PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
La presente informativa riguarda il trattamento e la protezione dei dati personali.
Trattamento: EU Vocabularies - Contributi, VocBench e wiki
Titolare del trattamento: Ufficio delle pubblicazioni dell'Unione europea (OP) OP.A.1 - unità "Normazione"
Numero di registro: DPR-EC-00408
Indice
- Introduzione
- Perché e come vengono trattati i dati personali
- Quali sono le basi giuridiche che disciplinano il trattamento dei dati personali
- Quali sono i dati personali raccolti e sottoposti a ulteriore trattamento
- Per quanto tempo sono conservati i dati personali
- In che modo vengono protetti e salvaguardati i dati personali
- Chi ha accesso ai dati personali e a chi sono divulgati
- Quali sono i diritti dell'interessato e come può esercitarli
- Contatti
- Ulteriori informazioni
1. Introduzione
La Commissione europea (di seguito "la Commissione") si impegna a tutelare i dati personali e a rispettare la privacy degli utenti. La Commissione raccoglie dati personali e li sottopone a ulteriore trattamento conformemente al regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'Unione e sulla libera circolazione di tali dati (e che abroga il regolamento (CE) n. 45/2001).
Scopo di questa informativa è spiegare i motivi per cui vengono trattati i dati personali, il modo in cui sono raccolti, gestiti, protetti tutti i dati personali, quale uso è fatto delle informazioni ricavate e quali sono i diritti dell'utente al riguardo. Nell'informativa sono inoltre elencati i recapiti del titolare del trattamento, a cui è possibile rivolgersi per esercitare i propri diritti, del responsabile della protezione dei dati e del Garante europeo della protezione dei dati.
Le informazioni relative al trattamento "EU Vocabularies (ex registro dei metadati ed ex EuroVoc) - Contributi, VocBench e wiki" ad opera dell'unità A.1 "Normazione" dell'Ufficio delle pubblicazioni dell'Unione europea sono riportate di seguito.
2. Perché e come vengono trattati i dati personali
Finalità del trattamento: l'Ufficio delle pubblicazioni dell'Unione europea raccoglie e utilizza informazioni personali per gestire i contributi degli utenti e fornire loro un feedback, nonché per dare loro accesso a VocBench e ai wiki.
Per EU Vocabularies: le segnalazioni e i suggerimenti ricevuti tramite la funzione "Invia un contributo" vengono utilizzati per migliorare il servizio e sono pubblicati online. I dati personali servono anche per dare un feedback e per verificare che i contributi non siano inviati da robot. Offriamo inoltre la possibilità di contattare il team incaricato di gestire il sito e di inviare domande.
Organizziamo riunioni (su Webex) in cui vengono discussi gli aggiornamenti dei contenuti dei wiki e di EU Vocabularies. Queste riunioni possono essere registrate. L'elenco dei partecipanti, le conclusioni delle riunioni e le videoregistrazioni possono essere pubblicati su EU Vocabularies e/o sui wiki e/o in CircaBC.
Per i wiki e VocBench: dopo aver ricevuto le domande di registrazione, provvediamo a registrare gli utenti.
I dati personali non saranno utilizzati per processi decisionali automatizzati, compresa la profilazione.
3. Quali sono le basi giuridiche che disciplinano il trattamento dei dati personali
A norma dell'articolo 5, paragrafo 1, del regolamento (UE) 2018/1725, trattiamo i dati personali perché:
a) il trattamento è necessario per l'esecuzione di un compito svolto nell'interesse pubblico o nell'esercizio di pubblici poteri di cui sono investiti l'istituzione o l'organo dell'Unione;
b) il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento;
c) l'interessato ha espresso il consenso al trattamento dei propri dati personali per una o più specifiche finalità.
Ulteriori basi giuridiche:
- 2013/37/UE: direttiva del Parlamento europeo e del Consiglio, del 26 giugno 2013, che modifica la direttiva 2003/98/CE relativa al riutilizzo dell'informazione del settore pubblico
- 2011/833/UE: decisione della Commissione, del 12 dicembre 2011, relativa al riutilizzo dei documenti della Commissione
- 2002/22/CE: direttiva del Parlamento europeo e del Consiglio, del 7 marzo 2002, relativa al servizio universale e ai diritti degli utenti in materia di reti e di servizi di comunicazione elettronica (direttiva servizio universale).
- regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione (articoli 12 e 13).
- decisione 2009/496/CE, Euratom del Parlamento europeo, del Consiglio, della Commissione, della Corte di giustizia, della Corte dei conti, del Comitato economico e sociale europeo e del Comitato delle regioni, del 26 giugno 2009, relativa all'organizzazione e al funzionamento dell'Ufficio delle pubblicazioni dell'Unione europea (in particolare l'articolo 3, paragrafo 1, lettere e) e g), e l'articolo 5, paragrafo 1, lettere a), b), f), i), k), l), m) e q).
Eseguito nell'interesse della trasparenza e per aiutare il pubblico a riutilizzare i set di dati dell'UE. Il presente trattamento è necessario per il buon funzionamento del servizio incaricato di fornire informazioni e per la trasparenza del wiki.
4. Quali sono i dati personali raccolti e sottoposti a ulteriore trattamento
Ai fini del presente trattamento l'unità "Normazione" dell'Ufficio delle pubblicazioni raccoglie le seguenti categorie di dati personali, in parte tramite i contributi degli utenti:
- Per EU Vocabularies: i dati obbligatori sono: nome utente, cognome, nome, indirizzo e-mail; i dati facoltativi (non obbligatori) sono: foto o immagine avatar, istituzioni/società
- Per le riunioni: i dati facoltativi sono: registrazioni audio/video dei partecipanti
- Per i wiki: i dati obbligatori sono: EU Login, cognome, nome
i dati facoltativi sono: registrazioni audio/video dei partecipanti - Per VocBench: i dati obbligatori sono: e-mail, password (non visualizzata), cognome, nome, almeno una lingua di lavoro. i dati facoltativi sono: sesso, paese, numero di telefono, URL personale, URL dell'avatar, data di nascita, indirizzo, funzione, IRI utente (i campi corrispondenti saranno cancellati per la prossima versione).
5. Per quanto tempo sono conservati i dati personali
L'unità A.1 "Normazione" dell'Ufficio delle pubblicazioni conserva i dati personali solo per il tempo necessario alla finalità per cui sono stati raccolti e sottoposti a ulteriore trattamento, vale a dire 2 anni.
6. In che modo vengono protetti e salvaguardati i dati personali
Tutti i dati in formato elettronico (e-mail, documenti, banche dati, insiemi di dati caricati ecc.) sono conservati nei server della Commissione europea. Tutti i trattamenti sono effettuati ai sensi della decisione (UE, Euratom) 2017/46 della Commissione, del 10 gennaio 2017, sulla sicurezza dei sistemi di comunicazione e informazione della Commissione europea.
Per proteggere i dati personali, la Commissione ha adottato una serie di misure tecniche e organizzative. Tra le misure tecniche figurano interventi mirati alla sicurezza online e a contrastare il rischio di perdita o modifica dei dati o di accesso non autorizzato, tenendo conto dei rischi che presentano il trattamento in sé e la natura dei dati trattati. Le misure organizzative includono il fatto di limitare l'accesso ai dati personali esclusivamente alle persone autorizzate con legittima necessità di sapere ai fini del trattamento specifico.
7. Chi ha accesso ai dati personali e a chi sono divulgati
L'accesso ai dati personali è consentito al personale della Commissione incaricato dello specifico trattamento e al personale autorizzato in base al principio della "necessità di sapere". Tale personale è tenuto a rispettare le norme di legge e altri eventuali accordi in materia di riservatezza.
Per i siti web EU Vocabularies i contributi sono pubblici e pertanto disponibili online per i cittadini. Si noti che i dati personali non vengono visualizzati.
Per i wiki e VocBench i dati sono visibili soltanto agli utenti registrati dell'UE che hanno accesso ai wiki specificati e ai progetti in VocBench per i quali sono state attivate la cronologia e le funzionalità di convalida.
8. Quali sono i diritti dell'interessato e come può esercitarli
I diritti dell'utente in quanto "interessato" sono specificati al capo III (articoli da 14 a 25) del regolamento (UE) 2018/1725 e comprendono in particolare il diritto di accedere ai dati personali, di rettificarli o cancellarli e il diritto di limitarne il trattamento. Ove applicabile l'utente ha anche il diritto di opporsi al trattamento e il diritto alla portabilità dei dati.
Ha il diritto di opporsi al trattamento dei dati personali lecitamente effettuato a norma dell'articolo 5, paragrafo 1, lettera a).
L'interessato ha acconsentito a fornire i suoi dati personali all'unità A.1 "Normazione" dell'Ufficio delle pubblicazioni per il presente trattamento. Detto consenso è revocabile in qualsiasi momento tramite notifica al titolare del trattamento. La revoca del consenso non pregiudicherà la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.
Per l'esercizio dei propri diritti è possibile rivolgersi al titolare del trattamento o, in caso di conflitto, al responsabile della protezione dei dati. Se necessario, è possibile rivolgersi anche al Garante europeo della protezione dei dati. I loro recapiti figurano al punto 9.
Chi desideri esercitare i propri diritti in relazione a uno o più trattamenti specifici, è invitato a darne descrizione (numero di registro di cui al punto 10) nella richiesta.
9. Contatti
- Titolare del trattamento
Per esercitare i propri diritti a norma del regolamento (UE) 2018/1725, formulare osservazioni e domande, sollevare eventuali problemi o presentare un reclamo in merito alla raccolta e all'uso dei dati personali, è possibile contattare il titolare del trattamento, vale a dire il capo dell'unità A.1 "Normazione" dell'Ufficio delle pubblicazioni, all'indirizzo: OP-EU-VOCABULARIES@publications.europa.eu.
- Responsabile della protezione dei dati della Commissione
Per le questioni riguardanti l'elaborazione dei dati personali ai sensi del regolamento (UE) 2018/1725 è possibile contattare il responsabile della protezione dei dati (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).
- Garante europeo della protezione dei dati (EDPS)
Se, a seguito del trattamento dei propri dati personali da parte del titolare del trattamento, l'utente interessato ritenga che siano stati violati i diritti di cui gode ai sensi del regolamento (UE) 2018/1725, ha il diritto di presentare un reclamo al Garante europeo della protezione dei dati (edps@edps.europa.eu).
10. Ulteriori informazioni
Il responsabile della protezione dei dati della Commissione pubblica il registro di tutti i trattamenti di dati personali effettuati dalla Commissione che sono stati documentati e gli sono stati notificati. Il registro è accessibile al seguente link: http://ec.europa.eu/dpo-register.
Questo specifico trattamento è stato inserito nel registro pubblico del responsabile della protezione dei dati con il seguente numero di registro: DPR-EC-00408