ZAŠTITA VAŠIH OSOBNIH PODATAKA

Postupak obrade: internetske stranice Ureda za publikacije Europske unije (portal OP-a)

Voditelj obrade podataka: Ured za publikacije Europske unije, odjel A.5 „Portal i internetske usluge”

Broj upisa: DPR-EC-00449

1. Uvod

Europska komisija (dalje u tekstu „Komisija”) obvezala se da će štititi vaše osobne podatke i poštovati vašu privatnost. Komisija prikuplja i obrađuje osobne podatke u skladu s Uredbom (EU) 2018/1725 Europskog parlamenta i Vijeća od 23. listopada 2018. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama, tijelima, uredima i agencijama Unije i o slobodnom kretanju takvih podataka (te o stavljanju izvan snage Uredbe (EZ) br. 45/2001).

U ovoj izjavi o zaštiti osobnih podataka objašnjava se zašto obrađujemo osobne podatke, kako ih prikupljamo, postupamo s njima i štitimo ih, kako se ti podaci koriste i koja su vaša prava u vezi s vašim osobnim podacima. Navedeni su i podaci za kontakt nadležnog voditelja obrade podataka kojem se možete obratiti da biste ostvarili svoja prava, službenika za zaštitu podataka i Europskog nadzornika za zaštitu podataka.

U nastavku su informacije o postupku obrade „internetske stranice Ureda za publikacije Europske unije (portal OP-a)”, koji provodi odjel A.5 „Portal i internetske usluge” Ureda za publikacije Europske unije.

2. Zašto i kako obrađujemo vaše osobne podatke?

Svrha postupka obrade: odjel A.5 „Portal i internetske usluge” Ureda za publikacije prikuplja i koristi vaše osobne podatke za registraciju na stranicama portala OP-a, što uključuje i usluge povezane s naručivanjem tiskanih publikacija na stranici Publikacije EU-a i „pomoćnikom Ureda za publikacije”.

Registracija korisnika: taj postupak obrade sastoji se od vođenja popisa s osobnim podacima u bazi podataka. Podaci se u anonimiziranom obliku koriste i za studije i/ili u statističke svrhe radi poboljšanja usluge.

„Pomoćnik Ureda za publikacije” pojavljuje se kao prozorčić u kojem korisnici mogu postavljati standardna pitanja o uslugama portala i dostupnim publikacijama. Pitanja možete postavljati u pisanom ili usmenom obliku. Za automatiziranu konverzaciju „pomoćnik Ureda za publikacije” koristi chatbot „Publio”. Chatbot registrira zvuk (pitanja koja izgovorite) i šalje ga alatu za prepoznavanje govora koji ga pretvara u tekst. Zvuk se obrađuje na poslužitelju Microsoft Azure. „Pomoćnik Ureda za publikacije” zatim prikazuje izgovorene riječi kako ih protumači stroj za prepoznavanje govora, a nakon toga i standardni odgovor u pisanom obliku i u obliku automatiziranog zvučnog zapisa. Ta je konverzacija trenutna i kratkotrajna. Nakon zatvaranja prozora „pomoćnika Ureda za publikacije” cijela se konverzacija briše. Ne pohranjuju se ni zvučni zapis ni postavljena pitanja ni odgovori.

Vaši osobni podaci neće se koristiti za automatizirano donošenje odluka, uključujući profiliranje.

3. Koji su pravni temelji za obradu vaših osobnih podataka?

Vaše osobne podatke obrađujemo iz sljedećih razloga:

– obrada je nužna za izvršavanje zadaće od javnog interesa ili pri izvršavanju službene ovlasti dodijeljene instituciji ili tijelu Unije

i

– dali ste privolu za obradu svojih osobnih podataka u jednu ili više posebnih svrha.

Ako naručite publikaciju preko portala OP-a, obrada vaših osobnih podataka nužna je za izvršavanje vaše narudžbe.

Pravna osnova za obradu: mandat Ureda za publikacije, Odluka 2009/496/EZ (Euratom) Europskog parlamenta, Europskog Vijeća, Vijeća, Komisije, Suda Europske unije, Revizorskog suda, Europskoga gospodarskog i socijalnog odbora i Odbora regija od 26. lipnja 2009. o organizaciji i radu Ureda za publikacije Europske unije.

4. Koje osobne podatke prikupljamo i obrađujemo?

U svrhu ovog postupka obrade Ured za publikacije Europske unije, odjel A.5 „Portal i internetske usluge” prikuplja sljedeće kategorije osobnih podataka:

Registracija korisnika

Obvezni podaci za potpuni korisnički račun:

• ime
• prezime
• e-adresa
• lozinka (šifrirana)

Obvezni podaci za račun za jedinstvenu prijavu (podaci preuzeti s vanjske usluge EU Login):

• korisničko ime
• e-adresa
• ime
• prezime

Neobvezni podaci:

• broj telefona
• tema koja vas zanima
• odabrana uloga
• vrsta adrese
• ime (može se razlikovati od obveznih podataka)
• prezime (može se razlikovati od obveznih podataka)
• ulica i broj
• poštanski broj
• grad
• zemlja
• e-adresa (može se razlikovati od obvezne e-adrese)
• telefonski broj na adresi
• vrsta osobe
• organizacija
• služba
• funkcija

Navođenje osobnih podataka nije preduvjet za pregledavanje portala Ureda za publikacije. Međutim, obvezno je ako želite dodatne usluge koje omogućuje potpuni korisnički račun, kao što su „Moje adrese”, „Moji popisi”, „Moje miniaplikacije”, „Moje narudžbe”, „Moj profil”, „Moje bilješke”, „Moje ocjene”, „Moja pretraživanja” i „Moji RSS izvori”.

Navođenje osobnih podataka obvezno je i ako naručujete publikaciju na svoju kućnu adresu.

„Pomoćnik Ureda za publikacije”

• glas (ako s pomoćnikom komunicirate usmeno)

5. Koliko dugo čuvamo vaše osobne podatke?

Odjel A.5 „Portal i internetske usluge” Ureda za publikacije Europske unije čuva vaše osobne podatke samo onoliko dugo koliko je potrebno da se ispuni svrha prikupljanja ili daljnje obrade, odnosno za pružanje traženih usluga. Ako ste izradili potpuni korisnički račun, svoje osobne podatke možete izbrisati sami ako to želite (opcija „Izbriši račun”).

Ako svoj račun niste koristili tri godine, poslat ćemo vam poruku na kraju tog razdoblja. Ne odgovorite li u roku od mjesec dana, automatski ćemo izbrisati vaš račun.

6. Kako štitimo vaše osobne podatke?

Svi osobni podaci u elektroničkom obliku (e-pošta, dokumenti, baze podataka, učitane serije podataka itd.) pohranjuju se:
– u oblaku MS Azure (Europe) kojim upravljaju glavni ugovaratelji zaduženi za aplikaciju portala OP-a, SOFTWARE IMAGINATION & VISION S.R.L. (SIMAVI), Rumunjska, i ARHS Spikeseed S.A., Luksemburg
– u oblaku MS Azure (Europe) kojim upravlja ugovaratelj zadužen za kontinuitet poslovanja portala OP-a, Tremend Software Consulting S.R.L., Rumunjska
– na poslužiteljima ugovaratelja zaduženog za izvršavanje narudžbi, Paragon Supply Services, Francuska
– na poslužiteljima podugovaratelja koji doprinose „pomoćniku Ureda za publikacije” (Publio), Pureinsights Technology Ltd, Ujedinjena Kraljevina, i Wisevoice AI, Rumunjska.

Svi postupci obrade provode se u skladu s Odlukom Komisije (EU, Euratom) 2017/46 od 10. siječnja 2017. o sigurnosti komunikacijskih i informacijskih sustava u Europskoj komisiji.

Ugovaratelji Komisije obvezani su posebnom ugovornom klauzulom pri svakoj obradi vaših podataka u ime Komisije i obvezama u pogledu povjerljivosti koje proizlaze iz Opće uredbe o zaštiti podataka (Uredba (EU) 2016/679).

Komisija je uvela niz tehničkih i organizacijskih mjera kako bi zaštitila vaše osobne podatke. Tehničke mjere uključuju odgovarajuće aktivnosti u svrhu sigurnosti na internetu i zaštite od gubitka podataka, izmjene podataka ili neovlaštenog pristupa podacima, pri čemu se uzimaju u obzir rizici povezani s obradom i prirodom osobnih podataka koji se obrađuju. Organizacijske mjere uključuju ograničavanje pristupa osobnim podacima isključivo na ovlaštene osobe koje ga moraju imati radi ovog postupka obrade.

7. Tko ima pristup vašim osobnim podacima i kome se oni otkrivaju?

Pristup vašim osobnim podacima ima osoblje Komisije odgovorno za ovaj postupak obrade i ovlašteno osoblje prema načelu nužnog pristupa. To je osoblje dužno poštovati regulatorne i dodatne ugovorne obveze čuvanja povjerljivosti.

Pristup vašim osobnim podacima imaju i ugovaratelji (SIMAVI i ARHS Spikeseed S.A.), zaduženi za upravljanje aplikacijom, i Tremend Software Consulting S.R.L., zadužen za kontinuitet poslovanja.

Ako koristite funkciju „pomoćnika Ureda za publikacije” (Publio) za prepoznavanje govora, zvučni podaci bit će obrađeni u sustavima koje pružaju podugovaratelji Pureinsights Technology Ltd i Wisevoice AI.

Ako naručite publikaciju u dijelu portala OP-a „Publikacije EU-a”, vaše osobne podatke obrađivat će ugovaratelj zadužen za izvršavanje narudžbi, trenutačno Paragon Supply Services, Francuska. Ta obrada podliježe posebnoj izjavi o zaštiti osobnih podataka, kojoj ćete imati pristup nakon izvršenja narudžbe.

Informacije koje prikupljamo neće se prosljeđivati trećim osobama.

8. Koja su vaša prava i kako ih možete ostvariti?

Kao „ispitanik” imate posebna prava na temelju poglavlja III. (članci od 14. do 25.) Uredbe (EU) 2018/1725, odnosno pravo na pristup svojim osobnim podacima, njihov ispravak ili brisanje i pravo na ograničenje njihove obrade. U određenim slučajevima imate i pravo prigovora na obradu ili pravo na prenosivost podataka.

Registracijom korisničkog profila na portalu OP-a pristali ste dati svoje osobne podatke odjelu A.5 „Portal i internetske usluge” Ureda za publikacije. Privolu možete povući u bilo kojem trenutku slanjem obavijesti voditelju obrade podataka. Povlačenje privole neće utjecati na zakonitost obrade koja je provedena prije nego što ste povukli privolu.

Da biste ostvarili svoja prava, možete se obratiti voditelju obrade podataka, a u slučaju nejasnoća službeniku za zaštitu podataka. Ako je potrebno, možete se obratiti i Europskom nadzorniku za zaštitu podataka. Podaci za kontakt navedeni su u 9. odjeljku.

Ako želite ostvariti svoja prava u vezi s jednim ili više konkretnih postupaka obrade, jasno ih navedite u zahtjevu (tj. navedite njihov broj upisa u registar iz 10. odjeljka).

9. Podaci za kontakt

– Voditelj obrade podataka

Ako želite ostvariti svoja prava na temelju Uredbe (EU) 2018/1725, imate primjedbi, pitanja ili nedoumica, ili ako želite podnijeti pritužbu u vezi s prikupljanjem i korištenjem vaših osobnih podataka, obratite se voditelju obrade podataka u odjelu A.5 „Portal i internetske usluge” Ureda za publikacije, info@publications.europa.eu.

– Komisijin službenik za zaštitu podataka

Pitanja povezana s obradom vaših osobnih podataka na temelju Uredbe (EU) 2018/1725 možete uputiti službeniku za zaštitu podataka (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

– Europski nadzornik za zaštitu podataka (EDPS)

Ako smatrate da su prava koja imate na temelju Uredbe (EU) 2018/1725 povrijeđena obradom vaših osobnih podataka za koju je odgovoran voditelj obrade, imate pravo obratiti se (podnijeti pritužbu) Europskom nadzorniku za zaštitu podataka (edps@edps.europa.eu).

10. Gdje možete pronaći podrobnije informacije?

Komisijin službenik za zaštitu podataka objavljuje registar svih dokumentiranih i prijavljenih postupaka obrade osobnih podataka koje provodi Komisija. Tom registru možete pristupiti na sljedećoj poveznici: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Ovaj postupak obrade upisan je u javni registar službenika za zaštitu podataka pod sljedećim brojem: DPR-EC-00449.