TEIE ISIKUANDMETE KAITSE

Töötlemistoiming: väljaannete talituse jaotussüsteem (OP Distribution System – OPDS)

Vastutav töötleja: Euroopa Liidu Väljaannete Talitus, üksus D.1, „Suhted sidusrühmadega ja teavitustegevus“

Viitenumber: DPR-EC-00515.6

1. Sissejuhatus

Euroopa Komisjon (edaspidi „komisjon“) kohustub kaitsma Teie isikuandmeid ja austama Teie privaatsust. Komisjon kogub ja töötleb isikuandmeid kooskõlas Euroopa Parlamendi ja nõukogu 23. oktoobri 2018. aasta määrusega (EL) 2018/1725, mis käsitleb füüsiliste isikute kaitset isikuandmete töötlemisel liidu institutsioonides, organites ja asutustes ning isikuandmete vaba liikumist (ning millega tunnistatakse kehtetuks määrus (EÜ) nr 45/2001).

Käesolevas isikuandmete kaitse avalduses selgitatakse, miks Teie isikuandmeid töödeldakse, kuidas kõiki esitatud isikuandmeid kogutakse, käideldakse ja kaitstakse, kuidas seda teavet kasutatakse ja millised õigused Teil on seoses oma isikuandmetega. Samuti on siin esitatud selle vastutava töötleja kontaktandmed, kelle poole Te saate oma õiguste kasutamiseks pöörduda, ning andmekaitseametniku ja Euroopa Andmekaitseinspektori kontaktandmed.

Allpool on esitatud teave, mis käsitleb Euroopa Liidu Väljaannete Talituse üksuse D.4 „Trükkimine ja levitamine“ tehtavat töötlemistoimingut „Väljaannete talituse jaotussüsteem (OPDS)“.

2. Miks ja kuidas Teie isikuandmeid töödeldakse?

Töötlemistoimingu eesmärk: Euroopa Liidu Väljaannete Talituse üksus D.4 „Trükkimine ja levitamine“ kogub ja kasutab Teie isikuandmeid selleks, et hallata oma laovarusid, täita Teie tellimusi ja pakkuda Teile soovitud logistikateenuseid.

Isikuandmeid ei kasutata automatiseeritud otsuste tegemiseks, näiteks profiilianalüüsiks.

3. Milline on isikuandmete töötlemise õiguslik alus?

Töötleme teie isikuandmeid, sest

- nende töötlemine on vajalik avalikes huvides oleva ülesande täitmiseks või liidu institutsiooni või organi avaliku võimu teostamiseks

ning

- kui esitate tellimuse ja lisate oma isikuandmed, annate andmesubjektina nõusoleku oma isikuandmete töötlemiseks esitatud tellimuse täitmise eesmärgil.

Töötlemise õiguslik alus: väljaannete talituse volitused vastavalt Euroopa Parlamendi, nõukogu, komisjoni, Euroopa Kohtu, kontrollikoja, Euroopa Majandus- ja Sotsiaalkomitee ja Regioonide Komitee 26. juuni 2009. aasta otsusele 2009/496/EÜ, Euratom Euroopa Liidu Väljaannete Talituse korralduse ja toimimise kohta.

4. Milliseid isikuandmeid me kogume ja töötleme?

Töötlemistoimingu tegemiseks kogub Euroopa Liidu Väljaannete Talituse üksus D.4 „Trükkimine ja levitamine“ järgmist liiki isikuandmeid.

1. Andmed OPDSi registreeritud kasutajate kohta (kellele on antud OPDSile juurdepääsu võimaldav kasutajatunnus ja salasõna); juurdepääsu andmiseks ja kasutajatunnuse haldamiseks vajalikud andmed:

• kasutajanimi ja salasõna (EU Login)
• kasutaja profiil
• kasutajatunnus (OPDS ja SAP)
• e-posti aadress
• haldusüksus (ainult ELi institutsioonide töötajate puhul)
• äriühingu nimi (ainult trükitoodete tarnijate puhul)
• keele-eelistus (võimalik OPDSi sisse logides vahetada)

2. Väljaannete talituse portaali kasutajate andmed – väljaannete tellimisel kogutud andmed:

• saaja nimi
• kättetoimetamisaadress
• tellitud väljaande/väljaannete katalooginumber/-numbrid
• saaja telefoninumber (kohustuslik ainult kiirtarnete ja/või jälgitud tarnete puhul)
• e-posti aadress

Isikuandmete esitamine on kohustuslik Teie soovitud teenuste osutamiseks.

5. Kui kaua me Teie isikuandmeid säilitame?

Euroopa Liidu Väljaannete Talituse üksus D.4 „Trükkimine ja levitamine“ säilitab Teie isikuandmeid ainult nii kaua, kui see on vajalik andmete kogumise eesmärgi täitmiseks või nende töötlemiseks. Registreerunud OPDSi kasutajate andmeid säilitatakse juurdepääsuks vajaliku aja jooksul. Väljaannete tellimise kontekstis kogutud andmeid säilitatakse tellimuse täitmisest viie aasta jooksul. Suurte tellimustega seotud andmeid säilitatakse tellimuse täitmisest kuue kuu jooksul.

6. Kuidas Teie isikuandmeid kaitstakse?

Kõiki elektroonilises vormis olevaid isikuandmeid (e-kirjad, dokumendid, andmebaasid, üleslaaditud andmehulgad jms) hoitakse kas Euroopa Komisjoni või tema alltöövõtjate serverites. Kõik töötlemistoimingud tehakse vastavalt komisjoni 10. jaanuari 2017. aasta otsusele (EL, Euratom) 2017/46 Euroopa Komisjoni side- ja infosüsteemide turvalisuse kohta.

Komisjoni töövõtjad peavad järgima lepingu eritingimust, mis puudutab isikuandmete töötlemist komisjoni nimel, ning konfidentsiaalsuskohustust, mis tuleneb isikuandmete kaitse üldmäärusest (määrus (EL) 2016/679).

Komisjon tagab Teie isikuandmete kaitse mitmesuguste tehniliste ja korralduslike abinõudega. Tehniliste abinõude hulka kuuluvad sobivad meetmed, millega tagatakse võrguturve ja välditakse andmekao, andmete muutmise või andmetele loata juurdepääsu ohtu, arvestades töötlemisest ja töödeldavate isikuandmete laadist tulenevat riski. Korralduslike abinõude hulka kuulub näiteks see, et juurdepääsu isikuandmetele saavad ainult volitatud isikud, kellel on õiguspärane vajadus selle töötlemistoimingu jaoks nende andmetega tutvuda.

7. Kellel on Teie isikuandmetele juurdepääs ja kellele need avaldatakse?

Teie isikuandmetele pääsevad ligi komisjoni töötajad, kes vastutavad selle andmetöötlustoimingu eest, ja volitatud töötajad üksnes teadmisvajaduse põhimõtte kohaselt. Kõik töötajad on kohustatud kinni pidama õigusaktides sätestatud ja vajaduse korral ka täiendavatest konfidentsiaalsuskokkulepetest.

Füüsiliste tellimuste täitmisega seotud teenus (leping 10828, aegumine: 2030. aasta mai): Paragon Supply Services, 350 avenue des entreprises, Parc d'Activités de la Galance, 62221 Noyelles-Sous-Lens, France

8. Millised on Teie õigused ja kuidas neid kasutada?

Määruse (EL) 2018/1725 III peatüki (artiklite 14–25) kohaselt on Teil andmesubjektina konkreetsed õigused, eelkõige õigus oma isikuandmetega tutvuda, neid parandada ja kustutada ning õigus piirata oma isikuandmete töötlemist. Vajaduse korral on Teil õigus andmete töötlemine ka vaidlustada või neid ühest süsteemist teise üle kanda.

Teil on õigus esitada vastuväiteid oma isikuandmete töötlemise suhtes, mida tehakse seaduslikult vastavalt artikli 5 lõike 1 punktile a.

Oma õigusi saate Te kasutada, kui võtate ühendust vastutava töötlejaga või vaidluse korral andmekaitseametnikuga. Vajaduse korral võite pöörduda ka Euroopa Andmekaitseinspektori poole. Nende kontaktandmed leiate punktist 9.

Kui soovite kasutada oma õigusi ühe või mitme konkreetse töötlemistoimingu raames, esitage palun oma taotluses nende kirjeldus (st registriviide või -viited punkti 10 kohaselt).

9. Kontaktandmed

• Vastutav töötleja

Kui soovite kasutada oma määruse (EL) 2018/1725 kohaseid õigusi või esitada märkusi, tõstatada küsimusi või probleeme või esitada kaebuse seoses Teie isikuandmete kogumise ja kasutamisega, võtke palun ühendust Euroopa Liidu Väljaannete Talituse üksuse D.4 „Trükkimine ja levitamine“ vastutava töötlejaga 

• Komisjoni andmekaitseametnik

Kui teil on küsimusi seoses oma isikuandmete töötlemisega määruse (EL) 2018/1725 kohaselt, võite võtta ühendust andmekaitseametnikuga (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

• Euroopa Andmekaitseinspektor

Kui leiate, et vastutav töötleja on Teie isikuandmete töötlemisel rikkunud Teie õigusi, mis tulenevad määrusest (EL) 2018/1725, on Teil õigus esitada kaebus Euroopa Andmekaitseinspektorile (edps@edps.europa.eu).

10. Kust leida lisateavet?

Komisjoni andmekaitseametnik peab registrit kõikidest komisjoni toimingutest, mis on seotud isikuandmete töötlemisega ning mis on dokumenteeritud ja millest on talle teatatud. Registriga saate tutvuda aadressil http://ec.europa.eu/dpo-register.

See konkreetne töötlemistoiming on kantud komisjoni andmekaitseametniku avalikku registrisse järgmise viitenumbri all: DPR-EC-00515.