OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH
To oświadczenie o ochronie prywatności zawiera informacje o przetwarzaniu i ochronie danych osobowych.
Operacja przetwarzania danych osobowych: EU Vocabularies –Contribution, VocBench i Wikis
Administrator danych: Urząd Publikacji Unii Europejskiej (OP) OP.A.1 – Dział „Normalizacja”
Numer w rejestrze: DPR-EC-00408
Spis treści
- Wprowadzenie
- Dlaczego i jak przetwarzamy dane osobowe?
- Na jakiej podstawie prawnej przetwarzamy dane osobowe?
- Jakie dane osobowe gromadzimy i przetwarzamy?
- Jak długo przechowujemy dane osobowe?
- Jak chronimy i zabezpieczamy dane osobowe?
- Kto ma dostęp do danych osobowych i komu są one ujawniane?
- Jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą, i jak można z nich korzystać?
- Dane kontaktowe
- Gdzie znaleźć więcej informacji?
1. Wprowadzenie
Komisja Europejska (zwana dalej „Komisją”) jest zobowiązana do ochrony danych osobowych i do poszanowania prywatności osób, których dotyczą dane. Komisja gromadzi i przetwarza dane osobowe zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 z dnia 23 października 2018 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych (uchylającym rozporządzenie (WE) nr 45/2001).
W tym oświadczeniu o ochronie prywatności wyjaśniamy, dlaczego przetwarzamy dane osobowe, w jaki sposób je gromadzimy i przetwarzamy oraz jak zapewniamy ich ochronę, a także w jaki sposób wykorzystywane są pozyskiwane informacje oraz jakie prawa przysługują osobom, których dotyczą dane, w odniesieniu do tych danych. Podajemy w nim również dane kontaktowe odpowiedniego administratora danych, u którego można dochodzić swoich praw, inspektora ochrony danych i Europejskiego Inspektora Ochrony Danych.
Poniżej przedstawiono informacje dotyczące operacji przetwarzania danych „EU Vocabularies (ex-MetaData Registry i ex-EuroVoc) —Contribution, VocBench i Wikis” prowadzonej przez dział A.1, „Standaryzacja” w Urzędzie Publikacji Unii Europejskiej.
2. Dlaczego i jak przetwarzamy dane osobowe?
Cel przetwarzania danych: Urząd Publikacji Unii Europejskiej gromadzi i wykorzystuje dane osobowe do zarządzania komentarzami, przesyłania odpowiedzi, a także udzielania dostępu do narzędzi VocBench i wikis.
W przypadku EU Vocabularies: Twoje sugestie i poprawki przesłane za pomocą funkcji „Uwagi” są wykorzystywane do poprawy jakości usługi i są udostępniane online. Dane osobowe użytkowników są również potrzebne do przesłania odpowiedzi oraz stanowią gwarancje, że uwagi nie są przesyłane przez roboty. Dajemy również użytkownikom możliwość skontaktowania się z zespołem i zadawania pytań.
Organizujemy spotkania (na platformie Webex), podczas których omawiane są aktualizacje treści w Wikis i EU Vocabularies. Spotkania te mogą być nagrywane. Lista uczestników, wnioski ze spotkań i nagrania wideo mogą być publikowane na platformach EU Vocabularies, Wikis lub CircaBC.
W przypadku Wikis i VocBench: Użytkownicy są rejestrowani po otrzymaniu wniosków o rejestrację.
Dane osobowe nie będą wykorzystywane do celów zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym do profilowania.
3. Na jakiej podstawie prawnej przetwarzamy dane osobowe?
Zgodnie z art. 5 ust. 1 rozporządzenia (UE) 2018/1725 przetwarzamy dane osobowe, ponieważ:
a) przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej instytucji lub organowi Unii,
b) przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze,
oraz
c) osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów.
Dodatkowa podstawa prawna:
- 2013/37/UE: Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 26 czerwca 2013 r. zmieniająca dyrektywę 2003/98/WE w sprawie ponownego wykorzystywania informacji sektora publicznego
- 2011/833/UE: Decyzja Komisji z dnia 12 grudnia 2011 r. w sprawie ponownego wykorzystywania dokumentów Komisji
- 2002/22/WE: Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 7 marca 2002 r. w sprawie usługi powszechnej i związanych z sieciami i usługami łączności elektronicznej praw użytkowników (dyrektywa o usłudze powszechnej).
- Rozporządzenie (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 30 maja 2001 r. w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji (art. 12 i 13).
- Decyzja 2009/496/WE, Euratom Parlamentu Europejskiego, Rady, Komisji, Trybunału Sprawiedliwości, Trybunału Obrachunkowego, Europejskiego Komitetu Ekonomiczno-Społecznego i Komitetu Regionów z dnia 26 czerwca 2009 r. w sprawie organizacji i działania Urzędu Publikacji Unii Europejskiej, zwłaszcza art. 3 ust. 1 lit. e) i g) oraz art. 5 lit. a), b), f), i), k), l), m) i q)
Wykonywane w interesie przejrzystości oraz w celu wspierania społeczeństwa w ponownym wykorzystywaniu zbiorów danych UE. Przetwarzanie danych jest niezbędne na potrzeby prawidłowego funkcjonowania administracji na potrzeby zapewniania informacji oraz zagwarantowania przejrzystości usługi Wiki.
4. Jakie dane osobowe gromadzimy i przetwarzamy?
W ramach operacji przetwarzania danych administrator danych gromadzi następujące kategorie danych osobowych, między innymi przekazanych przez użytkowników:
- W przypadku EU Vocabularies: Obowiązkowe dane to: nazwa użytkownika, nazwisko, imię, adres e-mail. Dane fakultatywne (nieobowiązkowe) to: zdjęcie lub awatar, nazwa instytucji/przedsiębiorstwa
- W przypadku spotkań: : Dane nieobowiązkowe: nagranie wideo/dźwiękowe uczestników
- W przypadku Wikis: Obowiązkowe dane to: EU Login, nazwisko, imię
Dane nieobowiązkowe: nagranie wideo/dźwiękowe uczestników - W przypadku VocBench: Dane obowiązkowe: e-mail, hasło (niewyświetlane), nazwisko, imię, co najmniej jeden język roboczy. Dane nieobowiązkowe: płeć, kraj, numer telefonu, osobisty adres URL, URL awataru, data urodzin, adres, przynależność, IRI użytkownika (odpowiednie pola zostaną usunięte w kolejnej wersji).
5. Jak długo przechowujemy dane osobowe?
Dział A.1. „Normalizacja” w Urzędzie Publikacji przechowuje dane osobowe wyłącznie przez czas niezbędny do realizacji celu gromadzenia lub przetwarzania danych, tj. przez 2 lata.
6. Jak chronimy i zabezpieczamy dane osobowe?
Wszystkie dane osobowe w formacie elektronicznym (wiadomości e-mail, dokumenty, bazy danych, przesłane zestawy danych itp.) są przechowywane na serwerach Komisji Europejskiej. Wszystkie operacje przetwarzania tych danych prowadzone są zgodnie z decyzją Komisji (UE, Euratom) 2017/46 z dnia 10 stycznia 2017 r. w sprawie bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych w Komisji Europejskiej.
W celu ochrony danych osobowych Komisja wprowadziła szereg środków technicznych i organizacyjnych. Środki techniczne obejmują odpowiednie działania w zakresie bezpieczeństwa online, ryzyka utraty danych, zmiany danych lub nieuprawnionego dostępu, z uwzględnieniem ryzyka związanego z przetwarzaniem danych oraz charakteru przetwarzanych danych. Środki organizacyjne obejmują ograniczenie dostępu do danych osobowych – dostęp do nich mają wyłącznie osoby upoważnione, które z uzasadnionych względów muszą mieć do nich dostęp w celu ich przetwarzania.
7. Kto ma dostęp do danych osobowych i komu są one ujawniane?
Dostęp do danych osobowych mają pracownicy Komisji odpowiedzialni za prowadzenie odnośnej operacji przetwarzania danych oraz upoważnieni pracownicy zgodnie z zasadą ograniczonego dostępu. Pracownicy ci muszą przestrzegać regulaminowych, a także – w razie potrzeby – dodatkowych zobowiązań do zachowania poufności.
W przypadku strony internetowej EU Vocabularies, przesyłane propozycje są publiczne i są powszechnie dostępne w sieci www. Dane osobowe nie są widoczne.
W przypadku Wikis i VocBench dane użytkowników są widoczne tylko dla zarejestrowanych użytkowników UE, którzy mają dostęp do konkretnych stron wiki i odpowiednich projektów VocBench, którym włączono funkcje historii i walidacji.
8. Jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą, i jak można z nich korzystać?
Użytkownicy jako „osoby, których dane dotyczą”, mają szczególne prawa na podstawie rozdziału III (art. 14–25) rozporządzenia (UE) 2018/1725, w szczególności prawo dostępu do danych osobowych, ich sprostowania lub usunięcia, a także prawo do ograniczenia ich przetwarzania. W stosownych przypadkach użytkownicy mają również prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych i prawo do przenoszenia danych.
Użytkownikom przysługuje prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania ich danych osobowych, co odbywa się zgodnie z prawem na podstawie art. 5 ust. 1 lit. a).
Użytkownicy wyrażają zgodę na przekazanie danych osobowych działowi A.1. „Normalizacja” w Urzędzie Publikacji na potrzeby tej operacji przetwarzania danych. Zgodę tę można wycofać w dowolnym momencie, powiadamiając o tym administratora danych. Wycofanie zgody nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem operacji przetwarzania danych przed wycofaniem zgody.
Osoby, których dane dotyczą, mogą dochodzić swoich praw, kontaktując się z administratorem danych lub, w przypadku konfliktu, z inspektorem ochrony danych. W razie potrzeby można również zwrócić się do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych. Dane kontaktowe tych organów podano poniżej w punkcie 9.
Aby skorzystać z tych praw w odniesieniu do jednej lub kilku konkretnych operacji przetwarzania, należy w przesłanym wniosku podać opis operacji (tzn. numer referencyjny wskazany poniżej w pkt 10).
9. Dane kontaktowe
- Administrator danych
Aby skorzystać z praw na podstawie rozporządzenia (UE) 2018/1725 lub przesłać uwagi, pytania lub zastrzeżenia, ewentualnie aby złożyć skargę w związku z gromadzeniem i wykorzystywaniem danych osobowych, należy skontaktować się z administratorem danych: kierownik działu A.1 „Normalizacja” w Urzędzie Publikacji, OP-EU-VOCABULARIES@publications.europa.eu.
- Inspektor ochrony danych w Komisji Europejskiej
W kwestiach związanych z przetwarzaniem danych osobowych na podstawie rozporządzenia (UE) 2018/1725 można skontaktować się z inspektorem ochrony danych (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).
- Europejski Inspektor Ochrony Danych (EIOD)
Osoby, których dotyczą dane, mają prawo odwołać się (wnieść skargę) do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych (edps@edps.europa.eu), jeżeli uznają, że w wyniku przetwarzania danych osobowych przez administratora danych zostały naruszone ich prawa wynikające z rozporządzenia (UE) 2018/1725.
10. Gdzie znaleźć więcej informacji?
Inspektor ochrony danych Komisji publikuje rejestr wszystkich udokumentowanych i zgłoszonych mu operacji przetwarzania danych osobowych przez Komisję. Rejestr ten jest dostępny pod adresem: http://ec.europa.eu/dpo-register.
Ta operacja przetwarzania została ujęta w rejestrze publicznym inspektora ochrony danych pod numerem: DPR-EC-00408