Declaración de confidencialidad y protección de datos personales

Operación de tratamiento: Sitio web de la «Oficina de Publicaciones de la Unión Europea» (Portal de la OP)

Responsable del tratamiento de datos: Oficina de Publicaciones de la Unión Europea, Unidad A.5, «Portal y servicios web»

Referencia de registro: DPR-EC-00449

1. Introducción

La Comisión Europea (en lo sucesivo, "la Comisión") está comprometida con la protección de sus datos personales y el respeto de su intimidad. La Comisión recoge datos personales para su tratamiento posterior, de conformidad con el Reglamento (UE) 2018/1725 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2018, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones, órganos y organismos de la Unión, y a la libre circulación de esos datos [que deroga el Reglamento (CE) n.º 45/2001].

La presente declaración de privacidad explica el motivo del tratamiento de sus datos personales, el modo en que recogemos y tratamos todos los datos personales que recibimos y cómo velamos por su protección, la manera en que se usa esta información y sus derechos al respecto. También especifica los datos de contacto del responsable del tratamiento de datos al que puede dirigirse para ejercer sus derechos, del delegado de protección de datos y del Supervisor Europeo de Protección de Datos.

A continuación se presenta la información relativa a la operación de tratamiento «Sitio web de la Oficina de Publicaciones de la Unión Europea (Portal de la OP)», realizado por la Unidad C.1, «Portal de la OP», de la Oficina de Publicaciones de la Unión Europea.

2. ¿Por qué recogemos, conservamos y tratamos sus datos personales?

Finalidad de las operaciones de tratamiento: La Unidad A.5, «Portal y servicios web», de la Oficina de Publicaciones recoge y utiliza sus datos personales para el registro de usuarios en el sitio web del Portal de la OP, incluidos los servicios relacionados con el pedido de publicaciones impresas en la página «Publicaciones de la UE», así como la funcionalidad «asistente de la Oficina de Publicaciones».

Registro de usuario: esta operación de tratamiento consiste en mantener una lista de datos personales en una base de datos. Los datos también se utilizan de forma anonimizada para estudios o fines estadísticos con objeto de mejorar el servicio.

«Asistente de la Oficina de Publicaciones»: esta funcionalidad (una ventana dentro del sitio web) permite a los usuarios formular preguntas estándar sobre los servicios del portal y las publicaciones disponibles. Puede hacer preguntas de forma escrita u oral. En el caso de que la pregunta haya sido realizada de forma oral, el «asistente de la Oficina de Publicaciones» utiliza el chatbot «Publio». El asistente virtual registra la entrada de audio (sus preguntas orales) y la envía a un motor de reconocimiento de voz que convierte lo dicho en texto. La entrada de audio se procesa en el servidor Microsoft Azure. A continuación, el «asistente de la Oficina de Publicaciones» muestra la entrada de audio, con las palabras interpretadas por el motor de reconocimiento de voz, antes de mostrar una respuesta estándar tanto por escrito como mediante audio automatizado. Este intercambio es inmediato y muy corto. Al cerrar la ventana del «asistente de la Oficina de Publicaciones», se suprime la totalidad del intercambio. No se almacenan ni el audio, ni las preguntas formuladas ni las respuestas.

Sus datos personales no se utilizarán en ningún proceso de toma de decisiones automatizado, ni tampoco para la elaboración de perfiles.

3. ¿Cuál es la base jurídica del tratamiento de sus datos personales?

Tratamos sus datos personales:

- cuando el tratamiento es necesario para el cumplimiento de una función realizada en interés público o en el ejercicio de potestades públicas conferidas a las instituciones y organismos de la Unión;

así como

- cuando usted, como interesado, ha dado su consentimiento a efectos del tratamiento de sus datos personales para uno o más fines específicos.

- Si presenta un formulario a través del portal de la OP, el tratamiento de sus datos personales es necesario para la tramitación de su pedido.

Base jurídica para el tratamiento: el mandato de la Oficina de Publicaciones, que se recoge en la Decisión 2009/496/CE, Euratom del Parlamento Europeo, del Consejo, de la Comisión, del Tribunal de Justicia, del Tribunal de Cuentas, del Comité Económico y Social Europeo y del Comité de las Regiones, de 26 de junio de 2009, relativa a la organización y al funcionamiento de la Oficina de Publicaciones de la Unión Europea.

4. ¿Qué datos personales recogemos y tratamos?

Para llevar a cabo esta operación de tratamiento, la Unidad C.1 (Portal de la OP) de la Oficina de Publicaciones recoge las siguientes categorías de datos personales:

Datos obligatorios para una cuenta completa:

• Nombre
• Apellidos
• Dirección de correo electrónico
• Contraseña (cifrada)

Datos obligatorios para una cuenta única de inicio de sesión (datos extraídos de servicios externos como Facebook, Twitter o EU Login):

• Nombre de usuario
• Correo electrónico (no para Twitter)
• Nombre
• Apellidos

Datos optativos:

• Número de teléfono
• Tema de interés
• Función preferida
• Tipo de dirección
• Nombre (puede ser distinto del de los datos obligatorios)
• Apellidos (pueden ser distintos de los de los datos obligatorios)
• Dirección (calle y número)
• Código postal
• Localidad
• País
• Dirección electrónica (puede ser distinta de la dirección obligatoria)
• Número de teléfono de la dirección
• Tipo de persona
• Organización
• Departamento o servicio
• Función

No es obligatorio facilitar datos personales para navegar por el portal de la OP. Sin embargo, es obligatorio facilitar datos personales si desea beneficiarse de los servicios adicionales que se ofrecen en las cuentas completas como "Mis direcciones", "Mis listas", "Mis widgets", "Mis pedidos", "Mi perfil", "Mis alertas", "Mis anotaciones", "Mis valoraciones", "Mis búsquedas" y "Mis fuentes RSS".

Asimismo, deben facilitarse datos personales si se encarga una publicación a domicilio.

Funcionalidad «asistente de la Oficina de Publicaciones»

• Voz (si interactúa con el asistente de forma oral)

5. ¿Cuánto tiempo conservamos sus datos personales?

La Unidad A.5, «Portal y servicios web», de la Oficina de Publicaciones solo conservará sus datos personales durante el tiempo necesario para cumplir el objetivo de recogida o tratamiento posterior (es decir, para llevar a cabo los servicios solicitados). Si ha creado una cuenta completa, usted mismo puede eliminar sus datos personales si así lo desea (opción "Eliminar cuenta").

Al cabo de tres años de inactividad de la cuenta, se le enviará un mensaje al respecto. Si no contesta al mensaje en el plazo de un mes, su cuenta se eliminará automáticamente.

6. ¿Cómo protegemos y salvaguardamos sus datos personales?

Todos los datos personales en formato electrónico (correos electrónicos, documentos, bases de datos, lotes de datos cargados, etc.) se almacenan en los servidores siguientes:
- en MS Azure Cloud (Europa), bajo la responsabilidad de los contratistas primarios Software Imagination & Vision S.R.L. (SIMAVI), de Rumanía, y ARHS Spikeseed S.A., de Luxemburgo, que están a cargo de la aplicación PORTAL de la OP;
- en MS Azure Cloud (Europa), bajo la responsabilidad del contratista Tremend Software Consulting S.R.L., de Rumanía, que se encarga de la continuidad de las actividades de la aplicación PORTAL de la OP;
- en los servidores del contratista Paragon Supply Services, de Francia, que se ocupa de atender los pedidos a domicilio.
Subcontratistas que contribuyen al «asistente de la Oficina de Publicaciones» (Publio): Pureinsights Technology Ltd, de Reino Unido, y Wisevoice AI, de Rumanía.

Todas las operaciones de tratamiento se llevan a cabo de conformidad con la Decisión (UE, Euratom) 2017/46 de la Comisión, de 10 de enero de 2017, sobre la seguridad de los sistemas de información y comunicación de la Comisión Europea.

Los contratistas de la Comisión están vinculados por una cláusula contractual específica respecto de toda operación de tratamiento de datos personales en nombre de la Comisión, y por obligaciones de confidencialidad derivadas del Reglamento General de Protección de Datos [Reglamento (UE) 2016/679].

Para proteger sus datos personales, la Comisión aplica una serie de medidas técnicas y organizativas. Entre las medidas técnicas, cabe citar acciones adecuadas para velar por la seguridad en línea y evitar el riesgo de pérdida, alteración o acceso no autorizado a los datos, tomando en consideración el riesgo que plantee el tratamiento y el tipo de datos personales tratados. Entre las medidas organizativas, figura la restricción del acceso a los datos personales únicamente a las personas autorizadas que demuestren una necesidad legítima de conocerlos a efectos de la operación de tratamiento.

7. ¿Quién tiene acceso a sus datos personales y a quién se comunican?

Se facilita acceso a sus datos personales al personal de la Comisión responsable de llevar a cabo esta operación de tratamiento y al personal autorizado con arreglo al principio de la "necesidad de conocer". Este personal tiene la obligación de respetar los acuerdos de confidencialidad reglamentarios y, en caso necesario, cualquier otro acuerdo adicional.

También se da acceso a sus datos personales a los contratistas (SIMAVI y ARHS Spikeseed S.A.) encargados de la gestión de la aplicación y al contratista Tremend Software Consulting S.R.L., responsable de la continuidad de las actividades.

Cuando utilice la función de voz del «asistente de la Oficina de Publicaciones» (Publio), los datos de voz se tratarán en sistemas facilitados por los subcontratistas Pureinsights Technology Ltd y Wisevoice AI.

Si realiza un pedido para recibir una publicación en papel en la parte de Publicaciones de la UE del portal de la OP, sus datos personales serán tratados por el contratista encargado de la gestión de los pedidos, que es actualmente la empresa francesa Paragon Supply Services. Este tratamiento está sujeto a una declaración de privacidad específica que se pondrá a su disposición cuando haga el pedido.

La información que recogemos no se transmitirá a terceros.

8. ¿Cuáles son sus derechos y cómo puede ejercerlos?

Como "interesado" a efectos del capítulo III (artículos 14-25) del Reglamento (UE) 2018/1725, tiene usted unos derechos concretos, en particular el derecho de acceso, rectificación o supresión de sus datos personales y el derecho a restringir su tratamiento. En su caso, también tiene derecho a oponerse al tratamiento de los datos y a la portabilidad de estos.

Al registrar un perfil de usuario en el Portal de la OP, ha dado su consentimiento para facilitar sus datos personales a la Unidad C.1, «Portal de la OP», de la Oficina de Publicaciones. pero puede retirar su consentimiento en cualquier momento mediante notificación al respecto al responsable del tratamiento de datos. La retirada no afectará a la licitud del tratamiento que se hubiera llevado a cabo antes de que usted retirara su consentimiento.

Puede ejercer sus derechos poniéndose en contacto con el responsable del tratamiento de datos o, en caso de conflicto, con el delegado de protección de datos. Si fuera necesario, también puede dirigirse al Supervisor Europeo de Protección de Datos. La información de contacto de todos ellos figura en el punto 9.

Si desea ejercer sus derechos en relación con una o varias operaciones específicas de tratamiento, rogamos incluya en su solicitud los datos correspondientes (a saber, el número de referencia del registro especificado más adelante, en el punto 10).

9. Información de contacto

- El responsable del tratamiento de datos.

Si desea ejercer sus derechos en virtud del Reglamento (UE) 2018/1725, o tiene observaciones, preguntas o dudas, o si desea presentar una reclamación sobre la recogida y el uso de sus datos personales, no dude en ponerse en contacto con el responsable del tratamiento de datos, Unidad C.1 (Portal de la OP) de la Oficina de Publicaciones de la Unión Europea.

- El delegado de protección de datos de la Comisión.

- Para cuestiones relacionadas con el tratamiento de sus datos personales con arreglo al Reglamento (UE) 2018/1725, puede dirigirse al responsable de protección de datos (data-protection-officer@ec.europa.eu).

- El Supervisor Europeo de Protección de Datos.

Si considera que, con motivo del tratamiento de sus datos personales por el responsable del tratamiento de datos, se han infringido los derechos que le asisten con arreglo al Reglamento (UE) 2018/1725, tiene derecho a recurrir (esto es, a presentar una denuncia) ante el Supervisor Europeo de Protección de Datos (edps@edps.europa.eu).

10. Dónde encontrar información más detallada

El responsable de protección de datos de la Comisión publica el registro de todas las operaciones de tratamiento de datos personales efectuadas por la Comisión que se hayan documentado y le hayan sido notificadas. Puede acceder al registro a través del enlace siguiente: https://ec.europa.eu/info/about-european-commission/service-standards-and-principles/transparency/data-processing-register_es

La presente operación de tratamiento específica se ha incluido en el registro público del delegado de protección de datos con la referencia de registro siguiente: DPR-EC-00449