Declarație de confidențialitate: Platforma unificată de producție (UPP)

Protecția datelor dumneavoastră cu caracter personal
Această declarație de confidențialitate oferă informații cu privire la prelucrarea și protecția datelor dumneavoastră cu caracter personal.
Operațiunea de prelucrare: Cereri de servicii editoriale pentru publicații generale
Operator de date: Oficiul pentru Publicații al Uniunii Europene, Direcția B („Producerea de publicații”)
Referința înregistrării: DPR-EC-00424

1. Introducere

Comisia Europeană (denumită în continuare „Comisia”) și-a asumat angajamentul de a asigura protecția datelor dumneavoastră cu caracter personal și respectarea vieții dumneavoastră private. Comisia colectează și prelucrează date cu caracter personal în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725 al Parlamentului European și al Consiliului din 23 octombrie 2018 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile, organele, oficiile și agențiile Uniunii și privind libera circulație a acestor date [și de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 45/2001].

Această declarație de confidențialitate explică de ce vă prelucrăm datele cu caracter personal, cum colectăm, prelucrăm și protejăm toate datele cu caracter personal furnizate, cum utilizăm informațiile și ce drepturi aveți în raport cu datele dumneavoastră cu caracter personal. De asemenea, indică datele de contact ale operatorului de date responsabil pe care îl puteți contacta pentru a vă exercita drepturile, ale responsabilului cu protecția datelor și ale Autorității Europene pentru Protecția Datelor.

În cele ce urmează sunt prezentate informațiile referitoare la operațiunea de prelucrare „Cereri de servicii editoriale pentru publicații generale” efectuată de Direcția B („Producerea de publicații”) a Oficiului pentru Publicații al Uniunii Europene.

2. De ce și cum vă prelucrăm datele cu caracter personal?

Scopul prelucrării datelor: Direcția B („Producerea de publicații”), din cadrul Oficiului pentru Publicații gestionează portalul dedicat autorilor de pe Platforma unificată de producție (UPP). Acesta le permite departamentelor din instituțiile, organismele și agențiile UE să trimită la Oficiul pentru Publicații cereri de servicii editoriale pentru publicații generale. De asemenea, le pune la dispoziiție un instrument de planificare colaborativă, care permite coordonarea viitoarelor publicații la nivel local (în cadrul unei direcții generale) și la nivel de instituție. Ca utilizator al portalului UPP dedicat autorilor, puteți alege să utilizați instrumentul de planificare colaborativă bifând o casetă. Atunci când faceți acest lucru, vă dați consimțământul cu privire la această parte a operațiunii de prelucrare.

Vă colectăm date personale atunci când vă creați un profil de utilizator pe UPP, când utilizați portalul UPP dedicat autorilor pentru a-i trimite o cerere de servicii editoriale și/sau când introduceți o publicație planificată în instrumentul de planificare colaborativă. Folosim aceste date cu caracter personal pentru a răspunde cererilor de publicare, pentru a le gestiona, pentru a factura serviciile editoriale autorilor, pentru a garanta că fiecare cerere respectă politica referitoare la publicații a direcției generale/instituției solicitante și pentru a coordona planificarea publicațiilor împreună cu direcțiile generale ale Comisiei sau cu instituțiile și organismele UE participante.

Dacă în trecut ați utilizat DemPubWeb (predecesorul tehnic al portalului UPP dedicat autorilor), vă păstrăm datele cu caracter personal și cererile relevante de servicii editoriale pentru consultări ulterioare. Puteți vedea aceste informații în DemPubWeb, în mod „doar în citire”. Pentru aceste date, perioada de păstrare este cea menționată la punctul 5 de mai jos.

Datele dumneavoastră cu caracter personal nu vor fi utilizate pentru un proces decizional automatizat, nici pentru crearea de profiluri.

3. Pe ce temei juridic ne bazăm când prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal?

Vă prelucrăm datele cu caracter personal deoarece:

- prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei sarcini care servește unui interes public sau care rezultă din exercitarea autorității publice cu care este învestită instituția sau organul Uniunii;

și

- atunci când solicitați crearea unui profil de utilizator pe UPP și când vă introduceți datele personale în formularul de cerere de pe portalul dedicat autorilor, în calitate de persoană vizată, vă dați consimțământul pentru prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal în aceste scopuri.

Temei juridic suplimentar:

Decizia 2009/496/CE, Euratom a Parlamentului European, a Consiliului, a Comisiei, a Curții de Justiție, a Curții de Conturi, a Comitetului Economic și Social European și a Comitetului Regiunilor din 26 iunie 2009 privind organizarea și funcționarea Oficiului pentru Publicații al Uniunii Europene

4. Ce date cu caracter personal colectăm și prelucrăm?

Pentru a efectua această operațiune de prelucrare, Direcția B („Producerea de publicații”) a Oficiului pentru Publicații colectează următoarele categorii de date cu caracter personal:

Pentru responsabilul de cerere, responsabilul de proiect, persoana de contact pentru aspecte financiare, inițiatorul planului și coordonatorul planului (care pot fi una și aceeași persoană):

• obligatoriu: prenume, nume, adresă de e-mail, număr de telefon, instituția, agenția sau organismul UE de care aparține (extrase automat din profilul EU Login și needitabile)
• opțional pentru inițiatorul planului și coordonatorul planului: adresă suplimentară de e-mail și unitate.

Nu puteți păstra un profil de utilizator pe portalul UPP dedicat autorilor și nu puteți obține prelucrarea cererilor dumneavoastră de servicii editoriale de către Oficiul pentru Publicații dacă nu furnizați datele personale obligatorii.

5. Cât timp vă păstrăm datele cu caracter personal?

Direcția B („Producerea de publicații”) din cadrul Oficiului pentru Publicații vă păstrează datele cu caracter personal numai pe durata necesară pentru a îndeplini scopul colectării sau prelucrării ulterioare, și anume timp de 10 ani de la încheierea proiectului. Acest lucru este valabil și pentru datele istorice înregistrate inițial în DemPubWeb (predecesorul tehnic al portalului UPP dedicat autorilor), pe care utilizatorii îl pot consulta în mod „doar în citire”.

6. Cum protejăm și păstrăm datele dumneavoastră cu caracter personal?

Toate datele cu caracter personal în format electronic (e-mailuri, documente, baze de date, seturi de date încărcate etc.) sunt stocate pe serverele Comisiei Europene. Toate operațiunile de prelucrare se desfășoară în temeiul Deciziei (UE, Euratom) 2017/46 a Comisiei din 10 ianuarie 2017 privind securitatea sistemelor informatice și de comunicații în cadrul Comisiei Europene.

Pentru a vă proteja datele cu caracter personal, Comisia a instituit o serie de măsuri tehnice și organizatorice. Printre măsurile tehnice se numără acțiuni adecvate pentru a aborda securitatea în mediul online, riscul pierderii de date, modificarea datelor sau accesul neautorizat, luând în considerare riscul prezentat de prelucrarea datelor și natura datelor cu caracter personal care sunt prelucrate. Măsurile organizatorice prevăd că accesul la datele personale le este acordat doar persoanelor autorizate care au un interes legitim să le cunoască în contextul acestei operațiuni de prelucrare.

7. Cine are acces la datele dumneavoastră cu caracter personal și cui îi sunt dezvăluite?

Accesul la datele dumneavoastră cu caracter personal este furnizat personalului Comisiei responsabil cu efectuarea operațiunii de prelucrare în cauză și personalului autorizat, în conformitate cu principiul „necesității de a cunoaște”. Personalul menționat trebuie să respecte dispozițiile legale și, atunci când este necesar, acordurile de confidențialitate suplimentare.

8. Ce drepturi aveți și cum vi le puteți exercita?

În calitate de „persoană vizată”, în temeiul capitolului III (articolele 14-25) din Regulamentul (UE) 2018/1725, beneficiați de drepturi specifice, în special de dreptul de a accesa, de a rectifica sau de a șterge datele dumneavoastră cu caracter personal și de dreptul de a restricționa prelucrarea lor. De asemenea, dacă este cazul, aveți dreptul de a vă opune prelucrării sau dreptul la portabilitatea datelor.

Aveți dreptul de a vă opune prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal, care se efectuează în mod legal în temeiul articolului 5 alineatul (1) litera (a).

Ați consimțit să furnizați date cu caracter personal Direcției B („Producerea de publicații”) din cadrul Oficiului pentru Publicații pentru această operațiune de prelucrare. Vă puteți retrage consimțământul în orice moment prin notificarea operatorului de date. Retragerea nu va afecta legalitatea prelucrării efectuate înainte de momentul retragerii.

Vă puteți exercita drepturile contactând operatorul de date sau, în cazul unui conflict, responsabilul cu protecția datelor. Dacă este necesar, puteți contacta, de asemenea, Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor. Datele de contact ale acestora sunt furnizate în secțiunea 9 de mai jos.

Dacă doriți să vă exercitați drepturile în contextul uneia sau mai multor operațiuni de prelucrare specifice, vă rugăm să includeți în cerere descrierea lor (și anume referința/referințele de înregistrare, așa cum se specifică la punctul 10 de mai jos).

9. Coordonate de contact

Operatorul de date

Dacă doriți să vă exercitați drepturile în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725, dacă aveți observații, întrebări sau preocupări sau dacă doriți să depuneți o plângere cu privire la colectarea și utilizarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, nu ezitați să contactați operatorul de date, Direcția B („Producerea de publicații”) din cadrul Oficiului pentru Publicații, la adresa info@publications.europa.eu.

Responsabilul cu protecția datelor (RPD) din cadrul Comisiei

Puteți contacta responsabilul cu protecția datelor (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) în legătură cu orice aspect referitor la prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725.

Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor (AEPD)

Dacă sunteți de părere că drepturile dumneavoastră în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725 au fost încălcate de către operatorul de date ca urmare a prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal, puteți depune o plângere și la Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor (edps@edps.europa.eu).

10. Unde puteți găsi mai multe informații

Responsabilul cu protecția datelor (RPD) din cadrul Comisiei publică registrul tuturor operațiunilor de prelucrare a datelor cu caracter personal efectuate de Comisie care au fost documentate și care i-au fost notificate. Puteți consulta registrul accesând linkul: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Această operațiune specifică de prelucrare a fost inclusă în registrul public al RPD cu referința: DPR-EC-00424.