Paziņojums par privātumu: Unified Production Platform (UPP)

Jūsu persondatu aizsardzība
Šis paziņojums par privātumu sniedz informāciju par persondatu apstrādi un aizsardzību.
Apstrādes darbība: Vspārīgo publikāciju izdošanas pakalpojumu pieprasījumi
Datu pārzinis: Eiropas Savienības Publikāciju birojs, B direktorāts “Publikāciju sagatavošana”
Atsauces numurs: DPR-EC-00424

1. Ievads

Eiropas Komisija (“Komisija”) ir apņēmusies aizsargāt jūsu persondatus un ievērot jūsu privātumu. Komisija persondatus vāc un tālāk apstrādā, ievērojot Eiropas Parlamenta un Padomes 2018. gada 23. oktobra Regulu (ES) 2018/1725 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi Savienības iestādēs, struktūrās, birojos un aģentūrās un par šādu datu brīvu apriti (ar ko atceļ Regulu (EK) Nr. 45/2001).

Šajā paziņojumā par privātumu ir paskaidroti jūsu persondatu apstrādes iemesli un tas, kā tie tiek vākti, apstrādāti, aizsargāti un izmantoti, un kādas ir jūsu tiesības saistībā ar jūsu persondatiem. Šeit ir norādīta arī kontaktinformācija saziņai ar atbildīgo datu pārzini, pie kura varat vērsties, lai izmantotu savas tiesības, un datu aizsardzības speciālista un Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāja kontaktinformācija.

Turpmāk ir sniegta informācija par apstrādes darbību “Vispārīgo publikāciju izdošanas pakalpojumu pieprasījumi”, ko veic Eiropas Savienības Publikāciju biroja B direktorāts “Publikāciju sagatavošana”.

2. Kāpēc un kā mēs apstrādājam jūsu persondatus

Apstrādes darbības mērķis: Publikāciju biroja B direktorāts “Publikāciju sagatavošana” uztur “Unified Production Platform” (UPP) autoru portālu, kas ļauj ES iestāžu, struktūru un aģentūru dienestiem iesniegt Publikāciju birojam vispārīgu publikāciju izdošanas pieprasījumus. Tie arī var izmantot kopīgas plānošanas rīku turpmāko publikāciju koordinēšanai vietējā (ģenerāldirektorātā) un korporatīvajā līmenī. Kā UPP autoru portāla lietotājs varat izvēlēties izmantot kopīgās plānošanas rīku, atzīmējot attiecīgo lodziņu, lai paustu piekrišanu šai apstrādes daļai.

Mēs vācam jūsu persondatus, kad veidojat UPP lietotāja profilu un kad autoru portālu izmantojat, lai iesniegtu pieprasījumu UPP autoru portālam un/vai ievadītu informāciju par plānotu publikāciju sadarbīgās plānošanas rīkā. Mēs izmantojam šos persondatus, lai pieņemtu un apstrādātu publikāciju pieprasījumus, norēķinātos ar autordienestiem, lai nodrošinātu pieprasījumu atbilstību pieprasītāja ģenerāldirektorāta/iestādes publikāciju politikai, kā arī lai koordinētu iesaistīto Komisijas ģenerāldirektorātu, ES iestāžu un struktūru publikāciju plānošanu.

Ja agrāk esat izmantojis arī DemPubWeb, kas ir UPP autoru portāla tehniskais priekštecis, mēs saglabājam jūsu persondatus kopā ar attiecīgajiem publicēšanas pakalpojumu pieprasījumiem, lai varētu uz tiem atsaukties. Šajos datos lasīšanas režīmā varat piekļūt savai informācijai DemPubWeb. Tiek piemērots 5. sadaļā norādītais glabāšanas periods.

Jūsu persondati netiks izmantoti nedz automatizētai lēmumu pieņemšanai, nedz profilēšanai.

3. Kāds ir jūsu persondatu apstrādes juridiskais pamats

Jūsu persondatus mēs apstrādājam tāpēc, ka:

apstrāde ir vajadzīga, lai izpildītu uzdevumu, ko veic sabiedrības interesēs vai īstenojot Savienības iestādei vai struktūrai likumīgi piešķirtās oficiālās pilnvaras;

kā arī

- kad izveidojat UPP lietotāja profilu un kad ievadāt savus persondatus autoru portāla pieprasījuma veidlapā, jūs kā datu subjekts dodat piekrišanu savu persondatu apstrādei šajos nolūkos.

Papildu juridiskais pamats:

Eiropas Parlamenta, Padomes, Komisijas, Tiesas, Revīzijas palātas, Eiropas Ekonomikas un sociālo lietu komitejas un Reģionu komitejas 2009. gada 26. jūnija Lēmums 2009/496/EK, Euratom par Eiropas Savienības Publikāciju biroja struktūru un darbību

4. Kādus persondatus mēs vācam un apstrādājam tālāk

Lai veiktu šo apstrādes darbību, Publikāciju biroja B direktorāts “Publikāciju sagatavošana” vāc šādus persondatus:

Par pieprasījumu atbildīgā persona, par projektu atbildīgā persona, kontaktpersona finanšu jautājumos, plāna iniciators un plāna koordinators (var būt viena un tā pati persona):

• obligāti: vārds, uzvārds, e-pasta adrese, tālruņa numurs, ES iestāde, aģentūra vai struktūra (šos datus automātiski izgūst no “EU Login”, un tie nav rediģējami)
• pēc izvēles plāna iniciatoram un plāna koordinatoram: papildu e-pasts un nodaļa.

Persondatu sniegšana ir obligāta, lai uzturētu lietotāja profilu UPP autoru portālā un lai Publikāciju birojs varētu apstrādāt publicēšanas pakalpojumu pieprasījumus.

5. Cik ilgi mēs glabājam jūsu persondatus

Publikāciju biroja B direktorāts “Publikāciju sagatavošana” glabā jūsu persondatus tikai tik ilgi, cik tas ir nepieciešams, lai izpildītu datu vākšanas vai tālākas apstrādes mērķi, proti, 10 gadus pēc projekta slēgšanas. Tas attiecas arī uz datiem, kuri sākotnēji reģistrēti DemPubWeb, kas ir UPP autoru portāla tehniskais priekštecis, un kuri atsauces nolūkos lietotājiem ir pieejami tikai lasīšanas režīmā.

6. Kā mēs aizsargājam jūsu persondatus

Visi persondati elektroniskā formātā (e-pasta vēstules, dokumenti, datubāzes, augšupielādētu dokumentu kopumi utt.) tiek uzglabāti Eiropas Komisijas serveros. Visas apstrādes darbības tiek veiktas saskaņā ar Komisijas 2017. gada 10. janvāra Lēmumu (ES, Euratom) 2017/46 par komunikācijas un informācijas sistēmu drošību Eiropas Komisijā.

Lai aizsargātu jūsu persondatus, Komisija ir ieviesusi vairākus tehniskus un organizatoriskus pasākumus. Tehniskie pasākumi ietver piemērotas darbības attiecībā uz drošību tiešsaistē, datu zudumu risku, datu pārveidošanu un neatļautu piekļuvi, ņemot vērā persondatu apstrādāšanas risku un to būtību. Organizatoriskie pasākumi ietver piekļuves ierobežošanu, proti, šīs apstrādes darbības ietvaros piekļuve persondatiem tiek dota tikai pilnvarotām personām, kam ir pamatota nepieciešamība tos zināt.

7. Kam ir pieejami jūsu persondati un kam tos izpauž

Jūsu persondatiem var piekļūt Komisijas darbinieki, kas ir atbildīgi par šo datu apstrādes darbības veikšanu, un pilnvaroti darbinieki, ņemot vērā principu “nepieciešamība zināt”. Šie darbinieki ievēro tiesību aktus un vajadzības gadījumā papildu vienošanās par konfidencialitāti.

8. Kādas ir jūsu tiesības, un kā tās īstenot

Jums kā “datu subjektam” atbilstīgi Regulas (ES) 2018/1725 III nodaļas (14.–25. pants) noteikumiem ir konkrētas tiesības, jo īpaši tiesības piekļūt jūsu persondatiem, tos labot vai dzēst un tiesības ierobežot jūsu persondatu apstrādi. Attiecīgā gadījumā jums ir arī tiesības iebilst pret datu apstrādi un tiesības uz datu pārnesamību.

Jums ir tiesības iebilst pret savu persondatu apstrādi, kas ir likumīgi veikta saskaņā ar 5. panta 1. punkta a) apakšpunktu.

Jūs esat piekritis sniegt savus persondatus Publikāciju biroja B direktorātam “Publikāciju sagatavošana”, lai tas varētu veikt šo apstrādes darbību. Jūs varat jebkurā laikā atsaukt savu piekrišanu, par to informējot datu pārzini. Piekrišanas atsaukšana neietekmēs tās apstrādes likumību, kas veikta pirms jūsu piekrišanas atsaukuma.

Savas tiesības varat izmantot, sazinoties ar datu pārzini vai – domstarpību gadījumā – ar datu aizsardzības speciālistu. Vajadzības gadījumā varat vērsties pie Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāja. Kontaktinformācija ir sniegta 9. punktā zemāk.

Ja vēlaties izmantot savas tiesības saistībā ar vienu vai vairākām konkrētām apstrādes darbībām, lūdzu, aprakstiet tās savā pieprasījumā (piemēram, miniet atsauces numuru, kā norādīts 10. punktā).

9. Kontaktinformācija

Datu pārzinis

Ja vēlaties īstenot savas tiesības atbilstīgi Regulai (ES) 2018/1725 vai ja jums ir komentāri, jautājumi vai bažas, vai ja vēlaties iesniegt sūdzību par jūsu persondatu vākšanu un izmantošanu, lūdzam sazināties ar datu pārzini – Publikāciju biroja B direktorātu “Publikāciju sagatavošana” –, sūtot vēstuli uz adresi info@publications.europa.eu.

Komisijas datu aizsardzības speciālists

Par jautājumiem, kas saistīti ar jūsu persondatu apstrādi atbilstīgi Regulai (ES) 2018/1725, varat sazināties ar datu aizsardzības speciālistu (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītājs

Ja uzskatāt, ka jūsu persondatu apstrādē, ko veicis datu pārzinis, ir pārkāptas jūsu tiesības, kas noteiktas Regulā (ES) 2018/1725, jums ir tiesības vērsties pie Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāja, proti, iesniegt viņam sūdzību, nosūtot e-pasta vēstuli uz šādu adresi: edps@edps.europa.eu.

10. Kur var atrast plašāku informāciju

Komisijas datu aizsardzības speciālists (DAS) publicē visu to Komisijas īstenoto persondatu apstrādes darbību reģistru, kuras ir reģistrētas un par kurām viņam ir paziņots. Reģistram varat piekļūt šeit: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Šī konkrētā apstrādes darbība datu aizsardzības speciālista publiskajā reģistrā ir iekļauta ar šādu atsauces numuru: DPR-EC-00424.