ZAŠTITA VAŠIH OSOBNIH PODATAKA

Ova izjava sadržava informacije o obradi i zaštiti vaših osobnih podataka.

Postupak obrade: Sustav za integrirano upravljanje logistikom (ILMS)

Voditelj obrade podataka: Ured za publikacije Europske unije, odjel D.4, „Tisak i distribucija”

Broj upisa: DPR-EC-00515

Sadržaj

1. Uvod
2. Zašto i kako obrađujemo vaše osobne podatke?
3. Koji su pravni temelji za obradu vaših osobnih podataka?
4. Koje osobne podatke prikupljamo i dalje obrađujemo?
5. Koliko dugo čuvamo vaše osobne podatke?
6. Kako štitimo vaše osobne podatke?
7. Tko ima pristup vašim osobnim podacima i kome se oni otkrivaju?
8. Koja su vaša prava i kako ih možete ostvariti?
9. Podaci za kontakt
10. Gdje možete pronaći podrobnije informacije?

Uvod

Europska komisija (dalje u tekstu „Komisija”) obvezala se da će štititi vaše osobne podatke i poštovati vašu privatnost. Komisija prikuplja i dalje obrađuje osobne podatke u skladu s Uredbom (EU) 2018/1725 Europskog parlamenta i Vijeća od 23. listopada 2018. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama, tijelima, uredima i agencijama Unije i o slobodnom kretanju takvih podataka (te o stavljanju izvan snage Uredbe (EZ) br. 45/2001).

U ovoj izjavi o zaštiti osobnih podataka objašnjava se zašto obrađujemo osobne podatke, kako ih prikupljamo, postupamo s njima i štitimo ih, kako se ti podaci upotrebljavaju te koja su vaša prava u pogledu vaših osobnih podataka. Navedeni su i podaci za kontakt nadležnog voditelja obrade podataka kojemu se možete obratiti da biste ostvarili svoja prava, službenika za zaštitu podataka i Europskog nadzornika za zaštitu podataka.

U nastavku su informacije o postupku obrade „Sustav za integrirano upravljanje logistikom”, koji provodi odjel D.4 „Tisak i distribucija” Ureda za publikacije Europske unije.

Zašto i kako obrađujemo vaše osobne podatke?

Svrha postupka obrade: Odjel D.4, „Tisak i distribucija” Ureda za publikacije prikuplja i upotrebljava vaše osobne podatke kako bi mogao upravljati svojim zalihama, izvršiti vaše narudžbe i pružati vam zatražene logističke usluge.

Vaši osobni podaci neće se upotrebljavati za automatizirano donošenje odluka, uključujući izradu profila.

Koji su pravni temelji za obradu vaših osobnih podataka?

Vaše osobne podatke obrađujemo iz sljedećih razloga:

– obrada je nužna za izvršavanje zadaće od javnog interesa ili pri izvršavanju službene ovlasti dodijeljene instituciji ili tijelu Unije

i

– dali ste privolu za obradu svojih osobnih podataka u jednu ili više posebnih svrha.

Pravna osnova za obradu: mandat Ureda za publikacije, Odluka (2009/496/EZ, Euratom) Europskog parlamenta, Vijeća, Komisije, Suda, Revizorskog suda, Gospodarskog i socijalnog odbora i Odbora regija od 26. lipnja 2009. o organizaciji i radu Ureda za publikacije Europske unije.

Koje osobne podatke prikupljamo i dalje obrađujemo?

U svrhu ovog postupka obrade odjel D.4 „Tisak i distribucija” Ureda za publikacije prikuplja sljedeće kategorije osobnih podataka:

1. Pojedinosti o registriranim korisnicima (s korisničkim imenom i lozinkom za pristup ILMS-u); podaci potrebni za odobravanje pristupa i upravljanje korisničkim imenom:

• korisničko ime
• korisnički profil
• identifikacijska oznaka korisnika
• broj telefona
• e-adresa
• adresa za dostavu
• adresa/adrese za slanje računa (primjenjuje se samo za korisnike usluge Advance Shipment Notice [ASN])
• administrativni subjekt (samo za osoblje EU-a)
• ime poduzeća (samo za tiskarske dobavljače)
• željeni jezik (može se promijeniti pri svakom pristupu ILMS-u)

2. Podaci prikupljeni radi upravljanja narudžbama publikacija:

• ime primatelja
• adresa za dostavu
• naslovi i kataloški brojevi naručenih publikacija
• broj telefona (obvezno samo za hitne pošiljke)
• broj telefona primatelja (obvezno samo za hitne pošiljke)
• e-adresa

Vaši osobni podaci potrebni su nam za pružanje zatraženih usluga.

Koliko dugo čuvamo vaše osobne podatke?

Odjel D.4 „Tisak i distribucija” Ureda za publikacije čuva vaše osobne podatke samo onoliko dugo koliko je potrebno da se ispuni svrha prikupljanja ili daljnje obrade, odnosno 10 godina nakon vaše narudžbe.

Kako štitimo vaše osobne podatke?

Svi osobni podaci u elektroničkom obliku (e-pošta, dokumenti, baze podataka, učitane serije podataka itd.) pohranjuju se na poslužiteljima Europske komisije ili njezinih ugovaratelja. Svi postupci obrade provode se u skladu s Odlukom Komisije (EU, Euratom) 2017/46 od 10. siječnja 2017. o sigurnosti komunikacijskih i informacijskih sustava u Europskoj komisiji.

Ugovaratelji Komisije obvezani su posebnom ugovornom klauzulom pri svakoj obradi vaših podataka u ime Komisije i obvezama u pogledu povjerljivosti koje proizlaze iz Opće uredbe o zaštiti podataka (Uredba (EU) 2016/679).

Komisija je uvela niz tehničkih i organizacijskih mjera kako bi zaštitila vaše osobne podatke. Tehničke mjere uključuju odgovarajuće aktivnosti u svrhu sigurnosti na internetu i zaštite od gubitka podataka, promjene podataka ili neovlaštenog pristupa, pri čemu se uzimaju u obzir rizik koji predstavlja obrada i priroda osobnih podataka koji se obrađuju. Organizacijske mjere uključuju ograničavanje pristupa osobnim podacima isključivo na ovlaštene osobe kojima je nužno osigurati pristup za potrebe ovog postupka obrade.

Tko ima pristup vašim osobnim podacima i kome se oni otkrivaju?

Pristup vašim osobnim podacima ima osoblje Komisije koje je odgovorno za ovaj postupak obrade i ovlašteno osoblje prema načelu nužnog pristupa. To osoblje mora poštovati zakonske obveze i eventualne dodatne ugovore o povjerljivosti.

Koja su vaša prava i kako ih možete ostvariti?

Vaša posebna prava kao „ispitanika” na temelju poglavlja III. (članci od 14. do 25.) Uredbe (EU) 2018/1725 uključuju pravo na pristup vašim osobnim podacima, njihov ispravak ili brisanje i pravo na ograničenje obrade vaših osobnih podataka. U određenim slučajevima imate i pravo prigovora na obradu ili pravo na prenosivost podataka.

Imate pravo prigovora na obradu svojih osobnih podataka koja se zakonito provodi u skladu s člankom 5. stavkom 1. točkom (a).

Pristali ste dati svoje osobne podatke odjelu D.4 „Tisak i distribucija” Ureda za publikacije za ovaj postupak obrade. Privolu možete povući u bilo kojem trenutku slanjem obavijesti voditelju obrade podataka. Povlačenje privole neće utjecati na zakonitost obrade koja je provedena prije nego što ste povukli privolu.

Da biste ostvarili svoja prava možete se obratiti voditelju obrade podataka, a u slučaju spora službeniku za zaštitu podataka. Ako je potrebno, možete se obratiti i Europskom nadzorniku za zaštitu podataka. Podaci za kontakt navedeni su u 9. poglavlju.

Ako želite ostvariti svoja prava u pogledu jednog ili više konkretnih postupaka obrade, jasno ih navedite u zahtjevu (tj. navedite njihov broj upisa u registar iz 10. poglavlja).

Podaci za kontakt

• Voditelj obrade podataka

Ako želite ostvariti svoja prava na temelju Uredbe (EU) 2018/1725, imate primjedbi, pitanja ili nedoumica, ili ako želite podnijeti pritužbu u vezi s prikupljanjem i uporabom vaših osobnih podataka, obratite se voditelju obrade podataka u odjelu D.4 „Tisak i distribucija” Ureda za publikacije, info@publications.europa.eu.

• Komisijin službenik za zaštitu podataka

Za pitanja povezana s obradom vaših osobnih podataka na temelju Uredbe (EU) 2018/1725 možete se obratiti službeniku za zaštitu podataka (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

• Europski nadzornik za zaštitu podataka

Ako smatrate da je voditelj obrade obradom vaših osobnih podataka povrijedio prava koja imate na temelju Uredbe (EU) 2018/1725, imate pravo obratiti se (podnijeti pritužbu) Europskom nadzorniku za zaštitu podataka (edps@edps.europa.eu).

Gdje možete pronaći podrobnije informacije?

Službenik za zaštitu podataka Komisije objavljuje registar svih postupaka obrade osobnih podataka koje provodi Komisija, koji su dokumentirani i koji su mu prijavljeni. Tom registru možete pristupiti na sljedećoj poveznici: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Ovaj postupak obrade upisan je u javni registar službenika za zaštitu podataka pod sljedećim brojem: DPR-EC-00515 .