Oznámenie o ochrane vašich osobných údajov

V tomto vyhlásení o ochrane súkromia sa uvádzajú informácie o spracúvaní a ochrane vašich osobných údajov.

Spracovateľská operácia: Vybavovanie žiadostí o odstránenie osobných údajov z webových sídel a publikácií Úradu pre publikácie

Prevádzkovateľ: Úrad pre publikácie, oddelenie 01, „Stratégia, riadenie a vnútorná kontrola“

Referenčné označenie záznamu: DPR-EC-00295

Obsah

1. Úvod
2. Prečo a akým spôsobom spracúvame vaše osobné údaje?
3. Na akom právnom základe spracúvame vaše osobné údaje?
4. Ktoré osobné údaje získavame a ďalej spracúvame?
5. Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje?
6. Ako chránime a zabezpečujeme vaše osobné údaje?
7. Kto má prístup k vašim osobným údajom a komu sa poskytujú?
8. Aké sú vaše práva a ako si ich môžete uplatniť?
9. Kontaktné údaje
10. Kde nájdete podrobnejšie informácie?

1. Úvod

Európska komisia (ďalej len „Komisia“) sa zaväzuje chrániť vaše osobné údaje a rešpektovať vaše súkromie. Komisia získava a ďalej spracúva osobné údaje podľa nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2018/1725 z 23. októbra 2018 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami Únie a o voľnom pohybe takýchto údajov [ktorým sa zrušuje nariadenie (ES) č. 45/2001].

V tomto vyhlásení o ochrane osobných údajov objasňujeme, prečo spracúvame vaše osobné údaje, ako získavame všetky poskytnuté osobné údaje, ako s nimi narábame a ako zabezpečujeme ich ochranu, ako tieto informácie používame a aké práva máte v súvislosti so svojimi osobnými údajmi. Uvádzajú sa v ňom aj kontaktné údaje príslušného prevádzkovateľa, u ktorého si môžete uplatniť svoje práva, úradníka Európskej komisie pre ochranu údajov a európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov.

Ďalej sa uvádzajú informácie súvisiace so spracovateľskou operáciou Vybavovanie žiadostí o odstránenie osobných údajov z webových sídel a publikácií Úradu pre publikácie, ktorú vykonáva oddelenie 01, „Stratégia, riadenie a vnútorná kontrola“ Úradu pre vydávanie publikácií Európskej únie.

2. Prečo zhromažďujeme, uchovávame a spracúvame osobné údaje?

Účel spracovateľskej operácie: Oddelenie 01 „Stratégia, riadenie a vnútorná kontrola“ Úradu pre publikácie získava a používa vaše osobné údaje na spracovanie každej žiadosti o anonymizáciu, ktorú môžete priamo alebo nepriamo adresovať Úradu pre publikácie.

Vaše údaje sa použijú na konzultáciu s príslušnými internými a/alebo externými útvarmi s cieľom vykonať úplnú anonymizáciu. Vaše údaje sa nepoužijú na prijímanie automatizovaných rozhodnutí vrátane profilovania.

3. Na akom právnom základe spracúvame vaše osobné údaje

Vaše osobné údaje spracúvame z týchto dôvodov:

– spracúvanie je potrebné na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej inštitúcii alebo orgánu Únie,

– spracúvanie je potrebné na splnenie zákonnej povinnosti, ktorá sa vzťahuje na prevádzkovateľa, t. j. umožniť vám ako dotknutej osobe uplatniť svoje práva

a

– keďže ste ako dotknutá osoba poskytli súhlas so spracovaním vašich osobných údajov na jeden konkrétny účel alebo na viaceré konkrétne účely.

Ďalší právny základ spracúvania: mandát Úradu pre publikácie, rozhodnutie Európskeho parlamentu, Rady, Komisie, Súdneho dvora, Dvora audítorov, Európskeho hospodárskeho a sociálneho výboru a Výboru regiónov 2009/496/ES, Euratom z 26. júna 2009, o organizácii a činnosti Úradu pre vydávanie publikácií Európskej únie.

4. Ktoré osobné údaje získavame a ďalej spracúvame

Na účely vykonania tejto spracovateľskej operácie zhromažďuje oddelenie 01 „Stratégia, riadenie a vnútorná kontrola“ Úradu pre publikácie všetky údaje, ktoré nám poskytnete a ktoré sú predmetom vašej žiadosti o anonymizáciu. Zvyčajne ide o:

e-mailovú adresu,

priezvisko a meno,

okrem toho akékoľvek ďalšie osobné údaje, ktoré môžu byť obsiahnuté v publikácii alebo na webovej stránke.

5. Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje?

Oddelenie 01 „Stratégia, riadenie a vnútorná kontrola“ Úradu pre publikácie uchováva vaše osobné údaje iba počas obdobia potrebného na splnenie účelu získavania alebo ďalšieho spracúvania, konkrétne na vybavenie vašej žiadosti. Vaše osobné údaje sa potom uchovávajú 5 rokov pre prípad ďalších otázok týkajúcich sa overenia. Vaše údaje sa používajú anonymizovane na zostavovanie štatistík.

6. Ako chránime a zabezpečujeme vaše osobné údaje?

Všetky osobné údaje v elektronickom formáte (e-maily, dokumenty, databázy, nahraté súbory údajov atď.) sú uložené buď na serveroch Európskej komisie, alebo na serveroch jej dodávateľov. Všetky spracovateľské operácie sa vykonávajú podľa rozhodnutia Komisie (EÚ, Euratom) 2017/46 z 10. januára 2017 o bezpečnosti komunikačných a informačných systémov v Európskej komisii.

Dodávatelia Komisie sú viazaní osobitnou zmluvnou doložkou, ktorá sa vzťahuje na všetky operácie spracúvania vašich údajov vykonávané v mene Komisie, a povinnosťami zachovávania dôvernosti vyplývajúcimi zo všeobecného nariadenia o ochrane údajov [„GDPR“ nariadenia (EÚ) 2016/679].

Komisia zaviedla niekoľko technických a organizačných opatrení s cieľom chrániť vaše osobné údaje. Súčasťou technických opatrení sú vhodné opatrenia na riešenie online bezpečnosti, rizika straty údajov, zmeny údajov alebo neoprávneného prístupu, pričom sa zohľadňuje riziko, ktoré predstavuje spracúvanie a povaha spracúvaných údajov. Medzi organizačné opatrenia patrí obmedzenie prístupu k osobným údajom výlučne pre oprávnené osoby, ktoré majú legitímnu potrebu poznať ich na účely tejto spracovateľskej operácie.

7. Kto má prístup k vašim osobným údajom a komu sa poskytujú?

Prístup k vašim osobným údajom sa poskytuje zamestnancom Komisie zodpovedným za vykonanie tejto spracovateľskej operácie a oprávneným zamestnancom na základe zásady „need-to-know“ (potreby poznať). Títo zamestnanci sú viazaní zákonnými a v prípade potreby dodatočnými dohodami o zachovaní dôvernosti.

Vo výnimočných prípadoch môže byť do anonymizácie vašich osobných údajov zapojený dodávateľ.

Informácie, ktoré získavame, nebudú poskytnuté žiadnej tretej strane, s výnimkou rozsahu a účelu, v prípade ktorých nám to ukladá zákon.

8. Aké sú vaše práva a ako si ich môžete uplatniť?

Ako „dotknutá osoba“ podľa kapitoly III (články 14 – 25) nariadenia (EÚ) 2018/1725 máte osobitné práva, predovšetkým právo na prístup k údajom, na opravu alebo vymazanie vašich osobných údajov, ako aj právo obmedziť spracúvanie vašich osobných údajov. V prípade potreby máte takisto právo namietať proti spracovaniu alebo právo na prenosnosť údajov.

Máte právo namietať proti spracovaniu vašich osobných údajov, ktoré sa zákonne vykonáva podľa článku 5 ods. 1 písm. a) uvedeného nariadenia.

Odoslaním svojej žiadosti ste súhlasili s poskytnutím svojich osobných údajov oddeleniu 01 „Stratégia, riadenie a vnútorná kontrola“ Úradu pre publikácie na účely danej spracovateľskej operácie. Kedykoľvek môžete svoj súhlas odvolať tým, že to oznámite prevádzkovateľovi. Odvolanie neovplyvní zákonnosť spracovania vykonaného pred odvolaním súhlasu.

Svoje práva si môžete uplatniť tak, že sa obrátite na prevádzkovateľa alebo v prípade sporu na úradníka Európskej komisie pre ochranu údajov. V prípade potreby môžete osloviť aj európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov. Príslušné kontaktné údaje sú uvedené v bode 9.

V prípade, že si prajete uplatniť svoje práva v súvislosti s jednou alebo viacerými konkrétnymi spracovateľskými operáciami, opíšte ich vo svojej žiadosti [t. j. uveďte ich referenčné označenie(-a) záznamu, ako je to uvedené v bode 10].

9. Kontaktné údaje

– Prevádzkovateľ

Ak by ste si chceli uplatniť svoje práva podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725, alebo ak máte nejaké pripomienky, otázky či obavy, alebo by ste chceli podať sťažnosť týkajúcu sa získavania a používania vašich osobných údajov, pokojne sa obráťte na prevádzkovateľa, oddelenie 01 „Stratégia, riadenie a vnútorná kontrola“ Úradu pre publikácie, info@publications.europa.eu.

– Úradník Európskej komisie pre ochranu údajov (DPO)

Pokiaľ ide o záležitosti týkajúce sa spracúvania vašich osobných údajov podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725, môžete sa obrátiť na úradníka Európskej komisie pre ochranu údajov (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

– Európsky dozorný úradník pre ochranu údajov (EDPS)

Ak sa domnievate, že v dôsledku spracovania vašich osobných údajov prevádzkovateľom došlo k porušeniu vašich práv podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725, máte právo obrátiť sa na európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov – t. j. podať sťažnosť (edps@edps.europa.eu).

10. Kde nájdete podrobnejšie informácie?

Úradník Európskej komisie pre ochranu údajov (DPO) uverejňuje register všetkých operácií spracúvania osobných údajov vykonaných Komisiou, ktoré boli zdokumentované a ktoré mu boli oznámené. Prístup k registru je na tomto odkaze: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Táto konkrétna spracovateľská operácia bola zahrnutá vo verejnom registri úradníka Európskej komisie pre ochranu údajov s týmto referenčným označením záznamu: DPR-EC-00295.