OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ

V tomto prohlášení o ochraně soukromí jsou obsaženy informace o zpracování a ochraně vašich osobních údajů.

Operace zpracování: Zadávací řízení, plnění zakázky a výzvy k vyjádření zájmu

Správce údajů: Úřad pro publikace Evropské unie, oddělení D.2 „Smlouvy a autorské právo“

Referenční číslo: DPR-EC-00496

Obsah

1. Úvod
2. Proč a jak vaše osobní údaje zpracováváme?
3. Na jakých právních základech vaše osobní údaje zpracováváme?
4. Které osobní údaje se shromažďují a dále zpracovávají?
5. Jak dlouho se vaše osobní údaje uchovávají?
6. Jak je zajištěna ochrana a zabezpečení vašich osobních údajů?
7. Kdo má k vašim údajům přístup a komu se dále poskytují?
8. Jaká máte práva a jak je můžete uplatnit?
9. Kontaktní údaje
10. Kde lze nalézt podrobnější informace?

1. Úvod

Evropská komise (dále jen „Komise“) se zavázala chránit vaše osobní údaje a respektovat vaše soukromí. Komise shromažďuje a dále zpracovává osobní údaje podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2018/1725 ze dne 23. října 2018 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány, institucemi a jinými subjekty Unie a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení nařízení (ES) č. 45/2001.

Toto prohlášení o ochraně soukromí uvádí, z jakých důvodů Komise vaše osobní údaje zpracovává, jakým způsobem je shromažďuje, jak s nimi nakládá a jak zajišťuje ochranu všech údajů, které získá. Dále je zde uvedeno, jak jsou tyto informace použity a jaká práva ve vztahu ke svým osobním údajům máte. Obsahuje také kontaktní údaje odpovědného správce údajů, kterého můžete žádat o uplatnění svých práv, pověřence pro ochranu osobních údajů a evropského inspektora ochrany údajů.

Níže uvádíme informace týkající se operace zpracování údajů „Zadávací řízení, plnění zakázky a výzvy k vyjádření zájmu“, kterou provádí oddělení D.2 „Smlouvy a autorské právo“ Úřadu pro publikace Evropské unie.

2. Proč a jak vaše osobní údaje zpracováváme?

Účel zpracování údajů: Oddělení D.2 „Smlouvy a autorské právo“ Úřadu pro publikace shromažďuje a využívá své osobní údaje s cílem zpracovat a vyhodnotit žádosti nebo nabídky zaslané společnostmi nebo jednotlivci v rámci zadávacích řízení vypsaných Úřadem pro publikace, jakož i plnit následné zakázky.

Vaše osobní údaje nebudou využity k automatizovanému rozhodování, tedy ani k profilování.

3. Na jakých právních základech vaše osobní údaje zpracováváme

Vaše osobní údaje zpracováváme, jelikož:

a) je zpracování nezbytné ke splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je orgán nebo subjekt Unie pověřen

b) je zpracování nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje

c) je zpracování nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro přijetí opatření na žádost tohoto subjektu údajů před uzavřením smlouvy

a

d) subjekt údajů udělil souhlas se zpracováním svých osobních údajů pro jeden či více konkrétních účelů

Právní základ pro zpracování údajů:

• nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) 2018/1046 ze dne 18. července 2018, kterým se stanoví finanční pravidla pro souhrnný rozpočet Unie
• rozhodnutí Evropského parlamentu, Rady, Komise, Soudního dvora, Účetního dvora, Evropského hospodářského a sociálního výboru a Výboru regionů 2009/496/ES ze dne 26. června 2009 o organizaci a způsobu práce Úřadu pro publikace Evropské unie

4. Které osobní údaje se shromažďují a dále zpracovávají?

K provádění této operace zpracování shromažďuje oddělení D.2 „Smlouvy a autorské právo“ Úřadu pro publikace tyto kategorie osobních údajů:

• jméno, příjmení, e-mailovou adresu, pracovní adresu a telefonní číslo odpovědného zaměstnance společnosti ucházející se o zakázku nebo odborníka
• v závislosti na druhu požadovaných služeb mohou údaje zahrnovat tyto osobní údaje jejich zaměstnanců nebo zaměstnanců subdodavatelů:
• jméno a příjmení, státní příslušnost, jazyky, jež zaměstnanci ovládají, vzdělání, osvědčení, roky a druh znalostí a praxe

Poskytnutí osobních údajů je povinné ke splnění požadavků, jež jsou stanoveny ve finančním nařízení. Jestliže neposkytnete své osobní údaje, může být důsledkem to, že se nebudete moci účastnit zadávacího řízení.

5. Jak dlouho se vaše osobní údaje uchovávají?

Oddělení D.2 „Smlouvy a autorské právo“ Úřadu pro publikace uchovává vaše osobní údaje pouze po dobu nezbytnou ke splnění účelu jejich sběru nebo dalšího zpracování, a to po dobu 5 let v případě neúspěšných uchazečů a v případě úspěšného uchazeče 10 let od poslední platby provedené na základě smlouvy.

6. Jak je zajištěna ochrana a zabezpečení vašich osobních údajů?

Všechny osobní údaje v elektronické podobě (e-mailové zprávy, dokumenty, databáze, nahrané dávky dat atd.) jsou uloženy na serverech Evropské komise. Veškeré zpracování se řídí rozhodnutím Komise (EU, Euratom) 2017/46 ze dne 10. ledna 2017 o bezpečnosti komunikačních a informačních systémů v Evropské komisi.

Za účelem ochrany vašich osobních údajů zavedla Komise řadu technických a organizačních opatření. Mezi technická opatření patří opatření vhodná k řešení bezpečnosti na internetu, rizika ztráty údajů, změny údajů nebo neoprávněného přístupu, přičemž se zohledňuje riziko spojené se zpracováním údajů a povaha zpracovávaných osobních údajů. Organizační opatření zahrnují přístup k údajům omezený na oprávněné osoby, jež mají legitimní důvod se s nimi seznámit pro účely jejich zpracování.

7. Kdo má k vašim údajům přístup a komu se dále poskytují?

Přístup k vašim osobním údajům se poskytuje zaměstnancům Komise, kteří odpovídají za provedení této operace zpracování, a oprávněným zaměstnancům podle zásady „vědět jen to nejnutnější“. Tito zaměstnanci jsou vázáni zákonnými požadavky a v případě potřeby také dalšími dohodami o zachování důvěrnosti.

Interní příjemci údajů:

zaměstnanci Úřadu pro úřední tisky Evropské unie a v některých případech zaměstnanci jiných orgánů, institucí, agentur nebo subjektů EU, jimž Úřad pro publikace poskytuje služby; v některých případech útvary EU pro interní audit

Externí příjemci údajů:

v některých případech externí odborníci a dodavatelé účastnící se hodnocení nabídek; zaměstnanci dodavatele, kteří potřebují přístup k osobním údajům v zájmu plnění, řízení a monitorování zakázky

Zadání zakázek úspěšným uchazečům se zveřejňuje na internetových stránkách Tenders Electronic Daily (dodatek S Úředního věstníku Evropské unie).

Informace, které shromažďujeme, nebudou poskytnuty žádné třetí straně, s výjimkou případů a pro účely, kdy nám tuto povinnost ukládá zákon.

8. Jaká máte práva a jak je můžete uplatnit?

Jako subjekt údajů máte podle kapitoly III (články 14–25) nařízení (EU) 2018/1725 specifická práva, zejména právo na přístup, opravu nebo vymazání vašich osobních údajů a právo na omezení jejich zpracování. V příslušných případech máte rovněž právo vznést námitku proti zpracování nebo právo na přenositelnost údajů.

Proti zpracování vašich osobních údajů, které se zákonným způsobem provádí podle čl. 5 odst. 1 písm. a), máte právo vznést námitku.

Souhlas jste udělili s poskytnutím svých osobních údajů oddělení D.2 „Smlouvy a autorské právo“ Úřadu pro publikace pro účely tohoto zpracování. Svůj souhlas můžete kdykoli odvolat oznámením svého rozhodnutí správci údajů. Odvolání souhlasu nijak neovlivní zákonnost zpracování provedeného předtím, než jste souhlas odvolali.

Svá práva můžete uplatnit tak, že se obrátíte na správce údajů, nebo v případě sporu na pověřence pro ochranu osobních údajů. V případě potřeby se můžete obrátit na evropského inspektora ochrany údajů. Jejich kontaktní údaje jsou uvedeny v bodě 9 níže.

Pokud chcete uplatnit svá práva v souvislosti s jednou nebo více konkrétních operací zpracování, uveďte ve své žádosti jejich popis (tj. referenční čísla, viz bod 10 níže).

9. Kontaktní údaje

• Správce údajů

Pokud byste chtěli uplatnit svá práva podle nařízení (EU) 2018/1725 nebo máte-li připomínky, otázky nebo obavy či pokud byste chtěli podat stížnost ohledně shromažďování a používání vašich osobních údajů, obraťte se prosím na správce údajů, oddělení D.2 „Smlouvy a autorské právo“, Úřad pro publikace.

• Pověřenec Evropské komise pro ochranu osobních údajů

V souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů podle nařízení (EU) 2018/1725 můžete kontaktovat pověřence Evropské komise pro ochranu osobních údajů (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

• Evropský inspektor ochrany údajů

Pokud se domníváte, že v důsledku zpracování vašich osobních údajů správcem údajů došlo k porušení vašich práv podle nařízení (EU) 2018/1725, máte právo se obrátit na evropského inspektora ochrany údajů (edps@edps.europa.eu).

10. Kde lze nalézt podrobnější informace?

Pověřenec Evropské komise pro ochranu osobních údajů zveřejňuje rejstřík všech operací obnášejících zpracování osobních údajů Komisí, jež byly zdokumentovány a které mu byly oznámeny. Rejstřík je k dispozici zde: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Tato konkrétní operace zpracování údajů byla zanesena do veřejného rejstříku pověřence pro ochranu osobních údajů pod tímto referenčním číslem: DPR-EC-00496 .