OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Operace zpracování údajů: Internetové stránky „Úřad pro publikace Evropské unie“ (Portál OP)

Správce údajů: Úřad pro publikace Evropské unie, oddělení A.5 „ Portál a webové služby“

Referenční číslo: DPR-EC-00449

1. Úvod

Evropská komise (dále jen „Komise“) se zavázala chránit vaše osobní údaje a respektovat vaše soukromí. Komise shromažďuje a dále zpracovává osobní údaje podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2018/1725 ze dne 23. října 2018 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány, institucemi a jinými subjekty Unie a o volném pohybu těchto údajů (a o zrušení nařízení (ES) č. 45/2001).

Toto prohlášení o ochraně soukromí uvádí, z jakých důvodů se vaše osobní údaje zpracovávají, jakým způsobem je shromažďujeme, jak s nimi nakládáme a jak zajišťujeme ochranu všech osobních údajů, které získáme. Dále je zde uvedeno, jak jsou tyto informace používány a jaká práva ve vztahu ke svým osobním údajům máte vy. Prohlášení obsahuje také kontakt na odpovědného správce údajů, kterého můžete žádat o uplatnění svých práv, dále na pověřence pro ochranu osobních údajů a evropského inspektora ochrany údajů.

Níže uvádíme informace týkající se operace zpracování údajů „Internetové stránky „Úřad pro publikace Evropské unie“ (Portál OP)“, kterou provádí oddělení A.5 „Portál a webové služby“ Úřadu pro publikace Evropské unie.

2. Proč a jak vaše osobní údaje zpracováváme?

Účel operace zpracování: Oddělení A.5 „Portál a webové služby“ Úřadu pro publikace shromažďuje a používá vaše osobní údaje pro účely registrace uživatelů na internetových stránkách portálu OP, včetně služeb spojených s objednáváním tištěných publikací na stránce Publikace EU, jakož i s funkcí „Asistent Úřadu pro publikace“.

Registrace uživatelů: tato operace zpracování spočívá ve vedení seznamu obsahujícího osobní údaje v databázi.V anonymizované podobě se údaje rovněž používají pro účely studií a/nebo statistiky s cílem zlepšit poskytování služeb.

„Asistent Úřadu pro publikace“: tato funkce (okno na internetových stránkách) umožňuje uživatelům klást standardní otázky týkající se služeb portálu a dostupných publikací. Otázky lze klást písemně nebo ústně. Pro ústní dotazy používá funkce „Asistent Úřadu pro publikace“ chatbot „Publio“. Chatbot zaregistruje audiozáznam (váš ústní dotaz) a zasílá jej do zařízení pro rozpoznávání řeči, které převádí řeč na text. Audiovstup se zpracovává na serveru Microsoft Azure. Funkce „Asistent Úřadu pro publikace“ pak zobrazí audiovstup ve slovech interpretovaných zařízením pro rozpoznávání řeči a poté zobrazí standardní odpověď, a to jak písemně, tak prostřednictvím automatizovaného zvukového záznamu. Tato výměna je okamžitá a krátkodobá. Po zavření okna „Asistenta Úřadu pro publikace“ se celá výměna vymaže. Neukládá se audiozáznam, položené otázky ani odpovědi.

Vaše osobní údaje nebudou využity k automatizovanému rozhodování, tedy ani k profilování.

3. Na jakém právním základě vaše osobní údaje zpracováváme?

Vaše osobní údaje zpracováváme, jelikož:

– je zpracování nezbytné ke splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je orgán nebo subjekt Unie pověřen

a

– jste jakožto subjekt údajů udělil(a) souhlas se zpracováním svých osobních údajů pro jeden či více konkrétních účelů

– pokud zadáte objednávku prostřednictvím portálu OP, je zpracování vašich osobních údajů nezbytné pro její vyřízení

Právní základ pro zpracování údajů: mandát Úřadu pro publikace Evropské unie, rozhodnutí Evropského parlamentu, Rady, Komise, Soudního dvora, Účetního dvora, Evropského hospodářského a sociálního výboru a Výboru regionů 2009/496/ES ze dne 26. června 2009 o organizaci a způsobu práce Úřadu pro publikace Evropské unie

4. Které osobní údaje shromažďujeme a dále zpracováváme?

K provádění této operace zpracování shromažďuje oddělení A.5, „Portál a webové služby“ Úřadu pro publikace Evropské unie tyto kategorie osobních údajů:

Registrace uživatele

Povinné údaje pro plný účet:

• jméno
• příjmení
• e-mailová adresa
• heslo (zakódované)

Povinné údaje pro jednocestný účet (údaje převedené z externí služby EU Login):

• uživatelské jméno
• e-mail
• jméno
• příjmení

Nepovinné údaje:

• telefonní číslo
• téma zájmu
• preferovaná pozice
• typ adresy
• jméno (může se lišit od povinných údajů)
• příjmení (může se lišit od povinných údajů)
• ulice a číslo
• poštovní směrovací číslo
• město
• země
• e-mailová adresa (může se lišit od povinně uváděné adresy)
• telefonní číslo (v adrese)
• typ uživatele
• organizace
• oddělení
• funkce

Poskytnutí osobních údajů není povinné pro prohlížení portálu OP. Osobní údaje se však povinně poskytují v případě, že chcete v plném rozsahu využít dodatečných služeb v rámci plného účtu, jako „Moje adresy“, „Moje seznamy“, „Moje funkce“, „Moje objednávky“, „Můj profil“, „Moje upozornění“, „Moje poznámky“, „Má hodnocení“, „Moje vyhledávání“ a „Moje kanály RSS“.

Osobní údaje je rovněž nutné poskytnout, pokud objednáváte zaslání publikace domů.

Funkce „Asistent Úřadu pro publikace“

• hlas (pokud komunikujete s asistentem ústně)

5. Jak dlouho vaše osobní údaje uchováváme?

Oddělení A.5 „Portál a webové služby“ Úřadu pro publikace uchovává vaše osobní údaje pouze po dobu nezbytnou ke splnění účelu sběru nebo dalšího zpracování, tj. k poskytnutí požadovaných služeb. Máte-li vytvořen plný účet, můžete své osobní údaje vymazat sami, pokud si to přejete (možnost „Smazat účet“).

V případě nečinnosti vám po třech letech zašleme zprávu. Pokud na ni do jednoho měsíce neodpovíte, váš účet automaticky smažeme.

6. Jak zajišťujeme ochranu a zabezpečení vašich osobních údajů?

Všechny osobní údaje v elektronické podobě (e-mailové zprávy, dokumenty, databáze, nahraná data atd.) jsou uloženy:
– v MS Azure Cloud (Europe) spravovaném primárními dodavateli SOFTWARE IMAGINATION & VISION S.R.L. (SIMAVI), Rumunsko, a ARHS Spikeseed S.A., Lucembursko, kteří jsou odpovědní za aplikaci OP PORTAL
– v MS Azure Cloud (Europe) spravovaném dodavatelem Tremend Software Consulting S.R.L., Rumunsko, který je odpovědný za kontinuitu provozu aplikace OP PORTAL
– na serverech dodavatele Paragon Supply Services, Francie, který je odpovědný za plnění objednávek
– subdodavateli podílejícími se na funkci „Asistent Úřadu pro publikace“ (Publio) jsou Pureinsights Technology Ltd, Spojené království, a Wisevoice AI, Rumunsko

Veškeré operace zpracování se řídí rozhodnutím Komise (EU, Euratom) 2017/46 ze dne 10. ledna 2017 o bezpečnosti komunikačních a informačních systémů v Evropské komisi.

Smluvní dodavatelé Komise jsou vázáni zvláštním smluvním ustanovením o zpracovávání vašich údajů jménem Komise a povinnostmi týkajícími se důvěrnosti, jež vyplývají z obecného nařízení o ochraně osobních údajů (nařízení (EU) 2016/679 – GDPR).

Za účelem ochrany vašich osobních údajů zavedla Komise řadu technických a organizačních opatření. Mezi ta technická patří postupy vhodné k řešení bezpečnosti na internetu, rizika ztráty údajů, změny údajů nebo neoprávněného přístupu k nim, přičemž se zohledňuje riziko spojené se zpracováním údajů a povaha zpracovávaných osobních údajů. Organizační opatření zahrnují omezení přístupu k údajům pouze na oprávněné osoby, jež mají legitimní důvod se s nimi seznámit za účelem jejich zpracování.

7. Kdo má k vašim údajům přístup a komu jsou dále zpřístupňovány?

Přístup k Vašim osobním údajům se poskytuje zaměstnancům Komise, kteří odpovídají za provedení této operace zpracování údajů, a oprávněným zaměstnancům podle zásady „vědět jen to nejnutnější“. Tito zaměstnanci jsou vázáni zákonnými požadavky a v případě potřeby také dalšími dohodami o zachování důvěrnosti.

Přístup k vašim osobním údajům mají rovněž smluvní dodavatelé (SIMAVI a ARHS Spikeseed S.A.), kteří odpovídají za správu aplikace, a společnost Tremend Software Consulting S.R.L., která odpovídá za kontinuitu provozu.

Pokud použijete hlasovou funkci „Asistent Úřadu pro publikace“ (Publio), budou hlasová data zpracována v systémech poskytovaných subdodavateli Pureinsights Technology Ltd a Wisevoice AI.

Objednáte-li si na portálu OP v části Publikace EU nějakou publikaci, bude vaše osobní údaje zpracovávat dodavatel odpovědný za plnění objednávek, kterým je v současné době společnost Paragon Supply Services, Francie. Toto zpracování podléhá zvláštnímu prohlášení o ochraně soukromí, které vám bude k dispozici po dokončení objednávky.

Informace, které shromažďujeme, nebudou poskytnuty žádné třetí straně,.

8. Jaká máte práva a jak je můžete uplatnit?

Jako tzv. subjekt údajů máte podle kapitoly III (články 14 až 25) nařízení (EU) 2018/1725 zvláštní práva, zejména právo na přístup ke svým osobním údajům a na jejich opravu nebo vymazání a právo na omezení jejich zpracování. V příslušných případech máte rovněž právo vznést námitku proti zpracování nebo právo na přenositelnost údajů.

Registrací uživatelského profilu na portálu OP jste souhlasili s poskytnutím svých osobních údajů oddělení A.5 „Portál a webové služby“ Úřadu pro publikace. Svůj souhlas můžete kdykoli odvolat oznámením svého rozhodnutí správci údajů. Odvolání souhlasu nijak neovlivní zákonnost zpracování provedeného předtím, než jste souhlas odvolali.

Svá práva můžete uplatnit tak, že se obrátíte na správce údajů, nebo v případě sporu na pověřence pro ochranu osobních údajů. V případě potřeby se můžete obrátit také na evropského inspektora ochrany údajů. Kontaktní informace jsou uvedeny v bodě 9 níže.

Pokud chcete uplatnit svá práva v souvislosti s jednou nebo více konkrétních operací zpracování údajů, uveďte ve své žádosti jejich popis (tj. referenční číslo/čísla, viz bod 10 níže).

9. Kontaktní údaje

– správce údajů

Pokud byste chtěli uplatnit svá práva podle nařízení (EU) 2018/1725 nebo máte-li připomínky, otázky či obavy nebo pokud byste chtěli podat stížnost ohledně shromažďování a používání vašich osobních údajů, obraťte se na správce údajů, jímž je oddělení A.5 „Portál a webové služby“ Úřadu pro publikace na e-mailové adrese info@publications.europa.eu.

– pověřenec Evropské komise pro ochranu osobních údajů (DPO)

V souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů podle nařízení (EU) 2018/1725 můžete kontaktovat pověřence Evropské komise pro ochranu osobních údajů (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

– evropský inspektor ochrany údajů (EIOÚ)

Pokud se domníváte, že v důsledku zpracování vašich osobních údajů ze strany správce údajů došlo k porušení práv, která pro vás vyplývají z nařízení (EU) 2018/1725, máte právo podat stížnost u evropského inspektora ochrany údajů (edps@edps.europa.eu).

10. Kde najdete podrobnější informace?

Pověřenec Evropské komise pro ochranu osobních údajů zveřejňuje rejstřík všech operací obnášejících zpracování osobních údajů Komisí, jež byly zdokumentovány a které mu byly oznámeny. Rejstřík je k dispozici zde: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Tato konkrétní operace zpracování údajů byla zanesena do veřejného rejstříku pověřence pro ochranu osobních údajů pod tímto referenčním číslem: DPR-EC-00449.