PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

La presente informativa riguarda il trattamento e la protezione dei suoi dati personali.

Trattamento: sistema integrato di gestione della logistica (Integrated Logistics Management System, ILMS)

Titolare del trattamento: Ufficio delle pubblicazioni dell'Unione europea, Unità D.4 "Stampa e distribuzione"

Numero di registro: DPR-EC-00515

Indice

1. Introduzione
2. Perché e come vengono trattati i dati personali
3. Quali sono le basi giuridiche che disciplinano il trattamento dei dati personali
4. Quali sono i dati personali raccolti e sottoposti a ulteriore trattamento
5. Per quanto tempo sono conservati i dati personali
6. In che modo vengono protetti e salvaguardati i dati personali
7. Chi ha accesso ai dati personali e a chi sono divulgati
8. Quali sono i diritti dell'interessato e come può esercitarli
9. Contatti
10. Dove trovare ulteriori informazioni

Introduzione

La Commissione europea ("Commissione") s'impegna a proteggere i dati personali e a rispettare la privacy di ciascuno. La Commissione raccoglie dati personali e li sottopone a ulteriore trattamento conformemente al regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'Unione e sulla libera circolazione di tali dati (e che abroga il regolamento (CE) n. 45/2001).

Scopo di questa informativa è spiegare i motivi per cui vengono trattati i suoi dati personali, il modo in cui sono raccolti, gestiti, protetti tutti i dati personali, quale uso è fatto delle informazioni ricavate e quali sono i suoi diritti al riguardo. Più oltre troverà i recapiti del titolare del trattamento, cui potrà rivolgersi per esercitare i suoi diritti, del responsabile della protezione dei dati e del Garante europeo della protezione dei dati.

Le informazioni relative all'operazione di trattamento "sistema integrato di gestione della logistica (Integrated Logistics Management System, ILMS)", effettuata dall'unità D.4 "Stampa e distribuzione" dell'Ufficio delle pubblicazioni dell'Unione europea, sono riportate qui di seguito.

Perché e come vengono trattati i dati personali

Finalità del trattamento: l'unità D.4 "Stampa e distribuzione" dell'Ufficio delle pubblicazioni raccoglie e utilizza i dati personali per consentire all'Ufficio delle pubblicazioni di gestire le scorte, evadere gli ordini e fornire i servizi logistici richiesti.

I suoi dati personali non saranno utilizzati per un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione.

Quali sono le basi giuridiche che disciplinano il trattamento dei dati personali

Trattiamo i suoi dati personali perché:

- il trattamento è necessario per l'esecuzione di un compito svolto nell'interesse pubblico o nell'esercizio di pubblici poteri di cui sono investiti l'istituzione o l'organo dell'Unione;

e

- l'interessato ha espresso il consenso al trattamento dei propri dati personali per una o più specifiche finalità.

Base giuridica del trattamento dei dati: mandato dell'Ufficio delle pubblicazioni, decisione 2009/496/CE, Euratom del Parlamento europeo, del Consiglio, della Commissione, della Corte di giustizia, della Corte dei conti, del Comitato economico e sociale europeo e del Comitato delle regioni, del 26 giugno 2009, relativa all'organizzazione e al funzionamento dell'Ufficio delle pubblicazioni dell’Unione europea.

Quali sono i dati personali raccolti e sottoposti a ulteriore trattamento

Per effettuare il trattamento l'Unità D.4 "Stampa e distribuzione" dell'Ufficio delle pubblicazioni raccoglie le seguenti categorie di dati personali:

1. Dati degli utenti registrati (con ID utente e password per accedere al sistema ILMS); dati necessari per consentire l'accesso e gestire l'ID utente:

• nome utente
• profilo utente
• ID utente
• numero di telefono
• indirizzo e-mail
• indirizzo di consegna
• indirizzo/i di fatturazione (solo per coloro che utilizzano l'avviso di spedizione anticipato (Advance Shipment Notice, ASN)
• ente amministrativo (solo per il personale dell'UE)
• nome dell'impresa (solo per le tipografie)
• lingua preferita (può essere cambiata una volta effettuato l'accesso al sistema ILMS)

2. Dati raccolti per gestire gli ordini di pubblicazione:

• nome del destinatario
• indirizzo di consegna
• titoli e numeri di catalogo delle pubblicazioni ordinate
• numero di telefono (solo per le consegne urgenti)
• numero di telefono del destinatario (solo per le consegne urgenti)
• indirizzo e-mail

La comunicazione dei dati personali è obbligatoria per la fornitura dei servizi richiesti.

Per quanto tempo sono conservati i dati personali

L'Unità D.4 "Stampa e distribuzione" dell'Ufficio delle pubblicazioni conserva i dati personali solo per il tempo necessario alla finalità per cui sono stati raccolti, vale a dire per 10 anni dall'introduzione dell'ordine.

In che modo vengono protetti e salvaguardati i dati personali

Tutti i dati personali in formato elettronico (e-mail, documenti, banche dati, insiemi di dati caricati ecc.) sono conservati nei server della Commissione europea o dei suoi contraenti. Tutti i trattamenti sono effettuati ai sensi della decisione (UE, Euratom) 2017/46 della Commissione, del 10 gennaio 2017, sulla sicurezza dei sistemi di comunicazione e informazione della Commissione europea.

I contraenti della Commissione sono tenuti al rispetto di una specifica clausola contrattuale ogniqualvolta trattano dati personali per conto della Commissione, e degli obblighi di riservatezza derivanti dal regolamento generale sulla protezione dei dati (regolamento (UE) 2016/679).

Per proteggere i dati personali, la Commissione ha adottato una serie di misure tecniche e organizzative. Tra le misure tecniche figurano interventi mirati alla sicurezza online e a contrastare il rischio di perdita o modifica dei dati o di accesso non autorizzato, tenendo conto dei rischi che presentano il trattamento e la natura dei dati trattati. Le misure organizzative includono il fatto di limitare l'accesso ai dati personali esclusivamente alle persone autorizzate con legittima necessità di sapere ai fini del trattamento specifico.

Chi ha accesso ai dati personali e a chi sono divulgati

L'accesso ai dati personali è consentito al personale della Commissione incaricato dello specifico trattamento e al personale autorizzato in base al principio della "necessità di sapere". Tale personale è tenuto a rispettare le norme di legge e altri eventuali accordi in materia di riservatezza.

Quali sono i diritti dell'interessato e come può esercitarli

I suoi diritti di "interessato" sono specificati al capo III (articoli da 14 a 25) del regolamento (UE) 2018/1725 e ricomprendono in particolare il diritto di accedere ai dati personali, di rettificarli o cancellarli e il diritto di limitarne il trattamento. Ove applicabile ha anche il diritto di opporsi al trattamento e il diritto alla portabilità dei dati.

Ha il diritto di opporsi al trattamento dei suoi dati personali che è lecito a norma dell'articolo 5, paragrafo 1, lettera a).

Ha acconsentito a fornire i suoi dati personali all'Unità D.4 "Stampa e distribuzione" dell'Ufficio delle pubblicazioni per il presente trattamento. Detto consenso è revocabile in qualsiasi momento tramite notifica al titolare del trattamento. La revoca del consenso non pregiudicherà la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

Per l'esercizio dei suoi diritti può rivolgersi al titolare del trattamento o, in caso di conflitto, al responsabile della protezione dei dati. Se necessario può rivolgersi anche al Garante europeo della protezione dei dati. I loro recapiti figurano al punto 9.

Se desidera esercitare i suoi diritti in relazione a uno o più trattamenti specifici, la preghiamo di darne descrizione (numero di riferimento del registro, come specificato al punto 10) nella richiesta.

Contatti

• Il titolare del trattamento

Se desidera esercitare i suoi diritti a norma del regolamento (UE) 2018/1725, oppure se ha osservazioni, domande o questioni che la preoccupano, o se desidera proporre reclamo in merito alla raccolta e all'uso dei suoi dati personali, può contattare il titolare del trattamento, Unità D.4 "Stampa e distribuzione" dell'Ufficio delle pubblicazioni, all'indirizzo info@publications.europa.eu.

• Il responsabile della protezione dei dati della Commissione

Per le questioni riguardanti il trattamento dei dati personali a norma del regolamento (UE) 2018/1725 può contattare il responsabile della protezione dei dati (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

• Il Garante europeo della protezione dei dati

Ha il diritto di proporre reclamo al Garante europeo della protezione dei dati (edps@edps.europa.eu) se ritiene che siano stati violati i diritti di cui gode a norma del regolamento (UE) 2018/1725, a seguito di trattamento dei suoi dati personali a cura del titolare del trattamento.

Dove trovare ulteriori informazioni

Il responsabile della protezione dei dati della Commissione pubblica il registro di tutti i trattamenti di dati personali effettuati dalla Commissione che sono stati documentati e gli sono stati notificati. Il registro è accessibile al seguente link: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Questo specifico trattamento è stato inserito nel registro pubblico del responsabile della protezione dei dati con il seguente numero di registro: DPR-EC-00515 .