Denne databeskyttelseserklæring giver information om behandlingen og beskyttelsen af dine personoplysninger.

Databehandling i forbindelse med: EU Whoiswho – Den Europæiske Unions officielle vejviser.

Dataansvarlig: Den Europæiske Unions Publikationskontor, kontor A.5 "OP-portalen"

Referencenummer: DPR-EC-00447

Indholdsfortegnelse

1. Indledning
2. Hvorfor og hvordan behandler vi dine personoplysninger?
3. På hvilket juridisk grundlag behandler vi dine personoplysninger?
4. Hvilke personoplysninger indsamler og behandler vi?
5. Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?
6. Hvordan beskytter og sikrer vi dine personoplysninger?
7. Hvem har adgang til dine personoplysninger, og hvem videregives de til?
8. Hvilke rettigheder har du, og hvordan kan du gøre brug af dem?
9. Kontaktoplysninger
10. Her finder du yderligere information

1. Indledning

Europa-Kommissionen ("Kommissionen") er forpligtet til at beskytte dine personoplysninger og til at respektere privatlivets fred. Kommissionen indsamler og behandler personoplysninger i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 af 23. oktober 2018 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer og om fri udveksling af sådanne oplysninger (ophævelse af forordning (EF) nr. 45/2001).

I denne databeskyttelseserklæring kan du læse, hvorfor vi behandler dine personoplysninger, hvordan vi indsamler, håndterer og beskytter alle de personoplysninger, du giver os, hvordan vi bruger dem, og hvilke rettigheder du har i forbindelse med dem. Den indeholder desuden kontaktoplysningerne for den dataansvarlige, som du kan gøre dine rettigheder gældende overfor, samt for databeskyttelsesrådgiveren og Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse.

Herunder finder du information om databehandling i forbindelse med "EU Whoiswho – Den Europæiske Unions officielle vejviser", der foretages af Den Europæiske Unions Publikationskontor, kontor A.5 "OP-portalen".

2. Hvorfor og hvordan behandler vi dine personoplysninger?

Formålet med databehandlingen: Den Europæiske Unions Publikationskontor, kontor A.5 "OP-portalen" indsamler og bruger dine personoplysninger for at offentliggøre dem i EU Whoiswho, (https://op.europa.eu/web/who-is-who).

Databehandlingen består i at gøre det officielle register over medarbejdere, der arbejder for EU's institutioner, organer og agenturer, samt over medlemmer af Parlamentet og andre grupper, offentligt tilgængeligt.

Dine personoplysninger vil ikke blive brugt til automatisk beslutningstagning, herunder profilering.

3. På hvilket juridisk grundlag behandler vi dine personoplysninger?

Vi behandler dine personoplysninger, fordi:

- det er nødvendigt for en opgave, der udføres i samfundets interesse eller hører under den offentlige myndighedsudøvelse, som den/det pågældende EU-institution eller -organ har fået pålagt

og/eller

- behandlingen er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, som påhviler den dataansvarlige.

Det juridiske grundlag for databehandlingen: Publikationskontorets mandat og Europa-Parlamentets, Rådets, Kommissionens, Domstolens, Revisionsrettens, Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalgs og Regionsudvalgets afgørelse 2009/496/EF af 26. juni 2009 om organisationen og driften af Kontoret for Den Europæiske Unions Publikationer.

4. Hvilke personoplysninger indsamler og behandler vi?

For at kunne foretage denne databehandling indsamler Den Europæiske Unions Publikationskontor, kontor A.5 "OP-portalen" følgende kategorier af personoplysninger:

For interne brugere i Kommissionen: efternavn og fornavn (forkortet, hvis medarbejderen er uden ledelsesansvar) telefonnummer. For Parlamentets interne tjenestegrene (kun ledelsen): efternavn og fornavn, telefonnummer og adresser. For EU's øvrige ansatte er det de pågældende EU-institutioner, der udvælger, hvilke kategorier af personoplysninger de ønsker.

For disse medarbejdere ("de registrerede") bliver institutionens besøgsadresse (bygningen), overordnede e-mail-adresse og centrale telefonnummer registreret.

For medlemmer af Europa-Parlamentet og de politiske gruppers sekretariater, medlemmer af De Faste Repræsentanters Komité, medlemmer af Stabiliserings- og Associeringsrådet og ledere af EU-delegationer og -kontorer kan dataene kan desuden omfatte det fulde fornavn, personlig arbejds-e-mail- og kontoradresse, arbejdstelefonnummer og portrætfoto.

En fuldstændig oversigt over datakategorier findes i bilaget "EU Whoiswho-datafelter".

Vi har fået dine personoplysninger fra din HR-enhed/personaleafdeling via en automatiseret eller halvautomatiseret dataoverførsel.

5. Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?

Den Europæiske Unions Publikationskontor, kontor A.5 "OP-portalen" opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde formålet med dataindsamlingen eller den yderligere databehandling, dvs. en ajourført vejviser over EU's medarbejdere i EU Whoiswho. Hvis du skifter job inden for EU's tjenestegrene, vil dette efter kort tid fremgå af EU Whoiswho. Hvis du forlader EU's tjenestegrene, forsvinder dine personoplysninger fra EU Whoiswho efter kort tid.

Ud over websitet EU Whoiswho udarbejder Publikationskontoret også følgende udgaver af EU Whoiswho:

• En årlig fuldstændig vejviser i PDF-format, som gemmes i websitets arkiver (https://op.europa.eu/web/who-is-who/archive) og opbevares dér til historiske formål.
• Månedlige uddrag pr. EU-institution i PDF-format. Da disse opdateres regelmæssigt, vil hver ny udgave overskrive den forrige (som ikke arkiveres).
• Data fra EU Whoiswho kan downloades EU's portal for åbne data (https://data.europa.eu/).

Personoplysninger for ikke-politisk vigtige personer (f.eks. EU-ansatte uden ledelsesansvar) bliver til enhver tid arkiveret i en ikke-offentlig database, hvorfra de vil blive slettet efter 5 år.

6. Hvordan beskytter og sikrer vi dine personoplysninger?

Alle personoplysninger i elektronisk format (e-mails, dokumenter, databaser, uploadede datasæt, mv.) opbevares på Europa-Kommissionens servere. Alle databehandlingsaktiviteter foregår i overensstemmelse med Kommissionens afgørelse (EU, Euratom) 2017/46 af 10. januar 2017 om kommunikations- og informationssystemernes sikkerhed i Europa-Kommissionen.

For at beskytte personoplysninger har Kommissionen iværksat en række tekniske og organisatoriske foranstaltninger. De tekniske foranstaltninger omfatter passende tiltag til at håndtere onlinesikkerhed, risiko for datatab, ændring af data eller uautoriseret adgang under hensyntagen til den risiko, der er forbundet med behandlingen og arten af de personoplysninger, der behandles. De organisatoriske foranstaltninger går bl.a. ud på kun at give adgang til personoplysningerne til autoriserede personer, der har et legitimt behov for at kende til disse for at kunne opfylde formålet med denne databehandling.

7. Hvem har adgang til dine personoplysninger, og hvem videregives de til?

Kun medarbejdere i Kommissionen med ansvar for en given databehandlingsaktivitet og autoriserede medarbejdere har adgang til dine personoplysninger, og kun i det omfang det er nødvendigt. Disse medarbejdere er bundet af vedtægtsmæssige og, om nødvendigt, yderligere aftaler om tavshedspligt. De oplysninger, vi indsamler, videregives ikke til tredjemand.

Vejviseren er offentliggjort på https://op.europa.eu/web/who-is-who.

8. Hvilke rettigheder har du, og hvordan kan du gøre brug af dem?

Du har særlige rettigheder som "registreret" i henhold til kapitel III (artikel 14-25) i forordning (EU) 2018/1725, navnlig retten til at få indsigt, berigtige og slette dine personoplysninger og retten til at begrænse behandlingen af dine personoplysninger. Hvor det er relevant, har du også ret til at gøre indsigelse mod databehandlingen og ret til dataportabilitet.

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at kontakte den dataansvarlige eller, i tilfælde af konflikt, databeskyttelsesrådgiveren. Om nødvendigt kan du også henvende dig til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse. Du kan se kontaktoplysningerne i punkt 9 nedenfor.

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder i forbindelse med en eller flere konkrete databehandlingsaktiviteter, bedes du i din henvendelse angive det referencenummer, som er anført i punkt 10 nedenfor.

9. Kontaktoplysninger

• Den dataansvarlige

Hvis du ønsker at benytte dig af dine rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725, hvis du har kommentarer, spørgsmål eller betænkeligheder, eller hvis du vil indgive en klage vedrørende indsamlingen eller anvendelsen af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte den dataansvarlige i Publikationskontorets kontor B.1 "EU-Tidende og retspraksis" (info@publications.europa.eu).

• Kommissionens databeskyttelsesrådgiver

Du kan kontakte databeskyttelsesrådgiveren på DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu om spørgsmål vedrørende behandlingen af dine personoplysninger i henhold til forordning (EU) 2018/1725.

• Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse

Du har ret til at gøre indsigelse (dvs. indbringe en klage) over for Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse (edps@edps.europa.eu), hvis du mener, at dine rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725 er blevet overtrådt som følge af den dataansvarliges behandling af dine personoplysninger.

10. Her finder du yderligere information

Kommissionens databeskyttelsesrådgiver offentliggør et register over alle Kommissionens behandlinger af personoplysninger, som er blevet dokumenteret og anmeldt til rådgiveren. Du kan få adgang til dette register via følgende link: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Behandlingen af dine personoplysninger er opført i databeskyttelsesrådgiverens offentlige register under følgende referencenummer: DPR-EC-00447.