Izjava o zaštiti vaših osobnih podataka

Postupak obrade: internetske stranice Ureda za publikacije Europske unije (portal OP-a)

voditelj obrade podataka: Ured za publikacije Europske unije, odjel A.5 „Portal i internetske usluge”

Broj upisa: DPR-EC-00449

1. Uvod

Europska komisija (dalje u tekstu „Komisija”) obvezala se da će štititi vaše osobne podatke i poštovati vašu privatnost. Komisija prikuplja i dalje obrađuje osobne podatke u skladu s Uredbom (EU) 2018/1725 Europskog parlamenta i Vijeća od 23. listopada 2018. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama, tijelima, uredima i agencijama Unije i o slobodnom kretanju takvih podataka (te o stavljanju izvan snage Uredbe (EZ) br. 45/2001).

U ovoj izjavi o zaštiti osobnih podataka objašnjava se zašto obrađujemo osobne podatke, kako ih prikupljamo, postupamo s njima i štitimo ih, kako se ti podaci upotrebljavaju te koja su vaša prava u pogledu vaših osobnih podataka. Navedeni su i podaci za kontakt nadležnog voditelja obrade podataka kojemu se možete obratiti da biste ostvarili svoja prava, službenika za zaštitu podataka i Europskog nadzornika za zaštitu podataka.

U nastavku su informacije o postupku obrade „internetske stranice Ureda za publikacije Europske unije (portal Ureda za publikacije)” koju provodi „portal Ureda za publikacije”, odjel C.1 Ureda za publikacije Europske unije.

2. Zašto prikupljamo, pohranjujemo i obrađujemo vaše podatke?

Svrha postupka obrade: „Portal i internetske usluge”, odjel A.5 Ureda za publikacije, prikuplja i upotrebljava vaše osobne podatke za registraciju na internetskim stranicama portala OP-a, što uključuje i usluge povezane s naručivanjem tiskanih publikacija na stranici Publikacije EU-a te funkciju „pomoćnik Ureda za publikacije”.

Registracija korisnika: Postupak obrade sastoji se od vođenja popisa s osobnim podacima u bazi podataka. Podaci se u anonimiziranom obliku upotrebljavaju i za studije i/ili u statističke svrhe radi poboljšanja usluge.

„Pomoćnik Ureda za publikacije”: funkcija (okvir na internetskoj stranici) koja korisnicima omogućuje da postavljaju standardna pitanja o uslugama portala i dostupnim publikacijama. Pitanja možete postavljati u pisanom ili usmenom obliku. Za automatiziranu konverzaciju „pomoćnik Ureda za publikacije” upotrebljava chatbot „Publio”. Chatbot registrira zvuk (pitanja koja izgovorite) i šalje ga alatu za prepoznavanje govora koji ga pretvara u tekst. Zvuk se obrađuje na poslužitelju Microsoft Azure. „Pomoćnik Ureda za publikacije” zatim prikaže izgovorene riječi kako ih protumači stroj za prepoznavanje govora, a nakon toga i standardni odgovor u pisanom obliku i u obliku automatiziranog zvučnog zapisa. Ta je konverzacija trenutačna i kratkotrajna. Nakon zatvaranja prozora „Pomoćnika Ureda za publikacije” cijela se konverzacija briše. Ne pohranjuju se ni zvučni zapis, ni postavljena pitanja ni odgovori.

Vaši osobni podaci neće se upotrebljavati za automatizirano donošenje odluka, uključujući izradu profila.

3. Koji su pravni temelji za obradu vaših osobnih podataka?

Vaše osobne podatke obrađujemo iz sljedećih razloga:

– obrada je nužna za izvršavanje zadaće od javnog interesa ili pri izvršavanju službene ovlasti dodijeljene instituciji ili tijelu Unije

i

– dali ste privolu za obradu svojih osobnih podataka u jednu ili više posebnih svrha.

– Ako naručite publikaciju preko portala OP-a, obrada vaših osobnih podataka nužna je za izvršavanje vaše narudžbe.

Pravna osnova za obradu: mandat Ureda za publikacije, Odluka 2009/496/EZ (Euratom) Europskog parlamenta, Europskog Vijeća, Vijeća, Komisije, Suda Europske unije, Revizorskog suda, Europskoga gospodarskog i socijalnog odbora i Odbora regija od 26. lipnja 2009. o organizaciji i radu Ureda za publikacije Europske unije.

4. Koje osobne podatke prikupljamo i dalje obrađujemo?

U svrhu ovog postupka obrade Ured za publikacije Europske unije, odjel C.1 „Portal Ureda za publikacije” prikuplja sljedeće kategorije osobnih podataka:

Obvezni podaci za potpuni korisnički račun:

• ime
• prezime
• e-adresa
• lozinka (šifrirana)

Obvezni podaci za račun za jedinstvenu prijavu (podaci preuzeti s vanjskih usluga kao što su Facebook, Twitter ili EU Login):

• korisnička oznaka
• e-adresa (nije potrebna za Twitter)
• ime
• prezime

Neobvezni podaci:

• broj telefona
• tema koja vas zanima
• odabrana uloga
• vrsta adrese
• ime (može se razlikovati od obveznih podataka)
• prezime (može se razlikovati od obveznih podataka)
• ulica i broj
• poštanski broj
• grad
• zemlja
• e-adresa (može se razlikovati od obvezne e-adrese)
• telefonski broj na adresi
• vrsta osobe
• organizacija
• služba
• funkcija

Navođenje osobnih podataka nije preduvjet za pregledavanje portala OP-a. Međutim, obvezno je ako se želite koristiti dodatnim uslugama koje pruža potpuni korisnički račun, kao što su „Moje adrese”, „Moji popisi”, „Moje miniaplikacije”, „Moje narudžbe”, „Moj profil”, „Moje bilješke”, „Moje ocjene”, „Moja pretraživanja” i „Moji RSS izvori”.

Navođenje osobnih podataka obvezno je i ako naručujete publikaciju na svoju kućnu adresu.

Funkcija „pomoćnik Ureda za publikacije”

• Glas (ako s pomoćnikom komunicirate usmeno)

5. Koliko dugo čuvamo vaše osobne podatke?

„Portal Ureda za publikacije”, odjel C.1 Ureda za publikacije čuva vaše osobne podatke samo onoliko dugo koliko je potrebno za prikupljanje ili daljnju obradu, odnosno pružanje zatraženih usluga. Ako ste izradili potpuni korisnički račun, svoje osobne podatke možete izbrisati sami ako to želite (opcija „Izbriši račun”).

Ako svoj račun niste koristili tri godine, poslat ćemo vam poruku na kraju tog razdoblja. Ne odgovorite li u roku od mjesec dana, automatski ćemo izbrisati vaš račun.

6. Kako štitimo vaše osobne podatke?

Svi osobni podaci u elektroničkom obliku (e-pošta, dokumenti, baze podataka, učitane serije podataka itd.) pohranjuju se na:
– oblaku MS Azure (Europe) kojim upravljaju glavni ugovaratelji zaduženi za aplikaciju portala OP-a, SOFTWARE IMAGINATION & VISION S.R.L. (SIMAVI), Rumunjska, i ARHS Spikeseed S.A., Luksemburg
– oblaku MS Azure (Europe) kojim upravlja ugovaratelj zadužen za kontinuitet poslovanja portala OP-a, Tremend Software Consulting S.R.L., Rumunjska
– poslužiteljima ugovaratelja zaduženog za izvršavanje narudžbi, Paragon Supply Services, Francuska
– poslužiteljima podugovaratelja koji doprinose „pomoćniku Ureda za publikacije” (Publio): Pureinsights Technology Ltd, UK, i Wisevoice AI, Rumunjska

Svi postupci obrade provode se u skladu s Odlukom Komisije (EU, Euratom) 2017/46 od 10. siječnja 2017. o sigurnosti komunikacijskih i informacijskih sustava u Europskoj komisiji.

Ugovaratelji Komisije obvezani su posebnom ugovornom klauzulom pri svakoj obradi vaših podataka u ime Komisije i obvezama u pogledu povjerljivosti koje proizlaze iz Opće uredbe o zaštiti podataka (Uredba (EU) 2016/679).

Komisija je uvela niz tehničkih i organizacijskih mjera kako bi zaštitila vaše osobne podatke. Tehničke mjere uključuju odgovarajuće aktivnosti u svrhu sigurnosti na internetu i zaštite od gubitka podataka, promjene podataka ili neovlaštenog pristupa, pri čemu se uzimaju u obzir rizik koji predstavlja obrada i priroda osobnih podataka koji se obrađuju. Organizacijske mjere uključuju ograničavanje pristupa osobnim podacima isključivo na ovlaštene osobe koje ga moraju imati radi ovog postupka obrade.

7. Tko ima pristup vašim osobnim podacima i kome se oni otkrivaju?

Pristup vašim osobnim podacima ima osoblje Komisije koje je odgovorno za ovaj postupak obrade i ovlašteno osoblje prema načelu nužnog pristupa. To osoblje mora poštovati zakonske obveze i eventualne dodatne ugovore o povjerljivosti.

Pristup vašim osobnim podacima imaju i ugovaratelji (SIMAVI i ARHS Spikeseed S.A.) koji su zaduženi za upravljanje aplikacijom i Tremend Software Consulting S.R.L., zadužen za kontinuitet poslovanja.

Ako se služite funkcijom za prepoznavanje govora „pomoćnika Ureda za publikacije” (Publio), zvučni podaci bit će obrađeni u sustavima koje pružaju podugovaratelji Pureinsights Technology Ltd i Wisevoice AI.

Ako naručite publikaciju u dijelu portala OP-a „Publikacije EU-a”, vaše osobne podatke obrađivat će ugovaratelj zadužen za izvršavanje narudžbi, trenutačno Paragon Supply Services, Francuska. Ova obrada podliježe posebnoj izjavi o zaštiti osobnih podataka kojoj ćete imati pristup nakon izvršenja narudžbe.

Informacije koje prikupljamo neće se prosljeđivati trećim osobama.

8. Koja su vaša prava i kako ih možete ostvariti?

Kao „ispitanik” imate posebna prava na temelju poglavlja III. (članci od 14. do 25.) Uredbe (EU) 2018/1725, posebice pravo na pristup svojim osobnim podacima, njihov ispravak ili brisanje i pravo na ograničenje obrade vaših osobnih podataka. U određenim slučajevima imate i pravo prigovora na obradu ili pravo na prenosivost podataka.

Registracijom korisničkog profila na portalu OP-a pristali ste dati svoje osobne podatke odjelu C.1 „Portal Ureda za publikacije” Ureda za publikacije. Privolu možete povući u bilo kojem trenutku slanjem obavijesti voditelju obrade podataka. Povlačenje privole neće utjecati na zakonitost obrade koja je provedena prije nego što ste povukli privolu.

Da biste ostvarili svoja prava, možete se obratiti voditelju obrade podataka, a u slučaju spora službeniku za zaštitu podataka. Ako je potrebno, možete se obratiti i Europskom nadzorniku za zaštitu podataka. Podaci za kontakt navedeni su u 9. odjeljku.

Ako želite ostvariti svoja prava u pogledu jednog ili više konkretnih postupaka obrade, jasno ih navedite u zahtjevu (tj. navedite njihov broj upisa u registar iz 10. odjeljka).

9. Podaci za kontakt

– Voditelj obrade podataka

Ako želite ostvariti svoja prava na temelju Uredbe (EU) 2018/1725, imate primjedbi, pitanja ili nedoumica, ili ako želite podnijeti pritužbu u vezi s prikupljanjem i uporabom vaših osobnih podataka, obratite se voditelju obrade podataka u Uredu za publikacije Europske unije, odjel C.1 „Portal Ureda za publikacije”.

– Komisijin službenik za zaštitu podataka

Za pitanja povezana s obradom vaših osobnih podataka na temelju Uredbe (EU) 2018/1725 možete se obratiti službeniku za zaštitu podataka (data-protection-officer@ec.europa.eu).

– Europski nadzornik za zaštitu podataka

Ako smatrate da vam je voditelj obrade pri obradi vaših osobnih podataka povrijedio prava na temelju Uredbe (EU) 2018/1725, imate pravo obratiti se (podnijeti pritužbu) Europskom nadzorniku za zaštitu podataka (edps@edps.europa.eu).

10. Gdje možete pronaći podrobnije informacije?

Komisijin službenik za zaštitu podataka objavljuje registar svih dokumentiranih i prijavljenih postupaka obrade osobnih podataka koje provodi Komisija. Tom registru možete pristupiti na sljedećoj poveznici: http://ec.europa.eu/dpo-register

Ovaj postupak obrade upisan je u javni registar službenika za zaštitu podataka pod sljedećim brojem: DPR-EC-00449