PROTECȚIA DATELOR DUMNEAVOASTRĂ CU CARACTER PERSONAL

Operațiunea de prelucrare:Sistemul de distribuție al Oficiului pentru Publicații – OP Distribution System (OPDS)

Operatorul de date: Oficiul pentru Publicații al Uniunii Europene, unitatea D.1, „Relații cu părțile interesate și activități de informare”

Referința înregistrării: DPR-EC-00515.6

1. Introducere

Comisia Europeană (denumită în continuare „Comisia”) și-a asumat angajamentul de a asigura protecția datelor dumneavoastră cu caracter personal și respectarea vieții dumneavoastră private. Comisia colectează și prelucrează date cu caracter personal în conformitate cu Regulamentul (UE) 2018/1725 al Parlamentului European și al Consiliului din 23 octombrie 2018 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile, organele, oficiile și agențiile Uniunii și privind libera circulație a acestor date (de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 45/2001).

Această declarație de confidențialitate explică motivul pentru care sunt prelucrate datele dumneavoastră cu caracter personal, modul în care colectăm, gestionăm și asigurăm protecția tuturor datelor cu caracter personal furnizate, modul în care sunt utilizate aceste informații și drepturile pe care le aveți în legătură cu datele dumneavoastră cu caracter personal. De asemenea, în declarație se precizează datele de contact ale operatorului de date responsabil pe care îl puteți contacta pentru a vă exercita drepturile, ale responsabilului cu protecția datelor și ale Autorității Europene pentru Protecția Datelor.

Vă prezentăm în cele ce urmează informațiile referitoare la operațiunea de prelucrare „Sistemul de distribuție al Oficiului pentru Publicații” (OPDS), efectuată de unitatea D.4 („Tipărire și difuzare”) din cadrul Oficiului pentru Publicații al Uniunii Europene.

2. De ce și cum vă prelucrăm datele personale?

Scopul prelucrării datelor: Unitatea D.4, „Tipărire și difuzare” din cadrul Oficiului pentru Publicații colectează și utilizează datele dumneavoastră cu caracter personal pentru a-i permite Oficiului pentru Publicații să își gestioneze stocurile, să vă onoreze comenzile și să vă ofere serviciile de logistică solicitate.

Datele dumneavoastră cu caracter personal nu vor fi utilizate pentru un proces decizional automatizat, nici pentru crearea de profiluri.

3. Care este temeiul juridic pe baza căruia prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal?

Prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal pentru că:

- prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei sarcini care servește unui interes public sau care rezultă din exercitarea autorității publice cu care este învestită instituția sau organul Uniunii;

precum și

- atunci când faceți o comandă și vă completați datele cu caracter personal, în calitate de persoană vizată, vă dați consimțământul pentru prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal în scopul onorării comenzii.

Temeiul juridic pentru prelucrare: mandatul Oficiului pentru Publicații, Decizia 2009/496/CE, Euratom a Parlamentului European, a Consiliului, a Comisiei, a Curții de Justiție, a Curții de Conturi, a Comitetului Economic și Social European și a Comitetului Regiunilor din 26 iunie 2009 privind organizarea și funcționarea Oficiului pentru Publicații al Uniunii Europene.

4. Ce date cu caracter personal colectăm și prelucrăm?

Pentru a efectua această operațiune de prelucrare, unitatea D.4 („Tipărire și difuzare”) din cadrul Oficiului pentru Publicații colectează următoarele categorii de date cu caracter personal:

1. Detalii privind utilizatorii înregistrați ai OPDS (care primesc un nume de utilizator și o parolă pentru accesul la OPDS); date necesare pentru a acorda accesul și pentru a gestiona numărul de identificare al utilizatorului:

• nume de utilizator + parolă (EU Login)
• profilul utilizatorului
• ID-ul utilizatorului (OPDS și SAP)
• adresa de e-mail
• entitatea administrativă (numai pentru personalul UE)
• denumirea societății (numai pentru furnizorii de produse/servicii de tipărire)
• limba preferată (poate fi schimbată la orice conectare la OPDS)

2. Detaliile utilizatorilor portalului OP – date colectate atunci când comandă publicații:

• numele destinatarului
• adresa de livrare
• numerele de catalog ale publicațiilor comandate
• numărul de telefon al destinatarului (obligatoriu numai în cazul livrărilor urgente și/sau urmărite)
• adresa de e-mail

Nu vă putem oferi serviciile solicitate dacă nu ne furnizați anumite date cu caracter personal.

5. Cât timp păstrăm datele dumneavoastră cu caracter personal?

Unitatea D.4 („Tipărire și difuzare”) a Oficiului pentru Publicații păstrează datele dumneavoastră cu caracter personal numai pe perioada necesară pentru a îndeplini scopul colectării sau prelucrării. Pentru utilizatorii înregistrați ai OPDS, datele sunt păstrate atât timp cât este necesar accesul. Datele colectate în contextul comenzilor de publicații sunt păstrate 5 ani de la onorarea comenzii. Datele legate de comenzile în vrac sunt păstrate 6 luni de la onorarea comenzii.

6. Cum protejăm și păstrăm datele dumneavoastră cu caracter personal?

Toate datele cu caracter personal în format electronic (e-mailuri, documente, baze de date, seturi de date încărcate etc.) sunt stocate fie pe serverele Comisiei Europene, fie pe cele ale contractanților săi. Toate operațiunile de prelucrare se desfășoară în temeiul Deciziei (UE, Euratom) 2017/46 a Comisiei din 10 ianuarie 2017 privind securitatea sistemelor informatice și de comunicații în cadrul Comisiei Europene.

Contractanții Comisiei au obligația de a respecta o clauză contractuală specifică pentru orice operațiune de prelucrare a datelor dumneavoastră în numele Comisiei. Aceștia trebuie, de asemenea, să respecte obligațiile de confidențialitate care decurg din Regulamentul general privind protecția datelor [RGPD, Regulamentul (UE) 2016/679].

Pentru a vă proteja datele cu caracter personal, Comisia a instituit o serie de măsuri tehnice și organizatorice. Printre măsurile tehnice se numără acțiuni adecvate pentru a aborda securitatea în mediul online, riscul pierderii de date, modificarea datelor sau accesul neautorizat, luând în considerare riscul prezentat de prelucrarea datelor și natura datelor cu caracter personal care sunt prelucrate. Printre măsurile organizatorice se numără restricționarea accesului la datele cu caracter personal numai la persoanele autorizate, care au o nevoie legitimă de a le cunoaște în scopul desfășurării acestei operațiuni de prelucrare.

7. Cine are acces la datele dumneavoastră cu caracter personal și cui îi sunt dezvăluite?

Accesul la datele dumneavoastră cu caracter personal este furnizat personalului Comisiei responsabil cu efectuarea acestei operațiuni de prelucrare și personalului autorizat, în conformitate cu principiul „necesității de a cunoaște”. Personalul menționat trebuie să respecte dispozițiile legale și, atunci când este necesar, acordurile de confidențialitate suplimentare.

Serviciu legat de onorarea comenzilor fizice (contractul 10828, cu expirare în mai 2030): Paragon Supply Services, 350 avenue des entreprises, Parc d'Activités de la Galance, 62221 Noyelles-Sous-Lens, Franța

8. Ce drepturi aveți și cum vi le puteți exercita?

În calitate de „persoană vizată”, în temeiul capitolului III (articolele 14-25) din Regulamentul (UE) 2018/1725, beneficiați de drepturi specifice, în special de dreptul de a accesa, de a rectifica sau de a șterge datele dumneavoastră cu caracter personal și de dreptul de a restricționa prelucrarea lor. De asemenea, dacă este cazul, aveți dreptul de a vă opune prelucrării sau aveți dreptul la portabilitatea datelor.

Aveți dreptul de a vă opune prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal, care se efectuează în mod legal în temeiul articolului 5 alineatul (1) litera (a).

Vă puteți exercita drepturile contactând operatorul de date sau, în cazul unui conflict, responsabilul cu protecția datelor. În caz de necesitate puteți contacta, de asemenea, Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor. Datele de contact ale acestora sunt furnizate la punctul 9 de mai jos.

Dacă doriți să vă exercitați drepturile în contextul uneia sau mai multor operațiuni de prelucrare specifice, vă rugăm să includeți în cerere descrierea lor (și anume referința/referințele de înregistrare, așa cum se specifică la punctul 10 de mai jos).

9. Coordonate de contact

• Operatorul de date

Dacă doriți să vă exercitați drepturile în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725, dacă aveți observații, întrebări sau preocupări sau dacă doriți să depuneți o plângere cu privire la colectarea și utilizarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, nu ezitați să contactați operatorul de date – unitatea D.4 („Tipărire și difuzare”) din cadrul Oficiului pentru Publicații.

• Responsabilul cu protecția datelor (RPD) din cadrul Comisiei

Puteți contacta responsabilul cu protecția datelor (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) pentru orice aspect legat de prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725.

• Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor (AEPD)

Dacă sunteți de părere că drepturile dumneavoastră în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725 au fost încălcate de către operatorul de date ca urmare a prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal, puteți depune o plângere și la Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor (edps@edps.europa.eu).

10. Unde puteți găsi mai multe informații

Responsabilul cu protecția datelor (RPD) din cadrul Comisiei publică registrul tuturor operațiunilor de prelucrare a datelor cu caracter personal efectuate de Comisie care au fost documentate și care i-au fost notificate. Puteți consulta registrul accesând linkul următor: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Această operațiune specifică de prelucrare a fost inclusă în registrul public al RPD cu numărul de referință: DPR-EC-00515.