V tomto prohlášení o ochraně soukromí jsou obsaženy informace o zpracování a ochraně vašich osobních údajů.
Operace zpracování: Oficiální adresář Evropské unie (Whoiswho)
Správce údajů: Úřad pro publikace Evropské unie, oddělení A.5 „Portál OP“
Referenční číslo: DPR-EC-00447
Obsah
- Úvod
- Proč vaše osobní údaje zpracováváme?
- Na jakých právních základech vaše osobní údaje zpracováváme?
- Které osobní údaje shromažďujeme a dále zpracováváme?
- Jak dlouho se vaše osobní údaje uchovávají?
- Jak je zajištěna ochrana a zabezpečení vašich osobních údajů?
- Kdo má k vašim údajům přístup a komu jsou dále poskytovány?
- Jaká máte práva a jak je můžete uplatnit?
- Kontaktní údaje
- Kde lze nalézt podrobnější informace?
1. Úvod
Evropská komise (dále jen „Komise“) se zavázala chránit vaše osobní údaje a respektovat vaše soukromí. Komise shromažďuje a dále zpracovává osobní údaje podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2018/1725 ze dne 23. října 2018 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány, institucemi a jinými subjekty Unie a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení nařízení (ES) č. 45/2001.
Toto prohlášení o ochraně soukromí uvádí, z jakých důvodů Komise vaše osobní údaje zpracovává, jakým způsobem je shromažďuje, jak s nimi nakládá a jak zajišťuje ochranu všech údajů, které získá. Dále je zde uvedeno, jak jsou tyto informace použity a jaká práva ve vztahu ke svým osobním údajům máte. Obsahuje také kontaktní údaje odpovědného správce údajů, kterého můžete žádat o uplatnění svých práv, pověřence pro ochranu osobních údajů a evropského inspektora ochrany údajů.
Níže uvádíme informace týkající se operace zpracování „Oficiální adresář Evropské unie (Whoiswho)“, kterou provádí oddělení A.5 „Portál OP“ Úřadu pro publikace Evropské unie.
2. Proč vaše osobní údaje zpracováváme?
Účel zpracování údajů: Úřad pro publikace Evropské unie, oddělení A.5 „Portál pro OP“ shromažďuje a používá vaše osobní údaje pro publikační účely v adresář Evropské unie (Whoiswho) (https://op.europa.eu/web/who-is-who).
Operace zpracování spočívá ve veřejném zpřístupnění úředního seznamu zaměstnanců pracujících pro orgány, instituce a jiné subjekty EU, jakož i poslanců Parlamentu a dalších skupin.
Vaše osobní údaje nebudou využity k automatizovanému rozhodování, tj. ani k profilování.
3. Na jakých právních základech vaše osobní údaje zpracováváme?
Vaše osobní údaje zpracováváme, jelikož:
– je zpracování nezbytné ke splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je orgán nebo subjekt Unie pověřen
a/nebo
– je zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se vztahuje na správce
Právní základ pro zpracování údajů: mandát Úřadu pro publikace Evropské unie, rozhodnutí Evropského parlamentu, Rady, Komise, Soudního dvora, Účetního dvora, Evropského hospodářského a sociálního výboru a Výboru regionů 2009/496/ES ze dne 26. června 2009 o organizaci a způsobu práce Úřadu pro publikace Evropské unie
4. Které osobní údaje shromažďujeme a dále zpracováváme?
K provádění této operace zpracování shromažďuje oddělení A.5 „Portál OP“ Úřadu pro publikace tyto kategorie osobních údajů:
interní zaměstnanci Komise: příjmení a jméno (ve zkrácené podobě u zaměstnanců na nemanažerských pozicích), telefonní číslo; interní zaměstnanci sekretariátu Parlamentu (pouze řídící pracovníci): příjmení a jméno, telefonní číslo a adresy; u ostatních zaměstnanců EU závisí údaje na volbě příslušného orgánu EU
U těchto subjektů údajů je uvedena obecná pracovní adresa (budova), obecná e-mailová adresa (budova) a centrální telefonní číslo organizace.
členové Evropského parlamentu a sekretariátů politických skupin, členové Výboru stálých zástupců Rady, členové Rady stabilizace a přidružení, vedoucí delegací a úřadů EU: údaje mohou navíc zahrnovat celé křestní jméno, úplnou e-mailovou adresu a adresu kanceláře, telefonní číslo a fotografie
Úplný přehled kategorií údajů je uveden v příloze „Oficiální adresář Evropské unie (Whoiswho) – datová pole“.
Vaše osobní údaje jsme získali od oddělení/útvaru, které jsou odpovědné za lidské zdroje, a to prostřednictvím automatizovaného nebo poloautomatizovaného přenosu dat.
5. Jak dlouho se vaše osobní údaje uchovávají?
Oddělení A.5 „Portál OP“ Úřadu pro publikace uchovává vaše osobní údaje po dobu nezbytnou ke splnění účelu sběru nebo dalšího zpracování, tj. k vedení aktualizovaného seznamu zaměstnanců EU v adresáři EU Whoiswho. Pokud v rámci útvarů EU změníte post, tato změna se zanedlouho objeví i v adresáři EU Whoiswho. Pokud v útvarech EU přestanete působit, vaše osobní údaje se v adresáři EU Whoiswho za krátkou dobu přestanou objevovat.
Kromě internetové stránky EU Whoiswho Úřad pro publikace vytváří i tyto další verze:
- úplnou výroční verzi seznamu (PDF), která je na stránkách uložena v sekci Archiv (https://op.europa.eu/web/who-is-who/archive) pro historické účely
- výpisy podle jednotlivých orgánů a institucí EU, zhotovované jednou za dva měsíce (PDF) – jsou pravidelně aktualizovány, takže nová verze vždy přepisuje verzi předchozí, která se nearchivuje
- údaje z adresáře EU Whoiswho si lze navíc stáhnout z Evropského portálu veřejně přístupných dat (https://data.europa.eu/)
Vaše osobní údaje jsou po celou dobu archivovány v neveřejné databázi. V případě nepolitických významných osob (např. zaměstnanci EU na nemanažerských pozicích) se z této databáze uvedené osobní údaje vymažou po 5 letech.
6. Jak je zajištěna ochrana a zabezpečení vašich osobních údajů?
Všechny osobní údaje v elektronické podobě (e-mailové zprávy, dokumenty, databáze, nahrané dávky dat atd.) jsou uloženy na serverech Evropské komise. Veškeré zpracování se řídí rozhodnutím Komise (EU, Euratom) 2017/46 ze dne 10. ledna 2017 o bezpečnosti komunikačních a informačních systémů v Evropské komisi.
Za účelem ochrany vašich osobních údajů zavedla Komise řadu technických a organizačních opatření. Mezi technická opatření patří opatření vhodná k řešení bezpečnosti na internetu, rizika ztráty údajů, změny údajů nebo neoprávněného přístupu, přičemž se zohledňuje riziko spojené se zpracováním údajů a povaha zpracovávaných osobních údajů. Organizační opatření zahrnují přístup k údajům omezený na oprávněné osoby, jež mají legitimní důvod se s nimi seznámit pro účely jejich zpracování.
7. Kdo má k vašim údajům přístup a komu jsou dále poskytovány?
Přístup k vašim osobním údajům se poskytuje zaměstnancům Komise, kteří odpovídají za provedení této operace zpracování a oprávněným zaměstnancům podle zásady „vědět jen to nejnutnější“. Tito zaměstnanci jsou vázáni zákonnými požadavky a v případě potřeby také dalšími dohodami o zachování důvěrnosti. Informace, které shromažďujeme, nebudou poskytnuty žádné třetí straně.
Adresář je veřejně přístupný na adrese https://op.europa.eu/web/who-is-who.
8. Jaká máte práva a jak je můžete uplatnit?
Jako subjekt údajů máte podle kapitoly III (články 14–25) nařízení (EU) 2018/1725 specifická práva, zejména právo na přístup, opravu nebo vymazání vašich osobních údajů a právo na omezení jejich zpracování. V příslušných případech máte rovněž právo vznést námitku proti zpracování nebo právo na přenositelnost údajů.
Svá práva můžete uplatnit tak, že se obrátíte na správce údajů, nebo v případě sporu na pověřence pro ochranu osobních údajů. V případě potřeby se můžete obrátit na evropského inspektora ochrany údajů. Jejich kontaktní údaje jsou uvedeny v bodě 9 níže.
Pokud chcete uplatnit svá práva v souvislosti s jednou nebo více konkrétních operací zpracování, uveďte ve své žádosti jejich popis (tj. referenční čísla, viz bod 10 níže).
9. Kontaktní údaje
- Správce údajů
Pokud byste chtěli uplatnit svá práva podle nařízení (EU) 2018/1725, nebo máte-li připomínky, otázky či obavy nebo pokud byste chtěli podat stížnost ohledně shromažďování a používání vašich osobních údajů, obraťte se prosím na správce údajů, oddělení B.1 „Úřední věstník a judikatura“ Úřadu pro publikace, info@publications.europa.eu.
- Pověřenec Evropské komise pro ochranu osobních údajů
V souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů podle nařízení (EU) 2018/1725 můžete kontaktovat pověřence Evropské komise pro ochranu osobních údajů (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).
- Evropský inspektor ochrany údajů
Pokud se domníváte, že v důsledku zpracování vašich osobních údajů ze strany správce údajů došlo k porušení práv, která pro vás vyplývají z nařízení (EU) 2018/1725, máte právo podat stížnost u evropského inspektora ochrany údajů (edps@edps.europa.eu).
10. Kde lze nalézt podrobnější informace?
Pověřenec Evropské komise pro ochranu osobních údajů zveřejňuje rejstřík všech operací obnášejících zpracování osobních údajů Komisí, jež byly zdokumentovány a které mu byly oznámeny. Rejstřík je k dispozici na této adrese: http://ec.europa.eu/dpo-register.
Tato konkrétní operace zpracování údajů byla zanesena do veřejného rejstříku pověřence pro ochranu osobních údajů pod tímto referenčním číslem: DPR-EC-00447.
]]>