Tietosuojaseloste: Yhdistetty tuotantoalusta (UPP)

Henkilötietojen suoja
Tässä tietosuojaselosteessa on tietoa henkilötietojen käsittelystä ja suojasta.
Tietojenkäsittelytoimi: Yleisluonteisten julkaisujen julkaisupalvelupyynnöt
Rekisterinpitäjä: Euroopan unionin julkaisutoimisto, osasto B – Julkaisujen tuotantopalvelut
Rekisteriviite: DPR-EC-00424

1. Johdanto

Euroopan komissio, jäljempänä ’komissio’, on sitoutunut suojaamaan henkilötietoja ja kunnioittamaan yksityisyyden suojaa. Komissio kerää ja käsittelee henkilötietoja noudattaen luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta (sekä asetuksen (EY) N:o 45/2001 kumoamisesta) 23. lokakuuta 2018 annettua Euroopan parlamentin ja neuvoston asetusta (EU) 2018/1725.

Tässä tietosuojaselosteessa selitetään, miksi komissio kerää henkilötietoja, miten kaikkia luovutettuja henkilötietoja käsitellään ja suojataan, miten niitä käytetään ja mitä oikeuksia rekisteröidyllä on henkilötietojensa suhteen. Se sisältää myös oikeuksien käytöstä vastaavan rekisterinpitäjän, tietosuojavastaavan ja Euroopan tietosuojavaltuutetun yhteystiedot.

Seuraavassa esitetyt tiedot koskevat Euroopan unionin julkaisutoimiston osaston B (Julkaisujen tuotanto) suorittamaa tietojenkäsittelytoimea ”Yleisluonteiset julkaisujen julkaisupalvelupyynnöt”.

2. Miksi ja miten henkilötietoja käsitellään?

Tietojenkäsittelyn tarkoitus: Julkaisutoimiston osasto B (Julkaisujen tuotanto) ylläpitää yhdistetyn tuotantoalustan (UPP) Author-portaalia, jonka avulla EU:n toimielinten, elinten ja virastojen yksiköt voivat esittää yleisluonteisten julkaisujen julkaisupalveluja koskevia pyyntöjä julkaisutoimistolle ja käyttää yhteistyöperusteista suunnittelutyökalua, joka mahdollistaa tulevien julkaisujen koordinoinnin pääosastojen sisäisellä ja koko organisaation tasolla.

Henkilötiedot (sähköpostiosoite, etunimi ja sukunimi) kerätään UPP-alustan käyttäjäprofiilin luonnin yhteydessä ja kun lähetetään pyyntö UPP:n Author-portaaliin ja/tai syötetään suunniteltu julkaisu suunnittelutyökaluun.

Henkilötietoja käsitellään yhteen tai useampaan seuraavaan tarkoitukseen:

• vastaaminen julkaisupalveluja koskeviin pyyntöihin ja niiden hallinnointi, ja maksullisten palvelujen tapauksessa laskun lähettäminen pyynnön esittäneelle yksikölle;
• julkaisujen suunnittelun koordinointi osallistuvien komission pääosastojen, EU:n toimielinten ja elinten kesken;
• yhteydenotto Author-portaalia tai muita julkaisutoimiston tarjoamia palveluja koskevien kyselyjen yhteydessä;
• tiedotus tarjottavasta koulutuksesta, parhaiden käytäntöjen vaihdosta, uutiskirjeistä ja julkaisutoimintaan liittyvistä tapahtumista;
• julkaisuihin liittyvien tietojen jakaminen ja palautteen pyytäminen palveluista;
• järjestelmän käyttöoikeuksien hallinnointi ja aggregoitujen käyttäjätilastojen tuottaminen;
• yhteyspyyntöjä koskevan yksityiskohtaisen tilannekuvan ylläpitäminen MS PowerBI -työkalun kautta.

Henkilötietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon, kuten profilointiin.

3. Millä oikeudellisilla perusteilla henkilötietoja käsitellään?

Henkilötietoja käsitellään, koska

– käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai unionin toimielimelle tai muulle elimelle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi

ja

– pyytäessään käyttäjäprofiilia UPP:tä varten ja syöttäessään henkilötiedot Author-portaalin lomakkeeseen rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn näitä tarkoituksia varten.

Muu oikeusperusta:

Euroopan parlamentin, Eurooppa-neuvoston, neuvoston, komission, Euroopan unionin tuomioistuimen, tilintarkastustuomioistuimen, Euroopan talous- ja sosiaalikomitean ja alueiden komitean päätös 2009/496/EY, Euratom, tehty 26 päivänä kesäkuuta 2009, Euroopan unionin julkaisutoimiston organisaatiosta ja toiminnasta.

4. Mitä henkilötietoja kerätään ja käsitellään?

Julkaisutoimiston osasto B (Julkaisujen tuotanto) kerää seuraaviin ryhmiin kuuluvat henkilötiedot voidakseen suorittaa tietojenkäsittelytehtävänsä:

Pyynnöstä vastaava henkilö, projektista vastaava henkilö ja taloudellinen yhteyshenkilö, julkaisusuunnitelman alullepanija ja suunnitelman koordinaattori (voi olla sama):

• pakolliset: etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, EU:n toimielin, laitos tai virasto (poimitaan suoraan EU Loginista, eivät editoitavissa)
• valinnaiset tiedot – suunnitelman alullepanija ja suunnitelman koordinaattori: toinen sähköpostiosoite ja yksikkö.

Henkilötietojen toimittaminen on pakollista, jotta käyttäjäprofiili voidaan säilyttää UPP Author -portaalissa ja jotta julkaisupalvelupyynnöt voidaan käsitellä julkaisutoimistossa.

5. Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?

Julkaisutoimiston osasto B (Julkaisujen tuotanto) säilyttää henkilötietoja ainoastaan niin pitkään kuin on tarpeen, jotta se voi täyttää niiden keräämisen ja käsittelyn tarkoituksen, eli 10 vuoden ajan projektin päättymisestä.

6. Miten henkilötietoja suojataan?

Kaikki sähköisessä muodossa (sähköpostiviestit, asiakirjat, tietokannat, verkkoon ladatut tiedot tms.) olevat henkilötiedot tallennetaan Euroopan komission palvelimille. Kaikessa tietojenkäsittelyssä sovelletaan viestintä- ja tietojärjestelmien turvallisuudesta Euroopan komissiossa 10. tammikuuta 2017 annettua komission päätöstä (EU, Euratom) 2017/46.

Komissio on ottanut käyttöön useita teknisiä ja hallinnollisia henkilötietojen suojaamistoimenpiteitä. Teknisillä toimenpiteillä pyritään varmistamaan verkkoturvallisuus ja pienentämään tietojen häviämisen, muuttamisen ja luvattoman käytön riskiä. Toimenpiteissä otetaan huomioon tietojen käsittelystä johtuvat riskit ja käsiteltävien henkilötietojen luonne. Hallinnollisilla toimenpiteillä varmistetaan, että pääsy henkilötietoihin on vain valtuutetuilla henkilöillä, joilla on perusteltu tarve saada tiedot käsittelyä varten.

7. Kenellä on pääsy henkilötietoihin ja kenelle tietoja luovutetaan?

Pääsy henkilötietoihin annetaan tietojenkäsittelystä vastuussa olevalle komission henkilöstölle ja tiedonsaantitarpeen perusteella valtuutetulle henkilöstölle. Kyseisen henkilöstön on noudatettava lakisääteistä salassapitovelvollisuutta ja tarvittaessa myös muita salassapitosopimuksia.

8. Mitkä ovat rekisteröidyn oikeudet ja miten niitä käytetään?

Rekisteröidyllä on asetuksen (EU) 2018/1725 III luvussa (14–25 artikla) säädetyt oikeudet, joihin kuuluvat etenkin oikeus saada tutustua kerättyihin omiin henkilötietoihin, oikeus saada ne oikaistua tai poistettua sekä oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä. Lisäksi rekisteröidyllä on tietyin edellytyksin oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä sekä oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä, joka suoritetaan lainmukaisesti 5 artiklan 1 kohdan a alakohdan nojalla.

Olet suostunut antamaan henkilötietosi julkaisutoimiston osastolle B (Julkaisujen tuotanto) niiden käsittelyä varten. Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle. Peruutus ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista suoritetun tietojenkäsittelyn laillisuuteen.

Edellä mainittuja oikeuksia on mahdollista käyttää ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään tai riitatapauksissa tietosuojavastaavaan. Tarvittaessa voi ottaa yhteyttä myös Euroopan tietosuojavaltuutettuun. Yhteystiedot ovat jäljempänä kohdassa 9.

Ilmoita oikeuksien käyttämistä koskevassa pyynnössäsi, mistä käsittelytoimesta/-toimista on kyse (eli ilmoita kohdassa 10 mainittu rekisteriviite).

9. Yhteystiedot

Rekisterinpitäjä

Jos haluat käyttää asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisia oikeuksiasi tai jos sinulla on kysymyksiä, kommentteja tai ongelmia tai jos haluat tehdä valituksen henkilötietojesi keräämisestä ja käytöstä, ota yhteyttä rekisterinpitäjään eli julkaisutoimiston osastoon B (Julkaisujen tuotanto): info@publications.europa.eu.

Komission tietosuojavastaava

Asioissa, jotka koskevat henkilötietojen käsittelyä asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisesti, voit ottaa yhteyttä komission tietosuojavastaavaan: DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu.

Euroopan tietosuojavaltuutettu (EDPS)

Jos katsot, että rekisterinpitäjän suorittama henkilötietojesi käsittely on johtanut asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisten oikeuksiesi loukkaamiseen, voit tehdä kantelun Euroopan tietosuojavaltuutetulle: edps@edps.europa.eu.

10. Lisätietoja

Komission tietosuojavastaava pitää julkista rekisteriä komission kaikista henkilötietojen käsittelytoimista, jotka on dokumentoitu ja joista on ilmoitettu hänelle. Tutustu rekisteriin: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Tämä nimenomainen käsittelytoimi on kirjattu tietosuojavastaavan julkiseen rekisteriin seuraavalla viitteellä: DPR-EC-00424.