BESKYTTELSE AF DINE PERSONOPLYSNINGER

Behandling: Den Europæiske Unions Publikationskontors websted (OP-portalen)

Dataansvarlig: Den Europæiske Unions Publikationskontor, kontor A.5 "Portal and Web Services"

Referencenummer: DPR-EC-00449

1. Indledning

Europa-Kommissionen (herefter "Kommissionen") er forpligtet til at beskytte dine personoplysninger og til at respektere privatlivets fred. Kommissionen indhenter og behandler personoplysninger i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 af 23. oktober 2018 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer og om fri udveksling af sådanne oplysninger (og om ophævelse af forordning (EF) nr. 45/2001).

I denne databeskyttelseserklæring kan du læse, hvorfor vi behandler dine personoplysninger, hvordan vi indsamler, behandler og beskytter alle de personoplysninger, du giver os, hvordan vi bruger oplysningerne, og hvilke rettigheder du har i forbindelse med dine personoplysninger. Erklæringen indeholder også kontaktoplysninger på den dataansvarlige, som du kan gøre dine rettigheder gældende over for, og på databeskyttelsesrådgiveren og Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse.

Nedenfor finder du information om den databehandling, som Publikationskontorets kontor A.5, "Portal and Web Services", fortager af Den Europæiske Unions Publikationskontors website "OP-portalen".

2. Hvorfor og hvordan behandler vi dine personoplysninger?

Behandlingen af dine personoplysninger har følgende formål: Publikationskontorets kontor A.5, "Portal and Web Services", indsamler og bruger dine personoplysninger til brugerregistrering på OP-portalens website, bl.a. i forbindelse med de tjenester, der er knyttet til bestilling af trykte publikationer på siden EU-publikationer, og i forbindelse med funktionen "Publikationskontorets assistent".

Brugerregistrering: Denne databehandling består i at føre en liste over personoplysninger i en database. Oplysningerne anvendes desuden i anonymiseret form til undersøgelser og/eller statistik, for at vi kan forbedre vores tjenester.

"Publikationskontorets assistent": Denne funktion (et vindue på websiden) giver brugerne mulighed for at stille standardspørgsmål om portalens tjenester og vores publikationer. Du kan enten skrive til os med spørgsmål eller stille dem mundtligt via chatten. Til chatten bruger "Publikationskontorets assistent" chatbotten "Publio". Chatbotten optager dit mundtlige spørgsmål og sender det til en talegenkendelsesmaskine, der konverterer talen til tekst. Lydinputtet behandles på Microsofts Azure-serveren. "Publikationskontorets assistent" viser derefter dit indtalte spørgsmål som tekst, før den giver et standardsvar både skriftligt og maskinoplæst. Det hele sker med det samme, og intet bliver gemt. Når du lukker "Publikationskontorets assistent" i vinduet, bliver hele samtalen automatisk slettet. Hverken dine mundtlige spørgsmål eller svarene gemmes.

Dine personoplysninger vil ikke blive brugt til automatiseret beslutningstagning, herunder profilering.

3. På hvilket retsgrundlag behandler vi dine personoplysninger?

Vi behandler dine personoplysninger:

– fordi behandlingen er nødvendig enten for at udføre en opgave i samfundets interesse eller som led i udøvelsen af den offentlige myndighed, som EU's institutioner eller organer har fået pålagt

og

– fordi du som registreret har givet samtykke til behandlingen af dine personoplysninger til et eller flere specifikke formål.

– Hvis du bestiller noget via OP-portalen, er vi nødt til at behandle dine personoplysninger for at kunne efterkomme din bestilling.

Det juridiske grundlag for behandlingen: Publikationskontorets mandat og Europa-Parlamentets, Rådets, Kommissionens, Domstolens, Revisionsrettens, Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalgs og Regionsudvalgets afgørelse 2009/496/EF af 26. juni 2009 om organisationen og driften af Kontoret for Den Europæiske Unions Publikationer.

4. Hvilke personoplysninger indsamler og behandler vi?

For at kunne foretage denne databehandling indsamler Den Europæiske Unions Publikationskontor, kontor A.5, "Portal and Web Services" følgende kategorier af personoplysninger:

Brugerregistrering

Obligatoriske oplysninger ved oprettelse af en fuldstændig konto:

• Fornavn
• Efternavn
• E-mailadresse
• Password (krypteret)

Obligatoriske oplysninger ved oprettelse af en konto med "enkelt indlogning" (personoplysningerne hentes fra den eksterne tjeneste EU Login):

• Bruger-ID
• E-mail
• Fornavn
• Efternavn

Valgfrie oplysninger:

• Telefonnummer
• Emner af interesse
• Foretrukken rolle
• Adressetype
• Fornavn (kan være et andet end det, der er angivet under obligatoriske oplysninger)
• Efternavn (kan være et andet end det, der er angivet under obligatoriske oplysninger)
• Gade/vej
• Postnummer
• By
• Land
• E-mailadresse (kan være en anden end den, der er angivet under obligatoriske oplysninger)
• Fastnettelefonnummer
• Persontype
• Organisation/Virksomhed
• Afdeling
• Funktion

Det er ikke obligatorisk af angive personoplysninger for at navigere på OP-portalen. Det er dog nødvendigt at angive disse oplysninger, hvis du vil benytte de tjenester, der er tilgængelige med en fuldstændig konto såsom "Mine adresser", "Mine lister", "Mine widgets", "Mine bestillinger", "Min profil", "Mine påmindelser", "Mine anmærkninger", "Mine klassificeringer", "Mine søgninger" og "Mine RSS-feeds".

Det er desuden obligatorisk at angive oplysninger, hvis du bestiller en publikation, der skal leveres på din adresse.

Funktionen "Publikationskontorets assistent"

• Tale (hvis du interagerer med assistentens chatbot)

5. Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?

Kontor A.5, "Portal and Web Services" under Publikationskontoret opbevarer kun dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde formålet med indsamlingen eller behandlingen, dvs. at yde de ønskede tjenester. Hvis du opretter en fuldstændig konto, kan du selv slette dine personoplysninger igen, hvis du ønsker det (vælg muligheden "Slet konto").

Hvis du ikke benytter din konto i tre år, sender vi dig en meddelelse efter denne periode. Hvis du ikke svarer på meddelelsen inden for en måned, sletter vi automatisk din konto.

6. Hvordan beskytter og sikrer vi dine personoplysninger?

Alle personoplysninger i elektronisk format (e-mails, dokumenter, databaser, uploadede grupper af data mv.) lagres:
– i MS Azure Cloud (Europe), hvor de administreres af hovedleverandørerne SOFTWARE IMAGINATION & VISION S.R.L. (SIMAVI) i Rumænien og ARHS Spikeseed S.A. i Luxembourg, der er ansvarlige for applikationen OP-portalen
– i MS Azure Cloud (Europe), hvor de administreres af leverandøren Tremend Software Consulting S.R.L. i Rumænien, der er ansvarlig for OP-portalens driftskontinuitet
– på servere hos leverandøren Paragon Supply Services i Frankrig, der er ansvarlig for fysiske ordrer.
De underleverandører, der bidrager til driften af "Publikationskontorets assistent" (chatbotten Publio): Pureinsights Technology Ltd i UK og Wisevoice AI i Rumænien

Alle databehandlingsaktiviteter foregår i overensstemmelse med Kommissionens afgørelse (EU, Euratom) 2017/46 af 10. januar 2017 om kommunikations- og informationssystemernes sikkerhed i Europa-Kommissionen.

Kommissionens kontrahenter er bundet af en specifik kontraktbestemmelse ved behandlingen af dine oplysninger på Kommissionens vegne og af den tavshedspligt, der udspringer af den generelle forordning om databeskyttelse ("GDPR" – forordning (EU) 2016/679).

For at beskytte dine personoplysninger har Kommissionen truffet en række tekniske og organisatoriske foranstaltninger. De tekniske foranstaltninger omfatter passende tiltag til at håndtere onlinesikkerhed, risikoen for datatab, ændring af data eller uautoriseret adgang under hensyn til den risiko, der er forbundet med behandlingen, og den type personoplysninger, der behandles. De organisatoriske foranstaltninger består bl.a. i at begrænse adgangen til personoplysninger til alene at omfatte autoriserede personer, der har et legitimt behov for adgang ("need to know"-princippet) for at kunne behandle oplysningerne.

7. Hvem har adgang til dine personoplysninger, og hvem videregives de til?

Kun Kommissionens personale og andet autoriseret personale med ansvar for behandling af oplysningerne har adgang til dine personoplysninger efter "need to know"-princippet. Dette personale er bundet af vedtægtsmæssige og, om nødvendigt, yderligere aftaler om tavshedspligt.

Leverandørerne (SIMAVI og ARHS Spikeseed S.A.) med ansvar for administration af applikationen og Tremend Software Consulting S.R.L., der har ansvar for driftskontinuiteten, får også adgang til dine personoplysninger.

Når du bruger "Publikationskontorets assistent" (chatbotten Publio), vil stemmeoptagelsen blive behandlet i systemer, der leveres af underleverandørerne Pureinsights Technology Ltd og Wisevoice AI.

Hvis du via OP-portalen bestiller en fysisk publikation fra EU's Publikationskontor, bliver dine personoplysninger behandlet af den leverandør, der har ansvar for ekspedition af ordrer, hvilket i øjeblikket er Paragon Supply Services i Frankrig. Den databehandling, der foregår i den forbindelse, skal være i overensstemmelse med den særlige fortrolighedserklæring, som du får adgang til ved ekspeditionen af din ordre.

De personoplysninger, vi indsamler, videregives ikke til tredjemand.

8. Hvilke rettigheder har du, og hvordan gør du brug af dem?

Du har særlige rettigheder som "registreret" i henhold til kapitel III (artikel 14-25) i forordning (EU) 2018/1725, nærmere bestemt ret til at få indsigt i, berigtiget eller slettet dine personoplysninger og ret til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger. Du har også ret til at gøre indsigelse mod databehandlingen og ret til dataportabilitet, hvis det er relevant.

Ved at oprette en brugerprofil på OP-portalen har du givet samtykke til, at dine personoplysninger videregives til Publikationskontorets kontor A.5, "Portal and Web Services". Du kan når som helst trække samtykket tilbage ved at henvende dig til den dataansvarlige. Tilbagetrækning af dit samtykke vil dog ikke påvirke lovligheden af den behandling af dine oplysninger, der fandt sted, før du trak dit samtykke tilbage.

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at kontakte den dataansvarlige eller, i tilfælde af en tvist, databeskyttelsesrådgiveren. Hvis det er nødvendigt, kan du også henvende dig til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse. Du kan finde deres kontaktoplysninger i punkt 9 nedenfor.

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder i forbindelse med en eller flere konkrete behandlingsaktiviteter, bedes du i din henvendelse anføre deres referencenummer/-numre som anført i punkt 10 nedenfor).

9. Kontaktoplysninger

- Den dataansvarlige

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725, hvis du har bemærkninger, spørgsmål eller betænkeligheder, eller hvis du vil klage over indsamlingen og anvendelsen af dine personoplysninger, kan du henvende dig til den dataansvarlige i Publikationskontorets kontor A.5, "Portal and Web Services", på info@publications.europa.eu.

- Kommissionens databeskyttelsesrådgiver

Du kan kontakte databeskyttelsesrådgiveren (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) om spørgsmål i forbindelse med behandling af dine personoplysninger i henhold til forordning (EU) 2018/1725.

- Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse

Du har ret til at gøre indsigelse (dvs. indgive en klage) over for Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse (edps@edps.europa.eu), hvis du mener, at dine rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725 er blevet krænket som følge af den dataansvarliges behandling af dine personoplysninger.

10. Hvor kan du finde yderligere information?

Kommissionens databeskyttelsesrådgiver fører et register over alle Kommissionens behandlingsaktiviteter vedrørende personoplysninger, der er blevet dokumenteret og anmeldt til vedkommende. Du kan få adgang til dette register via følgende link: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Den aktuelle behandling af personoplysninger er opført i databeskyttelsesrådgiverens offentlige register under følgende referencenummer: DPR-EC-00449.