OCHRANA VAŠICH OSOBNÝCH ÚDAJOV

Toto vyhlásenie o ochrane osobných údajov obsahuje informácie o spracovaní a ochrane vašich osobných údajov.

Spracovateľská operácia: Integrovaný systém riadenia logistiky (Integrated Logistics Management System – ILMS)

Prevádzkovateľ údajov: Úrad pre vydávanie publikácií Európskej únie, oddelenie D.4 „Tlač a distribúcia“

Referenčné označenie záznamu: DPR-EC-00515

Obsah

1. Úvod
2. Prečo a akým spôsobom spracúvame vaše osobné údaje?
3. Na akom právnom základe spracúvame vaše osobné údaje?
4. Ktoré osobné údaje získavame a ďalej spracúvame?
5. Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje?
6. Ako chránime a zabezpečujeme vaše osobné údaje?
7. Kto má prístup k vašim osobným údajom a komu sa poskytujú?
8. Aké sú vaše práva a ako si ich môžete uplatniť?
9. Kontaktné údaje
10. Kde nájdete podrobnejšie informácie?

Úvod

Európska komisia (ďalej len „Komisia“) sa zaväzuje chrániť vaše osobné údaje a rešpektovať vaše súkromie. Komisia získava a ďalej spracúva osobné údaje podľa nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2018/1725 z 23. októbra 2018 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami Únie a o voľnom pohybe takýchto údajov [ktorým sa zrušuje nariadenie (ES) č. 45/2001].

V tomto vyhlásení o ochrane osobných údajov objasňujeme, prečo spracúvame vaše osobné údaje, ako získavame všetky poskytnuté osobné údaje, ako s nimi narábame a ako zabezpečujeme ich ochranu, ako tieto informácie používame a aké práva máte v súvislosti s vašimi osobnými údajmi. Uvádzajú sa v ňom aj kontaktné údaje príslušného prevádzkovateľa, vďaka ktorému si môžete uplatniť svoje práva, úradníka Európskej komisie pre ochranu údajov a európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov.

Ďalej sa uvádzajú informácie súvisiace so spracovateľskou operáciou „Integrovaný systém riadenia logistiky“, ktorú vykonáva oddelenie D.4 „Tlač a distribúcia“ Úradu pre vydávanie publikácií Európskej únie.

Prečo a akým spôsobom spracúvame vaše osobné údaje?

Účel spracovateľskej operácie: Oddelenie D.4 „Tlač a distribúcia“ Úradu pre vydávanie publikácií získava a používa vaše osobné údaje, aby Úradu pre vydávanie publikácií umožnilo riadiť zásoby, plniť Vaše objednávky a poskytovať Vám požadované logistické služby.

Vaše osobné údaje nebudú použité pri automatizovanom rozhodovaní vrátane profilovania

Na akom právnom základe spracúvame vaše osobné údaje?

Vaše osobné údaje spracúvame z týchto dôvodov:

– spracúvanie je potrebné na splnenie úlohy vykonávanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej inštitúcii alebo orgánu Únie

a

– ako dotknutá osoba ste poskytli súhlas so spracovaním vašich osobných údajov na jeden alebo viaceré konkrétne účely.

Právny základ pre spracúvanie údajov: mandát Úradu pre publikácie, rozhodnutie Európskeho parlamentu, Rady, Komisie, Súdneho dvora, Dvora audítorov, Európskeho hospodárskeho a sociálneho výboru a Výboru regiónov 2009/496/ES (Euratom) z 26. júna 2009 o organizácii a činnosti Úradu pre vydávanie publikácií Európskej únie.

Ktoré osobné údaje získavame a ďalej spracúvame?

Oddelenie D.4 „Tlač a distribúcia“ Úradu pre publikácie získava tieto kategórie osobných údajov s cieľom vykonať spracovateľskú operáciu:

1. Údaje registrovaných používateľov (identifikátor používateľa a heslo na prístup do ILMS); údaje požadované na pridelenie používateľského mena, prístup k nemu a jeho správu:

• meno používateľa
• používateľský profil
• identifikátor používateľa
• telefónne číslo
• e-mailová adresa
• doručovacia adresu
• fakturačná adresa(-y) [len v prípade používateľov, ktorí využívajú službu oznámenia o odoslaní zásielky (Advance Shipment Notice – ASN)]
• administratívny subjekt (len pre zamestnancov EÚ)
• názov spoločnosti (len pre dodávateľov tlačových služieb)
• preferovaný jazyk (možno ho zmeniť kedykoľvek pri prihlásení sa do systému ILMS)

2. Údaje získavané v záujme spravovania objednávok publikácií:

• meno príjemcu
• doručovacia adresa
• názov a katalógové číslo objednanej publikácie, resp. publikácií
• telefónne číslo (povinné len v prípade súrneho doručenia)
• telefónne číslo príjemcu (povinné len v prípade súrneho doručenia)
• e-mailová adresa

Uvedenie osobných údajov je povinné, aby sme vám mohli poskytnúť požadované služby.

Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje?

Oddelenie D.4 „Tlač a distribúcia“ Úradu pre publikácie uchováva vaše osobné údaje iba počas nevyhnutného obdobia s cieľom splniť účel získavania alebo ďalšieho spracúvania, konkrétne 10 rokov od vašej objednávky.

Ako chránime a zabezpečujeme vaše osobné údaje?

Všetky osobné údaje v elektronickom formáte (e-maily, dokumenty, databázy, nahraté súbory údajov atď.) sú uložené buď na serveroch Európskej komisie, alebo jej dodávateľov. Všetky spracovateľské operácie sa vykonávajú podľa rozhodnutia Komisie (EÚ, Euratom) 2017/46 z 10. januára 2017 o bezpečnosti komunikačných a informačných systémov v Európskej komisii.

Zmluvní partneri Komisie sú viazaní osobitnou zmluvnou doložkou, ktorá sa vzťahuje na všetky operácie spracúvania vašich údajov vykonávané v mene Komisie, a povinnosťami zachovávania dôvernosti vyplývajúcimi zo všeobecného nariadenia o ochrane údajov [nariadenia (EÚ) 2016/679].

Komisia zaviedla niekoľko technických a organizačných opatrení s cieľom chrániť vaše osobné údaje. Súčasťou technických opatrení sú vhodné opatrenia na riešenie online bezpečnosti, rizika straty údajov, zmeny údajov alebo neoprávneného prístupu k týmto údajom, pričom sa zohľadňuje riziko, ktoré predstavuje spracovanie a povaha spracovávaných osobných údajov. K organizačným opatreniam patrí obmedzenie prístupu k osobným údajom výlučne pre oprávnené osoby, ktoré majú legitímnu potrebu poznať ich na účely tohto spracovania.

Kto má prístup k vašim osobným údajom a komu sa poskytujú?

Prístup k vašim osobným údajom sa poskytuje zamestnancom Komisie zodpovedným za vykonanie spracovateľskej operácie a oprávneným zamestnancom na základe zásady „need-to-know“ (potreby poznať). Na týchto zamestnancov sa vzťahuje povinnosť zachovávať dôvernosť, ktorá im vyplýva z právnych predpisov, resp. v prípade potreby aj z dohôd o zachovávaní dôvernosti.

Aké sú vaše práva a ako si ich môžete uplatniť?

Ako „dotknutá osoba“ podľa kapitoly III (články 14 – 25) nariadenia (EÚ) 2018/1725 máte konkrétne práva, predovšetkým právo na prístup, opravu alebo vymazanie vašich osobných údajov a právo obmedziť spracúvanie vašich osobných údajov. V prípade potreby máte takisto právo namietať proti spracovaniu alebo právo na prenosnosť údajov.

Máte právo namietať proti spracovaniu vašich osobných údajov, ktoré sa zákonne vykonáva podľa článku 5 ods. 1 písm. a).

Súhlasili ste s poskytnutím vašich osobných údajov oddeleniu D.4 „Tlač a distribúcia“ Úradu pre vydávanie publikácií v prípade predmetnej spracovateľskej operácie. Kedykoľvek môžete svoj súhlas odvolať tým, že to oznámite prevádzkovateľovi údajov. Odvolanie neovplyvní zákonnosť spracovania vykonávaného pred odvolaním súhlasu.

Svoje práva si môžete uplatniť tak, že sa obrátite prevádzkovateľa alebo v prípade sporu na úradníka Európskej komisie pre ochranu údajov. V prípade potreby môžete osloviť aj Európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov. Príslušné kontaktné údaje sú uvedené v bode 9.

V prípade, že si prajete uplatniť svoje práva v súvislosti s jednou alebo viacerými spracovateľskými operáciami, vo svojej žiadosti ich opíšte [t. j. uveďte ich referenčné označenie(-a) záznamu, ako je to uvedené v bode 10].

Kontaktné údaje

• Prevádzkovateľ údajov

Ak by ste si chceli uplatniť svoje práva podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725, alebo ak máte nejaké pripomienky, otázky či obavy, alebo by ste chceli podať sťažnosť týkajúcu sa získavania a používania vašich osobných údajov, môžete sa obrátiť na prevádzkovateľa údajov, ktorým je oddelenie D.4 „Tlač a distribúcia“ Úradu pre vydávanie publikácií, na adrese info@publications.europa.eu.

• Úradník Komisie pre ochranu údajov (DPO)

Pokiaľ ide o záležitosti súvisiace so spracúvaním vašich osobných údajov podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725, môžete sa obrátiť na úradníka pre ochranu údajov (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

• Európsky dozorný úradník pre ochranu údajov (EDPS)

Ak sa domnievate, že v dôsledku spracúvania vašich osobných údajov prevádzkovateľom údajov došlo k porušeniu vašich práv vyplývajúcich z nariadenia (EÚ) 2018/1725, máte právo obrátiť sa na európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov (t. j. môžete podať sťažnosť) (edps@edps.europa.eu)

Kde nájdete podrobnejšie informácie?

Úradník Komisie pre ochranu údajov (DPO) zverejní register operácií spracovania osobných údajov zo strany Komisie, ktoré boli zdokumentované a ktoré mu boli oznámené. Prístup k registru môžete nájsť na tomto odkaze: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Táto konkrétna spracovateľská operácia bola zahrnutá do verejného registra úradníka Európskej komisie pre ochranu údajov s týmto referenčným označením záznamu: DPR-EC-00515 .