HENKILÖTIETOJEN SUOJA

Tämä tietosuojaseloste sisältää henkilötietojen käsittelyä ja suojaa koskevia tietoja.

Tietojenkäsittelyn tarkoitus: EU Vocabularies, VocBench ja wikit

Rekisterinpitäjä: Euroopan unionin julkaisutoimisto OP.A.1 – Standardointiyksikkö

Viite: DPR-EC-00408

Sisällysluettelo

1. Johdanto
2. Miksi ja miten henkilötietoja käsitellään?
3. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeudelliset perusteet?
4. Mitä henkilötietoja kerätään ja käsitellään?
5. Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?
6. Miten henkilötiedot suojataan?
7. Kenellä on pääsy henkilötietoihin ja kenelle tietoja luovutetaan?
8. Mitkä ovat oikeutesi henkilötietojen käsittelyn suhteen?
9. Yhteystiedot
10. Mistä saat lisätietoja?

1 Johdanto

Euroopan komissio (jäljempänä ’komissio’) on sitoutunut palvelujensa käyttäjien henkilötietojen suojaamiseen ja yksityisyyden kunnioittamiseen. Komission suorittamassa henkilötietojen keräämisessä ja käsittelyssä sovelletaan 23. lokakuuta 2018 annettua Euroopan parlamentin ja neuvoston asetusta (EU) 2018/1725 luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta (ja asetuksen (EY) N:o 45/2001 kumoamisesta).

Tässä tietosuojaselosteessa selitetään, miksi ja miten henkilötietoja kerätään, käsitellään ja käytetään ja miten ne suojataan. Lisäksi siinä kuvataan palvelun käyttäjien oikeudet henkilötietojensa suhteen. Selosteessa on myös vastaavan rekisterinpitäjän, komission tietosuojavastaavan ja Euroopan tietosuojavaltuutetun yhteystiedot. Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, ota yhteyttä rekisterinpitäjään.

Seuraavassa esitetään tiedot, jotka koskevat Euroopan unionin julkaisutoimiston A.1-yksikön (”Standardointi”) suorittamaa tietojen käsittelyä, joka liittyy EU Vocabularies- (entiset MetaData Registry ja EuroVoc) ja VocBench-sivuihin ja wikeihin.

2 Miksi ja miten henkilötietoja käsitellään?

Tietojenkäsittelyn tarkoitus: Euroopan unionin julkaisutoimisto kerää ja käyttää henkilötietoja hallinnoidessaan käyttäjien osallistumista ja antaessaan siitä palautetta. Samoin se tarvitsee niitä voidakseen tarjota pääsyn VocBenchiin ja wikeihin.

EU Vocabularies: ”Osallistu”-toiminnon kautta saatuja ehdotuksia ja korjauksia käytetään palvelun parantamiseen. Ehdotukset ja korjaukset julkaistaan verkossa. Henkilötietoja tarvitaan palautteen antamiseen ja sen varmistamiseen, ettei lähetetty ehdotus ole robotin lähettämä. Voit ottaa myös yhteyttä tiimiin ja esittää kysymyksiä.

Webexin välityksellä järjestetään kokouksia, joissa käsitellään wikien ja EU Vocabularies -sivuston sisällön päivityksiä. Nämä kokoukset voidaan tallentaa. Osallistujaluettelo, kokouksen päätelmät ja videotallenteet voidaan julkaista EU Vocabularies -sivustolla ja/tai wikeissä ja/tai CircaBC:ssä.

Wikit ja VocBench: Rekisteröityminen on tehty, kun rekisteröitymispyyntö on vastaanotettu.

Henkilötietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon, kuten profilointiin.

3 Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeudelliset perusteet?

Asetuksen (EU) 2018/1725 5 artiklan 1 kohdan mukaisesti henkilötietojasi käsitellään, koska

a) käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai unionin toimielimelle tai elimelle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi;

b) käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi;

sekä

c) olet rekisteröitynä antanut suostumuksesi henkilötietojesi käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten.

Muu oikeusperusta:

• 2013/37/EU: Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi, annettu 26 päivänä kesäkuuta 2013, julkisen sektorin hallussa olevien tietojen uudelleenkäytöstä annetun direktiivin 2003/98/EY muuttamisesta
• 2011/833/EU: Komission päätös, annettu 12 päivänä joulukuuta 2011, komission asiakirjojen uudelleenkäytöstä
• 2002/22/EY: Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi, annettu 7 päivänä maaliskuuta 2002, yleispalvelusta ja käyttäjien oikeuksista sähköisten viestintäverkkojen ja -palvelujen alalla (yleispalveludirektiivi).
• Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EY) N:o 1049/2001, annettu 30 päivänä toukokuuta 2001, Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi (12 ja 13 artikla).
• Euroopan parlamentin, neuvoston, komission, yhteisöjen tuomioistuimen, tilintarkastustuomioistuimen, Euroopan talous- ja sosiaalikomitean ja alueiden komitean päätös 2009/496/EY, Euratom, tehty 26 päivänä kesäkuuta 2009, Euroopan unionin julkaisutoimiston organisaatiosta ja toiminnasta, erityisesti sen 3 artiklan 1 kohdan e ja g alakohdat sekä 5 artiklan a, b, f, i, k, l, m ja q alakohdat.

Käsittely toteutetaan avoimuuden nimissä yleisön avustamiseksi EU:n tietoaineistojen uudelleenkäytössä. Henkilötietojen käsittely on tarpeen, jotta hallinnon toiminta tietoja toimitettaessa on moitteetonta ja wikit voivat toimia läpinäkyvästi.

4 Mitä henkilötietoja kerätään ja käsitellään?

Käsittelyn yhteydessä Euroopan unionin julkaisutoimiston standardointiyksikkö kerää seuraavia henkilötietoja, mihin tarvitaan osittain myös käyttäjien apua:

• EU Vocabularies: Pakolliset tiedot: Käyttäjätunnus, sukunimi, etunimi ja sähköpostiosoite Vapaaehtoiset tiedot (ei-pakolliset): Valokuva tai avatar, instituutio/yritys
• Kokoukset: : Vapaaehtoiset tiedot: osallistujan video/ääni
• Wikit: Pakolliset tiedot: EU Login, sukunimi, etunimi
  Vapaaehtoiset tiedot: osallistujan video/ääni
• VocBench: Pakolliset tiedot: sähköposti, salasana (ei näytetä), sukunimi, etunimi, vähintään yksi työkieli. Vapaaehtoiset tiedot: Sukupuoli, maa, puhelinnumero, henkilökohtainen URL-osoite, avatarin URL-osoite, syntymäpäivä, osoite, sidonnaisuus, käyttäjän IRI (vastaavat kentät poistetaan seuraavasta versiosta).

5 Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?

Julkaisutoimiston A.1-yksikkö (”Standardointi”) säilyttää henkilötietoja ainoastaan niin pitkään kuin on tarpeen, jotta se voi täyttää niiden keräämisen ja käsittelyn tarkoituksen, eli 2 vuoden ajan.

6 Miten henkilötiedot suojataan?

Kaikki sähköisessä muodossa olevat henkilötiedot (sähköpostiviestit, asiakirjatiedostot, tietokannat, verkkoon ladatut tiedot tms.) tallennetaan Euroopan komission palvelimille. Kaikessa tietojen käsittelyssä sovelletaan 10. tammikuuta 2017 annettua komission päätöstä (EU, Euratom) 2017/46 viestintä- ja tietojärjestelmien turvallisuudesta Euroopan komissiossa.

Komissio suojaa henkilötietoja monenlaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein. Teknisillä toimenpiteillä pyritään varmistamaan verkkoturvallisuus ja pienentämään tietojen häviämisen, muuttamisen ja luvattoman käytön riskiä. Toimenpiteissä otetaan huomioon tietojen käsittelystä johtuvat riskit ja käsiteltävien tietojen luonne. Hallinnollisilla toimenpiteillä varmistetaan, että pääsy henkilötietoihin on vain valtuutetuilla henkilöillä, joilla on perusteltu tarve saada tiedot käsittelyä varten.

7 Kenellä on pääsy henkilötietoihin ja kenelle tietoja luovutetaan?

Henkilötietoihin voivat tutustua niiden käsittelystä vastaavat komission työntekijät sekä – tiedonsaantitarpeen perusteella – muut valtuutetut työntekijät. Näiden työntekijöiden on noudatettava sääntömääräisiä ja tarpeen mukaan myös muita salassapitosopimuksia.

EU Vocabularies -verkkosivuille toimitetut ehdotukset ovat julkisia, joten ne ovat kansalaisten saatavilla verkossa. Huomaa, että henkilötietosi eivät kuitenkaan ole näkyvissä.

Wikeissä ja VocBench -sovelluksissa tiedot ovat vain sellaisten EU:ssa rekisteröityjen käyttäjien nähtävissä, joilla on pääsy määriteltyihin wikeihin ja asiaankuuluviin VocBench-hankkeisiin, joiden osalta selailuhistoria- ja validointiominaisuudet on aktivoitu.

8 Mitkä ovat oikeutesi henkilötietojen käsittelyn suhteen?

Sinulla on rekisteröitynä henkilönä asetuksen (EU) 2018/1725 III luvussa (14–25 artikla) säädetyt erityiset oikeudet, joihin kuuluvat etenkin oikeus saada pääsy henkilötietoihin, oikeus saada ne oikaistua tai poistettua sekä oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä. Soveltuvin osin sinulla on myös oikeus vastustaa tietojen käsittelyä ja oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, joka suoritetaan lainmukaisesti 5 artiklan 1 kohdan a alakohdan nojalla.

Olet antanut julkaisutoimiston A.1-yksikölle (”Standardointi”) suostumuksen henkilötietojesi käsittelyä varten. Voit perua suostumuksesi milloin tahansa ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle. Suostumuksen peruminen ei vaikuta sitä edeltäneen tietojen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Voit oikeuksiasi koskevissa asioissa ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään tai riitatilanteessa komission tietosuojavastaavaan. Tarpeen mukaan voit myös kääntyä Euroopan tietosuojavaltuutetun puoleen. Yhteystiedot ovat jäljempänä kohdassa 9.

Selosta oikeuksien käyttämistä koskevassa pyynnössäsi, mistä käsittelytoimista on kyse, ja esitä asiaa koskevat viitteet (ks. jäljempänä kohta 10).

9 Yhteystiedot

• Rekisterinpitäjä

Jos haluat käyttää asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisia oikeuksiasi tai jos sinulla kysymyksiä, kommentteja tai ongelmia tai jos haluat tehdä valituksen henkilötietojesi keräämisestä ja käytöstä, ota yhteyttä rekisterinpitäjään eli julkaisutoimiston A.1-yksikköön ("Standardointi"): OP-EU-VOCABULARIES@publications.europa.eu.

• Komission tietosuojavastaava

Asioissa, jotka koskevat henkilötietojen käsittelyä asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisesti, voi ottaa yhteyttä komission tietosuojavastaavaan (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

• Euroopan tietosuojavaltuutettu (EDPS)

Sinulla on oikeus kääntyä Euroopan tietosuojavaltuutetun (edps@edps.europa.eu) puoleen ja tehdä valitus, jos katsot, että henkilötietojesi käsittely on johtanut asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisten oikeuksiesi loukkaamiseen.

10 Mistä saat lisätietoja?

Komission tietosuojavastaava ylläpitää julkista rekisteriä kaikista komission suorittamista henkilötietojen käsittelytoimista, jotka on dokumentoitu ja ilmoitettu hänelle. Tutustu rekisteriin: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Tässä asiakirjassa kuvatut tietojen käsittelytoimet on kirjattu komission tietosuojavastaavan julkiseen rekisteriin viitteellä: DPR-EC-00408