OCHRANA VAŠICH OSOBNÝCH ÚDAJOV

V tomto vyhlásení o ochrane súkromia sa uvádzajú informácie o spracúvaní a ochrane vašich osobných údajov.

Spracovateľská operácia: Postupy verejného obstarávania, plnenie zmluvy a výzvy na vyjadrenie záujmu

Prevádzkovateľ: Úrad pre vydávanie publikácií Európskej únie, oddelenie D.2 „Zmluvy a autorské práva“

Referenčné označenie záznamu: DPR-EC-00496

Obsah

1. Úvod
2. Prečo a akým spôsobom spracúvame vaše osobné údaje?
3. Na akom právnom základe spracúvame vaše osobné údaje?
4. Ktoré osobné údaje získavame a ďalej spracúvame?
5. Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje?
6. Ako chránime a zabezpečujeme vaše osobné údaje?
7. Kto má prístup k vašim osobným údajom a komu sa poskytujú?
8. Aké sú vaše práva a ako si ich môžete uplatniť?
9. Kontaktné údaje
10. Kde nájdete podrobnejšie informácie?

1. Úvod

Európska komisia (ďalej len „Komisia“) sa zaväzuje chrániť vaše osobné údaje a rešpektovať vaše súkromie. Komisia získava a ďalej spracúva osobné údaje podľa nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2018/1725 z 23. októbra 2018 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami Únie a o voľnom pohybe takýchto údajov [ktorým sa zrušuje nariadenie (ES) č. 45/2001].

V tomto vyhlásení o ochrane osobných údajov objasňujeme, prečo spracúvame vaše osobné údaje, ako získavame všetky poskytnuté osobné údaje, ako s nimi narábame a ako zabezpečujeme ich ochranu, ako tieto informácie používame a aké práva máte v súvislosti so svojimi osobnými údajmi. Uvádzajú sa v ňom aj kontaktné údaje príslušného prevádzkovateľa, u ktorého si môžete uplatniť svoje práva, úradníka Európskej komisie pre ochranu údajov a európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov.

Ďalej sa uvádzajú informácie súvisiace so spracovateľskou operáciou Postupy verejného obstarávania, plnenie zmluvy a výzvy na vyjadrenie záujmu, ktorú vykonáva oddelenie D.2 „Zmluvy a autorské práva“ Úradu pre vydávanie publikácií Európskej únie (ďalej len „Úrad pre publikácie“).

2. Prečo a akým spôsobom spracúvame vaše osobné údaje?

Účel spracovateľskej operácie: Oddelenie D.2 „Zmluvy a autorské práva“ Úradu pre publikácie získava a používa vaše osobné údaje na spracúvanie a hodnotenie žiadostí alebo ponúk zasielaných spoločnosťami alebo jednotlivcami v odpovedi na postupy verejného obstarávania, ktoré začal Úrad pre publikácie, ako aj na účely plnenia následných zmlúv.

Vaše osobné údaje sa nepoužijú na prijímanie automatizovaných rozhodnutí vrátane profilovania.

3. Na akom právnom základe spracúvame vaše osobné údaje

Vaše osobné údaje spracúvame z týchto dôvodov:

a) spracúvanie je potrebné na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej inštitúcii alebo orgánu Únie;

b) spracúvanie je potrebné na splnenie zákonnej povinnosti, ktorá sa vzťahuje na prevádzkovateľa;

c) spracúvanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo na to, aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy

a

d) dotknutá osoba vyjadrila súhlas so spracúvaním svojich osobných údajov na jeden konkrétny účel alebo na viaceré konkrétne účely.

Právny základ pre spracúvanie údajov:

• nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ, Euratom) 2018/1046 z 18. júla 2018 o rozpočtových pravidlách, ktoré sa vzťahujú na všeobecný rozpočet Únie,
• rozhodnutie Európskeho parlamentu, Rady, Komisie, Súdneho dvora, Dvora audítorov, Európskeho hospodárskeho a sociálneho výboru a Výboru regiónov 2009/496/ES, Euratom z 26. júna 2009, o organizácii a činnosti Úradu pre vydávanie publikácií Európskej únie.

4. Ktoré osobné údaje získavame a ďalej spracúvame?

Oddelenie D.2 „Zmluvy a autorské práva“ Úradu pre publikácie získava tieto kategórie osobných údajov s cieľom vykonať túto spracovateľskú operáciu:

• meno, priezvisko, e-mailová adresa, pracovná adresa a telefónne číslo zodpovedného pracovníka v spoločnosti zúčastňujúcej sa na verejnom obstarávaní/experta,
• v závislosti od typu požadovaných služieb môžu údaje zahŕňať tieto osobné údaje ich zamestnancov alebo zamestnancov subdodávateľov:
• meno a priezvisko, štátna príslušnosť, používané jazyky, vzdelanie, osvedčenia, počet rokov a typ vzdelania a odbornej praxe.

Poskytovanie osobných údajov je povinné v záujme splnenia zákonných požiadaviek stanovených v nariadení o rozpočtových pravidlách. Ak svoje osobné údaje neposkytnete, možným dôsledkom je, že sa nebudete môcť zúčastniť na postupoch verejného obstarávania.

5. Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje?

Oddelenie D.2 „Zmluvy a autorské práva“ Úradu pre publikácie uchováva vaše osobné údaje iba počas obdobia potrebného na splnenie účelu získavania alebo ďalšieho spracúvania, a to 5 rokov v prípade neúspešných uchádzačov a v prípade úspešných uchádzačov 10 rokov od poslednej platby vykonanej na základe zmluvy.

6. Ako chránime a zabezpečujeme vaše osobné údaje?

Všetky osobné údaje v elektronickom formáte (e-maily, dokumenty, databázy, nahrané súbory údajov atď.) sú uložené na serveroch Európskej komisie. Všetky spracovateľské operácie sa vykonávajú podľa rozhodnutia Komisie (EÚ, Euratom) 2017/46 z 10. januára 2017 o bezpečnosti komunikačných a informačných systémov v Európskej komisii.

Komisia zaviedla niekoľko technických a organizačných opatrení s cieľom chrániť vaše osobné údaje. Súčasťou technických opatrení sú vhodné opatrenia na riešenie online bezpečnosti, rizika straty údajov, zmeny údajov alebo neoprávneného prístupu, pričom sa zohľadňuje riziko, ktoré predstavuje spracúvanie a povaha spracúvaných údajov. Medzi organizačné opatrenia patrí obmedzenie prístupu k osobným údajom výlučne pre oprávnené osoby, ktoré majú legitímnu potrebu poznať ich na účely tejto spracovateľskej operácie.

7. Kto má prístup k vašim osobným údajom a komu sa poskytujú?

Prístup k vašim osobným údajom sa poskytuje zamestnancom Komisie zodpovedným za vykonanie tejto spracovateľskej operácie a oprávneným zamestnancom na základe zásady „need-to-know“ (potreby poznať). Títo zamestnanci sú viazaní zákonnými a v prípade potreby dodatočnými dohodami o zachovaní dôvernosti.

Interní príjemcovia údajov:

Zamestnanci Úradu pre vydávanie publikácií Európskej únie a v niektorých prípadoch aj iných inštitúcií, orgánov alebo agentúr EÚ, ktorým Úrad pre publikácie poskytuje služby; v niektorých prípadoch útvary pre vnútorný audit EÚ.

Externí príjemcovia údajov:

V niektorých prípadoch externí experti a dodávatelia, ktorí sa zúčastňujú na vyhodnocovaní ponúk; zamestnanci dodávateľa, ktorí potrebujú mať prístup k osobným údajom na účely plnenia, správy a monitorovania zmluvy.

Výsledky hodnotenia ponúk sa uverejňujú v databáze „Tenders European Daily“ (Dodatok k Úradnému vestníku Európskej únie, séria S).

Informácie, ktoré získavame, nebudú poskytnuté žiadnej tretej strane, s výnimkou rozsahu a účelu, v prípade ktorých nám to ukladá zákon.

8. Aké sú vaše práva a ako si ich môžete uplatniť?

Ako „dotknutá osoba“ podľa kapitoly III (články 14 – 25) nariadenia (EÚ) 2018/1725 máte osobitné práva, predovšetkým právo na prístup k údajom, na opravu alebo vymazanie vašich osobných údajov, ako aj právo obmedziť spracúvanie vašich osobných údajov. V prípade potreby máte takisto právo namietať proti spracovaniu alebo právo na prenosnosť údajov.

Máte právo namietať proti spracovaniu vašich osobných údajov, ktoré sa zákonne vykonáva podľa článku 5 ods. 1 písm. a) uvedeného nariadenia.

Súhlasili ste s poskytnutím svojich osobných údajov oddeleniu D.2 „Zmluvy a autorské práva“ Úradu pre publikácie na účely danej spracovateľskej operácie. Kedykoľvek môžete svoj súhlas odvolať tým, že to oznámite prevádzkovateľovi. Odvolanie neovplyvní zákonnosť spracovania vykonaného pred odvolaním súhlasu.

Svoje práva si môžete uplatniť tak, že sa obrátite na prevádzkovateľa alebo v prípade sporu na úradníka Európskej komisie pre ochranu údajov. V prípade potreby môžete osloviť aj európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov. Príslušné kontaktné údaje sú uvedené v bode 9.

V prípade, že si prajete uplatniť svoje práva v súvislosti s jednou alebo viacerými konkrétnymi spracovateľskými operáciami, opíšte ich vo svojej žiadosti [t. j. uveďte ich referenčné označenie(-a) záznamu, ako je to uvedené v bode 10].

9. Kontaktné údaje

• Prevádzkovateľ

Ak by ste si chceli uplatniť svoje práva podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725, alebo ak máte nejaké pripomienky, otázky či obavy, alebo by ste chceli podať sťažnosť týkajúcu sa získavania a používania vašich osobných údajov, pokojne sa obráťte na prevádzkovateľa, oddelenie D.2 „Zmluvy a autorské práva“ Úradu pre publikácie.

• Úradník Európskej komisie pre ochranu údajov (DPO)

Pokiaľ ide o záležitosti týkajúce sa spracúvania vašich osobných údajov podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725, môžete sa obrátiť na úradníka Európskej komisie pre ochranu údajov (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

• Európsky dozorný úradník pre ochranu údajov (EDPS)

Ak sa domnievate, že v dôsledku spracovania vašich osobných údajov prevádzkovateľom došlo k porušeniu vašich práv podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725, máte právo obrátiť sa na európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov – t. j. podať sťažnosť (edps@edps.europa.eu).

10. Kde nájdete podrobnejšie informácie?

Úradník Európskej komisie pre ochranu údajov (DPO) uverejňuje register operácií spracovania osobných údajov zo strany Komisie, ktoré boli zdokumentované a ktoré mu boli oznámené. Prístup k registru je na tomto odkaze: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Táto konkrétna spracovateľská operácia bola zahrnutá vo verejnom registri úradníka Európskej komisie pre ochranu údajov s týmto referenčným označením záznamu: DPR-EC-00496 .