JŪSU PERSONDATU AIZSARDZĪBA

Apstrādes darbība: Publikāciju biroja izplatīšanas sistēma (angliski: OP Distribution System (OPDS))

Datu pārzinis: Eiropas Savienības Publikāciju biroja D.1. nodaļa “Attiecības ar ieinteresētajām personām un informatīvi pasākumi”

Atsauce reģistrā: DPR-EC-00515.6

1. Ievads

Eiropas Komisija (turpmāk “Komisija”) ir apņēmusies aizsargāt jūsu persondatus un respektēt jūsu privātumu. Komisija vāc un tālāk apstrādā persondatus atbilstīgi Eiropas Parlamenta un Padomes 2018. gada 23. oktobra Regulai (ES) 2018/1725 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi Savienības iestādēs, struktūrās, birojos un aģentūrās un par šādu datu brīvu apriti (ar ko atceļ Regulu (EK) Nr. 45/2001).

Šajā paziņojumā par privātumu ir izskaidrots visu sniegto persondatu apstrādes pamatojums un tas, kādā veidā tie tiek vākti, apstrādāti un aizsargāti, kā šī informācija tiek izmantota un kādas ir jūsu tiesības saistībā ar jūsu persondatiem. Šeit norādīta arī kontaktinformācija saziņai ar atbildīgo datu pārzini, pie kura varat vērsties, lai izmantotu savas tiesības, un datu aizsardzības speciālista un Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāja kontaktinformācija.

Zemāk sniegta informācija par apstrādes darbību “Publikāciju biroja izplatīšanas sistēma” (OPDS), ko īsteno Eiropas Savienības Publikāciju biroja D.4 nodaļa “Iespiešana un izplatīšana”.

2. Kāpēc un kā mēs apstrādājam persondatus?

Šīs apstrādes nolūks: Publikāciju biroja D.4 nodaļa “Iespiešana un izplatīšana” jūsu persondatus vāc un izmanto, lai nodrošinātu, ka Publikāciju birojs spēj pārvaldīt savus krājumus, izpildīt jūsu pasūtījumus un sniegt jums pieprasītos loģistikas pakalpojumus.

Jūsu persondatus neizmantos nedz automatizētai lēmumu pieņemšanai, nedz profilēšanai.

3. Kāds ir persondatu apstrādes juridiskais pamats?

Jūsu persondatus apstrādājam šādu iemeslu dēļ:

- apstrāde ir vajadzīga, lai izpildītu uzdevumu, ko veic sabiedrības interesēs vai īstenojot Savienības iestādei vai struktūrai likumīgi piešķirtās oficiālās pilnvaras;

kā arī

- veicot pasūtījumu un ievadot savus persondatus, jūs kā datu subjekts piekrītat jūsu persondatu apstrādei, lai izpildītu pasūtījumu.

Apstrādes juridiskais pamats: Publikāciju biroja mandāts, Eiropas Parlamenta, Padomes, Komisijas, Tiesas, Revīzijas palātas, Eiropas Ekonomikas un sociālo lietu komitejas un Reģionu komitejas 2009. gada 26. jūnija Lēmums 2009/496/EK (Euratom) par Eiropas Savienības Publikāciju biroja struktūru un darbību.

4. Kādus persondatus mēs vācam un turpmāk apstrādājam?

Lai veiktu šo apstrādes darbību, Publikāciju biroja D.4 nodaļa “Iespiešana un izplatīšana” vāc šādus persondatus:

1. Informācija par reģistrētiem OPDS lietotājiem (kuriem piešķirts lietotājvārds un parole, lai viņi varētu piekļūt OPDS). Tie ir dati, kas vajadzīgi, lai varētu izveidot un pārvaldīt piekļuvi:

• lietotājvārds un parole (EU Login),
• lietotāja profils,
• lietotāja ID (OPDS un SAP),
• e-pasta adrese,
• struktūrvienība (tikai ES iestāžu darbiniekiem),
• uzņēmuma nosaukums (tikai iespiedējiem),
• vēlamā valoda (var nomainīt jebkurā laikā, kad lietotājs pieslēdzas OPDS);

2. Informācija par Publikāciju biroja portāla lietotājiem — dati, kas savākti, pasūtot publikācijas:

• saņēmēja vārds, uzvārds,
• piegādes adrese,
• pasūtītās(-o) publikācijas(-u) kataloga numurs,
• saņēmēja tālruņa numurs (obligāts tikai steidzamai / izsekojamai piegādei),
• e-pasta adrese.

Persondatu sniegšana ir obligāta, lai mēs spētu jums sniegt pieprasītos pakalpojumus.

5. Cik ilgi glabājam persondatus?

Publikāciju biroja D.4 nodaļa “Iespiešana un izplatīšana” glabā jūsu persondatus tikai tik ilgi, cik tas ir nepieciešams, lai izpildītu vākšanas vai tālākas apstrādes mērķi. Reģistrētiem OPDS lietotājiem dati tiek glabāti tik ilgi, kamēr ir nepieciešama piekļuve. Attiecībā uz datiem, kas savākti saistībā ar publikāciju pasūtīšanu, tie ir 5 gadi pēc pasūtījuma izpildes. Attiecībā uz datiem, kas saistīti ar liela apjoma pasūtījumiem, — 6 mēnešus pēc pasūtījuma izpildes.

6. Kā aizsargājam persondatus?

Visi persondati elektroniskā formātā (piemēram, e-vēstules, dokumenti, datubāzes, augšupielādētas datu kopas) glabājas Eiropas Komisijas vai tās darbuzņēmēju serveros. Visas apstrādes darbības tiek veiktas saskaņā ar Komisijas 2017. gada 10. janvāra Lēmumu (ES, Euratom) 2017/46 par komunikācijas un informācijas sistēmu drošību Eiropas Komisijā.

Komisijas darbuzņēmējiem ir saistoša īpaša līguma klauzula par persondatu apstrādes darbībām Komisijas uzdevumā. Tiem arī jāizpilda pienākums nodrošināt konfidencialitāti saskaņā ar Vispārīgo datu aizsardzības regulu (Regula (ES) 2016/679).

Lai aizsargātu jūsu persondatus, Komisija ir ieviesusi vairākus tehniskus un organizatoriskus pasākumus. Tehniskie pasākumi ietver atbilstošas darbības, kas garantē drošību tiešsaistē un novērš tādus riskus kā datu zudumi, datu pārveidošana vai neatļauta piekļuve datiem, ņemot vērā ar persondatu apstrādi saistīto risku un apstrādāto persondatu veidu. Organizatoriskie pasākumi ietver piekļuves ierobežošanu, proti, šīs apstrādes darbības ietvaros piekļuve persondatiem tiek dota tikai pilnvarotām personām, kam ir pamatota nepieciešamība tos zināt.

7. Kam persondati ir pieejami un kam tos izpauž?

Jūsu persondatiem var piekļūt Komisijas darbinieki, kas ir atbildīgi par šo datu apstrādes darbību, un pilnvaroti darbinieki saskaņā ar principu, ka informācija ir zināma tikai tiem, kam tā vajadzīga darbam. Šie darbinieki ievēro tiesību aktus un vajadzības gadījumā papildu noteikumus par konfidencialitāti.

Pakalpojums, kas saistīts ar fizisku pasūtījumu izpildi (Līguma Nr. 10828 termiņš beidzas 2030. gada maijā): Paragon Supply Services, 350 avenue des entreprises, Parc d'Activités de la Galance, 62221 Noyelles-Sous-Lens, Francija.

8. Kādas ir jūsu tiesības un kā varat tās izmantot?

Jums kā “datu subjektam” atbilstīgi Regulas (ES) 2018/1725 III nodaļas (14.–25. pants) noteikumiem ir konkrētas tiesības, proti, tiesības piekļūt saviem persondatiem, tos labot vai dzēst un tiesības ierobežot savu persondatu apstrādi. Attiecīgā gadījumā jums ir arī tiesības iebilst pret datu apstrādi un tiesības uz datu pārnesamību.

Jums ir tiesības iebilst pret savu persondatu apstrādi, kas ir likumīgi veikta saskaņā ar 5. panta 1. punkta a) apakšpunktu.

Savas tiesības varat izmantot, sazinoties ar datu pārzini vai — domstarpību gadījumā — ar datu aizsardzības speciālistu. Ja nepieciešams, varat vērsties arī pie Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāja. Kontaktinformācija ir sniegta 9. punktā.

Ja vēlaties izmantot savas tiesības saistībā ar vienu vai vairākām konkrētām apstrādes darbībām, aprakstiet tās pieprasījumā (t. i., miniet atsauces numuru, kas norādīts 10. punktā).

9. Kontaktinformācija

• Datu pārzinis

Ja vēlaties izmantot savas tiesības atbilstīgi Regulai (ES) 2018/1725 vai ja jums ir komentāri, jautājumi vai bažas, vai ja vēlaties iesniegt sūdzību par jūsu persondatu vākšanu un izmantošanu, lūdzam sazināties ar datu pārzini — Publikāciju biroja nodaļu D.4 “Iespiešana un izplatīšana” —, sūtot vēstuli uz adresi.

• Komisijas datu aizsardzības speciālists

Ar datu aizsardzības speciālistu (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) varat sazināties par jautājumiem, kas saistīti ar jūsu persondatu apstrādi atbilstīgi Regulai (ES) 2018/1725.

• Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītājs

Jums ir tiesības vērsties pie Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāja, piemēram, iesniegt viņam sūdzību (edps@edps.europa.eu), ja uzskatāt, ka datu pārziņa īstenotas jūsu persondatu apstrādes dēļ ir pārkāptas jūsu tiesības, kas noteiktas Regulā (ES) 2018/1725.

10. Kur atrast detalizētāku informāciju?

Komisijas datu aizsardzības speciālists publicē visu to Komisijas īstenoto persondatu apstrādes darbību reģistru, kuras ir reģistrētas un par kurām viņam ir paziņots. Reģistram var piekļūt, sekojot šādai saitei: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Šī konkrētā apstrādes darbība datu aizsardzības speciālista publiskajā reģistrā ir iekļauta ar šādu atsauces numuru: DPR-EC-00515.