Vyhlásenie o ochrane osobných údajov: Jednotná produkčná platforma (Unified Production Platform, UPP)

Ochrana vašich osobných údajov
Toto vyhlásenie o ochrane osobných údajov obsahuje informácie o spracúvaní a ochrane vašich osobných údajov.
Spracovateľská operácia: Objednávky publikačných služieb v prípade všeobecných publikácií
Prevádzkovateľ: Úrad pre vydávanie publikácií Európskej únie, riaditeľstvo B „Produkcia publikácií“
Referenčné označenie: DPR-EC-00424

1. Úvod

Európska komisia (ďalej len „Komisia“) sa zaviazala chrániť vaše osobné údaje a rešpektovať vaše súkromie. Komisia získava a ďalej spracúva osobné údaje v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2018/1725 z 23. októbra 2018 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami Únie a o voľnom pohybe takýchto údajov [ktorým sa zrušuje nariadenie (ES) č. 45/2001].

V tomto vyhlásení o ochrane osobných údajov objasňujeme, prečo spracúvame vaše osobné údaje, ako získavame všetky poskytnuté osobné údaje, ako s nimi narábame a ako zabezpečujeme ich ochranu, ako tieto informácie používame a aké práva máte v súvislosti so svojimi osobnými údajmi. Uvádzajú sa v ňom aj kontaktné údaje príslušného prevádzkovateľa, vďaka ktorému si môžete uplatniť svoje práva, zodpovednej osoby pre ochranu údajov a európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov.

Ďalej sa v ňom uvádzajú informácie súvisiace so spracovateľskou operáciou „Objednávky publikačných služieb v prípade všeobecných publikácií“, ktorú vykonáva riaditeľstvo B „Produkcia publikácií“ Úradu pre vydávanie publikácií Európskej únie.

2. Prečo a ako spracúvame vaše osobné údaje?

Účel spracovateľskej operácie: Riaditeľstvo B „Produkcia publikácií“ Úradu pre publikácie spravuje autorský portál na Jednotnej produkčnej platforme (UPP), ktorý umožňuje útvarom inštitúcií, orgánov a agentúr EÚ zadávať Úradu pre publikácie objednávky publikačných služieb v prípade všeobecných publikácií alebo používať nástroj spoločného plánovania, ktorý umožňuje koordináciu budúcich publikácií na úrovni jednotlivých GR a na úrovni inštitúcie. Ako používateľ autorského portálu na platforme UPP sa môžete rozhodnúť použiť nástroj spoločného plánovania zaškrtnutím políčka, ktoré vyjadruje váš súhlas s touto časťou spracovania.

Vaše osobné údaje získavame, keď si vytvoríte používateľský profil na platforme UPP a keď používate autorský portál na zadanie objednávky do autorského portálu na platforme UPP a/alebo keď vložíte plánovanú publikáciu do nástroja spoločného plánovania. Tieto osobné údaje nám umožňujú reagovať na objednávky publikačných služieb a spravovať ich, vystavovať faktúry autorským útvarom, ako aj zabezpečiť, že objednávka je v súlade s publikačnou politikou žiadajúceho GR/žiadajúcej inštitúcie, a koordinovať plánovanie publikácií medzi zúčastnenými generálnymi riaditeľstvami Komisie a inštitúciami a orgánmi EÚ.

Ak ste v minulosti používali aj rozhranie DemPubWeb, ktoré bolo technickým predchodcom autorského portálu na platforme UPP, uchovávame vaše osobné údaje spolu s príslušnými objednávkami publikačných služieb z referenčných dôvodov. K týmto informáciám máte na referenčné účely prístup v rozhraní DemPubWeb v režime len na čítanie. Uplatňuje sa obdobie uchovávania uvedené v oddiele 5.

Vaše osobné údaje sa nepoužijú na prijímanie automatizovaných rozhodnutí ani na profilovanie.

3. Na akom právnom základe spracúvame vaše osobné údaje?

Vaše osobné údaje spracúvame z týchto dôvodov:

– spracúvanie je potrebné na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej inštitúcii alebo orgánu Únie,

a

– pri vytváraní používateľského profilu na UPP a opätovne pri zadávaní vašich osobných údajov do formulára objednávky na autorskom portáli poskytujete ako dotknutá osoba svoj súhlas so spracovaním vašich osobných údajov na tieto účely.

Ďalší právny základ:

rozhodnutie Európskeho parlamentu, Rady, Komisie, Súdneho dvora, Dvora audítorov, Európskeho hospodárskeho a sociálneho výboru a Výboru regiónov 2009/496/ES, Euratom, z 26. júna 2009 o organizácii a činnosti Úradu pre vydávanie publikácií Európskej únie.

4. Ktoré osobné údaje získavame a ďalej spracúvame?

V záujme vykonania spracovateľskej operácie zhromažďuje riaditeľstvo B „Produkcia publikácií“ Úradu pre publikácie tieto kategórie osobných údajov:

osoba zodpovedná za objednávku, osoba zodpovedná za projekt a kontaktná osoba pre financovanie, iniciátor plánu a koordinátor plánu (môže ísť o tú istú osobu):

• povinné údaje: meno, priezvisko, e-mailová adresa, telefónne číslo, inštitúcia, agentúra alebo orgán EÚ (automaticky načítané zo služby EU Login bez možnosti editovania),
• nepovinné údaje týkajúce sa iniciátora plánu a koordinátora plánu: ďalšia e-mailová adresa a oddelenie.

Poskytnutie osobných údajov je povinné na zachovanie používateľského profilu na autorskom portáli na platforme UPP a na spracovanie objednávok publikačných služieb Úradom pre publikácie.

5. Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje?

Riaditeľstvo B „Produkcia publikácií“ Úradu pre publikácie uchováva vaše osobné údaje iba počas obdobia potrebného na splnenie účelu získavania alebo ďalšieho spracúvania, a to 10 rokov od ukončenia projektu. Týka sa to aj údajov pôvodne zaregistrovaných v rozhraní DemPubWeb, ktoré bolo technickým predchodcom autorského portálu na platforme UPP, ku ktorým majú používatelia prístup v režime len na čítanie na referenčné účely.

6. Ako chránime a zabezpečujeme vaše osobné údaje?

Všetky osobné údaje v elektronickom formáte (e-maily, dokumenty, databázy, nahrané súbory údajov atď.) sú uložené na serveroch Európskej komisie. Všetky spracovateľské operácie sa vykonávajú podľa rozhodnutia Komisie (EÚ, Euratom) 2017/46 z 10. januára 2017 o bezpečnosti komunikačných a informačných systémov v Európskej komisii.

V záujme ochrany vašich osobných údajov zaviedla Komisia niekoľko technických a organizačných opatrení. Súčasťou technických opatrení sú vhodné opatrenia na riešenie online bezpečnosti, rizika straty údajov, zmeny údajov alebo neoprávneného prístupu, pričom sa zohľadňuje riziko, ktoré predstavuje spracúvanie a povaha spracúvaných osobných údajov. K organizačným opatreniam patrí obmedzenie prístupu k osobným údajom výlučne na oprávnené osoby, ktoré majú legitímnu potrebu poznať ich na účely tejto spracovateľskej operácie.

7. Kto má prístup k vašim osobným údajom a komu sa poskytujú?

Prístup k vašim osobným údajom sa poskytuje zamestnancom Komisie zodpovedným za vykonávanie tejto spracovateľskej operácie a oprávneným zamestnancom podľa zásady „need-to-know“ (potreba poznať). Títo zamestnanci sú viazaní zákonnými a v prípade potreby ďalšími dohodami o zachovávaní dôvernosti.

8. Aké sú vaše práva a ako ich môžete uplatniť?

Ako „dotknutá osoba“ máte osobitné práva podľa kapitoly III (články 14 – 25) nariadenia (EÚ) 2018/1725, najmä právo na prístup k vašim osobným údajom, na ich opravu alebo vymazanie a právo obmedziť spracúvanie vašich osobných údajov. V prípade potreby máte takisto právo namietať proti spracovaniu alebo právo na prenosnosť údajov.

Máte právo namietať proti spracovaniu vašich osobných údajov, ktoré sa zákonne vykonáva podľa článku 5 ods. 1 písm. a) uvedeného nariadenia.

Súhlasili ste s poskytnutím vašich osobných údajov riaditeľstvu B „Produkcia publikácií“ Úradu pre publikácie v prípade predmetnej spracovateľskej operácie. Svoj súhlas môžete kedykoľvek odvolať, a to tak, že to oznámite prevádzkovateľovi. Odvolanie neovplyvní zákonnosť spracovania vykonaného pred odvolaním vášho súhlasu.

Svoje práva si môžete uplatniť tak, že sa obrátite na prevádzkovateľa, alebo v prípade sporu na zodpovednú osobu. V prípade potreby môžete osloviť aj európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov. Ich kontaktné údaje sú uvedené v bode 9.

Ak si želáte uplatniť svoje práva v rámci jednej alebo viacerých konkrétnych operácií spracovania údajov, uveďte vo svojej žiadosti ich opis (t. j. príslušné referenčné označenie záznamu podľa bodu 10).

9. Kontaktné údaje

Prevádzkovateľ

Ak si chcete uplatniť práva podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725 alebo ak máte pripomienky, otázky či obavy, alebo chcete podať sťažnosť týkajúcu sa získavania a používania vašich osobných údajov, obráťte sa na prevádzkovateľa, ktorým je riaditeľstvo B „Produkcia publikácií“ Úradu pre vydávanie publikácií, na adrese info@publications.europa.eu.

Zodpovedná osoba Komisie pre ochranu údajov

Pokiaľ ide o záležitosti týkajúce sa spracúvania vašich osobných údajov podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725, môžete sa obrátiť na úradníka pre ochranu údajov (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

Európsky dozorný úradník pre ochranu údajov (EDPS)

Ak sa domnievate, že v dôsledku spracovania vašich osobných údajov prevádzkovateľom došlo k porušeniu vašich práv podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725, máte právo obrátiť sa na európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov (edps@edps.europa.eu) – t. j. podať sťažnosť.

10. Kde nájdete podrobnejšie informácie?

Zodpovedná osoba Komisie pre ochranu údajov uverejňuje register všetkých operácií spracúvania osobných údajov uskutočňovaných Komisiou, ktoré boli zdokumentované a ktoré jej boli oznámené. Prístup k registru získate prostredníctvom tohto odkazu: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Táto konkrétna spracovateľská operácia bola zaznamenaná vo verejnom registri zodpovednej osoby pod touto referenčnou značkou: DPR-EC-00424.