PROTECCIÓN DE SUS DATOS PERSONALES

Operación de tratamiento: Sitio web de la «Oficina de Publicaciones de la Unión Europea» (portal de la OP)

Responsable del tratamiento de datos: Oficina de Publicaciones de la Unión Europea, Unidad A.5, «Portal y Servicios Web»

Referencia de registro: DPR-EC-00449

1. Introducción

La Comisión Europea (en lo sucesivo denominada «la Comisión») está comprometida con la protección de sus datos personales y el respeto de su intimidad. La Comisión recoge y trata datos personales con arreglo al Reglamento (UE) 2018/1725 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2018, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones, órganos y organismos de la Unión, y a la libre circulación de esos datos [por el que se deroga el Reglamento (CE) n.º 45/2001].

La presente declaración de privacidad explica el motivo del tratamiento de sus datos personales, el modo en que recogemos y tratamos todos los datos personales facilitados y cómo garantizamos su protección, la manera en que se usa dicha información y sus derechos al respecto. También indica los datos de contacto del responsable del tratamiento de datos al que puede dirigirse para ejercer sus derechos, del delegado de protección de datos y del Supervisor Europeo de Protección de Datos.

A continuación se presenta la información relativa a la operación de tratamiento «Sitio web de la Oficina de Publicaciones de la Unión Europea (portal de la OP)», realizada por la Unidad A.5, «Portal y Servicios Web», de la Oficina de Publicaciones de la Unión Europea.

2. ¿Por qué y cómo tratamos sus datos personales?

Finalidad de la operación de tratamiento: La Unidad A.5, «Portal y Servicios Web», de la Oficina de Publicaciones recoge y utiliza sus datos personales para su registro como usuario en el sitio web del portal de la OP, incluidos los servicios relacionados con el pedido de publicaciones impresas en la página «Publicaciones de la UE», así como la funcionalidad «asistente de la Oficina de Publicaciones».

Registro de usuario: esta operación de tratamiento consiste en mantener una lista de datos personales en una base de datos. Los datos también se utilizan de forma anonimizada para estudios o fines estadísticos con objeto de mejorar el servicio.

«Asistente de la Oficina de Publicaciones»: esta funcionalidad (una ventana dentro del sitio web) permite a los usuarios formular preguntas estándar sobre los servicios del portal y las publicaciones disponibles. Puede hacer preguntas de forma escrita u oral. En el caso de que la pregunta haya sido realizada de forma oral, el «asistente de la Oficina de Publicaciones» utiliza el chatbot «Publio». El asistente virtual registra la entrada de audio (sus preguntas orales) y la envía a un motor de reconocimiento de voz que convierte lo dicho en texto. La entrada de audio se procesa en el servidor Microsoft Azure. A continuación, el «asistente de la Oficina de Publicaciones» muestra la entrada de audio, con las palabras interpretadas por el motor de reconocimiento de voz, antes de mostrar una respuesta estándar tanto por escrito como mediante audio automatizado. Este intercambio es inmediato y muy corto. Al cerrar la ventana del «asistente de la Oficina de Publicaciones», se suprime la totalidad del intercambio. No se almacenan ni el audio, ni las preguntas formuladas ni las respuestas.

Sus datos personales no se utilizarán en ningún proceso de toma de decisiones automatizado, ni tampoco para la elaboración de perfiles.

3. ¿Cuál es la base jurídica del tratamiento de sus datos personales?

Tratamos sus datos personales porque:

— el tratamiento es necesario para el cumplimiento de una función realizada en interés público o en el ejercicio de potestades públicas conferidas a las instituciones y organismos de la Unión;

y

— usted, como interesado, ha dado su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales para uno o más fines específicos.

Si presenta un formulario a través del portal de la OP, el tratamiento de sus datos personales es necesario para la tramitación de su pedido.

Base jurídica para el tratamiento: el mandato de la Oficina de Publicaciones, que se recoge en la Decisión 2009/496/CE, Euratom del Parlamento Europeo, del Consejo, de la Comisión, del Tribunal de Justicia, del Tribunal de Cuentas, del Comité Económico y Social Europeo y del Comité de las Regiones, de 26 de junio de 2009, relativa a la organización y al funcionamiento de la Oficina de Publicaciones de la Unión Europea.

4. ¿Qué datos personales recogemos y tratamos?

Para llevar a cabo esta operación de tratamiento, la Unidad A.5, «Portal y Servicios Web», de la Oficina de Publicaciones de la Unión Europea recoge las siguientes categorías de datos personales:

Registro de usuario

Datos obligatorios para una cuenta completa:

• Nombre
• Apellidos
• Dirección de correo electrónico
• Contraseña (cifrada)

Datos obligatorios para una cuenta única de inicio de sesión (datos extraídos del servicio externo EU Login):

• Nombre de usuario
• Correo electrónico
• Nombre
• Apellidos

Datos optativos:

• Número de teléfono
• Tema de interés
• Función preferida
• Tipo de dirección
• Nombre (puede ser distinto del de los datos obligatorios)
• Apellidos (pueden ser distintos de los de los datos obligatorios)
• Dirección postal
• Código postal
• Localidad
• País
• Dirección electrónica (puede ser distinta de la dirección obligatoria)
• Número de teléfono de la dirección
• Tipo de persona
• Organización
• Departamento
• Función

No es obligatorio facilitar datos personales para navegar por el portal de la OP. Sin embargo, es obligatorio facilitar datos personales si desea beneficiarse de los servicios adicionales que se ofrecen en las cuentas completas como «Mis direcciones», «Mis listas», «Mis widgets», «Mis pedidos», «Mi perfil», «Mis alertas», «Mis anotaciones», «Mis valoraciones», «Mis búsquedas» y «Mis fuentes RSS».

Asimismo, deben facilitarse datos personales si se encarga una publicación a domicilio.

Funcionalidad «asistente de la Oficina de Publicaciones»

• Voz (si interactúa con el asistente de forma oral)

5. ¿Durante cuánto tiempo conservamos sus datos personales?

La Unidad A.5, «Portal y Servicios Web», de la Oficina de Publicaciones solo conservará sus datos personales durante el tiempo necesario para cumplir el objetivo de recogida o tratamiento posterior (es decir, para llevar a cabo los servicios solicitados). Si ha creado una cuenta completa, usted mismo puede eliminar sus datos personales si así lo desea (opción «Eliminar cuenta»).

Al cabo de tres años de inactividad de la cuenta, se le enviará un mensaje al respecto. Si no contesta al mensaje en el plazo de un mes, su cuenta se eliminará automáticamente.

6. ¿Cómo protegemos y salvaguardamos sus datos personales?

Todos los datos personales en formato electrónico (correos electrónicos, documentos, bases de datos, lotes de datos cargados, etc.) se almacenan:
— en MS Azure Cloud (Europa), bajo la responsabilidad de los contratistas primarios Software Imagination & Vision S.R.L. (SIMAVI), de Rumanía, y ARHS Spikeseed S.A., de Luxemburgo, que están a cargo de la aplicación PORTAL de la OP;
— en MS Azure Cloud (Europa), bajo la responsabilidad del contratista Tremend Software Consulting S.R.L., de Rumanía, que se encarga de la continuidad de las actividades de la aplicación PORTAL de la OP;
— en los servidores del contratista Paragon Supply Services, de Francia, que se ocupa de gestionar los pedidos a domicilio;
— subcontratistas que contribuyen al «asistente de la Oficina de Publicaciones» (Publio): Pureinsights Technology Ltd, de Reino Unido, y Wisevoice AI, de Rumanía.

Todas las operaciones de tratamiento se llevan a cabo de conformidad con la Decisión (UE, Euratom) 2017/46 de la Comisión, de 10 de enero de 2017, sobre la seguridad de los sistemas de información y comunicación de la Comisión Europea.

Los contratistas de la Comisión están vinculados por una cláusula contractual específica respecto de toda operación de tratamiento de datos personales en nombre de la Comisión y por las obligaciones de confidencialidad derivadas del Reglamento General de Protección de Datos [«RGPD», Reglamento (UE) 2016/679].

Para proteger sus datos personales, la Comisión ha establecido una serie de medidas técnicas y organizativas. Habida cuenta de la naturaleza de los datos personales tratados y del riesgo que presenta su tratamiento, las medidas técnicas se refieren, entre otras cosas, a la seguridad en línea, al riesgo de pérdida de datos, a la alteración de estos y al acceso no autorizado. Entre las medidas organizativas se incluye permitir el acceso a los datos personales únicamente a las personas autorizadas que presenten una necesidad legítima de conocer a efectos de la operación de tratamiento.

7. ¿Quién tiene acceso a sus datos personales y a quién se comunican?

Se concede acceso a sus datos personales al personal autorizado de la Comisión responsable de llevar a cabo la operación de tratamiento y al personal autorizado con arreglo al principio de la «necesidad de conocer». Dicho personal está obligado a respetar acuerdos de confidencialidad legales y, en caso necesario, otros acuerdos adicionales.

También se da acceso a sus datos personales a los contratistas (SIMAVI y ARHS Spikeseed S.A.) encargados de la gestión de la aplicación y al contratista Tremend Software Consulting S.R.L., responsable de la continuidad de las actividades.

Cuando utilice la función de voz del «asistente de la Oficina de Publicaciones» (Publio), los datos de voz se tratarán en sistemas facilitados por los subcontratistas Pureinsights Technology Ltd y Wisevoice AI.

Si realiza un pedido para recibir una publicación en papel en la parte de publicaciones de la UE del portal de la OP, sus datos personales serán tratados por el contratista encargado de la gestión de los pedidos, que es actualmente la empresa francesa Paragon Supply Services. Este tratamiento está sujeto a una declaración de privacidad específica que se pondrá a su disposición cuando haga el pedido.

La información que recogemos no se transmitirá a terceros.

8. ¿Cuáles son sus derechos y cómo puede ejercerlos?

Usted tiene derechos específicos como «interesado» a efectos del capítulo III (artículos 14 a 25) del Reglamento (UE) 2018/1725, en particular el derecho de acceso a sus datos personales, el derecho de rectificación o de supresión de estos y el derecho a la limitación su tratamiento. En ciertos casos, también tiene derecho a oponerse al tratamiento de los datos y derecho a la portabilidad de estos.

Al registrar un perfil de usuario en el portal de la OP, ha dado su consentimiento para facilitar sus datos personales a la Unidad A.5, «Portal y Servicios Web», de la Oficina de Publicaciones. Puede retirar su consentimiento en todo momento mediante notificación al responsable del tratamiento de datos. La retirada no afectará a la licitud del tratamiento llevado a cabo antes de haber retirado el consentimiento.

Puede ejercer sus derechos poniéndose en contacto con el responsable del tratamiento de datos o, en caso de conflicto, con el delegado de protección de datos. Si fuera necesario, también puede dirigirse al Supervisor Europeo de Protección de Datos. La información de contacto de todos ellos figura en el punto 9.

Cuando desee ejercer sus derechos en el marco de una o varias operaciones de tratamiento específicas, incluya la descripción de dichas operaciones en su solicitud, esto es, las referencias de registro correspondientes, tal como se especifica en el punto 10.

9. Información de contacto

— Responsable del tratamiento de datos

Si desea ejercer sus derechos con arreglo a lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2018/1725, formular observaciones, preguntas o dudas, o presentar una reclamación sobre la recogida y el uso de sus datos personales, no dude en ponerse en contacto con el responsable del tratamiento de datos: la Unidad A.5, «Portal y Servicios Web», de la Oficina de Publicaciones (info@publications.europa.eu).

— Delegado de protección de datos de la Comisión

Puede ponerse en contacto con el delegado de protección de datos (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) en relación con el tratamiento de sus datos personales con arreglo al Reglamento (UE) 2018/1725.

— Supervisor Europeo de Protección de Datos (SEPD)

Si considera que, como consecuencia del tratamiento de sus datos personales por el responsable del tratamiento de datos, se han infringido los derechos que le asisten en virtud del Reglamento (UE) 2018/1725, tiene derecho a recurrir (esto es, a presentar una reclamación) ante el Supervisor Europeo de Protección de Datos (edps@edps.europa.eu).

10. Dónde encontrar información más detallada

El delegado de protección de datos de la Comisión publica el registro de todas las operaciones de tratamiento de datos personales realizadas por la Comisión que se han documentado y le han sido notificadas. Puede acceder al registro a través del enlace siguiente: http://ec.europa.eu/dpo-register.

La presente operación de tratamiento específica se ha incluido en el registro público del delegado de protección de datos con la siguiente referencia de registro: DPR-EC-00449.