Ova izjava sadržava informacije o obradi i zaštiti vaših osobnih podataka.
Postupak obrade: EU Whoiswho – službeni imenik Europske unije
Voditelj obrade podataka: Ured za publikacije Europske unije, Odjel A.5, Portal Ureda za publikacije
Broj upisa: DPR-EC-00447
Sadržaj
- Uvod
- Zašto i kako obrađujemo vaše osobne podatke?
- Koji je pravni temelj za obradu vaših osobnih podataka?
- Koje osobne podatke prikupljamo i dalje obrađujemo?
- Koliko dugo čuvamo vaše osobne podatke?
- Kako štitimo vaše osobne podatke?
- Tko ima pristup vašim osobnim podacima i kome se oni otkrivaju?
- Koja su vaša prava i kako ih možete ostvariti?
- Podaci za kontakt
- Gdje možete pronaći podrobnije informacije?
1. Uvod
Europska komisija (dalje u tekstu „Komisija”) obvezuje se štititi vaše osobne podatke i poštovati vašu privatnost. Komisija prikuplja i dalje obrađuje osobne podatke u skladu s Uredbom (EU) 2018/1725 Europskog parlamenta i Vijeća od 23. listopada 2018. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama, tijelima, uredima i agencijama Unije i o slobodnom kretanju takvih podataka (te o stavljanju izvan snage Uredbe (EZ) br. 45/2001).
U ovoj izjavi o zaštiti osobnih podataka objašnjava se zašto obrađujemo osobne podatke, kako ih prikupljamo, postupamo s njima i štitimo ih, kako se ti podaci upotrebljavaju te koja su vaša prava u pogledu vaših osobnih podataka. Navedeni su i podaci za kontakt nadležnog voditelja obrade podataka kojemu se možete obratiti da biste ostvarili svoja prava, službenika za zaštitu podataka i Europskog nadzornika za zaštitu podataka.
U nastavku su navedene informacije o postupku obrade „EU Whoiswho – službeni imenik Europske unije” koji provodi Odjel A.5, Portal Ureda za publikacije u Uredu za publikacije Europske unije.
2. Zašto i kako obrađujemo vaše osobne podatke?
Svrha postupka obrade: Odjel A.5, Portal Ureda za publikacije u Uredu za publikacije prikuplja i upotrebljava vaše osobne podatke za objavu u „EU Whoiswho”, https://op.europa.eu/web/who-is-who.
Postupak obrade sastoji se od javne objave službenog imenika osoblja koje radi u institucijama, tijelima i agencijama EU-a, kao i zastupnika u Parlamentu i drugih skupina.
Vaši osobni podaci neće se upotrebljavati za automatizirano donošenje odluka, uključujući izradu profila.
3. Koji je pravni temelj za obradu vaših osobnih podataka?
Vaše osobne podatke obrađujemo iz sljedećih razloga:
– obrada je nužna za izvršavanje zadaće od javnog interesa ili pri izvršavanju službene ovlasti dodijeljene instituciji ili tijelu Unije
i/ili
– obrada je nužna radi poštovanja pravnih obveza voditelja obrade
Pravna osnova za obradu: mandat Ureda za publikacije, Odluka 2009/496/EZ, Euratom Europskog parlamenta, Vijeća, Komisije, Suda, Revizorskog suda, Gospodarskog i socijalnog odbora i Odbora regija od 26. lipnja 2009. o organizaciji i djelovanju Ureda za publikacije Europske unije.
4. Koje osobne podatke prikupljamo i dalje obrađujemo?
U svrhu ovog postupka obrade Odjel A.5, Portal Ureda za publikacije u Uredu za publikacije prikuplja sljedeće kategorije osobnih podataka:
osoblje Komisije: ime i prezime (skraćeno za „nerukovodeće” osoblje), telefonski broj; osoblje tajništva Parlamenta (samo rukovodeće osoblje): ime i prezime, telefonski broj i adrese; za ostalo osoblje EU-a podaci ovise o izboru pojedine institucije EU-a.
Za te ispitanike navedeni su adresa mjesta rada (zgrade), generička e-adresa i telefonski broj organizacije.
Kad je riječ o članovima Europskog parlamenta i tajništva političkih klubova, članovima odbora stalnih predstavnika u Vijeću, članovima Vijeća za stabilizaciju i pridruživanje, voditeljima delegacija i ureda EU-a, podaci mogu uključivati i puno ime, punu e-adresu i adresu ureda, telefonski broj i fotografiju.
Potpuni pregled kategorija podataka nalazi se u prilogu „Podatkovna polja imenika EU Whoiswho”.
Vaše osobne podatke dobili smo od vašeg odjela/službe za ljudske resurse automatskim ili poluautomatskim prijenosom podataka.
5. Koliko dugo čuvamo vaše osobne podatke?
Odjel A.5, Portal Ureda za publikacije u Uredu za publikacije čuva vaše osobne podatke samo onoliko dugo koliko je potrebno za prikupljanje ili daljnju obradu, odnosno za održavanje imenika „EU Whoiswho” ažuriranim. Promijenite li radno mjesto unutar službi EU-a, to će u kratkom roku biti vidljivo u imeniku „EU Whoiswho”. Ako napustite službe EU-a, vaši će se osobni podaci vrlo brzo ukloniti iz imenika „EU Whoiswho”.
Uz internetske stranice „EU Whoiswho” Ured za publikacije omogućuje i sljedeće verzije:
- cjeloviti godišnji imenik u PDF-u, koji se čuva u odjeljku „Arhiv” na internetskim stranicama (https://op.europa.eu/web/who-is-who/archive) iz povijesnih razloga
- dvomjesečne izvatke po instituciji EU-a u PDF-u; kako se redovito ažuriraju, svaka nova verzija briše prethodnu (koja se ne arhivira)
- podaci iz imenika „EU Whoiswho” mogu se preuzeti na Portalu otvorenih podataka EU-a (https://data.europa.eu/).
Vaši osobni podaci pohranjuju se u bazi podataka koja nije javna, a iz koje će se izbrisati nakon pet godina za osoblje koje nije na političkim funkcijama (npr. osoblje EU-a koje nije na rukovodećim položajima).
6. Kako štitimo vaše osobne podatke?
Svi osobni podaci u elektroničkom obliku (e-pošta, dokumenti, baze podataka, učitane serije podataka itd.) pohranjuju se na poslužiteljima Europske komisije. Svi postupci obrade provode se u skladu s Odlukom Komisije (EU, Euratom) 2017/46 od 10. siječnja 2017. o sigurnosti komunikacijskih i informacijskih sustava u Europskoj komisiji.
Komisija je uvela niz tehničkih i organizacijskih mjera za zaštitu vaših osobnih podataka. Tehničke mjere uključuju odgovarajuće aktivnosti u svrhu sigurnosti na internetu i zaštite od gubitka podataka, promjene podataka ili neovlaštenog pristupa, pri čemu se uzimaju u obzir rizik koji predstavlja obrada i priroda osobnih podataka koji se obrađuju. Organizacijske mjere uključuju ograničavanje pristupa osobnim podacima isključivo na ovlaštene osobe koje ga moraju imati radi ovog postupka obrade.
7. Tko ima pristup vašim osobnim podacima i kome se oni otkrivaju?
Pristup vašim osobnim podacima ima osoblje Komisije koje je odgovorno za ovaj postupak obrade i ovlašteno osoblje prema načelu nužnog pristupa. To osoblje mora poštovati zakonske obveze i eventualne dodatne ugovore o povjerljivosti. Informacije koje prikupljamo neće se prosljeđivati trećim osobama.
Imenik je javno dostupan na https://op.europa.eu/web/who-is-who.
8. Koja su vaša prava i kako ih možete ostvariti?
Vaša posebna prava kao „ispitanika” u skladu s poglavljem III. (članci 14. – 25.) Uredbe (EU) 2018/1725 uključuju pravo na pristup vašim osobnim podacima, njihov ispravak ili brisanje i pravo na ograničenje obrade vaših osobnih podataka. U određenim slučajevima imate i pravo prigovora na obradu ili pravo na prenosivost podataka.
Kako biste ostvarili svoja prava možete se obratiti voditelju obrade podataka, a u slučaju spora službeniku za zaštitu podataka. Ako je potrebno, možete se obratiti i Europskom nadzorniku za zaštitu podataka. Podaci za kontakt navedeni su u 9. poglavlju.
Ako želite ostvariti svoja prava u pogledu jednog ili više konkretnih postupaka obrade, jasno ih navedite u zahtjevu (tj. navedite njihov broj upisa u registar iz 10. poglavlja).
9. Podaci za kontakt
- Voditelj obrade podataka
Ako želite ostvariti svoja prava na temelju Uredbe (EU) 2018/1725, ako imate primjedbi, pitanja ili nedoumica, ili ako želite podnijeti pritužbu u vezi s prikupljanjem i uporabom vaših osobnih podataka, obratite se voditelju obrade podataka, Odjelu B.1, Službeni list i sudska praksa Ureda za publikacije, info@publications.europa.eu.
- Komisijin službenik za zaštitu podataka
Za pitanja povezana s obradom vaših osobnih podataka na temelju Uredbe (EU) 2018/1725 možete se obratiti službeniku za zaštitu podataka (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).
- Europski nadzornik za zaštitu podataka
Ako smatrate da je voditelj obrade obradom vaših osobnih podataka povrijedio prava koja imate na temelju Uredbe (EU) 2018/1725, imate pravo obratiti se (podnijeti pritužbu) Europskom nadzorniku za zaštitu podataka (edps@edps.europa.eu).
10. Gdje možete pronaći podrobnije informacije?
Komisijin službenik za zaštitu podataka objavljuje registar svih dokumentiranih i prijavljenih postupaka obrade osobnih podataka koje provodi Komisija. Tom registru možete pristupiti na sljedećoj poveznici: https://ec.europa.eu/info/about-european-commission/service-standards-and-principles/transparency/data-processing-register_hr.
Ovaj postupak obrade upisan je u javni registar službenika za zaštitu podataka pod sljedećim brojem: DPR-EC-00447.
]]>