Informativa sulla privacy: Piattaforma di produzione unificata (UPP)
Protezione dei dati personali
La presente informativa riguarda il trattamento e la protezione dei dati personali.
Trattamento: Richiesta di servizi di pubblicazione per le pubblicazioni generali
Titolare del trattamento: Ufficio delle pubblicazioni dell'Unione europea, direzione B, "Produzione delle pubblicazioni"
Numero di registro: DPR-EC-00424
1. Introduzione
La Commissione europea ("Commissione") si impegna a proteggere i dati personali e a rispettare la privacy di ciascuno. La Commissione raccoglie dati personali e li sottopone a ulteriore trattamento conformemente al regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'Unione e sulla libera circolazione di tali dati, e che abroga il regolamento (CE) n. 45/2001 e la decisione n. 1247/2002/CE.
Scopo di questa informativa è spiegare i motivi per cui vengono trattati i Suoi dati personali, il modo in cui sono raccolti, gestiti, protetti tutti i dati personali, quale uso è fatto delle informazioni ricavate e quali sono i Suoi diritti al riguardo. Più oltre troverà i dati di contatto del titolare del trattamento, cui potrà rivolgersi per esercitare i Suoi diritti, del responsabile della protezione dei dati e del Garante europeo della protezione dei dati.
Le informazioni relative al trattamento delle domande di servizi di pubblicazione di pubblicazioni generali svolte dalla direzione B "Produzione delle pubblicazioni" dell'Ufficio delle pubblicazioni dell'Unione europea sono riportate di seguito.
2. Perché e come vengono trattati i dati personali
Finalità del trattamento: La direzione B "Produzione delle pubblicazioni" dell'Ufficio delle pubblicazioni gestisce il portale per gli autori (Author portal) della piattaforma unificata di produzione (UPP), che consente ai servizi delle istituzioni, degli organi e delle agenzie dell'UE di presentare richieste di servizi di pubblicazione di pubblicazioni generali all'Ufficio delle pubblicazioni o di utilizzare lo strumento di pianificazione collaborativa che consente il coordinamento delle future pubblicazioni a livello locale (all'interno di una DG) e a livello istituzionale. L'utente del portale per gli autori dell'UPP può scegliere di utilizzare lo strumento di pianificazione collaborativa selezionando una casella che esprime il proprio consenso per questa parte del trattamento.
Raccogliamo i dati personali quando si crea un profilo utente nell'UPP e quando si utilizza il portale per gli autori per presentare una richiesta allo stesso portale dell'UPP e/o inserire una pubblicazione programmata nello strumento di pianificazione collaborativa. Utilizziamo questi dati personali per rispondere e gestire le richieste di pubblicazione e fatturare i servizi autori, per garantire che una richiesta sia in linea con la politica di pubblicazione della DG/istituzione richiedente e per coordinare la pianificazione delle pubblicazioni tra le DG della Commissione, le istituzioni e gli organi dell'UE partecipanti.
Nel caso in cui in passato Lei abbia utilizzato anche DemPubWeb, predecessore tecnico del portale per gli autori dell'UPP, conserviamo i Suoi dati personali insieme alle pertinenti richieste di servizi di pubblicazione, a fini di riferimento. Queste informazioni sono accessibili a fini di consultazione in DemPubWeb, in modalità di sola lettura. Si applica il periodo di conservazione di cui alla sezione 5.
I Suoi dati personali non saranno utilizzati per un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione.
3. Quali sono le basi giuridiche che disciplinano il trattamento dei dati personali
Trattiamo i Suoi dati personali perché:
- il trattamento è necessario per l'esecuzione di un compito svolto nell'interesse pubblico o nell'esercizio di pubblici poteri di cui sono investiti l'istituzione o l'organo dell'Unione;
e
- quando chiede un profilo utente per l'UPP e nuovamente inserisce i propri dati personali nel modulo di richiesta del portale per gli autori, l'interessato acconsente al trattamento dei propri dati personali per tali finalità.
Base giuridica supplementare:
decisione 2009/496/CE, Euratom del Parlamento europeo, del Consiglio, della Commissione, della Corte di giustizia, della Corte dei conti, del Comitato economico e sociale europeo e del Comitato delle regioni, del 26 giugno 2009, relativa all'organizzazione e al funzionamento dell'Ufficio delle pubblicazioni dell'Unione europea.
4. Quali sono i dati personali raccolti e sottoposti a ulteriore trattamento
Per effettuare il trattamento la direzione B "Produzione delle pubblicazioni" dell'Ufficio delle pubblicazioni raccoglie le seguenti categorie di dati personali:
Responsabile della richiesta, responsabile del progetto e referente finanziario, iniziatore del piano e coordinatore del piano (può essere identico):
- dati obbligatori: nome, cognome, indirizzo e-mail, numero di telefono, istituzione, agenzia o organo dell'UE (ripresi automaticamente da EU Login e non modificabili)
- dati facoltativi per l'iniziatore del piano e il coordinatore del piano: e-mail e unità supplementari.
La fornitura di dati personali è obbligatoria per mantenere un profilo utente nel portale per gli autori dell'UPP e per far elaborare le richieste di servizi di pubblicazione da parte dell'Ufficio delle pubblicazioni.
5. Per quanto tempo sono conservati i dati personali
La direzione B "Produzione delle pubblicazioni" dell'Ufficio delle pubblicazioni conserva i dati personali solo per il tempo necessario alla finalità per cui sono stati raccolti o sottoposti a ulteriore trattamento, vale a dire per 10 anni dalla chiusura del progetto. Ciò vale anche per i dati preesistenti originariamente registrati su DemPubWeb, predecessore tecnico del portale per gli autori dell'UPP, accessibile agli utenti su base di sola lettura a fini di riferimento.
6. In che modo vengono protetti e salvaguardati i dati personali
Tutti i dati personali in formato elettronico (e-mail, documenti, banche dati, insiemi di dati caricati ecc.) sono conservati nei server della Commissione europea. Tutti i trattamenti sono effettuati ai sensi della decisione (UE, Euratom) 2017/46 della Commissione del 10 gennaio 2017, sulla sicurezza dei sistemi di comunicazione e informazione della Commissione europea.
Per proteggere i dati personali, la Commissione ha preso una serie di misure tecniche e organizzative. Tra le misure tecniche figurano interventi mirati alla sicurezza online e a contrastare il rischio di perdita o modifica dei dati o di accesso non autorizzato, tenendo conto dei rischi che presentano il trattamento e la natura dei dati trattati. Le misure organizzative includono il fatto di limitare l'accesso ai dati personali esclusivamente alle persone autorizzate con legittima necessità di sapere ai fini del trattamento specifico.
7. Chi ha accesso ai dati personali e a chi sono divulgati
L'accesso ai dati personali è consentito al personale della Commissione incaricato dello specifico trattamento e al personale autorizzato in base al principio della "necessità di sapere". Tale personale è tenuto a rispettare le norme di legge e altri eventuali accordi in materia di riservatezza.
8. Quali sono i diritti dell'interessato e come può esercitarli
I Suoi diritti di "interessato” sono specificati al capo III (articoli da 14 a 25) del regolamento (UE) 2018/1725 e ricomprendono in particolare il diritto di accedere ai dati personali, di rettificarli o cancellarli e il diritto di limitarne il trattamento. Ove applicabile ha anche il diritto di opporsi al trattamento e il diritto alla portabilità dei dati.
Ha il diritto di opporsi al trattamento dei Suoi dati personali che è lecito a norma dell'articolo 5, paragrafo 1, lettera a).
Il consenso a fornire i dati personali alla direzione B, "Produzione delle pubblicazioni", dell'Ufficio delle pubblicazioni è stato fornito per il presente trattamento. Detto consenso è revocabile in qualsiasi momento tramite notifica al titolare del trattamento. La revoca del consenso non pregiudicherà la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.
Per l'esercizio dei Suoi diritti può rivolgersi al titolare del trattamento o, in caso di conflitto, al responsabile della protezione dei dati. Se necessario può rivolgersi anche al Garante europeo della protezione dei dati. I loro dati di contatto figurano al punto 9.
Se desidera esercitare i Suoi diritti in relazione a uno o più trattamenti specifici, La preghiamo di darne descrizione (numero di riferimento del registro, come specificato al punto 10) nella richiesta.
9. Contatti
Il titolare del trattamento
Per esercitare i propri diritti a norma del regolamento (UE) 2018/1725, oppure per osservazioni, domande o dubbi, o per presentare un reclamo in merito alla raccolta e all'uso dei dati personali, è possibile contattare il titolare del trattamento, vale a dire la direzione B, "Produzione delle pubblicazioni" dell'Ufficio delle pubblicazioni, all'indirizzo: info@publications.europa.eu.
Il responsabile della protezione dei dati della Commissione
Per le questioni riguardanti il trattamento dei dati personali ai sensi del regolamento (UE) 2018/1725 è possibile contattare il responsabile della protezione dei dati (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).
Il Garante europeo della protezione dei dati
Se, a seguito del trattamento dei propri dati personali da parte del titolare del trattamento, l'interessato ritiene che siano stati violati i diritti di cui gode ai sensi del regolamento (UE) 2018/1725, ha il diritto di presentare un reclamo al Garante europeo della protezione dei dati (edps@edps.europa.eu).
10. Dove trovare ulteriori informazioni
Il responsabile della protezione dei dati della Commissione pubblica il registro di tutti i trattamenti di dati personali effettuati dalla Commissione che sono stati documentati e gli sono stati notificati. Il registro è accessibile al seguente link: http://ec.europa.eu/dpo-register.
Questo specifico trattamento è stato inserito nel registro pubblico del responsabile della protezione dei dati con il seguente numero di registro: DPR-EC-00424.
