Henkilötietojen suoja

Tietojenkäsittelytehtävä: Euroopan unionin julkaisutoimiston verkkosivusto (Julkaisutoimiston portaali)

Rekisterinpitäjä: Euroopan unionin julkaisutoimisto, A.5-yksikkö, ”Portaali ja verkkopalvelut”

Viite: DPR-EC-00449

1. Johdanto

Euroopan komissio (jäljempänä ’komissio’) on sitoutunut palvelujensa käyttäjien henkilötietojen suojaamiseen ja yksityisyyden kunnioittamiseen. Komissio kerää ja käsittelee henkilötietoja noudattaen asetusta (EU) 2018/1725 (Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta sekä asetuksen (EY) N:o 45/2001 kumoamisesta, annettu 23. lokakuuta 2018).

Tässä tietosuojaselosteessa selitetään, miksi henkilötietoja kerätään, miten luovutettuja henkilötietoja käsitellään ja suojataan, miten niitä käytetään ja mitä oikeuksia rekisteröidyllä on henkilötietojensa suhteen. Selosteessa on myös vastaavan rekisterinpitäjän, komission tietosuojavastaavan ja Euroopan tietosuojavaltuutetun yhteystiedot. Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, ota yhteyttä rekisterinpitäjään.

Seuraavassa esitetyt tiedot koskevat Euroopan unionin julkaisutoimiston C.1-yksikön (Julkaisutoimiston portaali) suorittamaa tietojenkäsittelytehtävää ”Euroopan unionin julkaisutoimiston verkkosivusto (Julkaisutoimiston portaali)”.

2. Miksi henkilötietoja kerätään, tallennetaan ja käsitellään?

Tietojenkäsittelytehtävä: Julkaisutoimiston A.5-yksikkö (Portaali ja verkkopalvelut) kerää ja käyttää henkilötietoja käyttäjien rekisteröinnissä Julkaisutoimiston portaali -sivustolle, painotuotteiden tilauspalveluissa EU-julkaisut-osiossa ja ”Julkaisutoimiston virtuaaliavustaja” -toiminnossa.

Käyttäjän rekisteröinti: tämä käsittelytehtävä koostuu henkilötietoja sisältävän luettelon ylläpitämisestä tietokannassa.Tietoja käytetään myös anonymisoidulla tavalla tutkimusten ja/tai tilastojen laadintaan palvelun laadun parantamista varten.

”Julkaisutoimiston virtuaaliavustaja”: tämän julkaisutoimiston verkkosivulla olevassa ikkunassa olevan toiminnon avulla käyttäjät voivat esittää perusmuotoisia kysymyksiä portaalin palveluista ja saatavilla olevista julkaisuista. Kysymykset voi esittää kirjoittamalla tai puhumalla. Puhutuissa kysymyksissä ”Julkaisutoimiston virtuaaliavustaja” käyttää ”Publio”-chattibottia. Chattibotti äänittää audiosyötteen (puhutun kysymyksen) ja lähettää sen puheentunnistimeen, joka muuntaa puheen tekstiksi. Audiosyöte prosessoidaan Microsoft Azure -palvelimella. Sen jälkeen ”Julkaisutoimiston virtuaaliavustaja” näyttää audiosyötteen puheentunnistimen tulkitsemina sanoina ja esittää sitten vastauksen sekä tekstinä että automatisoituna äänenä. Tämä keskustelu on hetkellinen eikä se säily. Kun ”Julkaisutoimiston virtuaaliavustaja” suljetaan, koko keskustelu poistetaan. Audiosyötettä, kysymyksiä eikä vastauksia tallenneta.

Henkilötietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon, kuten profilointiin.

3. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeudelliset perusteet?

Henkilötietojasi käsitellään, koska:

- käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai unionin toimielimelle tai elimelle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi;

sekä

- olet rekisteröitynä antanut suostumuksesi henkilötietojesi käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten;

- Julkaisutoimiston portaalin kautta tehtyjen tilausten käsittelyssä tarvitaan henkilötietoja.

Käsittelyn oikeudelliset perusteet: julkaisutoimiston lupa, Euroopan parlamentin, neuvoston, komission, yhteisöjen tuomioistuimen, tilintarkastustuomioistuimen, Euroopan talous- ja sosiaalikomitean ja alueiden komitean päätös 2009/496/EY, Euratom, tehty 26 päivänä kesäkuuta 2009, Euroopan unionin julkaisutoimiston organisaatiosta ja toiminnasta.

4. Mitä henkilötietoja kerätään ja käsitellään?

Tietojenkäsittelytehtävänsä suorittamiseksi Euroopan unionin julkaisutoimiston C.1-yksikkö (Julkaisutoimiston portaali) kerää seuraavat henkilötietojen ryhmät:

Pakolliset tiedot omaa tiliä varten:

• Etunimi
• Sukunimi
• Sähköpostiosoite
• Salasana (salattuna)

Pakolliset tiedot kertakirjautumistiliä varten (tiedot noudetaan ulkoisesta palvelusta, kuten Facebook, Twitter tai EU Login):

• Käyttäjätunnus
• Sähköpostiosoite (ei Twitterille)
• Etunimi
• Sukunimi

Vapaaehtoiset tiedot:

• Puhelinnumero
• Kiinnostuksen kohde
• Ensisijainen rooli
• Osoitetyyppi
• Etunimi (voi poiketa pakollisista tiedoista)
• Sukunimi (voi poiketa pakollisista tiedoista)
• Katuosoite
• Postinumero
• Paikkakunta
• Maa
• Sähköpostiosoite (voi poiketa pakollisista tiedoista)
• Osoitteen puhelinnumero
• Henkilön tyyppi
• Organisaatio
• Osasto
• Tehtävä

Henkilötietojen antaminen ei ole pakollista Julkaisutoimiston portaalin selaamista varten. Se on kuitenkin pakollista, jos haluat käyttää omaan tiliisi kuuluvia lisäpalveluja, kuten 'Omat osoitteet', 'Omat luettelot', 'Omat leijukkeet', 'Omat tilaukset', 'Oma profiili', 'Omat hälytykset', 'Omat sivumerkinnät', 'Omat arvosanat', 'Omat haut' ja 'Omat RSS-syötteet'.

Henkilötietojen antaminen on pakollista myös, jos haluat tilata julkaisun kotiin.

”Julkaisutoimiston virtuaaliavustaja” -toiminto

• Ääni (jos puhut virtuaaliavustajan kanssa)

5. Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?

Julkaisutoimiston C.1-yksikkö (Julkaisutoimiston portaali) säilyttää henkilötietoja ainoastaan niin pitkään kuin on tarpeen, jotta se voi täyttää niiden keräämisen ja käsittelyn tarkoituksen eli pyydettyjen palvelujen tarjoamisen. Jos olet luonut oman tilin, voit halutessasi poistaa henkilötietosi itse (vaihtoehto "Poista tili").

Jos et käytä tiliäsi kolmeen vuoteen, lähetämme sinulle siitä viestin. Jos et vastaa yhden kuukauden kuluessa, poistamme tilin automaattisesti.

6. Miten henkilötiedot suojataan?

Kaikki sähköisessä muodossa olevat henkilötiedot (sähköpostiviestit, asiakirjat, tietokannat, verkkoon ladatut tiedot tms.) tallennetaan
- MS Azure Cloud (Europe) -pilvipalveluun, jota hallinnoivat toimeksisaajat SOFTWARE IMAGINATION & VISION S.R.L. (SIMAVI), Romania, ja ARHS Spikeseed S.A., Luxemburg, jotka vastaavat Julkaisutoimiston portaalin sovelluksesta
- MS Azure Cloud (Europe) -pilvipalveluun, jota hallinnoi toimeksisaaja Tremend Software Consulting S.R.L., Romania, joka vastaa Julkaisutoimiston portaalin toiminnan jatkuvuudesta
- toimeksisaajan Paragon Supply Services, Ranska, palvelimille; toimeksisaaja vastaa painotuotteiden toimittamisesta
- ”Julkaisutoimiston virtuaaliavustajan” (Publio) toimintaan osallistuvien alihankkijoiden haltuun: Pureinsights Technology Ltd, Yhdistynyt kuningaskunta, ja Wisevoice AI, Romania.

Kaikki tietojen käsittely suoritetaan viestintä- ja tietojärjestelmien turvallisuudesta Euroopan komissiossa 10. tammikuuta 2017 annetun komission päätöksen (EU, Euratom) 2017/46 mukaisesti.

Komission toimeksisaajien on komission puolesta tietoja käsitellessään noudatettava erityistä sopimuslauseketta ja yleisen tietosuoja-asetuksen (asetus (EU) 2016/679) täytäntöönpanoon pohjautuvia salassapitovelvoitteita.

Komissio on ottanut henkilötietojesi suojaamiseksi käyttöön useita teknisiä ja hallinnollisia toimenpiteitä. Teknisillä toimenpiteillä pyritään varmistamaan verkkoturvallisuus ja pienentämään tietojen häviämisen, muuttamisen ja luvattoman käytön riskiä. Toimenpiteissä otetaan huomioon tietojen käsittelystä johtuvat riskit ja käsiteltävien tietojen luonne. Hallinnollisilla toimenpiteillä varmistetaan, että pääsy henkilötietoihin on vain valtuutetuilla henkilöillä, joilla on perusteltu tarve saada tiedot käsittelyä varten.

7. Kenellä on pääsy henkilötietoihin, ja kenelle niitä luovutetaan?

Pääsy henkilötietoihisi annetaan tietojen käsittelystä vastuussa olevalle komission henkilöstölle ja tiedonsaantitarpeen perusteella valtuutetulle henkilöstölle. Näiden työntekijöiden on noudatettava luottamuksellisuutta koskevia sääntöjä ja tarvittaessa myös muita salassapitosopimuksia.

Pääsy henkilötietoihisi annetaan myös sovelluksen hallinnoinnista vastaaville toimeksisaajille (SIMAVI ja ARHS Spikeseed S.A.) ja toiminnan jatkuvuudesta vastaavalle Tremend Software Consulting S.R.L.:lle.

Kun käytät ”Julkaisutoimiston virtuaaliavustajan” (Publio) äänitoimintoa, äänidata prosessoidaan järjestelmissä, joiden toimittajia ovat alihankkijat Pureinsights Technology Ltd ja Wisevoice AI.

Kun tilaat painotuotteen Julkaisutoimiston portaalin EU-julkaisut-sivulta, henkilötietojasi käsittelee painotuotteiden toimittamisesta vastaava toimeksisaaja, joka tällä hetkellä on Paragon Supply Services Ranskassa. Tämä käsittely edellyttää erityistä tietosuojaselostetta, joka esitetään siinä vaiheessa, kun tilauksesi täytetään.

Kerättyjä tietoa ei luovuteta kolmansille osapuolille.

8. Mitkä ovat oikeutesi henkilötietojesi suhteen?

Sinulla on rekisteröitynä henkilönä asetuksen (EU) 2018/1725 III luvussa (14–25 artikla) säädetyt erityiset oikeudet, joihin kuuluvat etenkin oikeus saada pääsy henkilötietoihin, oikeus saada ne oikaistua tai poistettua sekä oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä. Soveltuvin osin sinulla on myös oikeus vastustaa tietojen käsittelyä ja oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

Rekisteröimällä käyttäjäprofiilin Julkaisutoimiston portaaliin olet suostunut antamaan henkilötietosi Euroopan unionin julkaisutoimiston C.1-yksikölle (Julkaisutoimiston portaali). Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle. Suostumuksen peruminen ei vaikuta sitä edeltäneen tietojen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Voit oikeuksiasi koskevissa asioissa ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään tai riitatilanteessa komission tietosuojavastaavaan. Tarpeen mukaan voit myös kääntyä Euroopan tietosuojavaltuutetun puoleen. Yhteystiedot ovat jäljempänä kohdassa 9.

Selosta oikeuksien käyttämistä koskevassa pyynnössäsi, mistä käsittelytoimista on kyse, ja esitä asiaa koskevat viitteet (ks. jäljempänä kohta 10).

9. Yhteystiedot

- Rekisterinpitäjä

Jos haluat käyttää asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisia oikeuksiasi tai jos sinulla kysymyksiä, kommentteja tai ongelmia tai jos haluat tehdä valituksen henkilötietojesi keräämisestä ja käytöstä, ota yhteyttä rekisterinpitäjään eli Euroopan unionin julkaisutoimiston C.1-yksikköön (Julkaisutoimiston portaali).

- Komission tietosuojavastaava:

Asioissa, jotka koskevat henkilötietojen käsittelyä asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisesti, voi ottaa yhteyttä komission tietosuojavastaavaan (data-protection-officer@ec.europa.eu).

- Euroopan tietosuojavaltuutettu

Sinulla on oikeus kääntyä Euroopan tietosuojavaltuutetun puoleen (dps@edps.europa.eu) ja tehdä valitus, jos katsot, että henkilötietojesi käsittely on johtanut asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisten oikeuksiesi loukkaamiseen.

10. Lisätietoja

Komission tietosuojavastaava ylläpitää julkista rekisteriä kaikista komission suorittamista henkilötietojen käsittelytoimista, jotka on dokumentoitu ja ilmoitettu hänelle. Tutustu rekisteriin: https://ec.europa.eu/info/about-european-commission/service-standards-and-principles/transparency/data-processing-register_fi

Tässä asiakirjassa kuvatut tietojenkäsittelytoimet on kirjattu komission tietosuojavastaavan julkiseen rekisteriin viitteellä: DPR-EC-00449