PROTECȚIA DATELOR DUMNEAVOASTRĂ CU CARACTER PERSONAL

Această declarație de confidențialitate oferă informații cu privire la prelucrarea și protecția datelor dumneavoastră cu caracter personal.

Operațiune de prelucrare: Sistemul integrat de gestionare a logisticii (Integrated Logistics Management System – ILMS)

Operator de date: Oficiul pentru Publicații al Uniunii Europene, unitatea D.4, „Tipărire și difuzare”

Referința înregistrării: DPR-EC-00515

Cuprins

1. Introducere
2. De ce și cum prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal?
3. Pe ce temei juridic ne bazăm când vă prelucrăm datele personale?
4. Ce date personale colectăm și prelucrăm?
5. Cât timp păstrăm datele dumneavoastră cu caracter personal?
6. Cum protejăm și păstrăm datele dumneavoastră cu caracter personal?
7. Cine are acces la datele dumneavoastră cu caracter personal și cui îi sunt dezvăluite?
8. Care sunt drepturile dumneavoastră și cum vi le puteți exercita?
9. Date de contact
10. Unde puteți găsi mai multe informații

Introducere

Comisia Europeană (denumită în continuare „Comisia”) s-a angajat să protejeze datele dumneavoastră cu caracter personal și să vă respecte viața privată. Comisia colectează și prelucrează date cu caracter personal în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725 al Parlamentului European și al Consiliului din 23 octombrie 2018 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile, organele, oficiile și agențiile Uniunii și privind libera circulație a acestor date (de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 45/2001).

Această declarație de confidențialitate explică motivul pentru care sunt prelucrate datele dumneavoastră cu caracter personal, modul în care colectăm, gestionăm și asigurăm protecția tuturor datelor cu caracter personal furnizate, modul în care sunt utilizate aceste informații și drepturile pe care le aveți în legătură cu datele dumneavoastră cu caracter personal. De asemenea, precizează datele de contact ale operatorului de date responsabil pe care îl puteți contacta pentru a vă exercita drepturile, ale responsabilului cu protecția datelor și ale Autorității Europene pentru Protecția Datelor.

Mai jos sunt prezentate informațiile referitoare la operațiunea de prelucrare „Sistemul integrat de gestionare a logisticii”, efectuată de unitatea D.4 („Tipărire și difuzare”) din cadrul Oficiului pentru Publicații al Uniunii Europene.

De ce și cum vă prelucrăm datele personale?

Scopul prelucrării datelor: Unitatea D.4, „Tipărire și difuzare” din cadrul Oficiului pentru Publicații colectează și utilizează datele dumneavoastră cu caracter personal pentru a-i permite Oficiului pentru Publicații să își gestioneze stocurile, să vă onoreze comenzile și să vă ofere serviciile de logistică solicitate.

Datele dumneavoastră cu caracter personal nu vor fi utilizate pentru un proces decizional automatizat și nici pentru crearea de profiluri.

Pe ce temei juridic ne bazăm când vă prelucrăm datele personale?

Prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal pentru că:

- prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei sarcini care servește unui interes public sau care rezultă din exercitarea autorității publice cu care este învestită instituția sau organul Uniunii;

și

- dumneavoastră, ca persoană vizată, ați consimțit ca datele personale să vă fie prelucrate pentru unul sau mai multe scopuri specifice.

Temeiul juridic pentru prelucrare: mandatul Oficiului pentru Publicații, Decizia 2009/496/CE, Euratom a Parlamentului European, a Consiliului, a Comisiei, a Curții de Justiție, a Curții de Conturi, a Comitetului Economic și Social European și a Comitetului Regiunilor din 26 iunie 2009 privind organizarea și funcționarea Oficiului pentru Publicații al Uniunii Europene.

Ce date personale colectăm și prelucrăm?

Pentru a efectua această operațiune de prelucrare, unitatea D.4 („Tipărire și difuzare”) din cadrul Oficiului pentru Publicații colectează următoarele categorii de date cu caracter personal:

1. Detalii privind utilizatorii înregistrați (care primesc un nume de utilizator și o parolă pentru accesul la ILMS); date necesare pentru a acorda accesul și pentru a gestiona numărul de identificare al utilizatorului:

• Nume de utilizator
• Profilul utilizatorului
• ID utilizator
• Număr de telefon
• Adresa de e-mail
• Adresa de livrare
• Adresa sau adresele de facturare (numai pentru utilizatorii serviciului de notificare în avans a expedierii [ASN])
• Entitatea administrativă (numai pentru personalul UE)
• Denumirea societății (numai pentru furnizorii de produse/servicii de tipărire)
• Limba preferată (poate fi schimbată la orice conectare la ILMS)

2. Date colectate pentru gestionarea comenzilor de publicații:

• Numele destinatarului
• Adresa de livrare
• Titlul și numărul de catalog al publicațiilor comandate
• Numărul de telefon (obligatoriu numai în cazul livrărilor urgente)
• Numărul de telefon al destinatarului (obligatoriu numai în cazul livrărilor urgente)
• Adresa de e-mail

Nu vă putem oferi serviciile solicitate dacă nu ne furnizați anumite date cu caracter personal.

Cât timp păstrăm datele dumneavoastră cu caracter personal?

Unitatea D.4 („Tipărire și difuzare”) din cadrul Oficiului pentru Publicații păstrează datele dumneavoastră cu caracter personal numai pe durata necesară pentru a îndeplini scopul colectării sau prelucrării ulterioare, și anume timp de 10 ani de la comandă.

Cum protejăm și păstrăm datele dumneavoastră cu caracter personal?

Toate datele personale în format electronic (e-mailuri, documente, baze de date, seturi de date încărcate etc.) sunt stocate fie pe serverele Comisiei Europene, fie pe cele ale contractanților săi. Toate operațiunile de prelucrare se desfășoară respectând Decizia (UE, Euratom) 2017/46 a Comisiei din 10 ianuarie 2017 privind securitatea sistemelor informatice și de comunicații în cadrul Comisiei Europene.

Contractanții Comisiei au obligația de a respecta o clauză contractuală specifică pentru orice operațiune de prelucrare a datelor dumneavoastră în numele Comisiei. Aceștia trebuie, de asemenea, să respecte obligațiile de confidențialitate care decurg din Regulamentul general privind protecția datelor (RGPD, Regulamentul (UE) 2016/679).

Pentru a vă proteja datele cu caracter personal, Comisia a instituit o serie de măsuri tehnice și organizatorice. Printre măsurile tehnice se numără acțiuni adecvate pentru a aborda securitatea în mediul online, riscul pierderii de date, modificarea datelor sau accesul neautorizat, luând în considerare riscul prezentat de prelucrarea datelor și natura datelor cu caracter personal care sunt prelucrate. Printre măsurile organizatorice se numără restricționarea accesului la datele cu caracter personal numai la persoanele autorizate, care au o nevoie legitimă de a le cunoaște în scopul desfășurării acestei operațiuni de prelucrare.

Cine are acces la datele dumneavoastră cu caracter personal și cui îi sunt dezvăluite?

Accesul la datele dumneavoastră cu caracter personal este furnizat personalului Comisiei responsabil cu efectuarea acestei operațiuni de prelucrare și personalului autorizat, în conformitate cu principiul „necesității de a cunoaște”. Personalul respectă dispozițiile legale și, atunci când este necesar, acordurile de confidențialitate suplimentare.

Care sunt drepturile dumneavoastră și cum vi le puteți exercita?

În calitate de persoană vizată (conform definiției din capitolul III, articolele 14-25 din Regulamentul (UE) 2018/1725), aveți o serie de drepturi specifice, în special dreptul de a accesa, rectifica sau șterge datele dumneavoastră cu caracter personal și dreptul de a restricționa prelucrarea acestora. De asemenea, dacă este cazul, aveți dreptul de a vă opune prelucrării sau aveți dreptul la portabilitatea datelor.

Aveți dreptul de a vă opune operațiunii de prelucrare a datelor dumneavoastră cu caracter personal care se efectuează în mod legal în temeiul articolului 5 alineatul (1) litera (a).

Ați consimțit să furnizați date cu caracter personal unității D.4 („Tipărire și difuzare”) din cadrul Oficiului pentru Publicații pentru această operațiune de prelucrare. Vă puteți retrage consimțământul în orice moment, notificând operatorul de date. Retragerea nu va afecta legalitatea prelucrării efectuate înainte de momentul retragerii.

Vă puteți exercita drepturile contactând operatorul de date sau, în caz de conflict, responsabilul cu protecția datelor. Dacă este necesar, puteți contacta, de asemenea, Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor. Datele de contact ale acestora sunt furnizate la punctul 9 de mai jos.

Dacă doriți să vă exercitați drepturile în contextul uneia sau mai multor operațiuni de prelucrare specifice, vă rugăm să includeți în cerere descrierea lor (și anume referința/referințele de înregistrare, așa cum se specifică la punctul 10 de mai jos).

Date de contact

• Operatorul de date

Dacă doriți să vă exercitați drepturile în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725, dacă aveți observații, întrebări sau preocupări sau dacă doriți să depuneți o plângere cu privire la colectarea și utilizarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, nu ezitați să contactați operatorul de date – unitatea D.4 („Tipărire și difuzare”) din cadrul Oficiului pentru Publicații – la adresa info@publications.europa.eu.

• Responsabilul cu protecția datelor (RPD) din cadrul Comisiei

Puteți contacta responsabilul cu protecția datelor la adresa DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu pentru orice aspect legat de prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725.

• Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor (AEPD)

În cazul în care considerați că drepturile pe care vi le conferă Regulamentul (UE) 2018/1725 v-au fost încălcate ca urmare a prelucrării datelor dumneavoastră personale de către operatorul de date, puteți depune o reclamație la Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor, la adresa edps@edps.europa.eu.

Unde puteți găsi mai multe informații

Responsabilul cu protecția datelor (RPD) din cadrul Comisiei publică registrul tuturor operațiunilor de prelucrare a datelor cu caracter personal efectuate de Comisie, care au fost documentate și care i-au fost notificate. Puteți consulta registrul accesând linkul următor: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Această operațiune specifică de prelucrare a fost inclusă în registrul public al RPD cu referința de înregistrare: DPR-EC-00515 .