Az alábbiakban ismertetjük a benyújtott személyes adatok kezelésével és védelmével kapcsolatos tudnivalókat.
Adatkezelési művelet: EU Whoiswho – Az Európai Unió hivatalos név- és címjegyzéke
Adatkezelő: az Európai Unió Kiadóhivatala, A.5-es egység („Kiadóhivatali portál”)
Hivatkozási szám: DPR-EC-00447
Tartalomjegyzék
- Bevezetés
- Milyen célból és hogyan kezeljük a személyes adatokat?
- Milyen jogi előírások alapján kezeljük a személyes adatokat?
- Milyen adatokat gyűjtünk és kezelünk?
- Mennyi ideig őrizzük meg a személyes adatokat?
- Hogyan gondoskodunk a személyes adatok védelméről?
- Ki fér hozzá a személyes adatokhoz, és ki kapja meg azokat?
- Milyen jogok illetik meg Önt, és miként gyakorolhatja azokat?
- Elérhetőségi adatok
- Hol lehet részletesebben tájékozódni?
1. Bevezetés
Az Európai Bizottság (a továbbiakban: a Bizottság) tiszteletben tartja és elkötelezetten védelmezi a felhasználók személyes adatait és magánszféráját. A személyes adatok Bizottság általi gyűjtése és kezelése a természetes személyeknek a személyes adatok uniós intézmények, szervek, hivatalok és ügynökségek általi kezelése tekintetében való védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról szóló (és a 45/2001/EK rendeletet hatályon kívül helyező) 2018. október 23-i (EU) 2018/1725 európai parlamenti és tanácsi rendeleten alapul.
Ez az adatvédelmi nyilatkozat ismerteti az adatkezelés indokait, a személyes adatok gyűjtésének, kezelésének és védelmének módját, az adatok felhasználását, valamint az egyének jogait saját személyes adataikkal kapcsolatban. Ezenkívül a jogok érvényre juttatásáért felelős illetékes adatkezelő, továbbá az adatvédelmi tisztviselő és az európai adatvédelmi biztos elérhetőségi adatait is tartalmazza.
Az alábbiakban ismertetjük a Kiadóhivatal A.5-es egysége („Kiadóhivatali portál”) által végzett, „EU Whoiswho – Az Európai Unió hivatalos név- és címjegyzéke” elnevezésű adatkezelési művelettel kapcsolatos adatvédelmi tudnivalókat.
2. Milyen célból és hogyan kezeljük a személyes adatokat?
Az adatkezelés célja: Az Európai Unió Kiadóhivatalának A.5-es egysége („Kiadóhivatali portál”) azzal a céllal gyűjti és használja fel az Ön személyes adatait, hogy közzétegye azokat az „EU Whoiswho” honlapon (https://op.europa.eu/web/who-is-who).
Az adatkezelési művelet célja nyilvánosan hozzáférhetővé tenni az EU intézményeinél, szerveinél és ügynökségeinél dolgozó munkatársak, valamint az európai parlamenti képviselők és egyéb csoportok hivatalos név- és címjegyzékét.
A személyes adatokat nem használjuk fel automatizált döntéshozatalra, ebbe a profilalkotást is beleértve.
3. Milyen jogi előírások alapján kezeljük a személyes adatokat?
A személyes adatokat azért kezeljük, mert:
– az adatkezelés közérdekből vagy az uniós intézményre vagy szervre ruházott közhatalmi jogosítvány gyakorlása keretében végzett feladat teljesítéséhez szükséges,
és/vagy
– az adatkezelés az adatkezelőre vonatkozó valamely jogi kötelezettségnek való megfeleléshez szükséges, és
Az adatkezelés jogalapja: az Európai Parlament, a Tanács, a Bizottság, a Bíróság, a Számvevőszék, az Európai Gazdasági és Szociális Bizottság és a Régiók Bizottságának 2009. június 26-i 2009/496/EK, Euratom határozata az Európai Unió Kiadóhivatalának szervezéséről és működéséről, mely jogszabály meghatározza a Kiadóhivatal hatáskörét és feladatait.
4. Milyen adatokat gyűjtünk és kezelünk?
Az adatkezelési művelet végrehajtása érdekében a Kiadóhivatal A.5-es egysége („Kiadóhivatali portál”) a következő jellegű személyes adatokat gyűjti:
A Bizottság belső személyi állománya: vezetéknév és utónév (a nem vezetőségi munkatársak esetében rövidítve); telefonszám. A Parlament titkárságának belső (csak vezetőségi) személyi állománya: vezetéknév és utónév, telefonszám és címek. A többi uniós alkalmazott esetében a gyűjtött adatok az adott uniós intézmény döntésétől függnek.
Ezen érintettek esetében az általános munkahelyi cím (épület), az általános e-mail-cím és a szervezet központi telefonszáma szerepel a jegyzékben.
Az Európai Parlament képviselői és a képviselőcsoportok titkárságainak munkatársai, a Tanács munkáját segítő Állandó Képviselők Bizottságának tagjai, a stabilizációs és társulási tanács tagjai, az EU küldöttségeinek és irodáinak vezetői esetében a következő adatok szerepelhetnek: teljes vezetéknév, teljes e-mail-cím, munkahelyi cím, telefonszám és fénykép.
Az adatkategóriákról az „EU Whoiswho data fields” melléklet nyújt teljes körű áttekintést.
Az Ön személyes adatait automatizált vagy félig automatizált adattovábbítás útján kaptuk meg az Önt foglalkoztató intézmény emberi erőforrásokért felelős szervezeti egységétől.
5. Mennyi ideig őrizzük meg a személyes adatokat?
A Kiadóhivatal A.5-es egysége („Kiadóhivatali portál”) csak a gyűjtés vagy további kezelés céljának eléréséhez szükséges ideig tárolja a személyes adatokat, nevezetesen azért, hogy naprakészen tudja tartani az uniós személyi állomány név- és címjegyzékét az EU Whoiswho honlapon. Ha Ön munkahelyet változtat az EU intézményein és más szervein belül, ez a változás egy kis késéssel az EU Whoiswho-ban is megjelenik. Ha Ön kilép az uniós intézmények és szervek szolgálatából, személyes adatai rövid időn belül eltűnnek az EU Whoiswho oldalairól.
Az EU Whoiswho honlapon kívül a Kiadóhivatal a következő kiadványokat is közzéteszi:
- éves teljes név- és címjegyzékváltozat (PDF), amely a webhely archívumában érhető el (https://op.europa.eu/web/who-is-who/archive), és amelynek megőrzésére a visszakereshetőség érdekében van szükség;
- kéthavi kivonatok uniós intézményenként (PDF). Mivel ezek rendszeresen frissülnek, minden új változat felülírja az előző változatot (archiválás nélkül);
- ezenkívül az EU Whoiswho adatai letölthetők a nyílt hozzáférésű adatok európai uniós portálján (https://data.europa.eu/).
A személyes adatokat időnként archiváljuk egy nem nyilvános adatbázisban, melyből a nem politikai szempontból fontos személyek (pl. nem vezetői pozícióban lévő uniós munkatársak) esetében 5 év elteltével töröljük őket.
6. Hogyan gondoskodunk a személyes adatok védelméről?
Valamennyi elektronikus formátumú személyes adat (e-mailek, dokumentumok, adatbázisok, feltöltött adatfájlok stb.) tárolása az Európai Bizottság szerverein történik. Az összes adatkezelési művelet az Európai Bizottság kommunikációs és információs rendszereinek biztonságáról szóló, 2017. január 10-i (EU, Euratom) 2017/46 bizottsági határozattal összhangban történik.
A felhasználók személyes adatainak védelme érdekében a Bizottság technikai és szervezeti intézkedéseket léptetett életbe. A technikai intézkedések között említhetjük azokat, amelyek az online biztonságról, valamint az adatvesztés és -módosulás kockázata és a jogosulatlan hozzáférés elleni védelemről hivatottak gondoskodni, figyelembe véve azt, hogy az adatkezelés milyen kockázatot jelent, és milyen jellegű személyes adatok kezeléséről van szó. A szervezeti intézkedések közé tartozik az, hogy a személyes adatokhoz csakis azok a feljogosított személyek férhetnek hozzá, akiknek erre indokoltan szükségük van az adatkezelési művelet végrehajtásához.
7. Ki fér hozzá a személyes adatokhoz, és ki kapja meg azokat?
A személyes adatokhoz a Bizottságnak az adatkezelési műveletek végrehajtásával megbízott munkatársai és a feljogosított munkatársak férhetnek hozzá a szükséges ismeret elvének megfelelően. Ezeket a munkatársakat jogszabályban előírt kötelezettségek, illetve szükség esetén külön titoktartási megállapodások kötik. Az általunk gyűjtött információkat harmadik fél nem kapja meg.
A név- és címjegyzék nyilvánosan hozzáférhető a következő címen: https://op.europa.eu/web/who-is-who.
8. Milyen jogok illetik meg Önt, és miként gyakorolhatja azokat?
Az adatkezelés érintettjeként Önt megilletik bizonyos, az (EU) 2018/1725 rendelet III. fejezetében (14–25. cikk) meghatározott jogok, különösen a személyes adataihoz való hozzáférés, azok helyesbítésének vagy törlésének, valamint a kezelésük korlátozásának joga. Adott esetben Ön arra is jogosult, hogy kifogást emeljen a személyes adatainak kezelése ellen, valamint joga van ahhoz, hogy adatait egy másik adatkezelőnek továbbítsa (adathordozhatóság).
Jogainak érvényre juttatásáért felveheti a kapcsolatot az adatkezelővel, illetve nézeteltérés esetén az adatvédelmi tisztviselővel. Szükség esetén az európai adatvédelmi biztoshoz is fordulhat. Az elérhetőségi adatokat a lenti 9. pont tartalmazza.
Ha egy vagy több konkrét adatkezelési művelettel kapcsolatban érvényre kívánja juttatni jogait, kérjük, hogy erre irányuló kérelmében adja meg a kérdéses művelet(ek) hivatkozási számát (lásd a lenti 10. pontot).
9. Elérhetőségi adatok
- Az adatkezelő
Ha érvényre szeretné juttatni az (EU) 2018/1725 rendelet szerinti jogait, illetve ha észrevételei, kérdései vagy aggályai vannak, vagy panaszt kíván benyújtani a személyes adatainak gyűjtésével és felhasználásával kapcsolatban, kérjük, lépjen kapcsolatba az adatkezelővel, vagyis a Kiadóhivatal B.1-es egységével („Hivatalos Lap és ítélkezési gyakorlat”) a következő e-mail-címen: info@publications.europa.eu.
- A Bizottság adatvédelmi tisztviselője
Személyes adatainak az (EU) 2018/1725 rendelet szerinti kezeléséhez kapcsolódó kérdésekkel, problémákkal az adatvédelmi tisztviselőhöz fordulhat a következő e-mail-címen: DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu.
- Az európai adatvédelmi biztos
Ha úgy ítéli meg, hogy az (EU) 2018/1725 rendeletben foglalt jogai sérültek a személyes adatainak az adatkezelő általi kezelése során, jogorvoslati kérelmével (panaszával) az európai adatvédelmi biztoshoz fordulhat a következő e-mail-címen: edps@edps.europa.eu.
10. Hol lehet részletesebben tájékozódni?
A Bizottság adatvédelmi tisztviselője nyilvántartást vezet és tesz közzé a Bizottságnál végzett összes személyesadat-kezelési műveletről. A nyilvántartás a következő linken érhető el: https://ec.europa.eu/info/about-european-commission/service-standards-and-principles/transparency/data-processing-register_hu.
Ez a konkrét adatkezelési művelet a következő hivatkozási számmal szerepel az adatvédelmi tisztviselő nyilvántartásában: DPR-EC-00447.