Ühtse üllitusplatvormi isikuandmete kaitse avaldus

Kuidas kaitstakse isikuandmeid
Isikuandmete kaitse avaldus sisaldab teavet Teie isikuandmete töötlemise ja kaitse kohta
Isikuandmete töötlemise toiming: Üldväljaannete avaldamise teenuste tellimused
Vastutav töötleja: Euroopa Liidu Väljaannete Talitus, direktoraat B „Väljaannete üllitamine“
Viitenumber: DPR-EC-00424

1. Sissejuhatus

Euroopa Komisjon (edaspidi „komisjon“) kaitseb isikuandmeid ja austab inimeste eraelu puutumatust. Komisjon kogub ja töötleb isikuandmeid vastavalt Euroopa Parlamendi ja nõukogu 23. oktoobri 2018. aasta määrusele (EL) 2018/1725, mis käsitleb füüsiliste isikute kaitset isikuandmete töötlemisel liidu institutsioonides, organites ja asutustes ning isikuandmete vaba liikumist ning millega tunnistatakse kehtetuks määrus (EÜ) nr 45/2001.

Selles isikuandmete kaitse avalduses on selgitatud, millisel eesmärgil isikuandmeid töödeldakse, kuidas neid kogutakse, töödeldakse ja kaitstakse, kuidas seda teavet kasutatakse ning millised on Teie õigused oma isikuandmete suhtes. Samuti on siin toodud selle vastutava töötleja kontaktandmed, kelle poole Teil on võimalik oma õiguste kaitseks pöörduda, ning isikuandmete kaitse ametniku ja Euroopa Andmekaitseinspektori kontaktandmed.

Alljärgnev teave käsitleb Euroopa Liidu Väljaannete Talituse direktoraadi B „Väljaannete üllitamine“ isikuandmete töötlemise toimingut „Üldväljaannete avaldamise teenuste tellimused“.

2. Mis eesmärgil ja kuidas me isikuandmeid töötleme?

Töötlemise eesmärk. Väljaannete talituse direktoraadil B „Väljaannete üllitamine“ on ühtse üllitusplatvormi autoriportaal, mille kaudu ELi institutsioonid, organid ja asutused saavad väljaannete talitusele esitada üldiste väljaannete avaldamise tellimusi ja kasutada ühisplaneerimisvahendit, mis võimaldab koordineerida tulevaste väljaannete avaldamist kohalikul (peadirektoraadi) ja kogu organisatsiooni tasandil. Ühtse üllitusplatvormi autoriportaali kasutajana saate ühisplaneerimisvahendit kasutada, kui teete ruutu märke, et nõustute oma isikuandmete töötlemisega ka selles osas.

Me kogume Teie isikuandmeid siis, kui loote ühtse üllitusplatvormi kasutajaprofiili, ja siis, kui hakkate autoriportaali kasutama, s.t esitate autoriportaali kaudu avaldamistellimusi ja/või lisate ühisplaneerimisvahendisse kavandatava väljaande. Teie isikuandmeid kasutatakse selleks, et avaldamistellimustele vastata, avaldamistellimusi hallata ja esitada tellijatalitustele arveid, tagada, et tellimus on kooskõlas selle esitanud peadirektoraadi/institutsiooni väljaannete avaldamise tavaga, ning koordineerida osalevate komisjoni peadirektoraatide ning muude ELi institutsioonide ja asutuste väljaannete kavandamist.

Kui olete seni kasutanud DemPubWebi, mis on tehnilises mõttes ühtse üllitusplatvormi autoriportaali eelkäija, säilitatakse Teie isikuandmeid koos asjaomaste avaldamisteenuste tellimustega juhuks, kui neid on vaja vaadata. Te saate DemPubWebis selle teabega tutvuda, kuid mitte seda muuta. Neid andmeid hoitakse alal punktis 5 nimetatud säilitamisaja jooksul.

Isikuandmeid ei kasutata automatiseeritud otsuste tegemiseks, näiteks profiilianalüüsiks.

3. Milline on isikuandmete töötlemise õiguslik alus?

Töötleme isikuandmeid, kuna

- see on vajalik üldiste huvidega seotud ülesande täitmiseks või liidu institutsiooni või organi avaliku võimu teostamiseks

ning

- Te olete andmesubjekt, kes kõigepealt ühtse üllitusplatvormi kasutajaprofiili loomisel ja seejärel autoriportaali tellimusvormi kaudu oma isikuandmete sisestamisel on nõustunud oma isikuandmete töötlemisega sel otstarbel.

Muud õiguslikud alused:

Euroopa Parlamendi, nõukogu, komisjoni, Euroopa Kohtu, kontrollikoja, Euroopa Majandus- ja Sotsiaalkomitee ja Regioonide Komitee 26. juuni 2009. aasta otsus 2009/496/EÜ Euroopa Liidu Väljaannete Talituse korralduse ja toimimise kohta.

4. Milliseid isikuandmeid kogutakse ja töödeldakse?

Töötlemistoimingu tegemiseks kogub väljaannete talituse direktoraat B „Väljaannete üllitamine“ järgmist liiki isikuandmeid:

tellimuse eest vastutaja, projekti eest vastutaja, finantsküsimuste eest vastutav kontaktisik, kava algataja ja kava koordinaator (võib olla üks ja sama isik):

• kohustuslikult esitatavad andmed: eesnimi, perekonnanimi, e-posti aadress, telefoninumber, ELi institutsioon, asutus või amet (ei ole muudetavad, saadakse automaatselt EU Loginist)
• vabatahtlikult esitatavad andmed kava algataja ja kava koordinaatori kohta: teine e-posti aadress ja üksus.

Isikuandmed tuleb esitada, kuna ilma nendeta ei saa ühtse üllitusplatvormi autoriportaali kasutajaprofiili luua ega esitada väljaannete talitusele töötlemiseks avaldamisteenuste tellimusi.

5. Kui kaua isikuandmeid säilitatakse?

Euroopa Liidu Väljaannete Talituse direktoraat B „Väljaannete üllitamine“ säilitab Teie isikuandmeid ainult seni, kui see on vajalik andmete kogumise ja edasise töötlemise tarbeks, s.t 10 aastat pärast projekti lõpetamist. See kehtib ka varasemate, algselt DemPubWebile esitatud andmete kohta. See keskkond on tehnilises mõttes ühtse kasutajaprofiili autoriportaali eelkäija ja seal olevaid andmeid säilitatakse juhuks, kui neid on vaja vaadata. Kasutajad saavad nende andmetega tutvuda, kuid mitte neid muuta.

6. Kuidas isikuandmeid kaitstakse?

Kõiki digitaalseid isikuandmeid (e-kirjad, dokumendid, andmebaasid, üleslaaditud andmestikud jne) hoitakse Euroopa Komisjoni serverites. Kõik töötlemistoimingud tehakse vastavalt komisjoni 10. jaanuari 2017. aasta otsusele (EL, Euratom) 2017/46 Euroopa Komisjoni side- ja infosüsteemide turvalisuse kohta.

Komisjon tagab Teie isikuandmete kaitse mitmesuguste tehniliste ja korralduslike abinõudega. Tehniliste vahenditega tagatakse võrguturve ning välditakse andmete kaotsimineku, andmete muutmise ja neile loata juurdepääsu ohtu, võttes arvesse töötlemisest tulenevat riski ja töödeldavate isikuandmete laadi. Korralduslike vahenditega tagatakse, et juurdepääsu isikuandmetele saavad ainult vastava loaga isikud, kellel on vaja neid teada teatava andmetöötlustoimingu tegemiseks.

7. Kellel on juurdepääs Teie isikuandmetele ja kellele neid avaldatakse?

Teie isikuandmetele on juurdepääs ainult andmete töötlemisega tegelevatel Euroopa Komisjoni töötajatel ja volitatud töötajatel, kellel on vaja neid teada. Need töötajad on kohustatud kinni pidama õigusaktides sätestatud konfidentsiaalsusnõuetest ja vajaduse korral ka täiendavatest konfidentsiaalsuskokkulepetest.

8. Millised on Teie õigused ja kuidas saate neid kasutada?

Määruse (EL) 2018/1725 III peatüki (artiklite 14–25) kohaselt on Teil andmesubjektina konkreetsed õigused, eelkõige õigus oma isikuandmetega tutvuda, neid parandada ja kustutada ning õigus piirata oma isikuandmete töötlemist. Teatavatel juhtudel on Teil õigus andmete töötlemine vaidlustada, samuti on Teil õigus oma andmeid üle kanda.

Teil on õigus esitada artikli 5 lõike 1 punkti a alusel seaduslikult toimuva isikuandmete töötlemise kohta vastuväiteid.

Olete nõustunud esitama oma isikuandmed asjaomaseks töötlemistoiminguks Euroopa Liidu Väljaannete Talituse direktoraadile B „Väljaannete üllitamine“. Saate oma nõusoleku igal ajal tagasi võtta, kui esitate sellekohase soovi vastutavale töötlejale. Nõusoleku tagasivõtmine ei mõjuta enne tagasivõtmist toimunud töötlemise seaduslikkust.

Oma õigusi saate kasutada, kui võtate ühendust vastutava töötlejaga, vaidluse korral aga isikuandmete kaitse ametnikuga. Vajaduse korral võite pöörduda ka Euroopa Andmekaitseinspektori poole. Nende kontaktandmed leiate punktist 9.

Kui soovite kasutada oma õigusi ühe või mitme konkreetse töötlemistoimingu raames, esitage palun oma taotluses nende kirjeldus (st registriviide või -viited, mis on esitatud punktis 10).

9. Kontaktandmed

Vastutav töötleja

Kui soovite kasutada oma määruse (EL) 2018/1725 kohaseid õigusi või esitada märkusi, tõstatada küsimusi või probleeme või esitada kaebuse oma isikuandmete kogumise ja kasutamise kohta, võtke palun ühendust Euroopa Liidu Väljaannete Talituse direktoraadi B „Väljaannete üllitamine“ vastutava töötlejaga aadressil info@publications.europa.eu.

Euroopa Komisjoni isikuandmete kaitse ametnik

Kui Teil on küsimusi oma isikuandmete töötlemise kohta määruse (EL) 2018/1725 kohaselt, võite ühendust võtta isikuandmete kaitse ametnikuga (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

Euroopa Andmekaitseinspektor

Kui leiate, et vastutav töötleja on Teie isikuandmete töötlemisel rikkunud Teie õigusi, mis tulenevad määrusest (EL) 2018/1725, võite esitada kaebuse Euroopa Andmekaitseinspektorile (edps@edps.europa.eu).

10. Kust leida lisateavet?

Isikuandmete kaitse ametnik peab avalikku registrit kõikidest dokumenteeritud komisjonipoolse isikuandmete töötlemise toimingutest, millest talle on teatatud. Registriga saate tutvuda aadressil http://ec.europa.eu/dpo-register.

See konkreetne töötlemistoiming on kantud komisjoni isikuandmete kaitse ametniku avalikku registrisse järgmise viitenumbri all: DPR-EC-00424.