La presente informativa riguarda il trattamento e la protezione dei suoi dati personali.
Trattamento: EU Whoiswho - Repertorio ufficiale dell'Unione europea
Titolare del trattamento: Ufficio delle pubblicazioni dell'Unione europea, Unità A.5, "Portale OP"
Numero di registro: DPR-EC-00447
Indice
- Introduzione
- Perché e come vengono trattati i dati personali
- Quali sono le basi giuridiche che disciplinano il trattamento dei dati personali
- Quali sono i dati personali raccolti e sottoposti a ulteriore trattamento
- Per quanto tempo sono conservati i dati personali
- In che modo vengono protetti e salvaguardati i dati personali
- Chi ha accesso ai dati personali e a chi sono divulgati
- Quali sono i diritti dell'interessato e come può esercitarli
- Contatti
- Dove trovare ulteriori informazioni
1. Introduzione
La Commissione europea ("Commissione") s'impegna a proteggere i dati personali e a rispettare la privacy di ciascuno. La Commissione raccoglie dati personali e li sottopone a ulteriore trattamento conformemente al regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'Unione e sulla libera circolazione di tali dati (e che abroga il regolamento (CE) n. 45/2001).
Scopo di questa informativa è spiegare i motivi per cui vengono trattati i suoi dati personali, il modo in cui sono raccolti, gestiti, protetti tutti i dati personali, quale uso è fatto delle informazioni ricavate e quali sono i suoi diritti al riguardo. Più oltre troverà i recapiti del titolare del trattamento, cui potrà rivolgersi per esercitare i suoi diritti, del responsabile della protezione dei dati e del Garante europeo della protezione dei dati.
Le informazioni relative all'operazione di trattamento "EU Whoiswho - Repertorio ufficiale dell'Unione europea", effettuata dall'Unità A.5 "Portale OP" dell'Ufficio delle pubblicazioni dell'Unione europea, sono riportate qui di seguito.
2. Perché e come vengono trattati i dati personali
Finalità del trattamento: l'Unità A.5 "Portale OP" dell'Ufficio delle pubblicazioni raccoglie e utilizza le informazioni personali per pubblicarle nel repertorio "EU Whoiswho", accessibile all'indirizzo: https://op.europa.eu/web/who-is-who.
Il trattamento consiste nel rendere il repertorio ufficiale del personale che lavora presso le istituzioni, gli organi e le agenzie dell'UE, nonché dei membri del Parlamento e di altri gruppi pubblicamente disponibile.
I suoi dati personali non saranno utilizzati per un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione.
3. Quali sono le basi giuridiche che disciplinano il trattamento dei dati personali
Trattiamo i suoi dati personali perché:
- il trattamento è necessario per l'esecuzione di un compito svolto nell'interesse pubblico o nell'esercizio di pubblici poteri di cui sono investiti l'istituzione o l'organo dell'Unione;
e/o
- il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento;
Base giuridica del trattamento dei dati: mandato dell'Ufficio delle pubblicazioni, decisione 2009/496/CE, Euratom del Parlamento europeo, del Consiglio, della Commissione, della Corte di giustizia, della Corte dei conti, del Comitato economico e sociale europeo e del Comitato delle regioni, del 26 giugno 2009, relativa all'organizzazione e al funzionamento dell'Ufficio delle pubblicazioni dell’Unione europea.
4. Quali sono i dati personali raccolti e sottoposti a ulteriore trattamento
Per effettuare il trattamento, l'Unità A.5 "Portale OP" dell'Ufficio delle pubblicazioni raccoglie le seguenti categorie di dati personali:
Personale interno della Commissione: cognome e nome (abbreviato per il personale "non direttivo"); numero di telefono. Personale interno della segreteria del Parlamento (solo la direzione): cognome e nome, numero di telefono e indirizzi. Per il personale restante, i dati dipendono dalla scelta della rispettiva istituzione europea.
Sono in ogni caso elencati l'indirizzo professionale generico (edificio), l'indirizzo generico di posta elettronica e il numero del centralino dell'organizzazione.
Membri del Parlamento europeo e delle segreterie dei gruppi politici, membri del Comitato dei rappresentanti permanenti del Consiglio, membri del Consiglio di stabilizzazione e di associazione, capi delle delegazioni e degli uffici dell'UE: i dati possono includere anche il nome completo, l'indirizzo e-mail e amministrativo completo, il numero di telefono e una foto.
Un quadro completo delle categorie di dati figura nell'allegato "Campi dati EU Whoiswho".
Abbiamo ottenuto i suoi dati personali dalla sua unità/dipartimento responsabile delle risorse umane mediante un trasferimento automatizzato o semiautomatizzato di dati.
5. Per quanto tempo sono conservati i dati personali
L'unità A.5 "Portale OP" dell'Ufficio delle pubblicazioni conserva i dati personali solo per il tempo necessario alla finalità per cui sono stati raccolti e sottoposti a ulteriore trattamento, vale a dire provvedere all'aggiornamento costante del repertorio del personale delle istituzioni europee "EU Whoiswho". Se cambia posizione all'interno dei servizi dell'UE, tale cambiamento verrà registrato nel repertorio "EU Whoiswho" entro un breve lasso di tempo. Se lascia i servizi dell'UE, i suoi dati personali saranno cancellati dal repertorio entro un breve lasso di tempo.
Oltre al sito web "EU Whoiswho", l'Ufficio delle pubblicazioni cura anche le seguenti versioni del repertorio:
- una versione annuale integrale del repertorio (in formato PDF), conservata nella sezione "Archivio" del sito (https://op.europa.eu/web/who-is-who/archive) a fini storici;
- estratti bimestrali per istituzione dell'UE (in formato PDF). Essendo aggiornati regolarmente, ogni nuova versione sostituisce quella precedente (che non viene archiviata).
- Inoltre, i dati del repertorio "EU Whoiswho" possono essere scaricati dal portale Open Data dell'UE (https://data.europa.eu/).
In dati personali di coloro che non ricoprono cariche politiche importanti (ad esempio il personale non dirigenziale) vengono archiviati in una banca dati non pubblica e cancellati dopo 5 anni.
6. In che modo vengono protetti e salvaguardati i dati personali
Tutti i dati in formato elettronico (e-mail, documenti, banche dati, insiemi di dati caricati, ecc.) sono conservati nei server della Commissione europea. Tutti i trattamenti sono effettuati ai sensi della decisione (UE, Euratom) 2017/46 della Commissione, del 10 gennaio 2017, sulla sicurezza dei sistemi di comunicazione e informazione della Commissione europea.
Per proteggere i dati personali, la Commissione ha adottato una serie di misure tecniche e organizzative. Tra le misure tecniche figurano interventi mirati alla sicurezza online e a contrastare il rischio di perdita o modifica dei dati o di accesso non autorizzato, tenendo conto dei rischi che presentano il trattamento e la natura dei dati trattati. Le misure organizzative includono il fatto di limitare l'accesso ai dati personali esclusivamente alle persone autorizzate con legittima necessità di sapere ai fini del trattamento specifico.
7. Chi ha accesso ai dati personali e a chi sono divulgati
L'accesso ai dati personali è consentito al personale della Commissione incaricato dello specifico trattamento e al personale autorizzato in base al principio della "necessità di sapere". Tale personale è tenuto a rispettare le norme di legge e altri eventuali accordi in materia di riservatezza. Le informazioni raccolte non vengono trasmesse a terzi.
Il repertorio è accessibile al pubblico al seguente indirizzo: https://op.europa.eu/web/who-is-who.
8. Quali sono i diritti dell'interessato e come può esercitarli
I suoi diritti di "interessato" sono specificati al capo III (articoli da 14 a 25) del regolamento (UE) 2018/1725 e ricomprendono in particolare il diritto di accedere ai dati personali, di rettificarli o cancellarli e il diritto di limitarne il trattamento. Ove applicabile ha anche il diritto di opporsi al trattamento e il diritto alla portabilità dei dati.
Per l'esercizio dei suoi diritti può rivolgersi al titolare del trattamento o, in caso di conflitto, al responsabile della protezione dei dati. Se necessario può rivolgersi anche al Garante europeo della protezione dei dati. I loro recapiti figurano al punto 9.
Se desidera esercitare i suoi diritti in relazione a uno o più trattamenti specifici, la preghiamo di darne descrizione (numero di riferimento del registro, come specificato al punto 10) nella richiesta.
9. Contatti
- Il titolare del trattamento
Se desidera esercitare i suoi diritti a norma del regolamento (UE) 2018/1725, oppure se ha osservazioni, domande o questioni che la preoccupano, o se desidera proporre reclamo in merito alla raccolta e all'uso dei suoi dati personali, può contattare il titolare del trattamento, Unità B.1 "Gazzetta ufficiale e giurisprudenza" dell'Ufficio delle pubblicazioni, all'indirizzo info@publications.europa.eu.
- Il responsabile della protezione dei dati della Commissione
Per le questioni riguardanti il trattamento dei dati personali a norma del regolamento (UE) 2018/1725 può contattare il responsabile della protezione dei dati (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).
- Il Garante europeo della protezione dei dati
Ha il diritto di proporre reclamo al Garante europeo della protezione dei dati (edps@edps.europa.eu) se ritiene che siano stati violati i diritti di cui gode a norma del regolamento (UE) 2018/1725, a seguito di trattamento dei suoi dati personali a cura del titolare del trattamento.
10. Dove trovare ulteriori informazioni
Il responsabile della protezione dei dati della Commissione pubblica il registro di tutti i trattamenti di dati personali effettuati dalla Commissione che sono stati documentati e gli sono stati notificati. Il registro è accessibile al seguente link: http://ec.europa.eu/dpo-register.
Questo specifico trattamento è stato inserito nel registro pubblico del responsabile della protezione dei dati con il seguente numero di registro: DPR-EC-00447.
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