υπηρεσίας Εκδόσεων διατηρεί τα προσωπικά σας δεδομένα μόνο για το χρονικό διάστημα που απαιτείται για την εκπλήρωση του σκοπού της συλλογής ή της επεξεργασίας, δηλαδή για πέντε χρόνια όσον αφορά τους μη επιτυχόντες προσφέροντες και για δέκα χρόνια από την τελευταία πληρωμή που έγινε στο πλαίσιο της σύμβασης όσον αφορά τους αναδόχους.
6. Πώς προστατεύουμε και διασφαλίζουμε τα προσωπικά σας δεδομένα;
Όλα τα προσωπικά δεδομένα σε ηλεκτρονική μορφή (ηλεκτρονικά μηνύματα, έγγραφα, βάσεις δεδομένων, τηλεφορτωθείσες δέσμες δεδομένων κ.τ.λ.) αποθηκεύονται στους εξυπηρετητές της Ευρωπαϊκής Επιτροπής. Όλες οι πράξεις επεξεργασίας εκτελούνται σύμφωνα με την απόφαση (EΕ, Ευρατόμ) 2017/46 της Επιτροπής, της 10ης Ιανουαρίου 2017, σχετικά με την ασφάλεια των συστημάτων επικοινωνίας και πληροφοριών της Ευρωπαϊκής Επιτροπής.
Για την προστασία των προσωπικών σας δεδομένων η Επιτροπή εφαρμόζει μια σειρά τεχνικών και οργανωτικών μέτρων. Τα τεχνικά μέτρα περιλαμβάνουν κατάλληλες δράσεις για την αντιμετώπιση της ασφάλειας στο διαδίκτυο, του κινδύνου απώλειας δεδομένων, της αλλοίωσης των δεδομένων ή της μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης, λαμβάνοντας υπόψη τον κίνδυνο που ενέχει η επεξεργασία και η φύση των προσωπικών δεδομένων που υφίστανται επεξεργασία. Τα οργανωτικά μέτρα περιορίζουν, μεταξύ άλλων, την πρόσβαση στα προσωπικά δεδομένα αποκλειστικά σε εξουσιοδοτημένα πρόσωπα, τα οποία πρέπει βάσει του νόμου να τα γνωρίζουν για την εκτέλεση της επεξεργασίας.
7. Ποιοι έχουν πρόσβαση στα προσωπικά σας δεδομένα και σε ποιους κοινοποιούνται;
Πρόσβαση στα προσωπικά σας δεδομένα παρέχεται στο προσωπικό της Επιτροπής που είναι αρμόδιο για την εκτέλεση της επεξεργασίας και σε εξουσιοδοτημένο προσωπικό σύμφωνα με την αρχή «ανάγκη να γνωρίζω». Το εν λόγω προσωπικό δεσμεύεται από νόμιμες υποχρεώσεις και, εφόσον απαιτείται, από πρόσθετες συμφωνίες τήρησης του απορρήτου.
Παραλήπτες των δεδομένων εντός των υπηρεσιών της Ευρωπαϊκής Ένωσης:
Το προσωπικό της Υπηρεσίας Εκδόσεων της Ευρωπαϊκής Ένωσης και, σε ορισμένες περιπτώσεις, άλλων θεσμικών και λοιπών οργάνων ή οργανισμών της ΕΕ στους οποίους η Υπηρεσία Εκδόσεων παρέχει υπηρεσίες· σε ορισμένες περιπτώσεις, οι υπηρεσίες εσωτερικού ελέγχου της ΕΕ.
Παραλήπτες των δεδομένων εκτός των υπηρεσιών της Ευρωπαϊκής Ένωσης:
Σε ορισμένες περιπτώσεις, εξωτερικοί εμπειρογνώμονες και συνεργάτες που συμμετέχουν στην αξιολόγηση των προσφορών· προσωπικό του εξωτερικού συνεργάτη που πρέπει να έχει πρόσβαση σε προσωπικά δεδομένα για την εκτέλεση, τη διαχείριση και την παρακολούθηση της σύμβασης.
Οι αναθέσεις συμβάσεων δημοσιεύονται στον ιστότοπο Tenders European Daily (Συμπλήρωμα S της Επίσημης Εφημερίδας της Ευρωπαϊκής Ένωσης).
Οι πληροφορίες που συλλέγουμε δεν κοινοποιούνται σε τρίτους, παρά μόνο στον βαθμό και για τον σκοπό που τυχόν μας επιβάλλει ο νόμος.
8. Ποια είναι τα δικαιώματά σας και πώς μπορείτε να τα ασκήσετε;
Ως «υποκείμενο των δεδομένων» έχετε συγκεκριμένα δικαιώματα βάσει του κεφαλαίου ΙΙΙ (άρθρα 14-25) του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725, ιδίως το δικαίωμα πρόσβασης, διόρθωσης ή διαγραφής των προσωπικών σας δεδομένων και το δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας των προσωπικών σας δεδομένων. Κατά περίπτωση, έχετε επίσης το δικαίωμα να αντιταχθείτε στην επεξεργασία ή το δικαίωμα στη φορητότητα των δεδομένων.
Έχετε το δικαίωμα να αντιταχθείτε στην επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων, η οποία εκτελείται νόμιμα σύμφωνα με το άρθρο 5 παράγραφος 1 στοιχείο α).
Έχετε δώσει τη συγκατάθεσή σας για την παροχή των προσωπικών σας δεδομένων στη μονάδα D.2 «Συμβάσεις και δικαιώματα πνευματικής ιδιοκτησίας» της Υπηρεσίας Εκδόσεων για την παρούσα επεξεργασία. Μπορείτε να αποσύρετε τη συγκατάθεσή σας ανά πάσα στιγμή με κοινοποίηση στον υπεύθυνο επεξεργασίας δεδομένων. Η απόσυρση της συγκατάθεσης δεν θίγει τη νομιμότητα της επεξεργασίας που πραγματοποιήθηκε πριν από την απόσυρση.
Μπορείτε να ασκήσετε τα δικαιώματά σας επικοινωνώντας με τον υπεύθυνο επεξεργασίας ή, σε περίπτωση διαφωνίας μαζί του, με τον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων. Εάν χρειαστεί, μπορείτε επίσης να απευθυνθείτε στον Ευρωπαίο Επόπτη Προστασίας Δεδομένων. Τα στοιχεία επικοινωνίας τους παρέχονται στο σημείο 9 παρακάτω.
Αν επιθυμείτε να ασκήσετε τα δικαιώματά σας στο πλαίσιο μίας ή περισσότερων συγκεκριμένων πράξεων επεξεργασίας, παρακαλείσθε να παραθέσετε στην αίτησή σας την περιγραφή τους (δηλ. τα στοιχεία αναφοράς τους, όπως ορίζεται στο σημείο 10 παρακάτω).
9. Στοιχεία επικοινωνίας
- Υπεύθυνος επεξεργασίας δεδομένων
Αν επιθυμείτε να ασκήσετε τα δικαιώματά σας βάσει του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725 ή, αν έχετε παρατηρήσεις, απορίες ή θέματα που σας προβληματίζουν, ή αν επιθυμείτε να υποβάλετε καταγγελία σχετικά με τη συλλογή και τη χρήση των προσωπικών σας δεδομένων, επικοινωνήστε με τον υπεύθυνο επεξεργασίας δεδομένων, μονάδα D.2 «Συμβάσεις και δικαιώματα πνευματικής ιδιοκτησίας» » της Υπηρεσίας Εκδόσεων.
- Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων (ΥΠΔ) της Επιτροπής
Μπορείτε να επικοινωνήσετε με τον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) για θέματα σχετικά με την επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων βάσει του κανονισμού (EΕ) 2018/1725.
- Ευρωπαίος Επόπτης Προστασίας Δεδομένων (ΕΕΠΔ)
Έχετε το δικαίωμα προσφυγής (δηλ. μπορείτε να υποβάλετε ένσταση) στον Ευρωπαίο Επόπτη Προστασίας Δεδομένων (edps@edps.europa.eu) αν κρίνετε ότι, λόγω της επεξεργασίας των προσωπικών σας δεδομένων από τον υπεύθυνο επεξεργασίας δεδομένων, παραβιάστηκαν τα δικαιώματά σας που απορρέουν από τον κανονισμό (EΕ) 2018/1725.
10. Πού μπορείτε να βρείτε περισσότερες πληροφορίες;
Ο υπεύθυνος προστασίας δεδομένων (ΥΠΔ) της Επιτροπής δημοσιεύει το μητρώο όλων των πράξεων επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων τις οποίες διενεργεί η Επιτροπή και οι οποίες έχουν τεκμηριωθεί και έχουν κοινοποιηθεί σ’ αυτόν. Πρόσβαση στο εν λόγω μητρώο μπορείτε να έχετε μέσω του συνδέσμου: http://ec.europa.eu/dpo-register.
Η συγκεκριμένη πράξη επεξεργασίας έχει καταχωριστεί στο δημόσιο μητρώο του ΥΠΔ με τα ακόλουθα στοιχεία αναφοράς: DPR-EC-00496 .