Declaración de confidencialidad: Plataforma Unificada de Producción (UPP)
Protección de sus datos personales
La presente declaración de confidencialidad ofrece información acerca del tratamiento y la protección de sus datos personales.
Operación de tratamiento: Solicitudes de servicios de edición para publicaciones generales
Responsable del tratamiento de datos: Oficina de Publicaciones de la Unión Europea, Dirección B (Producción de Publicaciones)
Referencia de registro: DPR-EC-00424
1. Introducción
La Comisión Europea (en lo sucesivo, «la Comisión») se compromete a proteger sus datos personales y a respetar su privacidad. La Comisión recoge y trata los datos personales de conformidad con el Reglamento (UE) 2018/1725 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2018, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones, órganos y organismos de la Unión, y a la libre circulación de esos datos (por el que se deroga el Reglamento (CE) n.º 45/2001).
En esta declaración de confidencialidad se explican las razones del tratamiento de los datos personales, la forma en que recogemos y manejamos todos los datos personales proporcionados y garantizamos su protección, el uso que se hace de esta información y los derechos que tiene en relación con sus datos personales. También se especifican los datos de contacto del responsable del tratamiento de datos al que puede dirigirse para ejercer sus derechos, del delegado de protección de datos y del Supervisor Europeo de Protección de Datos.
A continuación figura la información relativa a la operación de tratamiento «Solicitudes de servicios de edición para publicaciones generales» que realiza la Dirección B (Producción de Publicaciones) de la Oficina de Publicaciones de la Unión Europea.
2. ¿Por qué y cómo tratamos sus datos personales?
Finalidad de la operación de tratamiento: La Dirección B (Producción de Publicaciones) de la Oficina de Publicaciones se encarga del mantenimiento del portal de autores de la Plataforma de Producción Unificada (UPP), que permite a los servicios de las instituciones, órganos y organismos de la UE presentar solicitudes de servicios de edición para publicaciones generales a la Oficina de Publicaciones o utilizar la herramienta de planificación colaborativa que permite coordinar futuras publicaciones a niveles local (dentro de una DG) e institucional. Como usuario del portal de autores de la UPP, puede optar por utilizar la herramienta de planificación colaborativa marcando una casilla que manifieste su consentimiento con esta parte del tratamiento.
Recogemos sus datos personales cuando usted crea un perfil de usuario en UPP y cuando utiliza el portal de autores para presentar una solicitud al portal de autores de la UPP o insertar una publicación prevista en la herramienta de planificación colaborativa. Utilizamos estos datos personales para responder y gestionar las solicitudes de publicación y facturar a los servicios autores, para garantizar que la solicitud se ajusta a la política de publicaciones de la DG o institución solicitante y para coordinar la planificación de las publicaciones entre las direcciones generales de la Comisión y las instituciones y organismos de la UE participantes.
Si usted utilizó también en el pasado DemPubWeb, que era el predecesor técnico del portal de autores de la UPP, conservamos sus datos personales junto con las correspondientes solicitudes de servicios de publicación, para facilitar las referencias. Puede acceder a esta información para referencia en DemPubWeb, en modo de solo lectura. Se aplicará el período de conservación indicado en el punto 5.
Sus datos personales no se utilizarán en ningún proceso de toma de decisiones automatizado, por ejemplo la elaboración de perfiles.
3. ¿Cuál es la base jurídica del tratamiento de sus datos personales?
Tratamos los datos personales porque:
— el tratamiento es necesario para obtener resultados de una función realizada en interés público o en el ejercicio de potestades públicas conferidas a las instituciones y organismos de la Unión;
y porque
— al solicitar un perfil de usuario para UPP, y de nuevo al introducir sus datos personales en el formulario de solicitud del portal de autores, usted, como interesado, da su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales a estos efectos.
Base jurídica adicional:
Decisión 2009/496/CE, Euratom, del Parlamento Europeo, del Consejo, de la Comisión, del Tribunal de Justicia, del Tribunal de Cuentas, del Comité Económico y Social Europeo y del Comité de las Regiones, de 26 de junio de 2009, relativa a la organización y al funcionamiento de la Oficina de Publicaciones de la Unión Europea.
4. ¿Qué datos personales recogemos y tratamos?
Para llevar a cabo esta operación de tratamiento, la Dirección B (Producción de Publicaciones) de la Oficina de Publicaciones recoge las categorías de datos personales siguientes:
Responsable de la solicitud, responsable del proyecto y contacto financiero, iniciador del plan y coordinador del plan (pueden ser la misma persona):
- datos obligatorios: nombre, apellidos, dirección de correo electrónico, número de teléfono, institución, agencia u organismo de la UE (extraído automáticamente de EU Login y no editable);
- datos opcionales para el iniciador y el coordinador del plan: correo electrónico adicional y unidad.
El suministro de datos personales es obligatorio para mantener un perfil de usuario en el portal de autores de la UPP y para que la Oficina de Publicaciones tramite las solicitudes de servicios de publicación.
5. ¿Durante cuánto tiempo conservamos sus datos personales?
La Dirección B (Producción de Publicaciones) de la Oficina de Publicaciones solo conservará sus datos personales durante el tiempo necesario para cumplir el objetivo de la recogida o el tratamiento posterior, a saber, diez años a partir de la clausura del proyecto. Esto también se aplica a los datos heredados registrados originalmente en DemPubWeb, el predecesor técnico del portal de autores de UPP, al que los usuarios pueden acceder solo para lectura con fines de referencia.
6. ¿Cómo protegemos y salvaguardamos sus datos personales?
Todos los datos personales en formato electrónico (correos electrónicos, documentos, bases de datos, lotes de datos cargados, etc.) se almacenan en los servidores de la Comisión Europea. Todas las operaciones de tratamiento se efectúan con arreglo a la Decisión (UE, Euratom) 2017/46 de la Comisión, de 10 de enero de 2017, sobre la seguridad de los sistemas de información y comunicación de la Comisión Europea.
Para proteger sus datos personales, la Comisión aplica diversas medidas técnicas y organizativas. Entre las medidas técnicas se incluyen acciones adecuadas para garantizar la seguridad en línea y evitar el riesgo de pérdida, alteración o acceso no autorizado a los datos, considerando el riesgo que plantee el tratamiento y la naturaleza de los datos personales tratados. Entre las medidas organizativas se incluye la restricción del acceso a los datos personales únicamente a las personas autorizadas que presenten una necesidad de saber legítima a efectos de la operación de tratamiento.
7. ¿Quién tiene acceso a sus datos personales y a quién se comunican?
Se facilita acceso a los datos personales al personal de la Comisión responsable de llevar a cabo esta operación de tratamiento y al personal autorizado con arreglo al principio de «necesidad de conocer». Estas personas están obligadas a respetar acuerdos de confidencialidad legales y, en caso necesario, otros acuerdos adicionales.
8. ¿Cuáles son sus derechos y cómo puede ejercerlos?
Como «interesado» a efectos del capítulo III (artículos 14 a 25) del Reglamento (UE) 2018/1725, usted tiene unos derechos específicos, en particular el derecho de acceso, rectificación o supresión de sus datos personales y el derecho a restringir su tratamiento. En ciertos casos, también tiene derecho a oponerse al tratamiento de los datos y a la portabilidad de estos.
Tiene derecho a oponerse al tratamiento de sus datos personales, que se lleva a cabo legalmente de conformidad con el artículo 5, apartado 1, letra a).
Usted ha aceptado proporcionar sus datos personales a la Dirección B (Producción de Publicaciones) de la Oficina de Publicaciones para la presente operación de tratamiento, pero puede retirar su consentimiento en cualquier momento mediante notificación al respecto al responsable del tratamiento de datos. Esto no afectará a la licitud del tratamiento efectuado con anterioridad a la retirada del consentimiento.
Puede ejercer sus derechos poniéndose en contacto con el responsable del tratamiento de datos o, en caso de conflicto, con el delegado de protección de datos. Si fuera necesario, también puede dirigirse al Supervisor Europeo de Protección de Datos. Los datos de contacto de todos ellos figuran en el punto 9.
En caso de que desee ejercer sus derechos en el marco de una o varias operaciones de tratamiento específicas, incluya en su solicitud la descripción de esas operaciones, es decir, las referencias de registro correspondientes tal como se especifica en el punto 10.
9. Información de contacto
Responsable del tratamiento de datos
Si desea ejercer sus derechos en virtud del Reglamento (UE) 2018/1725, o tiene observaciones, preguntas o dudas, o si desea presentar una reclamación sobre la recogida y el uso de sus datos personales, no dude en ponerse en contacto con el responsable del tratamiento de datos de la Dirección B (Producción de Publicaciones) de la Oficina de Publicaciones (info@publications.europa.eu).
Delegado de protección de datos de la Comisión
Si desea plantear cuestiones relacionadas con el tratamiento de sus datos personales con arreglo al Reglamento (UE) 2018/1725, puede ponerse en contacto con el delegado de protección de datos (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu)
Supervisor Europeo de Protección de Datos
Si considera que, con motivo del tratamiento de sus datos personales por el responsable del tratamiento de datos, se han infringido los derechos que le asisten con arreglo al Reglamento (UE) 2018/1725, tiene derecho a recurrir (esto es, a presentar una denuncia) ante el Supervisor Europeo de Protección de Datos (edps@edps.europa.eu).
10. ¿Dónde se puede encontrar información más detallada?
El delegado de protección de datos de la Comisión publica el registro de todas las operaciones de tratamiento de datos personales por parte de la Comisión que se han documentado y se le han notificado. Puede acceder al registro a través del siguiente enlace: http://ec.europa.eu/dpo-register.
Esta operación de tratamiento específica se ha incluido en el registro público del delegado de protección de datos con la referencia de registro siguiente: DPR-EC-00424.
