AZ ÖN SZEMÉLYES ADATAINAK VÉDELME

Ez az adatvédelmi nyilatkozat az Ön személyes adatainak kezeléséről és védelméről nyújt tájékoztatást.

Adatkezelési művelet: Integrált logisztikai irányítási rendszer (ILMS)

Adatkezelő: Az Európai Unió Kiadóhivatala, D.4-es egység („Nyomtatás és terjesztés”)

Hivatkozási szám: DPR-EC-00515

Tartalomjegyzék

1. Bevezetés
2. Milyen célból és hogyan kezeljük az Ön személyes adatait?
3. Mi a jogi háttere a személyes adatok kezelésének?
4. Milyen személyes adatokat gyűjtünk és kezelünk?
5. Mennyi ideig őrizzük meg az Ön személyes adatait?
6. Hogyan gondoskodunk az Ön személyes adatainak a védelméről?
7. Ki rendelkezik hozzáféréssel az Ön személyes adataihoz, és kivel közölhetők azok?
8. Milyen jogok illetik meg Önt, és miként gyakorolhatja azokat?
9. Kapcsolattartási adatok
10. Hol találhat részletesebb információkat?

Bevezetés

Az Európai Bizottság (a továbbiakban: a Bizottság) elkötelezett a személyes adatok védelme és a magánélet tiszteletben tartása mellett. A személyes adatok gyűjtését és kezelését a Bizottság a természetes személyeknek a személyes adatok uniós intézmények, szervek, hivatalok és ügynökségek általi kezelése tekintetében való védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról szóló (és a 45/2001/EK rendeletet hatályon kívül helyező), 2018. október 23-i (EU) 2018/1725 európai parlamenti és tanácsi rendelet szerint végzi.

Ez az adatvédelmi nyilatkozat ismerteti az adatkezelés indokait, a rendelkezésre bocsátott személyes adatok gyűjtésének, kezelésének és védelmének módját, az adatok felhasználását, valamint az Ön jogait saját személyes adataival kapcsolatban. Tartalmazza továbbá az illetékes adatkezelő elérhetőségi adatait is, akihez Ön jogainak érvényre juttatásával kapcsolatban fordulhat, valamint az adatvédelmi tisztviselő és az európai adatvédelmi biztos elérhetőségi adatait is.

Az alábbiakban ismertetjük a Kiadóhivatal D.4-es egysége („Nyomtatás és terjesztés”) által végzett adatkezelési művelettel (Integrált logisztikai irányítási rendszer [ILMS]) kapcsolatos adatvédelmi tudnivalókat.

Milyen célból és hogyan kezeljük az Ön személyes adatait?

Az adatkezelési művelet célja: A Kiadóhivatal D.4-es egysége („Nyomtatás és terjesztés”) a Kiadóhivatal készleteinek kezelése, a megrendelések teljesítése, valamint az igényelt szolgáltatások biztosítása céljából gyűjti és használja fel a személyes adatokat.

Az Ön személyes adatait nem használjuk fel automatizált döntéshozatalra, ideértve a profilalkotást is.

Mi a jogi háttere a személyes adatok kezelésének?

Személyes adatait azért kezeljük, mert:

– az adatkezelés közérdekből vagy az uniós intézményre vagy szervre ruházott közhatalmi jogosítvány gyakorlása keretében végzett feladat teljesítéséhez szükséges;

valamint

– Ön érintettként hozzájárulását adta személyes adatainak egy vagy több konkrét célra történő kezeléséhez.

Az adatkezelés jogalapja: az Európai Parlament, a Tanács, a Bizottság, a Bíróság, a Számvevőszék, az Európai Gazdasági és Szociális Bizottság és a Régiók Bizottságának 2009. június 26-i 2009/496/EK, Euratom határozata az Európai Unió Kiadóhivatalának szervezéséről és működéséről, mely jogszabály meghatározza a Kiadóhivatal hatáskörét és feladatait

Milyen személyes adatokat gyűjtünk és kezelünk?

Az adatkezelési művelet végrehajtása érdekében a Kiadóhivatal D.4-es egysége („Nyomtatás és terjesztés”) a következő személyes adatokat gyűjti:

1. Regisztrált – az ILMS-hozzáférés céljából felhasználói azonosítóval és jelszóval rendelkező – felhasználók adatai Hozzáférés kiosztásához és felhasználói azonosító kezeléséhez szükséges adatok:

• felhasználónév;
• felhasználói profil;
• felhasználói azonosító;
• telefonszám;
• e-mail-cím;
• kézbesítési cím;
• számlázási cím(ek) – csak az ún. előzetes szállítási értesítések rendszerének (Advance Shipment Notice [ASN]) felhasználóira vonatkozik;
• szervezeti egység (csak uniós alkalmazottak esetében);
• cégnév (csak nyomtatott anyagok szállítói esetében);
• nyelvi beállítások (bármelyik bejelentkezéskor megváltoztatható).

2. Kiadványrendelések kezelése céljából gyűjtött adatok:

• címzett neve;
• kézbesítési cím;
• a megrendelt kiadvány(ok) címe és katalógusszáma;
• telefonszám (csak sürgős szállítás esetén kötelező);
• címzett telefonszáma (csak sürgős szállítás esetén kötelező);
• e-mail-cím.

A személyes adatok megadása azért kötelező, mert ezek felhasználásával tudjuk Önnek az igényelt szolgáltatásokat biztosítani.

Mennyi ideig őrizzük meg az Ön személyes adatait?

A Kiadóhivatal D.4-es egysége („Nyomtatás és terjesztés”) csak a gyűjtés vagy további kezelés céljának eléréséhez szükséges ideig – a megrendeléstől számított 10 évig – tárolja a személyes adatokat.

Hogyan gondoskodunk az Ön személyes adatainak a védelméről?

Valamennyi elektronikus formátumú személyes adat (e-mailek, dokumentumok, adatbázisok, feltöltött adatfájlok stb.) tárolása az Európai Bizottság, illetve szerződéses vállalkozói saját szerverein történik. Az összes adatkezelési művelet az Európai Bizottság kommunikációs és információs rendszereinek biztonságáról szóló, 2017. január 10-i (EU, Euratom) 2017/46 bizottsági határozattal összhangban történik.

A Bizottság szerződéses vállalkozóinak a személyes adatok kezelésekor be kell tartaniuk a személyes adatoknak a Bizottság nevében történő feldolgozására vonatkozó külön szerződési kikötést, valamint az (EU) 2016/679 általános adatvédelmi rendeletből (GDPR) eredő titoktartási kötelezettségeket.

A felhasználók személyes adatainak védelme érdekében a Bizottság technikai és szervezeti intézkedéseket léptetett életbe. A technikai intézkedések magukba foglalják az online biztonság szavatolása, valamint az adatvesztés, az adatok megváltoztatása, illetve a jogosulatlan hozzáférés jelentette kockázatok kezelése érdekében tett lépéseket, figyelembe véve a kezelt személyes adatok jellegét és a kezelésükből adódó kockázatokat. A szervezeti intézkedések értelmében a személyes adatokhoz csakis azok a feljogosított személyek férhetnek hozzá, akiknek az adatkezelési művelet végrehajtása céljából erre indokoltan szükségük van.

Ki rendelkezik hozzáféréssel az Ön személyes adataihoz, és kivel közölhetők azok?

Az Ön személyes adataihoz a Bizottságnak az adatkezelési művelet végrehajtásával megbízott munkatársai és a feljogosított munkatársak férhetnek hozzá, a szükséges ismeret elvének megfelelően. Ezeket a munkatársakat jogszabályi kötelezettségek, illetve adott esetben külön titoktartási megállapodások kötik.

Milyen jogok illetik meg Önt, és miként gyakorolhatja azokat?

Az adatkezelés által érintett személyeket az (EU) 2018/1725 rendelet III. fejezetében (14–25. cikk) foglaltak szerint bizonyos jogok illetik meg. Így az érintetteknek különösen joguk van az adatkezelés tárgyát képező személyes adataikhoz való hozzáféréshez, azok helyesbítéséhez vagy törléséhez, valamint személyes adataik kezelésének korlátozásához. Adott esetben arra is jogosultak, hogy kifogást emeljenek személyes adataik kezelése ellen, valamint joguk van ahhoz, hogy adataikat egy másik adatkezelőhöz továbbítsák (adathordozhatósághoz való jog).

Önnek tehát joga van ahhoz is, hogy kifogást emeljen személyes adatainak kezelése ellen, melyre az említett rendelet 5. cikke (1) bekezdésének a) pontja értelmében jogszerűen kerül sor.

Ön hozzájárult ahhoz, hogy a rendelkezésre bocsátott személyes adatait a Kiadóhivatal D.4-es egysége („Nyomtatás és terjesztés”) a jelen adatkezelési művelet céljaira felhasználja. Ezen hozzájárulását Ön bármikor visszavonhatja úgy, hogy erről értesíti az adatkezelőt. A hozzájárulás visszavonása nem érinti a visszavonást megelőzően végrehajtott adatkezelés jogszerűségét.

Ha úgy ítéli meg, hogy jogai sérültek, azok érvényre juttatásáért lépjen kapcsolatba az adatkezelővel, illetve nézeteltérés esetén forduljon az adatvédelmi tisztviselőhöz. Szükség esetén az európai adatvédelmi biztoshoz is fordulhat. A kapcsolattartási adatokat a lenti 9. pont tartalmazza.

Amennyiben egy vagy több konkrét adatkezelési művelettel kapcsolatban érvényre kívánja juttatni jogait, kérjük, hogy erre irányuló kérelmében adja meg a kérdéses művelet(ek) hivatkozási számát (lásd a lenti 10. pontot).

Kapcsolattartási adatok

• Az adatkezelő

Ha érvényre szeretné juttatni az (EU) 2018/1725 rendelet szerinti jogait, illetve ha észrevételei, kérdései vagy aggályai vannak, vagy panaszt kíván benyújtani a személyes adatainak gyűjtésével és felhasználásával kapcsolatban, kérjük, lépjen kapcsolatba az adatkezelővel, vagyis a Kiadóhivatal D.4-es egységével („Nyomtatás és terjesztés”) a következő e-mail-címen: info@publications.europa.eu.

• A Bizottság adatvédelmi tisztviselője

Személyes adatainak az (EU) 2018/1725 rendelet szerinti kezeléséhez kapcsolódó kérdésekkel, problémákkal az adatvédelmi tisztviselőhöz fordulhat a következő e-mail-címen: DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu.

• Az európai adatvédelmi biztos

Ha Ön úgy ítéli meg, hogy az (EU) 2018/1725 rendeletben foglalt jogait az adatkezelő az Ön személyes adatainak kezelése során megsértette, jogorvoslati kérelmével (panaszával) az európai adatvédelmi biztoshoz (edps@edps.europa.eu) fordulhat.

Hol találhat részletesebb információkat?

A Bizottság adatvédelmi tisztviselője nyilvántartást vezet és tesz közzé a Bizottságnál végzett összes – dokumentált és számára bejelentett – személyesadat-kezelési műveletről. A nyilvántartás a következő linken érhető el: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Ez a konkrét adatkezelési művelet a következő hivatkozási számmal szerepel az adatvédelmi tisztviselő nyilvántartásában: DPR-EC-00515 .