Δήλωση περί απορρήτου: Ενιαία πλατφόρμα παραγωγής (UPP)

Προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα
Η παρούσα δήλωση περί απορρήτου περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με την επεξεργασία και την προστασία των δεδομένων σας προσωπικού χαρακτήρα.
Πράξη επεξεργασίας: Αιτήματα για υπηρεσίες έκδοσης δημοσιεύσεων γενικού χαρακτήρα
Υπεύθυνος επεξεργασίας δεδομένων: Υπηρεσία Εκδόσεων της Ευρωπαϊκής Ένωσης, Διεύθυνση Β, «Παραγωγή Εκδόσεων»
Αριθμός καταχώρισης: DPR-EC-00424

1. Εισαγωγή

Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή (στο εξής: Επιτροπή) δεσμεύεται να προστατεύει τα δεδομένα σας προσωπικού χαρακτήρα και να σέβεται την ιδιωτική σας ζωή. Η Επιτροπή συλλέγει και υποβάλλει σε περαιτέρω επεξεργασία δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΕ) 2018/1725 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 23ης Οκτωβρίου 2018, για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από τα θεσμικά και λοιπά όργανα και τους οργανισμούς της Ένωσης και την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών [και για την κατάργηση του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 45/2001].

Στην παρούσα δήλωση περί απορρήτου εξηγείται ο λόγος για τον οποίο υποβάλλονται σε επεξεργασία τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που σας αφορούν, ο τρόπος συλλογής, διαχείρισης και προστασίας όλων των παρεχόμενων δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, ο τρόπος με τον οποίο χρησιμοποιούνται, καθώς και τα δικαιώματα που έχετε σε σχέση με τα προσωπικά δεδομένα. Επίσης, παρατίθενται τα στοιχεία επικοινωνίας του υπευθύνου επεξεργασίας, ενώπιον του οποίου μπορείτε να ασκήσετε τα δικαιώματά σας, του υπευθύνου προστασίας δεδομένων και του Ευρωπαίου Επόπτη Προστασίας Δεδομένων.

Παρακάτω θα βρείτε πληροφορίες σχετικά με την πράξη επεξεργασίας αιτημάτων για υπηρεσίες έκδοσης δημοσιεύσεων γενικού χαρακτήρα που πραγματοποιεί η Διεύθυνση Β, «Παραγωγή Εκδόσεων», της Υπηρεσίας Εκδόσεων της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

2. Γιατί και πώς επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα σας προσωπικού χαρακτήρα;

Σκοπός της πράξης επεξεργασίας: Η Διεύθυνση Β, «Παραγωγή εκδόσεων», της Υπηρεσίας Εκδόσεων διατηρεί την πύλη συντάκτη της ενιαίας πλατφόρμας παραγωγής (UPP), η οποία επιτρέπει στις υπηρεσίες των θεσμικών και λοιπών οργάνων και οργανισμών της ΕΕ να υποβάλλουν στην Υπηρεσία Εκδόσεων αιτήματα για υπηρεσίες έκδοσης δημοσιεύσεων γενικού χαρακτήρα ή να χρησιμοποιούν το εργαλείο συνεργατικού σχεδιασμού που επιτρέπει τον συντονισμό μελλοντικών εκδόσεων σε τοπικό (εντός ΓΔ) και σε εταιρικό επίπεδο. Ως χρήστης της πύλης συντάκτη της UPP μπορείτε να επιλέξετε να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο συνεργατικού σχεδιασμού επιλέγοντας ένα τετραγωνίδιο, το οποίο εκφράζει τη συγκατάθεσή σας για αυτό το μέρος της επεξεργασίας.

Συλλέγουμε τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σας όταν δημιουργείτε προφίλ χρήστη στην UPP και όταν χρησιμοποιείτε την πύλη συντάκτη για να υποβάλετε αίτημα στην πύλη συντάκτη της UPP και/ή εισάγετε προγραμματισμένη δημοσίευση στο εργαλείο συνεργατικού σχεδιασμού. Χρησιμοποιούμε αυτά τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα για να ανταποκριθούμε και να διαχειριστούμε αιτήματα δημοσίευσης και να τιμολογήσουμε τις υπηρεσίες σύνταξης, ώστε να διασφαλίσουμε ότι ένα αίτημα συνάδει με την πολιτική δημοσιεύσεων της αιτούσας ΓΔ/του αιτούντος θεσμικού οργάνου και ώστε να συντονίσουμε τον προγραμματισμό των δημοσιεύσεων μεταξύ των συμμετεχουσών ΓΔ της Επιτροπής, των θεσμικών οργάνων και οργανισμών της ΕΕ.

Στην περίπτωση που στο παρελθόν χρησιμοποιήσατε επίσης το DemPubWeb, τον τεχνικό προκάτοχο της πύλης συντάκτη της UPP, διατηρούμε τα δεδομένα σας προσωπικού χαρακτήρα μαζί με τα σχετικά αιτήματα για τις υπηρεσίες έκδοσης, για λόγους αναφοράς. Οι πληροφορίες αυτές είναι προσβάσιμες προς ενημέρωση σας στο DemPubWeb, σε μορφή μόνο για ανάγνωση. Ισχύει η περίοδος διατήρησης των δεδομένων που αναφέρεται παρακάτω στο τμήμα 5.

Τα δεδομένα σας προσωπικού χαρακτήρα δεν θα χρησιμοποιούνται για τη λήψη αυτοματοποιημένων αποφάσεων, ούτε για την κατάρτιση προφίλ.

3. Σε ποια ή σε ποιες νομικές βάσεις επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα σας προσωπικού χαρακτήρα;

Υποβάλλουμε σε επεξεργασία τα δεδομένα σας προσωπικού χαρακτήρα, διότι:

- η επεξεργασία είναι απαραίτητη για την εκπλήρωση καθήκοντος που εκτελείται προς το δημόσιο συμφέρον ή κατά την άσκηση δημόσιας εξουσίας που έχει ανατεθεί στο όργανο ή τον οργανισμό της Ένωσης·

και

- όταν ζητάτε προφίλ χρήστη για την UPP, και ξανά κατά την καταχώριση των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σας στο έντυπο της αίτησης της πύλης συντάκτη, εσείς, ως υποκείμενο των δεδομένων, δίνετε τη συγκατάθεσή σας για την επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σας για τους σκοπούς αυτούς.

Πρόσθετη νομική βάση:

Απόφαση 2009/496/ΕΚ, Ευρατόμ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συμβουλίου, της Επιτροπής, του Δικαστηρίου, του Ελεγκτικού Συνεδρίου, της Ευρωπαϊκής Οικονομικής και Κοινωνικής Επιτροπής και της Επιτροπής των Περιφερειών, της 26ης Ιουνίου 2009, σχετικά με την οργάνωση και τη λειτουργία της Υπηρεσίας Επισήμων Εκδόσεων της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

4. Ποια δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα συλλέγουμε και υποβάλλουμε σε περαιτέρω επεξεργασία;

Για την πραγματοποίηση αυτής της πράξης επεξεργασίας, η Διεύθυνση B, «Παραγωγή Εκδόσεων», της Υπηρεσίας Εκδόσεων συγκεντρώνει τις ακόλουθες κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα:

Τον αρμόδιο για την αίτηση, αρμόδιο για το έργο και υπεύθυνο για οικονομικά θέματα, υπεύθυνο για την εφαρμογή του σχεδίου και συντονιστή του σχεδίου (μπορεί να είναι πανομοιότυπος):

• υποχρεωτικά: όνομα, επώνυμο, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αριθμός τηλεφώνου, θεσμικό όργανο, οργανισμός ή φορέας της ΕΕ (τα δεδομένα ανακτώνται αυτόματα από το EU Login και δεν μπορούν να υποβληθούν σε επεξεργασία)
• προαιρετικά για τον υπεύθυνο για την εφαρμογή του σχεδίου και τον συντονιστή του σχεδίου: πρόσθετη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μονάδα.

Η παροχή δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα είναι υποχρεωτική για τη διατήρηση προφίλ χρήστη στην πύλη συντάκτη της UPP και για την επεξεργασία των αιτημάτων για υπηρεσίες έκδοσης από την Υπηρεσία Εκδόσεων.

5. Για πόσο χρονικό διάστημα διατηρούμε τα δεδομένα σας προσωπικού χαρακτήρα;

Η διεύθυνση Β, «Παραγωγή Εκδόσεων», της Υπηρεσίας Εκδόσεων διατηρεί τα προσωπικά σας δεδομένα μόνο για το χρονικό διάστημα που απαιτείται για την εκπλήρωση του σκοπού της συλλογής ή της περαιτέρω επεξεργασίας, δηλαδή για 10 χρόνια από την ολοκλήρωση του έργου. Το ίδιο ισχύει και για τα προϋπάρχοντα δεδομένα που καταχωρίστηκαν αρχικά στο DemPubWeb, τον τεχνικό προκάτοχο της πύλης συντάκτη της UPP, η οποία είναι προσβάσιμη στους χρήστες μόνο για ανάγνωση με σκοπό την ενημέρωση.

6. Πώς προστατεύουμε και φυλάσσουμε τα δεδομένα σας προσωπικού χαρακτήρα;

Όλα τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σε ηλεκτρονική μορφή (μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, έγγραφα, βάσεις δεδομένων, δέσμες δεδομένων που έχουν αναρτηθεί κ.λπ.) αποθηκεύονται στους διακομιστές της Ευρωπαϊκής Επιτροπής. Όλες οι πράξεις επεξεργασίας διενεργούνται σύμφωνα με την απόφαση (ΕΕ, Ευρατόμ) 2017/46 της Επιτροπής, της 10ης Ιανουαρίου 2017, σχετικά με την ασφάλεια των συστημάτων επικοινωνίας και πληροφοριών στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή.

Η Επιτροπή έχει λάβει σειρά τεχνικών και οργανωτικών μέτρων με στόχο την προστασία των δεδομένων σας προσωπικού χαρακτήρα. Τα τεχνικά μέτρα περιλαμβάνουν κατάλληλες δράσεις για την αντιμετώπιση της ασφάλειας στο διαδίκτυο και του κινδύνου απώλειας ή αλλοίωσης των δεδομένων ή της μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης σε αυτά, λαμβάνοντας υπόψη τον κίνδυνο που παρουσιάζει η επεξεργασία, καθώς και τη φύση των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που υποβάλλονται σε αυτή. Τα οργανωτικά μέτρα περιλαμβάνουν τον περιορισμό των προσώπων που έχουν πρόσβαση στα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα αποκλειστικά και μόνο σε εκείνα τα εξουσιοδοτημένα πρόσωπα που είναι ευλόγως αναγκαίο να έχουν γνώση των δεδομένων για τους σκοπούς της συγκεκριμένης πράξης επεξεργασίας.

7. Ποιοι έχουν πρόσβαση στα δεδομένα σας προσωπικού χαρακτήρα και σε ποιους κοινοποιούνται;

Πρόσβαση στα δεδομένα σας προσωπικού χαρακτήρα παρέχεται στο προσωπικό της Επιτροπής που είναι αρμόδιο για την εκτέλεση της επεξεργασίας και σε εξουσιοδοτημένο προσωπικό σύμφωνα με την αρχή της «αναγκαίας γνωστοποίησης». Το εν λόγω προσωπικό δεσμεύεται από τις εκ του νόμου προβλεπόμενες και, όταν απαιτείται, από τις πρόσθετες συμφωνίες τήρησης του απορρήτου.

8. Ποια είναι τα δικαιώματά σας και πώς μπορείτε να τα ασκήσετε;

Ως «υποκείμενο των δεδομένων» έχετε συγκεκριμένα δικαιώματα βάσει του κεφαλαίου III (άρθρα 14-25) του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725, και ιδίως το δικαίωμα πρόσβασης, διόρθωσης ή διαγραφής των προσωπικών σας δεδομένων και το δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας τους. Κατά περίπτωση, έχετε επίσης το δικαίωμα να αντιταχθείτε στην επεξεργασία των δεδομένων ή το δικαίωμα στη φορητότητα των δεδομένων.

Έχετε το δικαίωμα να αντιταχθείτε στην επεξεργασία των δεδομένων σας προσωπικού χαρακτήρα, η οποία εκτελείται νόμιμα σύμφωνα με το άρθρο 5 παράγραφος 1 στοιχείο α).

Έχετε δώσει τη συγκατάθεσή σας για την παροχή των προσωπικών σας δεδομένων στη Διεύθυνση Β, «Παραγωγή Εκδόσεων», της Υπηρεσίας Εκδόσεων για την παρούσα πράξη επεξεργασίας. Μπορείτε να ανακαλέσετε τη συγκατάθεσή σας ανά πάσα στιγμή με κοινοποίηση στον υπεύθυνο επεξεργασίας δεδομένων. Η ανάκληση της συγκατάθεσης δεν θίγει τη νομιμότητα της επεξεργασίας που προηγήθηκε της ανάκλησης.

Μπορείτε να ασκείτε τα δικαιώματά σας επικοινωνώντας με τον υπεύθυνο επεξεργασίας ή, σε περίπτωση διαφωνίας μαζί του, με τον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων. Εάν είναι αναγκαίο, μπορείτε επίσης να απευθύνεστε στον Ευρωπαίο Επόπτη Προστασίας Δεδομένων. Τα στοιχεία επικοινωνίας τους παρέχονται στο σημείο 9 κατωτέρω.

Αν επιθυμείτε να ασκήσετε τα δικαιώματά σας στο πλαίσιο μίας ή περισσότερων συγκεκριμένων πράξεων επεξεργασίας, παρακαλείσθε να παραθέσετε στην αίτησή σας την περιγραφή τους (δηλ. τα στοιχεία αναφοράς τους, όπως ορίζεται στο σημείο 10 παρακάτω).

9. Στοιχεία επικοινωνίας

Υπεύθυνος επεξεργασίας δεδομένων

Αν επιθυμείτε να ασκήσετε τα δικαιώματά σας βάσει του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725 ή αν έχετε παρατηρήσεις, απορίες ή θέματα που σας προβληματίζουν, ή αν επιθυμείτε να υποβάλετε καταγγελία σχετικά με τη συλλογή και τη χρήση των προσωπικών σας δεδομένων, μπορείτε να επικοινωνήσετε με τον υπεύθυνο επεξεργασίας δεδομένων, δηλαδή τη Διεύθυνση Β, «Παραγωγή Εκδόσεων» της Υπηρεσίας Εκδόσεων, στη διεύθυνση info@publications.europa.eu.

Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων της Επιτροπής

Μπορείτε να επικοινωνείτε με τον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) σχετικά με θέματα που αφορούν την επεξεργασία των δεδομένων σας προσωπικού χαρακτήρα δυνάμει του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725.

Ευρωπαίος Επόπτης Προστασίας Δεδομένων (ΕΕΠΔ)

Αν θεωρείτε ότι τα δικαιώματά σας βάσει του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725 έχουν παραβιαστεί λόγω της επεξεργασίας των προσωπικών σας δεδομένων από τον υπεύθυνο επεξεργασίας δεδομένων, έχετε το δικαίωμα να προσφύγετε (δηλ. μπορείτε να υποβάλετε καταγγελία) στον Ευρωπαίο Επόπτη Προστασίας Δεδομένων στη διεύθυνση edps@edps.europa.eu.

10. Πού μπορείτε να βρείτε περισσότερες πληροφορίες;

Ο υπεύθυνος προστασίας δεδομένων της Επιτροπής δημοσιεύει μητρώο όλων των διενεργούμενων από την Επιτροπή πράξεων επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα οι οποίες έχουν τεκμηριωθεί και του έχουν κοινοποιηθεί. Πρόσβαση στο εν λόγω μητρώο παρέχεται μέσω του ακόλουθου συνδέσμου: http://ec.europa.eu/dpo-register

Η συγκεκριμένη πράξη επεξεργασίας έχει συμπεριληφθεί στο δημόσιο μητρώο του υπευθύνου προστασίας δεδομένων με τα ακόλουθα στοιχεία αναφοράς: DPR-EC-00424.