Paziņojums par to, kā tiek aizsargāti jūsu persondati

Apstrādes darbība: Eiropas Savienības Publikāciju biroja portāls (OP portāls)

Datu pārzinis: Eiropas Savienības Publikāciju birojs, A.5 nodaļa "Portāls un tīmekļa pakalpojumi"

Atsauce reģistrā: DPR-EC-00449

1. Ievads

Eiropas Komisija (turpmāk “Komisija”) ir apņēmusies aizsargāt jūsu persondatus un respektēt jūsu privātumu. Komisija vāc un tālāk apstrādā persondatus, ievērojot Eiropas Parlamenta un Padomes 2018. gada 23. oktobra Regulu (ES) 2018/1725 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi Savienības iestādēs, struktūrās, birojos un aģentūrās un par šādu datu brīvu apriti (ar ko atceļ Regulu (EK) Nr. 45/2001).

Šajā paziņojumā par privātumu ir paskaidroti jūsu persondatu apstrādes iemesli un tas, kā tie tiek vākti, apstrādāti, aizsargāti un izmantoti un kādas ir jūsu tiesības saistībā ar jūsu persondatiem. Tajā arī sniegta kontaktinformācija saziņai ar atbildīgo datu pārzini, pie kura vērsties, lai izmantotu savas tiesības, kā arī datu aizsardzības speciālista un Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāja kontaktinformācija.

Turpmāk ir sniegta informācija par apstrādes darbību “Eiropas Savienības Publikāciju biroja portāls (OP portāls)”, ko veic Eiropas Savienības Publikāciju biroja C.1. nodaļa “OP portāls”.

2. Kādam nolūkam mēs vācam, glabājam un apstrādājam jūsu datus?

Apstrādes darbības nolūks: Publikāciju biroja A.5 nodaļa “Portāls un tīmekļa pakalpojumi” vāc un izmanto jūsu persondatus lietotāju reģistrācijai OP portāla tīmekļvietnē, tai skaitā pakalpojumiem, kas saistīti ar drukātu publikāciju pasūtīšanu lapā “EU Publications”, kā arī funkcijai “Publikāciju biroja asistents”.

Lietotāja reģistrācija: šī apstrādes darbība ietver persondatu saraksta uzturēšanu datubāzē. Pakalpojuma uzlabošanas nolūkā šos datus izmanto arī anonimizētā veidā pētījumiem un/vai statistikas mērķiem.

“Publikāciju biroja asistents”: šī funkcija (logs tīmekļlapā) ļauj lietotājiem uzdot standarta jautājumus par portāla pakalpojumiem un pieejamajām publikācijām. Jautājumus varat uzdot rakstiski vai mutiski. Attiecībā uz mutvārdu ievadi “Publikāciju biroja asistents” izmanto tērzēšanas botu “Publio”. Tērzēšanas bots reģistrē audio ievadi (jūsu mutiskos jautājumus) un nosūta to uz runas atpazīšanas programmu, kas runu pārveido tekstā. Audioieraksts tiek apstrādāts serverī “Microsoft Azure”. Pēc tam “Publikāciju biroja asistents” audio ierakstu parāda runas atpazīšanas programmas izmantotajiem vārdiem; pašās beigās tas parāda standarta atbildi rakstiski un ar automatizēta audio ziņojuma palīdzību. Šī apmaiņa ir momentāna un īslaicīga. Aizverot “Publikāciju biroja asistenta” logu, tiek dzēsta visa notikusī apmaiņa. Netiek saglabāts nedz audio fails, nedz uzdotie jautājumi un sniegtās atbildes.

Jūsu persondatus neizmantos nedz automatizētai lēmumu pieņemšanai, nedz profilēšanai.

3. Kāds ir jūsu persondatu apstrādes juridiskais pamats

Jūsu persondatus apstrādājam šādu iemeslu dēļ:

- apstrāde ir vajadzīga, lai izpildītu uzdevumu, ko veic sabiedrības interesēs vai īstenojot Savienības iestādei vai struktūrai likumīgi piešķirtās oficiālās pilnvaras;

kā arī

- jūs kā datu subjekts esat devis piekrišanu savu persondatu apstrādei vienam vai vairākiem konkrētiem nolūkiem.

- Ja pasūtījumu veicat OP portālā, jūsu persondatu apstrāde ir nepieciešama jūsu pasūtījuma izpildei.

Apstrādes juridiskais pamats: Publikāciju biroja mandāts un Eiropas Parlamenta, Padomes, Komisijas, Tiesas, Revīzijas palātas, Eiropas Ekonomikas un sociālo lietu komitejas un Reģionu komitejas 2009. gada 26. jūnija Lēmums 2009/496/EK, Euratom, par Eiropas Savienības Publikāciju biroja struktūru un darbību.

4. Kādus persondatus mēs vācam un apstrādājam tālāk

Lai veiktu šo apstrādes darbību, Eiropas Savienības Publikāciju biroja C.1 nodaļa "Publikāciju biroja portāls” vāc šādus persondatus:

Pilna konta izveidei obligāti sniedzamie dati:

• vārds,
• uzvārds,
• e-pasta adrese,
• parole (tiek šifrēta).

Obligātie dati, kas tiek sniegti, izmantojot vienotās pierakstīšanās kontu (dati, kas izgūti no ārēja pakalpojumu sniedzēja, piemēram, Facebook, Twitter vai EU Login):

• lietotājvārds,
• e-pasta adrese (neattiecas uz Twitter),
• vārds,
• uzvārds.

Dati, kas nav obligāti:

• tālruņa numurs,
• interesējošais temats,
• vēlamā loma,
• adreses veids,
• vārds (var atšķirties no obligātajos datos norādītā),
• uzvārds (var atšķirties no obligātajos datos norādītā),
• adrese (iela un mājas numurs),
• pasta indekss,
• pilsēta,
• valsts,
• e-pasts (var atšķirties no obligāti norādāmās e-pasta adreses),
• tālruņa numurs, kas ir saistīts ar adresi,
• personas veids,
• organizācija,
• nodaļa,
• funkcija.

Lai pārlūkotu Publikāciju biroja portālu, persondatus var arī nesniegt. Tomēr persondati ir obligāti jāsniedz, ja vēlaties pilnā mērā izmantot papildu pakalpojumus, tādus kā “Manas adreses”, “Mani saraksti”, “Mani logrīki”, “Mani pasūtījumi”, “Mans profils”, “Mani paziņojumi”, “Manas anotācijas”, “Mani reitingi”, “Mani meklējumi” un “Manas RSS plūsmas”.

Persondati obligāti jāsniedz arī tad, ja vēlaties kādu publikāciju pasūtīt uz mājām.

Funkcija “Publikāciju biroja asistents”

• Balss (ja sazināties ar asistentu mutiski)

5. Cik ilgi mēs glabājam jūsu persondatus

Publikāciju biroja nodaļa A.5 “Portāls un tīmekļa pakalpojumi” glabā jūsu persondatus tikai tik ilgi, cik tas ir nepieciešams, lai izpildītu savākšanas vai tālākas apstrādes mērķi, proti, sniegt pasūtītos pakalpojumus. Ja izveidojat pilnu kontu, jūs varat pats izdzēst datus, ja to vēlaties (opcija “Dzēst kontu”).

Ja trīs gadu laikā kontā nenotiks nekāda darbība, minētā termiņa beigās nosūtīsim jums ziņojumu. Jūsu konts tiks dzēsts automātiski, ja mēneša laikā nebūsim no jums saņēmuši atbildi.

6. Kā mēs aizsargājam jūsu persondatus

Visi persondati elektroniskā formātā (piemēram, e-pasti, dokumenti, datubāzes, augšupielādēti dati) tiek glabāti šādos serveros:
- "MS Azure Cloud" (Eiropa) platformā, ko pārvalda galvenie, par “OP PORTAL” lietotni atbildīgie darbuzņēmēji "SOFTWARE IMAGINATION & VISION S.R.L.” (SIMAVI), Rumānija, un “ARHS Spikeseed S.A.”, Luksemburga;
- "MS Azure Cloud" (Eiropa) platformā, ko pārvalda par “OP PORTAL” darbības nepārtrauktību atbildīgais darbuzņēmējs “Tremend Software Consulting S.R.L.”, Rumānija;
- par iespiesto publikāciju pasūtījumu izpildi atbildīgā Francijas darbuzņēmēja “Paragon Supply Services” serveros;
- serveros, ko pārvalda apakšuzņēmēji, kas palīdz nodrošināt funkciju “Publikāciju biroja asistents” (Publio): “Pureinsights Technology Ltd”, Apvienotā Karaliste, un “Wisevoice AI”, Rumānija.

Visas apstrādes darbības tiek veiktas saskaņā ar Komisijas 2017. gada 10. janvāra Lēmumu (ES, Euratom) 2017/46 par komunikācijas un informācijas sistēmu drošību Eiropas Komisijā.

Komisijas darbuzņēmējiem ir saistoša līguma īpaša klauzula par jūsu datu apstrādi Komisijas uzdevumā un konfidencialitātes nodrošināšanas pienākumi, kas izriet no Vispārīgās datu aizsardzības regulas (“VDAR”, Regula (ES) 2016/679).

Lai aizsargātu jūsu persondatus, Komisija ir ieviesusi vairākus tehniskus un organizatoriskus pasākumus. Ņemot vērā ar persondatu apstrādi saistīto risku un apstrādāto persondatu veidu, tehniskie pasākumi ietver piemērotas darbības, kas garantē drošību tiešsaistē un novērš tādus riskus kā datu zudumi, datu pārveidošana vai neatļauta piekļuve datiem. Organizatoriskie pasākumi ietver piekļuves ierobežošanu, proti, šīs apstrādes darbības ietvaros persondatiem var piekļūt tikai pilnvarotas personas, kam ir pamatota nepieciešamība tos zināt.

7. Kam persondati ir pieejami un kam tos izpauž

Jūsu persondatiem var piekļūt Komisijas darbinieki, kas ir atbildīgi par šo datu apstrādes darbību, un pilnvaroti darbinieki saskaņā ar principu, ka informācija ir zināma tikai tiem, kam tā vajadzīga darbam. Šie darbinieki ievēro tiesību aktus un vajadzības gadījumā papildu vienošanās par konfidencialitāti.

Jūsu persondatiem var piekļūt arī darbuzņēmēji (“SIMAVI” un “ARHS Spikeseed S.A.”), kas atbild par lietotnes pārvaldību, un “Tremend Software Consulting S.R.L.”, kas atbild par darbības nepārtrauktību.

Ja izmantosiet balss funkciju “Publikāciju biroja asistents” (Publio), balss dati tiks apstrādāti sistēmās, ko nodrošina apakšuzņēmēji “Pureinsights Technology Ltd" un "Wisevoice AI”.

Ja būsiet pasūtījis drukātu publikāciju Publikāciju biroja portāla daļā “ES publikācijas”, jūsu persondatus apstrādās darbuzņēmējs, kas atbild par pasūtījumu izpildi; patlaban tas ir Francijas uzņēmums “Paragon Supply Services”. Uz šo apstrādi attiecas īpašs paziņojums par privātumu, kas jums būs pieejams uzreiz pēc jūsu pasūtījuma izpildes.

Savāktā informācija netiks sniegta nevienai trešai personai.

8. Kādas ir jūsu tiesības un kā varat tās izmantot

Jums kā “datu subjektam” atbilstīgi Regulas (ES) 2018/1725 III nodaļas (14.–25. pants) noteikumiem ir konkrētas tiesības, proti, tiesības piekļūt saviem persondatiem, tos labot vai dzēst un tiesības ierobežot savu persondatu apstrādi. Attiecīgā gadījumā jums ir arī tiesības iebilst pret datu apstrādi un tiesības uz datu pārnesamību.

Reģistrējot lietotāja profilu OP portālā, jūs esat piekritis sniegt savus persondatus Publikāciju biroja C.1. nodaļai “OP portāls”. Jūs varat jebkurā laikā atsaukt savu piekrišanu, par to informējot datu pārzini. Piekrišanas atsaukšana neietekmēs tās datu apstrādes likumību, kas veikta, pirms atsaucāt savu piekrišanu.

Savas tiesības varat izmantot, sazinoties ar datu pārzini vai — domstarpību gadījumā — ar datu aizsardzības speciālistu. Ja nepieciešams, varat vērsties arī pie Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāja. Attiecīgā kontaktinformācija ir sniegta 9. punktā.

Ja vēlaties izmantot savas tiesības saistībā ar vienu vai vairākām konkrētām apstrādes darbībām, lūdzu, aprakstiet tās (piemēram, miniet atsauces numuru, kas norādīts 10. punktā) savā pieprasījumā.

9. Kontaktinformācija

- Datu pārzinis

Ja vēlaties izmantot savas tiesības atbilstīgi Regulai (ES) 2018/1725 vai ja jums ir komentāri, jautājumi vai bažas, vai ja vēlaties iesniegt sūdzību par savu persondatu vākšanu un izmantošanu, lūdzam sazināties ar datu pārzini: Eiropas Savienības Publikāciju biroja C.1 nodaļa "Publikāciju biroja portāls”.

- Komisijas datu aizsardzības speciālists

Par jautājumiem, kas saistīti ar jūsu persondatu apstrādi atbilstīgi Regulai (ES) 2018/1725, varat sazināties ar datu aizsardzības speciālistu (data-protection-officer@ec.europa.eu).

- Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītājs (EDAU)

Ja uzskatāt, ka datu pārziņa īstenotas jūsu persondatu apstrādes dēļ ir pārkāptas jūsu tiesības, kas noteiktas Regulā (ES) 2018/1725, jums ir tiesības vērsties pie Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāja, proti, iesniegt viņam sūdzību, rakstot uz adresi dps@edps.europa.eu.

10. Kur var atrast plašāku informāciju

Komisijas datu aizsardzības speciālists publicē visu to Komisijas īstenoto persondatu apstrādes darbību reģistru, kuras ir dokumentētas un par kurām viņam ir paziņots. Reģistram varat piekļūt šeit: http://ec.europa.eu/dpo-register

Šī konkrētā apstrādes darbība ir iekļauta datu aizsardzības speciālista publiskajā reģistrā ar šādu uzziņas numuru: DPR-EC-00449