OCHRANA VAŠICH OSOBNÝCH ÚDAJOV

Toto vyhlásenie o ochrane osobných údajov obsahuje informácie o spracúvaní a ochrane vašich osobných údajov.

Spracovateľská operácia: príspevky do slovníkov EÚ, VocBench a stránky wiki

Prevádzkovateľ: Úrad pre vydávanie publikácií Európskej únie (OP) OP.A.1 – oddelenie pre normalizáciu

Referenčná značka: DPR-EC-00408

Obsah

1. Úvod
2. Prečo a ako spracúvame vaše osobné údaje?
3. Aké právne dôvody máme na spracúvanie vašich osobných údajov?
4. Ktoré osobné údaje zhromažďujeme a ďalej spracúvame?
5. Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje?
6. Ako chránime a zabezpečujeme vaše osobné údaje?
7. Kto má prístup k vašim osobným údajom a komu sa poskytujú?
8. Aké sú vaše práva a ako ich môžete uplatniť?
9. Kontaktné údaje
10. Kde nájdete podrobnejšie informácie?

1. Úvod

Európska komisia (ďalej len „Komisia“) sa zaväzuje chrániť vaše osobné údaje a rešpektovať vaše súkromie. Komisia získava a ďalej spracúva osobné údaje podľa nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2018/1725 z 23. októbra 2018 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami Únie a o voľnom pohybe takýchto údajov [ktorým sa zrušuje nariadenie (ES) č. 45/2001].

V tomto vyhlásení o ochrane osobných údajov objasňujeme, prečo spracúvame vaše osobné údaje, ako ich zhromažďujeme, ako s nimi narábame a ako zabezpečujeme ich ochranu, ako získané informácie používame a aké práva máte v súvislosti s vašimi osobnými údajmi. Takisto sa v ňom uvádzajú kontaktné údaje zodpovedného prevádzkovateľa, u ktorého si môžete uplatniť svoje práva, zodpovednej osoby pre ochranu údajov a európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov.

Informácie týkajúce sa spracovateľskej operácie „príspevky do slovníkov EÚ (bývalý register MetaData a bývalý EuroVoc), VocBench a stránky wiki“, ktorú uskutočňuje oddelenie A.1 pre normalizáciu Úradu pre vydávanie publikácií Európskej únie, sú uvedené nižšie.

2. Prečo a ako spracúvame vaše osobné údaje?

Účel spracovateľskej operácie: Úrad pre vydávanie publikácií Európskej únie získava a používa vaše osobné údaje na to, aby mohol riadiť vaše príspevky, poskytovať vám spätnú väzbu a zabezpečiť vám prístup k VocBench a stránkam wiki.

V prípade slovníkov EÚ: vaše návrhy alebo opravy predložené prostredníctvom funkcie „Príspevok“ sa používajú na zlepšenie služby a sprístupňujú sa online. Vaše osobné údaje sú takisto potrebné na to, aby sme vám mohli poskytnúť spätnú väzbu a ubezpečili sa, že váš príspevok neodoslal robot. Zároveň vám dávame možnosť obrátiť sa na tím a klásť otázky.

Organizujeme zasadnutia (na Webexe), na ktorých sa diskutuje o aktualizáciách obsahu stránok wiki a slovníkov EÚ. Tieto zasadnutia sa môžu zaznamenávať. Zoznam účastníkov, závery zo zasadnutí a videozáznamy sa môžu uverejniť v slovníkoch EÚ a/alebo na stránkach wiki a/alebo v aplikácii CircaBC.

V prípade stránok wiki a VocBench: po prijatí vašej žiadosti o registráciu vás zaregistrujeme.

Vaše osobné údaje sa nepoužijú na automatizované rozhodovanie ani na profilovanie.

3. Na akom právnom základe spracúvame vaše osobné údaje?

Podľa článku 5 ods. 1 nariadenia (EÚ) 2018/1725 vaše osobné údaje spracúvame, pretože:

a) spracúvanie je potrebné na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej inštitúcii alebo orgánu Únie;

b) spracúvanie je potrebné na splnenie zákonnej povinnosti; ktorá sa vzťahuje na prevádzkovateľa;

a

c) keďže ste ako dotknutá osoba poskytli súhlas so spracovaním vašich osobných údajov na jeden alebo viaceré konkrétne účely.

Dodatočný právny základ:

• 2013/37/EÚ: smernica Európskeho parlamentu a Rady z 26. júna 2013, ktorou sa mení smernica 2003/98/ES o opakovanom použití informácií verejného sektora
• 2011/833/EÚ: rozhodnutie Komisie z 12. decembra 2011 o opakovanom použití dokumentov Komisie
• 2002/22/ES: smernica Európskeho parlamentu a Rady ES zo 7. marca 2002 o univerzálnej službe a právach užívateľov týkajúcich sa elektronických komunikačných sietí a služieb (smernica univerzálnej služby).
• nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 1049/2001 z 30. mája 2001 o prístupe verejnosti k dokumentom Európskeho parlamentu, Rady a Komisie (článok 12 a 13),
• rozhodnutie Európskeho parlamentu, Rady, Komisie, Súdneho dvora, Dvora audítorov, Európskeho hospodárskeho a sociálneho výboru a Výboru regiónov 2009/496/ES, Euratom, z 26. júna 2009 o organizácii a činnosti Úradu pre vydávanie publikácií Európskej únie, najmä článok 3 ods. 1 písm. e) a g), ako aj článok 5 ods. 1 písm. a), b), f), i), k), l), m) a q).

Spracúvanie sa uskutočňuje v záujme transparentnosti a s cieľom pomôcť verejnosti pri opätovnom využívaní súborov údajov EÚ. Je nevyhnutné na dobré fungovanie správy s cieľom poskytovať informácie a zabezpečiť transparentnosť stránok wiki.

4. Ktoré osobné údaje zhromažďujeme a ďalej spracúvame?

Na vykonanie tejto spracovateľskej operácie zhromažďuje oddelenie pre normalizáciu Úradu pre publikácie, a to čiastočne prostredníctvom vášho príspevku, tieto kategórie osobných údajov:

• V prípade slovníkov EÚ: povinnými údajmi sú: používateľské meno, priezvisko, meno, e-mailová adresa; nepovinnými údajmi sú: fotografia alebo avatar, inštitúcia/spoločnosť
• V prípade zasadnutí: : voliteľne: video/audio záznam účastníkov
• V prípade stránok wiki: povinnými údajmi sú: konto EU Login, priezvisko, meno
  voliteľne: video/audio záznam účastníkov
• V prípade VocBench: Povinne: e-mail, heslo (nezobrazené), priezvisko, meno, aspoň jeden pracovný jazyk. Voliteľne: pohlavie, krajina, telefónne číslo, osobná webová adresa, URL avatar, dátum narodenia, adresa, afiliácia, IRI používateľa (príslušné polia sa pri ďalšom vydaní vymažú).

5. Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje?

Oddelenie A.1 pre normalizáciu Úradu pre publikácie uchováva vaše osobné údaje iba na obdobie, ktoré je potrebné na splnenie účelu získavania alebo ďalšieho spracúvania, t. j. 2 roky.

6. Ako chránime a zabezpečujeme vaše osobné údaje?

Všetky osobné údaje v elektronickom formáte (e-maily, dokumenty, databázy, nahrané súbory údajov atď.) sú uložené na serveroch Európskej komisie. Všetky spracovateľské operácie sa vykonávajú podľa rozhodnutia Komisie (EÚ, Euratom) 2017/46 z 10. januára 2017 o bezpečnosti komunikačných a informačných systémov v Európskej komisii.

Komisia zaviedla niekoľko technických a organizačných opatrení s cieľom chrániť vaše osobné údaje. Súčasťou technických opatrení sú vhodné opatrenia na riešenie otázok online bezpečnosti, rizika straty údajov, zmeny údajov alebo neoprávneného prístupu, pričom sa zohľadňuje riziko, ktoré predstavuje predmetné spracovanie a povaha spracúvaných osobných údajov. Súčasťou organizačných opatrení je obmedzenie prístupu k osobným údajom len pre oprávnené osoby, ktoré majú legitímnu potrebu poznať ich na účely tejto operácie spracúvania údajov.

7. Kto má prístup k vašim osobným údajom a komu sa poskytujú?

Prístup k vašim osobným údajom sa poskytuje zamestnancom Komisie zodpovedným za vykonávanie tejto spracovateľskej operácie a oprávneným zamestnancom podľa zásady „need-to-know“ (potreba poznať). Títo zamestnanci sú viazaní zákonnými a, v prípade potreby, ďalšími dohodami o zachovaní dôvernosti.

V prípade webových sídiel týkajúcich sa slovníkov EÚ sú údaje z vašich príspevkov verejné, a preto sú občanom dostupné na internete. Vaše osobné údaje sa nezobrazujú.

V prípade stránok wiki a VocBench sú vaše údaje viditeľné len pre registrovaných používateľov EÚ, ktorí majú prístup k vymedzeným stránkam wiki a k relevantným projektom vo VocBench, pri ktorých boli aktivované prvky týkajúce sa histórie a potvrdzovania.

8. Aké sú vaše práva a ako ich môžete uplatniť?

Ako „dotknutá osoba“ máte osobitné práva podľa kapitoly III (články 14 – 25) nariadenia (EÚ) 2018/1725, najmä právo na prístup, opravu alebo vymazanie vašich osobných údajov a právo obmedziť spracúvanie vašich osobných údajov. V prípade potreby máte takisto právo namietať proti spracovaniu alebo právo na prenosnosť údajov.

Máte právo namietať proti spracovaniu vašich osobných údajov, ktoré sa zákonne vykonáva podľa článku 5 ods. 1 písm. a).

Súhlasili ste s poskytnutím vašich osobných údajov oddeleniu A.1 pre normalizáciu Úradu pre publikácie v prípade predmetného spracovania. Svoj súhlas môžete kedykoľvek odvolať tak, že to oznámite prevádzkovateľovi. Odvolanie neovplyvní zákonnosť spracúvania vykonaného pred odvolaním súhlasu.

Svoje práva môžete uplatniť kontaktovaním prevádzkovateľa alebo v prípade sporu môžete kontaktovať zodpovednú osobu pre ochranu údajov. V prípade potreby sa môžete obrátiť aj na európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov. Ich kontaktné údaje sa nachádzajú v nižšie uvedenej položke 9.

Ak si želáte uplatňovať svoje práva v rámci jedného alebo viacerých konkrétnych postupov spracúvania, uveďte vo svojej žiadosti ich opis (t. j. príslušné referenčné značky v nižšie uvedenej položke 10).

9. Kontaktné údaje

• Prevádzkovateľ

Ak by ste si chceli uplatniť svoje práva podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725, alebo ak máte pripomienky, otázky alebo obavy, alebo ak by ste chceli podať sťažnosť týkajúcu sa získavania a používania vašich osobných údajov, môžete kontaktovať prevádzkovateľa, vedúceho oddelenia A.1 pre normalizáciu Úradu pre vydávanie publikácií: OP-EU-VOCABULARIES@publications.europa.eu.

• Zodpovedná osoba Komisie pre ochranu údajov

V otázkach týkajúcich sa spracúvania vašich osobných údajov podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725 sa môžete obrátiť na zodpovednú osobu pre ochranu údajov (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

• Európsky dozorný úradník pre ochranu údajov (EDPS)

Ak sa domnievate, že v dôsledku spracovania vašich osobných údajov prevádzkovateľom došlo k porušeniu vašich práv podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725, máte právo obrátiť sa na európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov (edps@edps.europa.eu) (t. j. môžete mu podať sťažnosť).

10. Kde nájdete podrobnejšie informácie?

Zodpovedná osoba Komisie (DPO) uverejňuje register všetkých operácií spracovania osobných údajov Komisiou, ktoré boli zdokumentované a ktoré jej boli oznámené. Register sa nachádza na tejto adrese: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Táto konkrétna operácia spracúvania údajov bola zahrnutá do verejného registra zodpovednej osoby pre ochranu údajov pod touto referenčnou značkou: DPR-EC-00408