VARSTVO OSEBNIH PODATKOV

Ta izjava o varstvu osebnih podatkov vsebuje informacije o obdelavi in varstvu osebnih podatkov.

Obdelava podatkov: postopki javnega naročanja, izvedba naročila in razpisi za prijavo interesa

Upravljavec podatkov: Urad za publikacije Evropske unije, enota D.2, Pogodbe in avtorske pravice

Referenčna oznaka: DPR-EC-00496

Kazalo

1. Uvod
2. Zakaj in kako obdelujemo osebne podatke
3. Na kateri pravni podlagi obdelujemo osebne podatke
4. Katere osebne podatke zbiramo in nadalje obdelujemo
5. Kako dolgo hranimo osebne podatke
6. Kako varujemo in shranjujemo osebne podatke
7. Kdo ima dostop do osebnih podatkov in komu se razkrijejo
8. Katere so vaše pravice in kako jih lahko uveljavite
9. Kontaktni podatki
10. Več informacij

1. Uvod

Evropska komisija (v nadaljnjem besedilu: Komisija) je zavezana varstvu vaših osebnih podatkov in spoštovanju vaše zasebnosti. Komisija zbira in obdeluje osebne podatke v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 23. oktobra 2018 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije in o prostem pretoku takih podatkov (ter o razveljavitvi Uredbe (ES) št. 45/2001).

Ta izjava o varstvu osebnih podatkov pojasnjuje, zakaj osebne podatke obdelujemo, kako jih zbiramo, z njimi ravnamo in jih varujemo ter kako jih uporabljamo in katere pravice imate glede svojih osebnih podatkov. V njej so navedeni tudi kontaktni podatki odgovornega upravljavca podatkov, pri katerem lahko uveljavite svoje pravice, pooblaščene osebe za varstvo podatkov in Evropskega nadzornika za varstvo podatkov.

V nadaljevanju so navedene informacije v zvezi s postopkom obdelave pri javnem naročanju, izvajanjem naročil in razpisi za prijavo interesa, ki ga izvaja enota D.2 za pogodbe in avtorske pravice pri Uradu za publikacije Evropske unije.

2. Zakaj in kako obdelujemo osebne podatke

Namen postopka obdelave podatkov: Enota D.2 za pogodbe in avtorske pravice Urada za publikacije zbira in uporablja osebne podatke za obdelavo in ocenjevanje vlog ali ponudb, ki jih pošljejo podjetja ali posamezniki v okviru postopka javnega naročanja, ki ga objavi Urad za publikacije, ter za izvedbo poznejših naročil.

Osebnih podatkov ne uporabljamo za avtomatizirano odločanje, vključno z oblikovanjem profilov.

3. Na kateri pravni podlagi obdelujemo osebne podatke

Razlogi za obdelavo osebnih podatkov:

(a) obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene instituciji ali organu Unije

(b) obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca

(c) obdelava je potrebna za izvajanje naročila, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe

ter

(d) posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo svojih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov

Pravna podlaga za obdelavo:

• Uredba (EU, Euratom) 2018/1046 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 18. julija 2018 o finančnih pravilih, ki se uporabljajo za splošni proračun Unije
• Sklep 2009/496/ES Euratoma, Evropskega parlamenta, Sveta, Komisije, Sodišča Evropskih skupnosti, Računskega sodišča, Evropskega ekonomsko-socialnega odbora in Odbora regij z dne 26. junija 2009 o organizaciji in delovanju Urada za publikacije Evropske unije

4. Katere osebne podatke zbiramo in nadalje obdelujemo

Za izvedbo te naloge enota D.2 za pogodbe in avtorske pravice Urada za publikacije zbira naslednje kategorije osebnih podatkov:

• ime, priimek, elektronski naslov, službeni naslov in telefonska številka odgovorne osebe/strokovnjaka v podjetju ponudniku
• glede na vrsto želenih storitev naslednji osebni podatki osebja ponudnika ali osebja podizvajalcev:
• ime in priimek, državljanstvo, govorjeni jezik, izobrazba, spričevala, število let in vrsta prodobljenega znanja in poklicnih izkušenj

Navedba osebnih podatkov je obvezna za izpolnitev zakonskih zahtev iz finančne uredbe. Če svojih osebnih podatkov ne navedete, to lahko pomeni, da ne boste mogli sodelovati v postopku javnega naročanja.

5. Kako dolgo hranimo osebne podatke

Enota D.2 za pogodbe in avtorske pravice pri Uradu za publikacije vaše osebne podatke hrani le toliko časa, kolikor je nujno za izpolnitev namena zbiranja ali nadaljnje obdelave podatkov, in sicer 5 let za neuspešne ponudnike ter za uspešne ponudnike 10 let od zadnjega plačila v okviru naročila.

6. Kako varujemo in shranjujemo osebne podatke

Vsi osebni podatki v elektronski obliki (elektronska pošta, dokumenti, podatkovne zbirke, naložene serije podatkov itn.) se shranjujejo na strežnikih Evropske komisije. Za obdelavo podatkov se uporablja Sklep Komisije (EU, Euratom) 2017/46 z dne 10. januarja 2017 o varnosti komunikacijskih in informacijskih sistemov v Evropski komisiji.

Za varovanje osebnih podatkov je Komisija uvedla številne tehnične in organizacijske ukrepe. Tehnični ukrepi vključujejo ustrezne ukrepe za zagotavljanje spletne varnosti ter preprečevanje izgube ali spremembe podatkov in nepooblaščenega dostopa, pri čemer se upošteva tveganje, ki ga predstavljata obdelava in narava osebnih podatkov, ki se obdelujejo. Organizacijski ukrepi vključujejo omejitev dostopa do osebnih podatkov samo na pooblaščene osebe z legitimno potrebo po seznanitvi za namene tega postopka obdelave.

7. Kdo ima dostop do osebnih podatkov in komu se razkrijejo

Dostop do vaših osebnih podatkov ima osebje Komisije, odgovorno za to obdelavo, ter pooblaščeno osebje v skladu z načelom „potrebe po seznanitvi“. Osebje navedenih organov zavezujejo zakonski in po potrebi dodatni dogovori o zaupnosti.

Interni prejemniki podatkov:

osebje Urada za publikacije Evropske unije in v nekaterih primerih drugih institucij, organov ali agencij EU, za katere Urad za publikacije izvaja storitve; v nekaterih primerih službe EU za notranjo revizijo.

Zunanji prejemniki podatkov:

v nekaterih primerih zunanji strokovnjaki in pogodbeni izvajalci, ki sodelujejo pri ocenjevanju ponudb; osebje pogodbenega izvajalca, ki potrebuje dostop do osebnih podatkov za izvajanje, upravljanje in spremljanje naročila.

Obvestila o oddaji naročil so objavljena na spletišču dnevnih elektronskih javnih naročil, in sicer v Dopolnilu S k uradnemu listu Evropske unije.

Informacij, ki jih zbiramo, ne bomo posredovali tretjim osebam, razen v obsegu in za namene, zahtevane z zakonom.

8. Katere so vaše pravice in kako jih lahko uveljavite

Kot „posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki“, imate posebne pravice v skladu s členi 14–25 poglavja III Uredbe (EU) 2018/1725, zlasti pravico do dostopa, popravka ali izbrisa in omejitve obdelave svojih osebnih podatkov. Kadar je primerno, imate pravico do ugovora obdelavi vaših osebnih podatkov ali pravico do prenosljivosti podatkov.

Imate pravico do ugovora obdelavi vaših osebnih podatkov, ki se zakonito izvaja v skladu s členom 5(1)(a).

S tem dajete tudi privolitev, da osebne podatke posredujete v obdelavo enoti D.2 za pogodbe in avtorske pravice Urada za publikacije. Svojo privolitev lahko kadar koli prekličete, tako da o tem obvestite upravljavca podatkov. Preklic ne bo vplival na zakonitost obdelave, izvedene pred preklicem privolitve.

Za uveljavljanje svojih pravic se obrnite na upravljavca podatkov ali v primeru spora na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov. Po potrebi se lahko obrnete tudi na Evropskega nadzornika za varstvo podatkov. Njihovi kontaktni podatki so navedeni v razdelku 9.

Če želite uveljavljati svoje pravice v enem ali več specifičnih postopkih obdelave, te jasno navedite v svojem zahtevku (tj. navedite njihovo referenčno oznako, kot je opredeljeno v razdelku 10).

9. Kontaktni podatki

• Upravljavec podatkov

Za uveljavljanje svojih pravic v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 ali za vprašanja, pripombe, pomisleke ali pritožbe v zvezi z zbiranjem in uporabo vaših osebnih podatkov se prek spodnjih kontaktnih podatkov obrnite na upravljavca podatkov – enoto D.2 za pogodbe in avtorske pravice Urada za publikacije.

• Pooblaščena oseba za varstvo podatkov pri Komisiji

Za vprašanja v zvezi z obdelavo vaših osebnih podatkov v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 se lahko obrnete na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

• Evropski nadzornik za varstvo podatkov

Če menite, da je upravljavec podatkov z obdelavo osebnih podatkov kršil vaše pravice iz Uredbe (EU) 2018/1725, se lahko pritožite Evropskemu nadzorniku za varstvo podatkov (edps@edps.europa.eu).

10. Več informacij

Pooblaščena oseba za varstvo podatkov pri Komisiji vodi register vseh dokumentiranih in priglašenih postopkov obdelave osebnih podatkov s strani Komisije. Dostop do registra: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Ta postopek obdelave podatkov se v javnem registru pooblaščene osebe za varstvo podatkov vodi pod referenčno oznako: DPR-EC-00496 .