Erklæring om beskyttelse af personoplysninger

Databehandling vedrørende: Den Europæiske Unions Publikationskontors website "OP-portalen"

Dataansvarlig: Den Europæiske Unions Publikationskontor, kontor A.5 "Portal og webtjenester"

Referencenummer: DPR-EC-00449

1. Indledning

Europa-Kommissionen (herefter "Kommissionen") er forpligtet til at beskytte dine personoplysninger og respektere din ret til privatlivets fred. Kommissionen indsamler og behandler personoplysninger i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 af 23. oktober 2018 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af forordning (EF) nr. 45/2001.

I denne databeskyttelseserklæring kan du læse, hvorfor vi behandler dine personoplysninger, hvordan vi indsamler, behandler og beskytter alle de personoplysninger, du giver os, hvordan vi bruger oplysningerne, og hvilke rettigheder du har i forbindelse med dine personoplysninger. Databeskyttelseserklæringen indeholder også kontaktoplysninger for den dataansvarlige, som du kan gøre dine rettigheder gældende over for, for databeskyttelsesrådgiveren og for Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse.

Nedenfor finder du information den databehandling vedrørende Den Europæiske Unions Publikationskontors website "OP-portalen", der foretages af Publikationskontorets kontor C.1, "OP-portalen".

2. Hvorfor indsamler, lagrer og behandler vi dine personoplysninger?

Behandlingen af dine personoplysninger har følgende formål: Publikationskontorets kontor A.5, "Portal og webtjenester", indsamler og bruger dine personoplysninger til brugerregistrering på OP-portalens website, bl.a. i forbindelse med de tjenester, der er knyttet til bestilling af trykte publikationer på siden EU-publikationer, og i forbindelse med funktionen "Publikationskontorets assistent".

Brugerregistrering: Denne databehandling består i at føre en liste over personoplysninger i en database. Oplysningerne anvendes desuden i anonymiseret form til undersøgelser og/eller statistik, for at vi kan forbedre vores tjenester.

"Publikationskontorets assistent": Denne funktion (et vindue på websiden) giver brugerne mulighed for at stille standardspørgsmål om portalens tjenester og vores publikationer. Du kan enten skrive til os med spørgsmål eller stille dem mundtligt via chatten. Til chatten bruger "Publikationskontorets assistent" chatbotten "Publio". Chatbotten optager dit mundtlige spørgsmål og sender det til en talegenkendelsesmaskine, der konverterer talen til tekst. Lydinputtet behandles på Microsofts Azure-serveren. "Publikationskontorets assistent" viser derefter dit indtalte spørgsmål som tekst, før den giver et standardsvar både skriftligt og maskinoplæst. Det hele sker med det samme, og intet bliver gemt. Når du lukker "Publikationskontorets assistent" i vinduet, bliver hele samtalen automatisk slettet. Hverken dine mundtlige spørgsmål eller svarene gemmes.

Dine personoplysninger vil ikke blive brugt til automatiseret beslutningstagning, herunder profilering.

3. Hvad er det juridiske grundlag for vores behandling af dine personoplysninger?

Vi behandler dine personoplysninger:

fordi det er nødvendigt at behandle dem i forbindelse med udførelsen af en opgave af offentlig interesse eller udførelsen af de officielle opgaver, der hører under EU-institutionen eller EU-organet

og

fordi du som registreret har givet samtykke til behandlingen af dine personoplysninger til et eller flere specifikke formål.

Hvis du bestiller noget via OP-portalen, er vi nødt til at behandle dine personoplysninger for at kunne efterkomme din bestilling.

Det juridiske grundlag for behandlingen: Publikationskontorets mandat og Europa-Parlamentets, Rådets, Kommissionens, Domstolens, Revisionsrettens, Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalgs og Regionsudvalgets afgørelse 2009/496/EF af 26. juni 2009 om organisationen og driften af Kontoret for Den Europæiske Unions Publikationer.

4. Hvilke personoplysninger indsamler og behandler vi?

For at kunne foretage denne databehandling indsamler Den Europæiske Unions Publikationskontor, kontor C.1, "OP-portalen" følgende kategorier af personoplysninger:

Obligatoriske oplysninger ved oprettelse af en fuldstændig konto:

• Fornavn
• Efternavn
• E-mailadresse
• Password (krypteret)

Obligatoriske oplysninger ved oprettelse af en konto med "enkelt indlogning" (personoplysningerne hentes fra eksterne tjenester som Facebook, Twitter eller EU Login):

• Bruger-ID
• E-mailadresse (ikke ved Twitter)
• Fornavn
• Efternavn

Valgfrie oplysninger:

• Telefonnummer
• Emner af interesse
• Foretrukken rolle
• Adressetype
• Fornavn (kan være et andet end det, der er angivet under obligatoriske oplysninger)
• Efternavn (kan være et andet end det, der er angivet under obligatoriske oplysninger)
• Gade/vej
• Postnummer
• By
• Land
• E-mailadresse (kan være en anden end den, der er angivet under obligatoriske oplysninger)
• Fastnettelefonnummer
• Persontype
• Organisation
• Afdeling
• Funktion

Det er ikke obligatorisk af angive personoplysninger for at navigere på OP-portalen. Det er dog nødvendigt at angive disse oplysninger, hvis du vil benytte de tjenester, der er tilgængelige med en fuldstændig konto såsom "Mine adresser", "Mine lister", "Mine widgets", "Mine bestillinger", "Min profil", "Mine påmindelser", "Mine anmærkninger", "Mine klassificeringer", "Mine søgninger" og "Mine RSS-feeds".

Det er desuden obligatorisk at angive oplysninger, hvis du bestiller en publikation, der skal leveres på din adresse.

Publikationskontorets assistents funktion

• Tale (hvis du interagerer med assistentens chatbot)

5. Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?

Kontor C.1, "OP-portalen" under Publikationskontoret opbevarer kun personoplysningerne, så længe det er nødvendigt for at opfylde formålet med indsamlingen eller viderebehandlingen, dvs. at yde de ønskede tjenester. Hvis du opretter en fuldstændig konto, kan du selv slette dine personoplysninger igen, hvis du ønsker det (vælg muligheden "Slet konto").

Hvis du ikke benytter din konto i tre år, sender vi dig en meddelelse efter denne periode. Hvis du ikke svarer på meddelelsen inden for en måned, sletter vi automatisk din konto.

6. Hvordan beskytter og sikrer vi dine personoplysninger?

Alle personoplysninger i elektronisk format (e-mails, dokumenter, databaser, uploadede grupper af data mv.) lagres:
– i MS Azure Cloud (Europe), hvor de administreres af hovedleverandørerne SOFTWARE IMAGINATION & VISION S.R.L. (SIMAVI) i Rumænien og ARHS Spikeseed S.A. i Luxembourg, der er ansvarlige for applikationen OP-portalen
– i MS Azure Cloud (Europe), hvor de administreres af leverandøren Tremend Software Consulting S.R.L. i Rumænien, der er ansvarlig for OP-portalens driftskontinuitet
– på servere hos leverandøren Paragon Supply Services i Frankrig, der er ansvarlig for fysiske ordrer
– de underleverandører, der bidrager til driften af "Publikationskontorets assistent" (chatbotten Publio): Pureinsights Technology Ltd i UK og Wisevoice AI i Rumænien

Al databehandling foregår i overensstemmelse med Kommissionens afgørelse (EU, Euratom) 2017/46 af 10. januar 2017 om kommunikations- og informationssystemernes sikkerhed i Europa-Kommissionen.

Kommissionens kontrahenter er bundet af en specifik kontraktbestemmelse ved behandlingen af dine personoplysninger på Kommissionens vegne og af den tavshedspligt, der udspringer af den generelle forordning om databeskyttelse ("GDPR" – forordning (EU) 2016/679).

For at beskytte OP-portalbrugernes personoplysninger har Kommissionen iværksat en række tekniske og organisatoriske foranstaltninger. Blandt de tekniske foranstaltninger kan nævnes målrettede initiativer, der vedrører onlinesikkerhed, risiko for datatab, ændring af data eller uautoriseret adgang under hensyntagen til risikoen ved behandlingen og de behandlede personoplysningers natur. Som led i de organisatoriske foranstaltninger begrænses adgangen til personoplysninger til autoriserede personer med et legitimt behov for at kende til disse data til brug for databehandlingen.

7. Hvem har adgang til dine personoplysninger, og hvem videregiver vi dem til?

Kun Kommissionens personale med ansvar for behandling af oplysningerne og andet autoriseret personale har adgang til dine personoplysninger efter "need to know"-princippet. Disse medarbejdere er bundet af en lovbestemt tavshedspligt og kan, hvis det er nødvendigt, være underlagt andre fortrolighedsaftaler.

Leverandørerne (SIMAVI og ARHS Spikeseed S.A.) med ansvar for administration af applikationen og Tremend Software Consulting S.R.L., der har ansvar for driftskontinuiteten, får også adgang til dine personoplysninger.

Når du bruger "Publikationskontorets assistent" (chatbotten Publio), vil stemmeoptagelsen blive behandlet i systemer, der leveres af underleverandørerne Pureinsights Technology Ltd og Wisevoice AI.

Hvis du via OP-portalen bestiller en fysisk publikation fra EU's Publikationskontor, bliver dine personoplysninger behandlet af den leverandør, der har ansvar for ekspedition af ordrer, hvilket i øjeblikket er Arcania SA i Frankrig. Den databehandling, der foregår i den forbindelse, skal være i overensstemmelse med den særlige fortrolighedserklæring, som du får adgang til ved ekspeditionen af din ordre.

De personoplysninger, vi indsamler, videregives ikke til tredjemand.

8. Hvilke rettigheder har du, og hvordan gør du brug af dem?

Du har særlige rettigheder som "registreret" i henhold til kapitel III (artikel 14-25) i forordning (EU) 2018/1725. Du har bl.a. ret til at få indsigt i dine personoplysninger og få dem rettet eller slettet samt at begrænse behandlingen af dine personoplysninger. Hvis det er relevant, har du også ret til at gøre indsigelse mod databehandlingen eller ret til dataportabilitet.

Ved at oprette en brugerprofil på OP-portalen har du givet samtykke til, at dine personoplysninger videregives til Publikationskontorets kontor C.1, "OP-portalen". Du kan når som helst trække dit samtykke tilbage ved at underrette den dataansvarlige. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, vil det dog ikke påvirke tidligere behandling af dine personoplysninger, som derfor fortsat vil være lovlig.

Du kan udøve dine rettigheder ved at kontakte den dataansvarlige eller, i tilfælde af en tvist, databeskyttelsesrådgiveren. Om nødvendigt kan du også henvende dig til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse. Du kan se kontaktoplysningerne i punkt 9 nedenfor.

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder i forbindelse med en eller flere konkrete databehandlingsaktiviteter, skal du henvise til dem i din henvendelse (ved at oplyse det referencenummer, der er angivet under punkt 10 nedenfor).

9. Kontaktoplysninger

– Den dataansvarlige

Hvis du ønsker at benytte dig af dine rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725, hvis du har kommentarer, spørgsmål eller bekymringer, eller hvis du vil klage over indsamlingen eller anvendelsen af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte den dataansvarlige i Den Europæiske Unions Publikationskontor, kontor C.1, "OP-portalen".

– Kommissionens databeskyttelsesrådgiver

Du kan kontakte databeskyttelsesrådgiveren ved at skrive til data-protection-officer@ec.europa.eu med spørgsmål om behandlingen af dine personoplysninger i henhold til forordning (EU) 2018/1725.

– Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse

Du har ret til at indsende en klage til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse (dps@edps.europa.eu), hvis du mener, at dine rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725 er blevet krænket som følge af den dataansvarliges behandling af dine personoplysninger.

10. Hvor kan du finde yderligere information?

Kommissionens databeskyttelsesrådgiver fører et register over alle Kommissionens behandlingsaktiviteter vedrørende personoplysninger, som er blevet dokumenteret over for og anmeldt til databeskyttelsesrådgiveren. Du kan få adgang til dette register via følgende link: http://ec.europa.eu/dpo-register

Behandlingen af personoplysninger er opført i den databeskyttelsesansvarliges register under følgende referencenummer: DPR-EC-00449