Adatvédelmi nyilatkozat: Egységes Kiadványkészítési Platform (UPP)
A személyes adatok védelme
Adatvédelmi nyilatkozat a személyes adatok kezeléséről és védelméről
Adatkezelési művelet: Általános kiadványokkal kapcsolatos publikációs szolgáltatások iránti kérelmek
Adatkezelő: az Európai Unió Kiadóhivatala, B. igazgatóság („Kiadványkészítés”)
Hivatkozási szám: DPR-EC-00424
1. Bevezetés
Az Európai Bizottság (a továbbiakban: a Bizottság) tiszteletben tartja a felhasználók magánéletét és elkötelezetten védelmezi személyes adataikat. A Bizottság a természetes személyeknek a személyes adatok uniós intézmények, szervek, hivatalok és ügynökségek általi kezelése tekintetében való védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról szóló (és a 45/2001/EK rendeletet hatályon kívül helyező) 2018. október 23-i EU) 2018/1725 európai parlamenti és tanácsi rendelettel összhangban gyűjti és kezeli a személyes adatokat.
Adatvédelmi nyilatkozatunkban ismertetjük, miért kezeljük az Ön személyes adatait, hogyan gyűjtjük, kezeljük, védjük és használjuk fel a rendelkezésünkre bocsátott személyes adatokat, továbbá hogy milyen jogok illetik meg Önt saját személyes adatait illetően. A nyilatkozat ezenfelül az illetékes adatkezelő, az adatvédelmi tisztviselő, valamint az európai adatvédelmi biztos elérhetőségi adatait is tartalmazza. Ha érvényt kíván szerezni jogainak, Önnek az illetékes adatkezelőhöz kell fordulnia.
Az „Általános kiadványokkal kapcsolatos publikációs szolgáltatások iránti kérelmek” elnevezésű, az Európai Unió Kiadóhivatalának B. igazgatósága („Kiadványkészítés”) által végzett adatkezelési művelettel kapcsolatos információkat az alábbiakban ismertetjük.
2. Milyen célból és hogyan kezeljük a személyes adatokat?
Az adatkezelés célja: A Kiadóhivatal B. Igazgatósága („Kiadványkészítés”) működteti az Egységes Kiadványkészítési Platform (a továbbiakban: UPP) szerzői portálját, amely lehetővé teszi az uniós intézmények, szervek és ügynökségek szolgálatai számára, hogy általános kiadványokkal kapcsolatos publikációs szolgáltatások iránti kérelmet nyújtsanak be a Kiadóhivatalhoz, vagy használják azt a kollaboratív tervezési eszközt, amely lehetővé teszi a jövőbeli kiadványok helyi (főigazgatóságon belüli) és szervezeti szintű koordinációját. Az UPP szerzői portáljának felhasználójaként Ön a kollaboratív tervezési eszközt is használhatja. Ehhez be kell jelölnie azt a jelölőnégyzetet, mellyel kifejezi hozzájárulását ahhoz, hogy a Kiadóhivatal az eszköz használatával összefüggésben kezelje az Ön személyes adatait.
Személyes adatait akkor gyűjtjük, ha Ön felhasználói profilt hoz létre az UPP platformon, és ha kérelmet nyújt be a szerzői portálon és/vagy közzétételre szánt kiadványt helyez el a kollaboratív tervezési eszköz felületén. Ezeket a személyes adatokat arra használjuk fel, hogy megválaszoljuk és kezeljük a publikációs szolgáltatások iránti kérelmeket, és számlát állítsunk ki a szolgáltatásokról. Így biztosítjuk, hogy a kérelem összhangban legyen a kérelmező főigazgatóság/intézmény kiadványokra vonatkozó politikájával, és így tudjuk összehangolni a kiadványok tervezését a részt vevő bizottsági főigazgatóságok, uniós intézmények és szervek között.
Abban az esetben, ha Ön korábban használta a DemPubWebet, amely az UPP szerzői portál technikai elődje, hivatkozási okokból megőrizzük személyes adatait a publikációs szolgáltatásokra vonatkozó kérelmekkel együtt. Ezekhez az információkhoz Ön hozzá tud férni írásvédett módban a DemPubWeb felületén. A személyes adatok megőrzése tekintetében az alábbi 5. pontban foglaltak alkalmazandók.
A személyes adatokat nem használjuk fel automatizált döntéshozatal céljára, a profilalkotást is ideértve.
3. Milyen jogi előírások alapján kezeljük a személyes adatokat?
A személyes adatokat azért kezeljük, mert:
– az adatkezelés közérdekből vagy az uniós intézményre vagy szervre ruházott közhatalmi jogosítvány gyakorlása keretében végzett feladat teljesítéséhez szükséges;
valamint
– Ön – amikor felhasználói profilt kér az UPP-hez, majd megadja személyes adatait a szerzői portál kérelmezési űrlapján – az adatkezelés érintettjeként hozzájárul személyes adatainak e célból történő kezeléséhez.
Az adatkezelés további jogalapja:
Az Európai Parlament, a Tanács, a Bizottság, a Bíróság, a Számvevőszék, az Európai Gazdasági és Szociális Bizottság és a Régiók Bizottságának 2009/496/EK, Euratom határozata (2009. június 26.) az Európai Unió Kiadóhivatalának szervezéséről és működéséről
4. Milyen személyes adatokat gyűjtünk és kezelünk?
Az adatkezelési művelet végrehajtása érdekében a Kiadóhivatal B. igazgatósága („Kiadványkészítés”) a következő típusú személyes adatokat gyűjti:
A kérelem felelőse, a projektfelelős és a pénzügyi kapcsolattartó, a terv kezdeményezője és a terv koordinátora (lehetnek azonos személyek) esetében:
- kötelező adatok: vezetéknév, utónév, e-mail-cím, telefonszám, az uniós intézmény, ügynökség vagy szervezet neve (az EU Login rendszerből automatikusan lehívott, nem szerkeszthető adatok);
- nem kötelező adatok a terv kezdeményezője és a tervkoordinátor esetében: további e-mail-cím és a szervezeti egység neve.
A személyes adatokat azért kötelező megadni, hogy a Kiadóhivatal létre tudja hozni és fenn tudja tartani a felhasználói profilokat az UPP szerzői portálon, és fel tudja dolgozni a publikációs szolgáltatások iránti kérelmeket.
5. Mennyi ideig őrizzük meg a személyes adatokat?
A Kiadóhivatal B. igazgatósága („Kiadványkészítés”) csak addig tárolja az Ön személyes adatait, amíg azokra az adatgyűjtés céljának megvalósításához szüksége van – azaz 10 évig a projekt lezárultától számítva. Ez vonatkozik az eredetileg az UPP szerzői portál technikai elődjének számító DemPubWeb felületén nyilvántartásba vett adatokra is, amelyek hivatkozási célból írásvédett módban hozzáférhetők a felhasználók számára.
6. Hogyan gondoskodunk a személyes adatok védelméről?
Az elektronikus formátumú személyes adatokat (e-maileket, dokumentumokat, adatbázisokat, feltöltött adatfájlokat stb.) a Bizottság szerverein tároljuk. Az összes adatkezelési műveletre az Európai Bizottság kommunikációs és információs rendszereinek biztonságáról szóló, 2017. január 10-i (EU, Euratom) 2017/46 bizottsági határozattal összhangban kerül sor.
A személyes adatok védelme érdekében a Bizottság technikai és szervezeti intézkedéseket léptetett életbe. A technikai intézkedések megfelelő lépéseket foglalnak magukban az online biztonság szavatolása, valamint az adatvesztéssel, az adatok megváltoztatásával és a jogosulatlan hozzáféréssel szembeni védelem érdekében. Ezek az intézkedések számolnak az adatkezelés révén előálló kockázatokkal, és figyelembe veszik a kezelt személyes adatok jellegét. A szervezeti intézkedések közé tartozik, hogy a személyes adatokhoz csakis azok a feljogosított személyek férhetnek hozzá, akiknek erre indokoltan szükségük van az adatkezelési művelet végrehajtásához.
7. Ki fér hozzá a személyes adatokhoz, és ki kapja meg azokat?
Az Ön személyes adataihoz a Bizottságon belül a jelen adatkezelési művelet végrehajtásával megbízott munkatársak férhetnek hozzá, továbbá az erre feljogosított munkatársak, ha ez a szükséges ismeret elvének megfelelően indokolt. Ezeket a munkatársakat jogszabályban előírt kötelezettségek, illetve szükség esetén külön titoktartási megállapodások kötik.
8. Milyen jogok illetik meg Önt, és miként gyakorolhatja azokat?
Önt az adatkezelés által érintett személyként az (EU) 2018/1725 rendelet III. fejezetében (14–25. cikk) foglaltak szerint megilletik bizonyos jogok, különösen a következők: jogában áll személyes adataihoz hozzáférni, azokat javítani vagy törölni, illetve kezelésüket korlátozni. Adott esetben Ön arra is jogosult, hogy kifogást emeljen személyes adatainak kezelése ellen, illetve joga van ahhoz, hogy adatait egy másik adatkezelőnek továbbítsa (adathordozhatósághoz való jog).
Ezen túlmenően joga van ahhoz is, hogy kifogást emeljen az (EU) 2018/1725 rendelet 5. cikke (1) bekezdésének a) pontja alapján jogszerűen végzett személyesadat-kezelés ellen.
Ön hozzájárult ahhoz, hogy rendelkezésre bocsátott személyes adatait a Kiadóhivatal B. igazgatósága („Kiadványkészítés”) a jelen adatkezelési művelet céljaira felhasználja. Hozzájárulását bármikor visszavonhatja, ha erről értesíti az adatkezelőt. A hozzájárulás visszavonása nem érinti a visszavonást megelőzően végrehajtott adatkezelés jogszerűségét.
Ha gyakorolni kívánja ezeket a jogokat, vegye fel a kapcsolatot az adatkezelővel, illetve nézeteltérés esetén az adatvédelmi tisztviselővel. Szükség esetén az európai adatvédelmi biztoshoz is fordulhat. Elérhetőségi adataikat a 9. pont ismerteti.
Ha Ön egy vagy több konkrét adatkezelési művelettel kapcsolatban kívánja gyakorolni a jogait, kérjük, hogy erre irányuló kérelmében adja meg a kérdéses művelet(ek) hivatkozási számát (lásd a 10. pontot).
9. Elérhetőségi adatok
Az adatkezelő
Ha Ön gyakorolni szeretné az (EU) 2018/1725 rendelet szerinti jogait, illetve ha észrevételei, kérdései vagy aggályai vannak, vagy panaszt kíván benyújtani személyes adatainak gyűjtésével és felhasználásával kapcsolatban, kérjük, vegye fel a kapcsolatot az adatkezelővel – az Európai Unió Kiadóhivatalának B. igazgatóságával („Kiadványkészítés”) – a következő e-mail-címen: info@publications.europa.eu.
A Bizottság adatvédelmi tisztviselője
Ha kérdése vagy problémája van személyes adatainak az (EU) 2018/1725 rendelet szerinti kezelésével kapcsolatban, az adatvédelmi tisztviselőhöz fordulhat a következő e-mail-címen: DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu.
Az európai adatvédelmi biztos
Ha úgy ítéli meg, hogy az adatkezelő által végzett személyesadat-kezelés során sérültek az Önt az (EU) 2018/1725 rendelet szerint megillető jogok, jogorvoslati kérelmével (panaszával) az európai adatvédelmi biztoshoz fordulhat a következő e-mail-címen: edps@edps.europa.eu.
10. Hol lehet részletesebben tájékozódni?
A Bizottság adatvédelmi tisztviselője nyilvántartást vezet és tesz közzé a Bizottságnál végzett összes dokumentált és bejelentett személyesadat-kezelési műveletről. A nyilvántartás a következő linken érhető el: https://ec.europa.eu/info/about-european-commission/service-standards-and-principles/transparency/data-processing-register_hu.
A jelen adatkezelési művelet a következő hivatkozási számmal szerepel az adatvédelmi tisztviselő nyilvántartásában: DPR-EC-00424.
