BESCHERMING VAN UW PERSOONSGEGEVENS

Verwerkingsoperatie: OP Distribution System (OPDS)

Verwerkingsverantwoordelijke: Bureau voor publicaties van de Europese Unie, eenheid D.1 “ Relaties met belanghebbenden en Publiekscommunicatie”

Referentienummer: DPR-EC-00515.6

1. Inleiding

De Europese Commissie (hierna “de Commissie” genoemd) heeft zich ertoe verbonden uw persoonsgegevens te beschermen en uw privacy te respecteren. De Commissie verzamelt en verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 45/2001.

In deze privacyverklaring leest u waarom en hoe we uw persoonsgegevens verzamelen, verwerken, opslaan en beschermen, hoe we deze gebruiken en welke rechten u ten aanzien van uw persoonsgegevens heeft. U vindt hier ook de contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke bij wie u uw rechten kunt uitoefenen, de functionaris voor gegevensbescherming en de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming.

Alle informatie hieronder heeft betrekking op de verwerkingsoperatie “Publications Office Distribution System (OPDS)” door eenheid D.4 “Druk en Distributie” van het Bureau voor publicaties van de Europese Unie.

2. Waarom en hoe verwerken we uw persoonsgegevens?

Doel van de verwerkingsoperatie: Eenheid D.4 “Druk en Distributie” van het Bureau voor publicaties bewaart en gebruikt uw gegevens voor het beheer van de eigen voorraden, het afhandelen van bestellingen en het verlenen van de gevraagde logistieke diensten.

Uw persoonsgegevens worden niet gebruikt voor geautomatiseerde besluitvorming, waaronder profilering.

3. Op welke rechtsgrond(en) verwerken we uw persoonsgegevens?

We verwerken uw persoonsgegevens omdat:

- de verwerking noodzakelijk is voor de vervulling van een taak in het algemeen belang of in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de instelling of het orgaan van de Unie is verleend,

en

- u als betrokkene, wanneer u een bestelling plaatst en uw persoonsgegevens invult, toestemming geeft voor de verwerking van uw persoonsgegevens met het oog op de afhandeling van uw bestelling.

Rechtsgrond van de verwerking: Mandaat van het Bureau voor publicaties, Besluit 2009/496/EG van het Europees Parlement, de Raad, de Commissie, het Hof van Justitie, de Rekenkamer, het Europees Economisch en Sociaal Comité en het Comité van de Regio’s van 26 juni 2009 betreffende de organisatie en de werking van het Bureau voor publicaties van de Europese Unie.

4. Welke persoonsgegevens verzamelen en verwerken we?

Ten behoeve van deze verwerkingsoperatie verzamelt eenheid D.4 “Druk en Distributie” van het Bureau voor publicaties de volgende categorieën persoonsgegevens:

1. Gegevens van geregistreerde ODPS-gebruikers (gebruikers die een ID en wachtwoord hebben ontvangen voor toegang tot OPDS); gegevens die nodig zijn om de gebruiker toegang te verlenen en de account te beheren:

• gebruikersnaam + wachtwoord (EU Login)
• gebruikersprofiel
• gebruikers-ID (ODPS en SAP)
• e-mailadres
• administratieve eenheid (alleen voor EU-personeel)
• naam van de onderneming (alleen voor leveranciers van drukwerk)
• taalvoorkeur (kan worden gewijzigd via ODPS)

2. Gegevens van gebruikers van het OP-portaal – gegevens die worden verzameld bij het bestellen van publicaties:

• naam van de ontvanger
• leveringsadres
• catalogusnummer(s) van de bestelde publicatie(s)
• telefoonnummer van de ontvanger (alleen verplicht bij dringende leveringen en/of leveringen met track & trace)
• e-mailadres

Het verstrekken van persoonsgegevens is verplicht omdat dit nodig is om de door u gevraagde diensten te kunnen verlenen.

5. Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

Eenheid D.4, “Druk en Distributie”, van het Bureau voor publicaties bewaart uw gegevens niet langer dan nodig is voor het doel van de verzameling of verdere verwerking. De gegevens van geregistreerde ODPS-gebruikers worden bewaard zolang toegang vereist is. Voor gegevens die zijn verzameld in het kader van het bestellen van publicaties: vijf jaar na de uitvoering van de bestelling. Gegevens die verband houden met bulkbestellingen: zes maanden na de uitvoering van de bestelling.

6. Hoe beschermen en beveiligen we uw persoonsgegevens?

Alle gegevens in elektronisch formaat (e-mails, documenten, databanken, geüploade gegevens enz.) worden opgeslagen op de servers van de Europese Commissie of van haar contractanten. Alle verwerkingsoperaties voldoen aan Besluit (EU, Euratom) 2017/46 van de Commissie van 10 januari 2017 over de beveiliging van communicatie- en informatiesystemen binnen de Europese Commissie.

Voor contractanten van de Commissie gelden specifieke contractuele bepalingen voor iedere vorm van verwerking van persoonsgegevens namens de Commissie, en verplichtingen inzake vertrouwelijkheid die voortvloeien uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”, Verordening (EU) 2016/679).

Om uw persoonsgegevens te beschermen heeft de Commissie diverse technische en organisatorische maatregelen getroffen. De technische maatregelen voorzien in een adequaat niveau van netwerkbeveiliging en bescherming van uw gegevens tegen verlies, verandering en ongeoorloofde toegang, dat is afgestemd op de risico’s van de verwerking en de aard van de verwerkte persoonsgegevens. De organisatorische maatregelen houden in dat uw persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor bevoegde personen die deze gegevens moeten kennen met het oog op de verwerking hiervan.

7. Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens en aan wie geven we ze door?

We geven uw persoonsgegevens alleen door aan de met de verwerkingsoperatie belaste en andere bevoegde medewerkers van de Europese Commissie volgens het “need-to-know”-beginsel. Deze personeelsleden zijn gehouden aan statutaire, en waar nodig, aanvullende overeenkomsten inzake vertrouwelijkheid.

Dienst in verband met de uitvoering van fysieke bestellingen (contract 10828, vervaldatum: mei 2030): Paragon Supply Services, 350 avenue des entreprises, Parc d’Activités de la Galance, 62221 Noyelles-Sous-Lens, Frankrijk.

8. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u ze uitoefenen?

Als “betrokkene” heeft u op grond van hoofdstuk III, artikelen 14 tot en met 25, van Verordening (EU) 2018/1725 bepaalde rechten, namelijk op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens of op beperking van de verwerking daarvan. Indien van toepassing, heeft u ook het recht om tegen de verwerking bezwaar te maken of uw gegevens over te laten dragen.

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, die rechtmatig wordt uitgevoerd uit hoofde van artikel 5, lid 1, punt a).

U kunt uw rechten uitoefenen door contact op te nemen met de verwerkingsverantwoordelijke, of, in geval van een geschil, de functionaris voor gegevensbescherming. U kunt zich eventueel ook wenden tot de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming. Hun contactgegevens staan vermeld onder punt 9.

Geef in uw verzoek aan op welke verwerkingsoperatie(s) uw verzoek betrekking heeft door de in punt 10 genoemde referentie te vermelden.

9. Contact

• Verwerkingsverantwoordelijke

Wilt u uw rechten uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725 uitoefenen of heeft u vragen, opmerkingen, bezwaren of een klacht in verband met de verzameling en het gebruik van uw persoonsgegevens, neem dan contact op met de verwerkingsverantwoordelijke, eenheid D.4 “Druk en Distributie” van het Bureau voor publicaties.

• De functionaris voor gegevensbescherming (DPO, Data Protection Officer) van de Europese Commissie

Heeft u vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van Verordening (EU) 2018/1725, neem dan contact op met de functionaris voor gegevensbescherming (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

• Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (EDPS, European Data Protection Supervisor)

Als u meent dat bij de verwerking van uw persoonsgegevens door de verwerkingsverantwoordelijke uw rechten op grond van Verordening (EU) 2018/1725 zijn geschonden, kunt u bezwaar maken (d.w.z. een klacht indienen) bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (edps@edps.europa.eu).

10. Waar vindt u meer informatie?

De functionaris voor gegevensbescherming (DPO) van de Commissie houdt een register bij van de door de Commissie uitgevoerde verwerkingsoperaties met betrekking tot persoonsgegevens die gedocumenteerd en aan hem gemeld zijn. Dit register kunt u inzien op: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Deze specifieke verwerkingsoperatie is met de volgende referentie in het openbaar register van de functionaris voor gegevensbescherming opgenomen: DPR-EC-00515.