SCHUTZ IHRER PERSONENBEZOGENEN DATEN

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie wir personenbezogene Angaben verarbeiten und schützen.

Bearbeitungsvorgang: Integriertes Logistikmanagementsystem (Integrated Logistics Management System – ILMS)

Datenverantwortlicher: Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union, Referat D.4 „Druck und Vertrieb“

Aktenzeichen: DPR-EC-00515

Inhaltsverzeichnis

1. Einführung
2. Warum und wie verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
3. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten
4. Welche personenbezogenen Daten erheben und verarbeiten wir?
5. Wie lange bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten auf?
6. Wie schützen und sichern wir Ihre personenbezogenen Daten?
7. Wer kann auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen, und an wen werden sie weitergegeben?
8. Welche Rechte haben Sie, und wie können Sie diese ausüben?
9. Kontaktinformationen
10. Wo finden Sie weiterführende Informationen?

Einführung

Die Europäische Kommission (im Folgenden „Kommission“) ist dem Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und der Achtung Ihrer Privatsphäre verpflichtet. Die Kommission erhebt und verarbeitet personenbezogene Daten gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2018 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 45/2001.

In dieser Datenschutzerklärung wird erläutert, zu welchem Zweck wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wie wir personenbezogene Angaben erfassen, handhaben und schützen, wie diese Informationen genutzt werden und welche Rechte Sie in diesem Zusammenhang haben. Sie enthält auch die Kontaktdaten des Datenverantwortlichen, an den Sie sich zur Wahrnehmung Ihrer Rechte wenden können, sowie des Datenschutzbeauftragten und des Europäischen Datenschutzbeauftragten.

Nachstehend finden Sie Informationen zum Bearbeitungsvorgang „Integriertes Logistikmanagementsystem (ILMS)“ durch das Referat D.4 „Druck und Vertrieb“ des Amts für Veröffentlichungen der Europäischen Union.

Warum und wie verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Zweck der Verarbeitung: Das Referat D.4. „Druck und Vertrieb“ des Amts für Veröffentlichungen erfasst und verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten, damit das Amt für Veröffentlichungen seine Bestände verwalten, Ihre Bestellungen erledigen und die von Ihnen angeforderten Logistik-Dienste erbringen kann.

Ihre personenbezogenen Daten werden nicht für die automatisierte Entscheidungsfindung und auch nicht für die Erstellung von Profilen (Profiling) verwendet.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten aus folgenden Gründen:

– Die Verarbeitung ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Organ oder der Einrichtung der Union übertragen wurde

und

– Sie als betroffene Person haben ihre Einwilligung zur Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere genau festgelegte Zwecke gegeben.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung: Mandat des Amts für Veröffentlichungen, Beschluss 2009/496/EG, Euratom des Europäischen Parlaments, des Rates, der Kommission, des Gerichtshofs, des Rechnungshofs, des Europäischen Wirtschafts- und Sozialausschusses und des Ausschusses der Regionen vom 26. Juni 2009 über den Aufbau und die Arbeitsweise des Amts für Veröffentlichungen der Europäischen Union.

Welche personenbezogenen Daten erheben und verarbeiten wir?

Im Rahmen der Verarbeitung erhebt das Referat D.4 „Druck und Vertrieb“ des Amts für Veröffentlichungen folgende Kategorien personenbezogener Daten:

1. Daten registrierter Nutzer (diese verfügen über eine Nutzerkennung und ein Passwort für den Zugang zu ILMS) Für Zugang und Verwaltung des Nutzerkontos benötigte Daten:

• Benutzername
• Nutzerprofil
• Nutzerkennung
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse
• Lieferadresse
• Rechnungsadresse(n) (gilt nur für Nutzer der Versandvorabmitteilung bzw. „Advance Shipment Notice – ASN“).
• Verwaltungsstelle (nur für EU-Bedienstete)
• Name des Unternehmens (nur für Lieferanten von Drucksachen)
• Sprachpräferenz (kann bei jedem Einloggen in ILMS geändert werden)

2. Daten, die erhoben werden, um Bestellungen von Veröffentlichungen zu bearbeiten:

• Name des Empfängers
• Lieferadresse
• Titel und Katalognummer(n) der bestellten Veröffentlichung(en)
• Telefonnummer (nur bei dringenden Lieferungen verpflichtend)
• Telefonnummer des Empfängers (nur bei dringenden Lieferungen verpflichtend)
• E-Mail-Adresse

Die Angabe personenbezogener Daten ist Voraussetzung für die Bereitstellung der gewünschten Dienstleistung.

Wie lange bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten auf?

Das Referat D.4 „Druck und Vertrieb“ des Amts für Veröffentlichungen bewahrt Ihre personenbezogenen Daten nur so lange auf, wie dies für den Zweck der Erfassung oder Weiterverarbeitung – das heißt für 10 Jahre ab Ihrer Bestellung – erforderlich ist.

Wie schützen und sichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

Sämtliche personenbezogenen Daten in elektronischem Format (E-Mails, Dokumente, Datenbanken, hochgeladene Datenchargen usw.) werden entweder auf den Servern der Europäischen Kommission oder ihrer Auftragnehmer gespeichert. Deren Betriebsabläufe entsprechen dem Beschluss (EU, Euratom) 2017/46 der Kommission vom 10. Januar 2017 über die Sicherheit von Kommunikations- und Informationssystemen in der Europäischen Kommission.

Die Auftragnehmer der Kommission sind bei der Verarbeitung Ihrer Daten im Namen der Kommission an eine spezifische Vertragsklausel und die aus der Datenschutz-Grundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679) erwachsenden Geheimhaltungspflichten gebunden.

Zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat die Kommission technische und organisatorische Vorkehrungen getroffen. Die technischen Vorkehrungen umfassen geeignete Maßnahmen zur Wahrung der Sicherheit im Internet, zum Schutz vor Datenverlust und ‑änderung sowie zur Abwehr unberechtigten Zugangs, die dem mit der Verarbeitung verbundenen Risiko und der Art der verarbeiteten personenbezogenen Daten Rechnung tragen. Die organisatorischen Vorkehrungen umfassen die Beschränkung des Zugangs zu personenbezogenen Daten auf befugte Personen, die ein berechtigtes Interesse daran haben, für die Zwecke dieses Bearbeitungsvorgangs Kenntnis davon zu erlangen.

Wer kann auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen, und an wen werden sie weitergegeben?

Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten erhalten nur für die Verarbeitung zuständige Bedienstete der Europäischen Kommission und nach dem Prinzip der erforderlichen Kenntnisnahme ermächtigte Mitarbeiter. Diese Mitarbeiter sind an die im Statut vorgesehene Geheimhaltungspflicht sowie bei Bedarf an weitere Vertraulichkeitsvereinbarungen gebunden.

Welche Rechte haben Sie, und wie können Sie diese ausüben?

Als „betroffene Person“ haben Sie gemäß Kapitel III (Artikel 14–25) der Verordnung (EU) 2018/1725 insbesondere das Recht auf Einsicht, Berichtigung oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten und das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung dieser Daten. Gegebenenfalls haben Sie auch das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder das Recht auf Datenübertragbarkeit.

Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen, die nach Artikel 5 Artikel 1 Buchstabe a rechtmäßig ist.

Sie haben der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch das Referat D.4 „Druck und Vertrieb“ des Amts für Veröffentlichungen für die Zwecke dieses Bearbeitungsvorgangs zugestimmt. Sie können diese Zustimmung jederzeit widerrufen, indem Sie dies dem Datenverantwortlichen mitteilen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten vor dem Widerruf bleibt davon unberührt.

Sie können diese Rechte ausüben, indem Sie Kontakt mit dem Datenverantwortlichen oder, im Konfliktfall, mit dem Datenschutzbeauftragten aufnehmen. Wenn nötig, können Sie sich auch an den Europäischen Datenschutzbeauftragten wenden. Die entsprechenden Kontaktdaten finden Sie unter Punkt 9.

Wenn Sie Ihre Rechte in Bezug auf bestimmte Bearbeitungsvorgänge geltend machen möchten, geben Sie dies in Ihrer Mitteilung bitte mit dem entsprechenden Aktenzeichen des Vorgangs (siehe Punkt 10) an.

Kontaktinformationen

• Datenverantwortlicher

Wenn Sie im Zusammenhang mit der Ausübung Ihrer Rechte gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 Bemerkungen, Fragen oder Probleme sowie Beschwerden über die Erfassung und Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten haben, wenden Sie sich bitte an den Datenverantwortlichen des Referats D.4 „Druck und Vertrieb“ (info@publications.europa.eu).

• Datenschutzbeauftragter der Europäischen Kommission

Für Fragen im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) wenden.

• Europäischer Datenschutzbeauftragter

Wenn Sie der Auffassung sind, dass Ihre Rechte gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den Datenverantwortlichen nicht gewahrt wurden, können Sie beim Europäischen Datenschutzbeauftragten (edps@edps.europa.eu) Beschwerde erheben.

Wo finden Sie weiterführende Informationen?

Der Datenschutzbeauftragte der Europäischen Kommission führt ein Register sämtlicher mit der Verarbeitung personenbezogener Daten verbundenen Vorgänge, die dokumentiert und ihm gemeldet wurden. Sie können das Register hier einsehen: https://ec.europa.eu/info/about-european-commission/service-standards-and-principles/transparency/data-processing-register_de.

Dieser Bearbeitungsvorgang wird im Register des Datenschutzbeauftragten unter folgendem Aktenzeichen geführt: DPR-EC-00515 .