PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Trattamento:Sistema di distribuzione dell'Ufficio delle pubblicazioni (OPDS)

Titolare del trattamento: Ufficio delle pubblicazioni dell'Unione europea, unità D.1 "Relazioni con i portatori di interessi e comunicazione"

Numero di registro: DPR-EC-00515.6

1. Introduzione

La Commissione europea ("Commissione") si impegna a proteggere i dati personali e a rispettare la privacy di ciascuno. La Commissione raccoglie dati personali e li sottopone a ulteriore trattamento conformemente al regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'Unione e sulla libera circolazione di tali dati, e che abroga il regolamento (CE) n. 45/2001.

Scopo di questa informativa è spiegare i motivi per cui vengono trattati i Suoi dati personali, il modo in cui sono raccolti, gestiti, protetti tutti i dati personali, quale uso è fatto delle informazioni ricavate e quali sono i Suoi diritti al riguardo. Più oltre troverà i dati di contatto del titolare del trattamento, cui potrà rivolgersi per esercitare i Suoi diritti, del responsabile della protezione dei dati e del Garante europeo della protezione dei dati.

Le informazioni relative al trattamento "Sistema di distribuzione dell'Ufficio delle pubblicazioni" (OPDS), effettuato dall'Unità D.4 "Stampa e distribuzione" dell'Ufficio delle pubblicazioni dell'Unione europea, sono riportate qui di seguito.

2. Perché e come vengono trattati i dati personali

Finalità del trattamento: l'Unità D.4 "Stampa e distribuzione" dell'Ufficio delle pubblicazioni raccoglie e utilizza i dati personali per consentire all'Ufficio delle pubblicazioni di gestire le scorte, evadere gli ordini e fornire i servizi logistici richiesti.

I Suoi dati personali non saranno utilizzati per un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione.

3. Quali sono le basi giuridiche che disciplinano il trattamento dei dati personali

Trattiamo i Suoi dati personali perché:

- il trattamento è necessario per l'esecuzione di un compito svolto nell'interesse pubblico o nell'esercizio di pubblici poteri di cui sono investiti l'istituzione o l'organo dell'Unione

e

- quando effettua un ordine e compila i Suoi dati personali, in quanto interessato esprime il consenso al trattamento dei Suoi dati personali ai fini dell'esecuzione dell'ordine.

Base giuridica del trattamento: mandato dell'Ufficio delle pubblicazioni, decisione 2009/496/CE, Euratom del Parlamento europeo, del Consiglio, della Commissione, della Corte di giustizia, della Corte dei conti, del Comitato economico e sociale europeo e del Comitato delle regioni, del 26 giugno 2009, relativa all’organizzazione e al funzionamento dell’Ufficio delle pubblicazioni dell’Unione europea.

4. Quali sono i dati personali raccolti e sottoposti a ulteriore trattamento

Per effettuare il trattamento l'Unità D.4 "Stampa e distribuzione" dell'Ufficio delle pubblicazioni raccoglie le seguenti categorie di dati personali:

1. Dati degli utenti registrati OPDS (con ID utente e password per accedere al sistema OPDS); dati necessari per consentire l'accesso e gestire l'ID utente:

• nome utente + password (EU Login)
• profilo utente
• ID utente (OPDS e SAP)
• indirizzo di posta elettronica
• ente amministrativo (solo per il personale dell'UE)
• nome dell'impresa (solo per le tipografie)
• lingua preferita (può essere cambiata una volta effettuato l'accesso al sistema OPDS).

2. Dati degli utenti del portale OP - dati raccolti al momento di ordinare pubblicazioni:

• nome del destinatario
• indirizzo di consegna
• numeri di catalogo delle pubblicazioni ordinate
• numero di telefono del destinatario (solo per le consegne urgenti e/o con servizio di tracciamento)
• indirizzo di posta elettronica.

Comunicare i dati personali è obbligatorio per poter fruire dei servizi richiesti.

5. Per quanto tempo sono conservati i dati personali

L'Unità D.4 "Stampa e distribuzione" dell'Ufficio delle pubblicazioni conserva i dati personali solo per il tempo necessario alla finalità per cui sono stati raccolti e sottoposti a ulteriore trattamento. Per gli utenti OPDS registrati, i dati sono conservati per tutto il tempo necessario all'accesso. I dati raccolti nel contesto di ordini di pubblicazioni sono conservati 5 anni dall'esecuzione dell'ordine. I dati connessi a ordini in blocco sono conservati per 6 mesi dall'esecuzione dell'ordine.

6. In che modo vengono protetti e salvaguardati i dati personali

Tutti i dati personali in formato elettronico (email, documenti, banche dati, insiemi di dati caricati ecc.) sono conservati nei server della Commissione europea o dei suoi contraenti. Tutti i trattamenti sono effettuati in conformità della decisione (UE, Euratom) 2017/46 della Commissione, del 10 gennaio 2017, sulla sicurezza dei sistemi di comunicazione e informazione della Commissione europea.

Il contraente della Commissione è tenuto a rispettare una specifica clausola contrattuale per tutti i trattamenti di dati appartenenti a terzi effettuati per conto della Commissione, nonché gli obblighi di riservatezza derivanti dal regolamento generale sulla protezione dei dati negli Stati membri dell'UE (GDPR, regolamento (UE) 2016/679).

Per proteggere i Suoi dati personali, la Commissione ha preso una serie di misure tecniche e organizzative. Tra le misure tecniche figurano interventi mirati alla sicurezza online e a contrastare il rischio di perdita o modifica dei dati o di accesso non autorizzato, tenendo conto dei rischi che presentano il trattamento e la natura dei dati trattati. Le misure organizzative includono il fatto di limitare l'accesso ai dati personali esclusivamente alle persone autorizzate e legittimate a conoscerli ai fini del trattamento specifico.

7. Chi ha accesso ai dati personali e a chi sono divulgati

L'accesso ai dati personali è consentito al personale della Commissione incaricato dello specifico trattamento e al personale autorizzato in base al principio della "necessità di sapere". Tale personale è tenuto a rispettare le norme di legge e altri eventuali accordi in materia di riservatezza.

Servizio connesso all'esecuzione di ordini fisici (contratto 10828, scadenza: maggio 2030): Paragon Supply Services, 350 avenue des Entreprises, Parc d'Activités de la Galance, 62221 Noyelles-Sous-Lens, Francia

8. Quali sono i diritti dell'interessato e come può esercitarli

I Suoi diritti di "interessato" sono specificati al capo III (articoli da 14 a 25) del regolamento (UE) 2018/1725 e ricomprendono in particolare il diritto di accedere ai dati personali, di rettificarli o cancellarli e il diritto di limitarne il trattamento. Ove applicabile, ha anche il diritto di opporsi al trattamento e il diritto alla portabilità dei dati.

Ha il diritto di opporsi al trattamento dei Suoi dati personali che è lecito a norma dell'articolo 5, paragrafo 1, lettera a).

Per l'esercizio dei Suoi diritti può rivolgersi al titolare del trattamento o, in caso di conflitto, al responsabile della protezione dei dati. Se necessario, può rivolgersi anche al Garante europeo della protezione dei dati. I loro dati di contatto figurano al punto 9.

Se desidera esercitare i Suoi diritti in relazione a uno o più trattamenti specifici, La preghiamo di darne descrizione (numero di riferimento del registro, come specificato al punto 10) nella richiesta.

9. Contatti

• Il titolare del trattamento

Se desidera esercitare i Suoi diritti a norma del regolamento (UE) 2018/1725, oppure se ha osservazioni, domande o questioni che La preoccupano, o se desidera proporre reclamo in merito alla raccolta e all'uso dei Suoi dati personali, può contattare il titolare del trattamento, Unità D.4 "Stampa e distribuzione" dell'Ufficio delle pubblicazioni, all'indirizzo.

• Il responsabile della protezione dei dati della Commissione

Per le questioni riguardanti il trattamento dei dati personali a norma del regolamento (UE) 2018/1725 può contattare il responsabile della protezione dei dati (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

• Il Garante europeo della protezione dei dati

Ha il diritto di proporre reclamo al Garante europeo della protezione dei dati (edps@edps.europa.eu) se ritiene che siano stati violati i diritti di cui gode a norma del regolamento (UE) 2018/1725, a seguito di trattamento dei Suoi dati personali a cura del titolare del trattamento.

10. Dove trovare ulteriori informazioni

Il responsabile della protezione dei dati della Commissione pubblica il registro di tutti i trattamenti di dati personali effettuati dalla Commissione che sono stati documentati e gli sono stati notificati. Il registro è accessibile al seguente link: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Questo specifico trattamento è stato inserito nel registro pubblico del responsabile della protezione dei dati con il seguente numero di registro: DPR-EC-00515.