BESCHERMING VAN UW PERSOONSGEGEVENS
Deze privacyverklaring geeft informatie over de verwerking en de bescherming van uw persoonsgegevens.
Verwerking: EU Vocabularies – bijdragen, VocBench en wiki’s
Verwerkingsverantwoordelijke: Bureau voor publicaties van de Europese Unie (OP) OP.A.1 — eenheid “Normalisatie”
Referentie: DPR-EC-00408
Inhoudsopgave
- Inleiding
- Waarom en hoe verwerken we uw persoonsgegevens?
- Op welke rechtsgrondslag(en) verwerken we uw persoonsgegevens?
- Welke persoonsgegevens verzamelen en verwerken we?
- Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?
- Hoe beschermen en beveiligen we uw persoonsgegevens?
- Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens en aan wie geven we ze door?
- Wat zijn uw rechten en hoe kunt u ervan gebruikmaken?
- Contactgegevens
- Waar vindt u meer informatie?
1. Inleiding
De Europese Commissie (hierna “de Commissie”) verbindt zich ertoe uw persoonsgegevens te beschermen en uw privacy te respecteren. De Commissie verzamelt en verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (tot intrekking van Verordening (EG) nr. 45/2001).
In deze privacyverklaring leest u waarom en hoe we uw persoonsgegevens verzamelen, verwerken, opslaan en beschermen, hoe we deze gebruiken en wat uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens zijn. U vindt hier ook de contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke, bij wie u terecht kunt als u van uw rechten gebruik wilt maken, en die van de functionaris voor gegevensbescherming en de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming.
Hieronder vindt u informatie over de gegevensverwerking “EU Vocabularies (ex-MetaData Registry en ex-EuroVoc) – bijdragen, VocBench en wiki’s” die wordt uitgevoerd door eenheid A.1 “Normalisatie” van het Bureau voor publicaties van de Europese Unie.
2. Waarom en hoe verwerken we uw persoonsgegevens?
Doel van de verwerking: het Bureau voor publicaties van de Europese Unie verzamelt en gebruikt uw persoonsgegevens om uw bijdragen te beheren, u feedback te geven en om u toegang tot VocBench en wiki’s te verlenen.
Voor EU Vocabularies: de suggesties of correcties die u met de functie “Bijdragen” doorzendt, worden gebruikt om de dienst te verbeteren en worden online toegankelijk gemaakt. Uw persoonsgegevens zijn ook nodig om u feedback te geven en om zeker te weten dat u geen robot bent. Tevens heeft u de mogelijkheid contact op te nemen met ons team en vragen te stellen.
We organiseren bijeenkomsten (via Webex) waar updates van de inhoud van de wiki’s en EU Vocabularies worden besproken. Er worden mogelijk opnamen van deze bijeenkomsten gemaakt. De lijst van deelnemers, de conclusies van de bijeenkomst en de video-opnamen kunnen worden gepubliceerd op de website van EU Vocabularies en/of in de wiki’s en/of CircaBC.
Voor wiki’s en VocBench: u wordt geregistreerd na ontvangst van uw verzoek tot registratie.
Uw persoonsgegevens worden niet gebruikt voor geautomatiseerde besluitvorming, noch voor profilering.
3. Op welke rechtsgrondslag(en) verwerken we uw persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met artikel 5, lid 1, van Verordening (EU) 2018/1725, aangezien:
a) de verwerking noodzakelijk is voor de vervulling van een taak in het algemeen belang of in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de instelling of het orgaan van de Unie is verleend;
b) de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust;
en
c) u als betrokkene toestemming heeft gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden.
Aanvullende rechtsgrondslagen:
- 2013/37/EU: Richtlijn van het Europees Parlement en de Raad van 26 juni 2013 tot wijziging van Richtlijn 2003/98/EG inzake het hergebruik van overheidsinformatie;
- 2011/833/EU: Besluit van de Commissie van 12 december 2011 betreffende het hergebruik van documenten van de Commissie;
- 2002/22/EG: Richtlijn van het Europees Parlement en de Raad van 7 maart 2002 inzake de universele dienst en gebruikersrechten met betrekking tot elektronische-communicatienetwerken en -diensten (Universeledienstrichtlijn);
- Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie (artikelen 12 en 13);
- Besluit 2009/496/EG, Euratom van het Europees Parlement, de Raad, de Commissie, het Hof van Justitie, de Rekenkamer, het Europees Economisch en Sociaal Comité en het Comité van de Regio’s van 26 juni 2009 betreffende de organisatie en de werking van het Bureau voor publicaties van de Europese Unie, met name artikel 3, lid 1, punten e) en g), en artikel 5, lid 1, punten a), b), f), i), k), l), m) en q).
Toegepast omwille van de transparantie en om de burgers te helpen bij het hergebruik van EU-datasets. De verwerking is noodzakelijk voor de goede werking van de administratie, en om informatie te verstrekken en de transparantie van de wiki te garanderen.
4. Welke persoonsgegevens verzamelen en verwerken we?
Voor deze gegevensverwerking verzamelt de eenheid “Normalisatie” van het Bureau voor publicaties, mede dankzij uw bijdrage, de volgende categorieën persoonsgegevens:
- voor EU Vocabularies: gebruikersnaam, voornaam en achternaam, e-mailadres (verplicht); foto of avatarafbeelding, instelling of organisatie (facultatief);
- voor bijeenkomsten: video-/audio-opnamen van de deelnemers (facultatief);
- voor wiki’s: EU Login-accountnaam, voornaam en achternaam (verplicht);
video-/audio-opnamen van de deelnemers (facultatief); - voor VocBench: e-mailadres, wachtwoord (niet zichtbaar),voornaam en achternaam, ten minste één werktaal (verplicht); gender, land, telefoonnummer, persoonlijke URL, avatar-URL, geboortedatum, adres, organisatie, gebruiker-IRI (facultatief) (de overeenkomstige velden worden voor de volgende release gewist).
5. Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?
Eenheid A.1 “Normalisatie” van het Bureau voor publicaties bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het verzamelen en verder verwerken daarvan, namelijk twee jaar.
6. Hoe beschermen en beveiligen we uw persoonsgegevens?
Alle persoonsgegevens in elektronisch formaat (e-mails, documenten, databases, geüploade gegevens enz.) worden opgeslagen op de servers van de Europese Commissie. Alle verwerkingen worden uitgevoerd overeenkomstig Besluit (EU, Euratom) 2017/46 van de Commissie van 10 januari 2017 over de beveiliging van communicatie- en informatiesystemen binnen de Europese Commissie.
Om uw persoonsgegevens te beschermen heeft de Commissie een aantal technische en organisatorische maatregelen genomen. De technische maatregelen zorgen onder meer voor een adequate netwerkbeveiliging en bescherming van uw gegevens tegen verlies, verandering en ongeoorloofde toegang, afgestemd op de risico’s van de verwerking en de aard van de verwerkte persoonsgegevens. De organisatorische maatregelen houden onder meer in dat uw persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor bevoegde personen die deze gegevens moeten kennen met het oog op de verwerking hiervan.
7. Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens en aan wie geven we ze door?
Uw persoonsgegevens zijn alleen toegankelijk voor de medewerkers van de Commissie die verantwoordelijk zijn voor deze verwerking en voor bevoegd personeel volgens het “need-to-know”-beginsel. Deze medewerkers hebben een statutaire geheimhoudingsplicht en moeten waar nodig aanvullende geheimhoudingsregelingen in acht nemen.
Uw bijdragen aan de websites van EU Vocabularies zijn openbaar en via internet toegankelijk voor alle burgers. Uw persoonsgegevens zijn echter niet zichtbaar.
In de wiki’s en VocBench zijn uw gegevens alleen zichtbaar voor geregistreerde EU-gebruikers die toegang hebben tot de gedefinieerde wiki’s en tot relevante VocBench-projecten waarvoor de functies geschiedenis en validering geactiveerd zijn.
8. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u ervan gebruikmaken?
Als “betrokkene” heeft u op grond van hoofdstuk III (artikelen 14-25) van Verordening (EU) 2018/1725 bepaalde rechten, met name het recht op inzage, rectificatie of wissing van uw persoonsgegevens en het recht op beperking van de verwerking daarvan. In voorkomend geval heeft u ook het recht om tegen de verwerking bezwaar te maken of het recht om uw gegevens te laten overdragen.
U heeft tevens het recht om bezwaar te maken tegen de rechtmatige verwerking van uw persoonsgegevens overeenkomstig artikel 5, lid 1, punt a).
Voor zover u eenheid A.1 “Normalisatie” van het Bureau voor publicaties toestemming heeft gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u uw toestemming te allen tijde intrekken door de verwerkingsverantwoordelijke hiervan in kennis te stellen. Het intrekken van uw toestemming is niet van invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die heeft plaatsgevonden voordat u uw toestemming introk.
U kunt van uw rechten gebruikmaken door contact op te nemen met de verwerkingsverantwoordelijke of, in geval van een geschil, met de functionaris voor gegevensbescherming. U kunt u eventueel ook wenden tot de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming. De contactgegevens vindt u in punt 9.
Als u van uw rechten gebruik wilt maken in het kader van een of meer specifieke verwerkingshandelingen, geef dan in uw verzoek aan op welke verwerking(en) uw verzoek betrekking heeft (d.w.z. de in punt 10 genoemde referentie).
9. Contactgegevens
- De verwerkingsverantwoordelijke
Wilt u gebruikmaken van uw rechten uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725, heeft u opmerkingen, vragen of bezwaren, of wilt u een klacht indienen in verband met het verzamelen en het gebruik van uw persoonsgegevens, neem dan contact op met de verwerkingsverantwoordelijke, te weten het hoofd van eenheid A.1 “Normalisatie” van het Bureau voor publicaties: OP-EU-VOCABULARIES@publications.europa.eu.
- De functionaris voor gegevensbescherming (DPO, Data Protection Officer) van de Commissie
Heeft u vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van Verordening (EU) 2018/1725, neem dan contact op met de functionaris voor gegevensbescherming (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).
- De Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (EDPS)
Als u meent dat de verwerkingsverantwoordelijke bij de verwerking van uw persoonsgegevens uw rechten op grond van Verordening (EU) 2018/1725 heeft geschonden, kunt u bezwaar maken (d.w.z. een klacht indienen) bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (edps@edps.europa.eu).
10. Waar vindt u meer informatie?
De functionaris voor gegevensbescherming (DPO) van de Commissie publiceert het register van alle verwerkingen van persoonsgegevens door de Commissie die gedocumenteerd en aan hem gemeld zijn. Dit register kunt u raadplegen op http://ec.europa.eu/dpo-register.
Deze specifieke verwerking is in het openbaar register van de DPO opgenomen onder de volgende referentie: DPR-EC-00408