SKYDD AV PERSONUPPGIFTER
Här kan du läsa om hur vi behandlar och skyddar dina personuppgifter.
Behandling: Upphandlingsförfaranden, fullgöranden av avtal och intresseanmälningar
Personuppgiftsansvarig: Europeiska unionens publikationsbyrå, enhet D.2 ”Avtal och upphovsrätt”
Referens: DPR-EC-00496
Innehåll
- Inledning
- Varför samlar ni in, sparar och behandlar mina personuppgifter?
- Vilken är den rättsliga grunden för att behandla mina personuppgifter?
- Vilka uppgifter samlar ni in och behandlar?
- Hur länge sparar ni uppgifterna?
- Hur skyddar ni mina uppgifter?
- Vem har tillgång till mina uppgifter och vem får se dem?
- Vilka rättigheter har jag och hur kan jag utöva dem?
- Vem kan jag kontakta?
- Var hittar jag mer information?
1. Inledning
EU-kommissionen är mån om att skydda dina personuppgifter och respektera din integritet. Vi samlar in och behandlar personuppgifter i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2018/1725 av den 23 oktober 2018 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter som utförs av unionens institutioner, organ och byråer och om det fria flödet av sådana uppgifter samt om upphävande av förordning (EG) nr 45/2001 och beslut nr 1247/2002/EG.
I det här meddelandet förklarar vi vilka personuppgifter vi samlar in, varför och hur. Du får också veta hur vi behandlar och skyddar dina uppgifter, hur de används och vilka rättigheter du har när det gäller dina personuppgifter. Här finns också kontaktuppgifter till den personuppgiftsansvariga enhet som du kan vända dig till för att utöva dina rättigheter och till dataskyddsombudet och Europeiska datatillsynsmannen.
Nedan beskrivs den behandling av upphandlingsförfaranden, fullgöranden av avtal och intresseanmälningar som sköts av EU:s publikationsbyrå, enhet D.2 ”Avtal och upphovsrätt”.
2. Varför samlar ni in, sparar och behandlar mina personuppgifter?
Syfte: Publikationsbyråns enhet D.2 ”Avtal och upphovsrätt” samlar in och använder dina personuppgifter för att handlägga och utvärdera ansökningar eller anbud från företag eller privatpersoner som deltar i Publikationsbyråns upphandlingsförfaranden och för att fullgöra de efterföljande kontrakten.
Dina uppgifter kommer inte att användas för automatiserat beslutsfattande, t.ex. profilering.
3. Vilken är den rättsliga grunden för att behandla mina personuppgifter?
Vi behandlar dina personuppgifter av följande skäl:
- Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i EU-institutionens eller EU-organets myndighetsutövning.
- Behandlingen är nödvändig eftersom det är en rättslig förpliktelse för den personuppgiftsansvariga.
- Behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade är part eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett sådant avtal ingås.
- Du har gett ditt samtycke till att dina personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål.
Rättslig grund för behandlingen:
- Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) 2018/1046 av den 18 juli 2018 om finansiella regler för unionens allmänna budget
- Europaparlamentets, rådets, kommissionens, domstolens, revisionsrättens, Europeiska ekonomiska och sociala kommitténs och Regionkommitténs beslut 2009/496/EG, Euratom av den 26 juni 2009 om organisationen och driften av Europeiska unionens publikationsbyrå.
4. Vilka uppgifter samlar ni in och behandlar?
Vi samlar in följande personuppgifter:
Beroende på önskad tjänst kan uppgifterna omfatta följande personuppgifter om deras eller underleverantörens personal:
- För- och efternamn, mejladress, adress till arbetet och telefonnummer till ansvarig personal hos en anbudsgivare/expert.
- För- och efternamn, nationalitet, talade språk, utbildning, certifiering, ålder och typ av kunskap och yrkeserfarenhet.
Du måste tillhandahålla personuppgifter för att uppfylla de lagstadgade kraven i budgetförordningen. Om du inte lämnar dina personuppgifter riskerar du att inte kunna delta i upphandlingsförfarandena.
5. Hur länge sparar ni uppgifterna?
Vi sparar dina personuppgifter bara så länge som krävs för att uppfylla syftet med uppgifternas insamling och behandling, det vill säga fem år för anbudsgivare som inte väljs ut och tio år för utvalda anbudsgivare (räknat från den sista utbetalningen enligt kontraktet).
6. Hur skyddar ni mina uppgifter?
Alla personuppgifter i elektroniskt format (t.ex. mejl, dokument, databaser och uppladdade data) sparas på kommissionens egna servrar. All uppgiftsbehandling måste uppfylla kraven i kommissionens beslut (EU, Euratom) 2017/46 av den 10 januari 2017 om säkerheten i Europeiska kommissionens kommunikations- och informationssystem.
Kommissionen skyddar dina personuppgifter med olika tekniska och organisatoriska åtgärder. De tekniska åtgärderna går ut på att hantera säkerhetsrisker på nätet, risk för dataförlust, ändring av uppgifter eller obehörig åtkomst, med hänsyn till den risk som behandlingen innebär och de personuppgifter som behandlas. De organisatoriska åtgärderna ska se till att endast behöriga personer med ett legitimt behov av att ta del av uppgifterna får tillgång till dem.
7. Vem har tillgång till mina uppgifter och vem får se dem?
Endast behörig kommissionspersonal som behandlar eller behöver uppgifterna har tillgång till dem. Personalen måste följa regler och eventuella överenskommelser om sekretess.
Interna mottagare av uppgifterna:
Publikationsbyråns personal och i vissa fall personal vid andra av EU:s institutioner, byråer och organ som Publikationsbyrån levererar tjänster till. I vissa fall EU:s interna revisionstjänster.
Externa mottagare av uppgifterna:
I vissa fall externa experter och underleverantörer som deltar i utvärderingen av anbud. Personal hos en underleverantör som behöver ha tillgång till personuppgifter för att kunna genomföra, administrera och övervaka kontrakt.
Tilldelningar av kontrakt publiceras i S-serien av EU:s officiella tidning (Tenders Electronic Daily, TED).
Vi lämnar inte ut några uppgifter till utomstående, utom i den mån och i de fall vi är skyldiga att göra det enligt lag.
8. Vilka rättigheter har jag och hur kan jag utöva dem?
Enligt kapitel III (artiklarna 14–25) i förordning (EU) 2018/1725 har du rätt att få tillgång till, rätta eller radera dina personuppgifter och begränsa behandlingen av dem. I vissa fall har du också rätt till dataportabilitet och rätt att invända mot behandlingen.
Du har rätt att invända mot att dina personuppgifter behandlas i enlighet med artikel 5.1 a.
Du har samtyckt till att lämna dina personuppgifter till EU:s publikationsbyrå, enhet D.2 ”Avtal och upphovsrätt” för den behandling som beskrivs här. Du kan när som helst dra tillbaka ditt samtycke genom att meddela den personuppgiftsansvariga. Det påverkar dock inte lagligheten i den behandling som utförs innan du drar tillbaka ditt samtycke.
Kontakta vid behov den personuppgiftsansvariga. Vid en eventuell konflikt kan du vända dig till dataskyddsombudet eller Europeiska datatillsynsmannen (se kontaktuppgifter i punkt 9 nedan).
Förklara i mejlet vilken behandling det gäller genom att ange referensnumret i dataskyddsombudets register (se punkt 10 nedan).
9. Vem kan jag kontakta?
- Personuppgiftsansvarig
Om du vill utöva dina rättigheter enligt förordning (EU) 2018/1725 eller om du har kommentarer, frågor eller klagomål om hur dina personuppgifter behandlas kan du kontakta Publikationsbyråns personuppgiftsansvariga enhet D.2 ”Avtal och upphovsrätt”.
- Kommissionens dataskyddsombud
Mejla kommissionens dataskyddsombud om du har frågor om hur dina personuppgifter behandlas enligt förordning (EU) 2018/1725.
- Europeiska datatillsynsmannen
Om du anser att dina rättigheter enligt förordning (EU) 2018/1725 har kränkts till följd av behandlingen av dina personuppgifter kan du klaga hos Europeiska datatillsynsmannen.
10. Var hittar jag mer information?
Kommissionens dataskyddsombud för ett register över all verksamhet där personuppgifter behandlas. Gå till registret
Den behandling av personuppgifter som avses i det här meddelandet har registrerats hos dataskyddsombudet med följande referens: DPR-EC-00496 .