Oznámenie o ochrane osobných údajov

Spracovateľská operácia: „Úrad pre vydávanie publikácií Európskej únie“ – webové sídlo (portál OP)

Prevádzkovateľ: Úrad pre vydávanie publikácií Európskej únie, oddelenie A.5 „Portál a webové služby“

Referenčná značka: DPR-EC-00449

1. Úvod

Európska komisia (ďalej len „Komisia“) sa zaväzuje chrániť vaše osobné údaje a rešpektovať vaše súkromie. Komisia získava a ďalej spracúva osobné údaje v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2018/1725 z 23. októbra 2018 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami Únie a o voľnom pohybe takýchto údajov [ktorým sa zrušuje nariadenie (ES) č. 45/2001].

V tomto vyhlásení o ochrane osobných údajov objasňujeme dôvody, prečo spracúvame vaše osobné údaje, akým spôsobom ich získavame, ako s nimi narábame a zabezpečujeme ich ochranu, ako získané informácie používame a aké práva máte v súvislosti so svojimi osobnými údajmi. Takisto sa v ňom uvádzajú kontaktné údaje zodpovedného prevádzkovateľa, u ktorého si môžete uplatniť svoje práva, úradníka Európskej komisie pre ochranu údajov a európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov.

Informácie týkajúce sa spracovania, pokiaľ ide o „Úrad pre vydávanie publikácií Európskej únie – webové sídlo (portál OP)“, ktoré vykonáva oddelenie A.5 „Portál OP“ Úradu pre vydávanie publikácií Európskej únie, sú uvedené ďalej v texte.

2. Prečo zhromažďujeme, uchovávame a spracúvame osobné údaje?

Účel spracovania: Oddelenie A.5 „Portál a webové služby“ Úradu pre publikácie získava a používa vaše osobné údaje na účely registrácie používateľa na webovom sídle portálu OP vrátane služieb súvisiacich s objednávaním tlačených publikácií na stránke publikácií EÚ, ako aj funkcie „asistent Úradu pre publikácie“.

Registrácia používateľa: táto spracovateľská operácia spočíva vo vedení zoznamu obsahujúceho osobné údaje v databáze. Údaje sa používajú aj anonymizovaným spôsobom na štúdie a/alebo štatistické účely s cieľom zlepšiť službu.

„Asistent Úradu pre publikácie“: táto funkcia (okno v rámci webovej stránky) umožňuje používateľom klásť bežné otázky o službách portálu a dostupných publikáciách. Otázky môžete klásť písomne alebo hovoreným slovom. V prípade hovoreného slova využíva „asistent Úradu pre publikácie“ chatbot „Publio“. Chatbot zaregistruje zvukový vstup (vaše hovorené otázky) a pošle ho do zariadenia na rozpoznávanie reči, ktoré reč konvertuje na text. Zvukový vstup sa spracúva na serveri Microsoft Azure. „Asistent Úradu pre publikácie“ potom zobrazí zvukový vstup ako slová interpretované zariadením na rozpoznávanie reči. Následne sa zobrazí štandardná odpoveď v písomnej forme, ako aj automatizovanej zvukovej podobe. Táto výmena je okamžitá a efemérna. Po zatvorení okna „asistenta Úradu pre publikácie“ sa celá výmena vymaže. Neukladá sa zvuk, položené otázky či odpovede.

Vaše osobné údaje sa nepoužijú na prijímanie automatizovaných rozhodnutí ani na profilovanie.

3. Aké právne dôvody máme na spracúvanie vašich osobných údajov?

Vaše osobné údaje spracúvame z týchto dôvodov:

– spracúvanie je potrebné na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej inštitúcii alebo orgánu Únie

a

– ako dotknutá osoba ste poskytli súhlas so spracovaním vašich osobných údajov na jeden alebo viaceré konkrétne účely.

– Ak zadáte objednávku cez portál OP, spracovanie vašich osobných údajov je nevyhnutné na poskytnutie príslušného plnenia.

Právny základ spracovania: mandát Úradu pre publikácie, rozhodnutie Európskeho parlamentu, Rady, Komisie, Súdneho dvora, Dvora audítorov, Európskeho hospodárskeho a sociálneho výboru a Výboru regiónov 2009/496/ES, Euratom, z 26. júna 2009, o organizácii a činnosti Úradu pre vydávanie publikácií Európskej únie.

4. Ktoré osobné údaje zhromažďujeme a ďalej spracúvame?

Na vykonanie tejto spracovateľskej operácie zhromažďuje oddelenie A.5 „Portál OP“ Úradu pre vydávanie publikácií Európskej únie tieto kategórie osobných údajov:

Povinné údaje pre úplný účet:

• meno
• priezvisko
• e-mailová adresa
• heslo (zašifrované)

Povinné údaje pre jednotný prihlasovací účet (údaje získané z externej služby ako Facebook, Twitter alebo EU Login):

• používateľské meno
• e-mailová adresa (nie pre Twitter)
• meno
• priezvisko

Nepovinné údaje:

• telefónne číslo
• oblasť záujmu
• typ použitia
• typ adresy
• meno (môže byť iné ako pri povinných údajoch)
• priezvisko (môže byť iné ako pri povinných údajoch)
• ulica
• PSČ
• mesto
• krajina
• e-mailová adresa (môže byť iná ako povinná e-mailová adresa)
• telefónne číslo
• typ osoby
• organizácia
• oddelenie
• funkcia

Na prehľadávanie na portáli OP nie je poskytnutie osobných údajov povinné. Povinné je však vtedy, ak chcete využiť ďalšie služby úplného účtu, ako sú „Moje adresy“, „Moje zoznamy“, „Moje objednávky“, „Môj profil“, „Moje upozornenia“, „Moje poznámky“, „Moje hodnotenia“, „Moje vyhľadávania“ a „Moje kanály RSS“.

Poskytnutie osobných údajov je povinné aj v prípade, že si objednáte publikáciu, ktorá vám má byť doručená domov.

Funkcia „asistent Úradu pre publikácie“

• Hlas (ak komunikujete s asistentom rečou)

5. Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje?

Oddelenie A.5 „Portál OP“ Úradu pre publikácie uchováva vaše osobné údaje iba na obdobie, ktoré je potrebné na splnenie účelu získavania alebo ďalšieho spracúvania, a to na poskytnutie požadovaných služieb. V prípade vytvorenia úplného účtu môžete svoje osobné údaje vymazať sami, ak si to želáte (možnosť „Vymazať účet“).

V prípade trojročnej neaktivity vás na to upozorníme na konci tohto obdobia zaslaním správy. Ak do jedného mesiaca nedostaneme odpoveď, váš účet automaticky vymažeme.

6. Ako chránime a zabezpečujeme vaše osobné údaje?

Všetky osobné údaje v elektronickej podobe (e-maily, dokumenty, databázy, nahrané súbory údajov atď.) sú uložené:
– v systéme MS Azure Cloud (Európa), ktorý riadia primárni dodávatelia SOFTWARE IMAGINATION & VISION S.R.L. (SIMAVI), Rumunsko, a ARHS Spikeseed S.A., Luxembursko, zodpovední za aplikáciu PORTÁL OP,
– v systéme MS Azure Cloud (Európa), ktorý riadi dodávateľ Tremend Software Consulting S.R.L., Rumunsko, zodpovedný za kontinuitu činnosti PORTÁLU OP,
– na serveroch zmluvného partnera Paragon Supply Services, Francúzsko, ktorý je zodpovedný za doručovanie objednaných tlačených publikácií.
– Subdodávatelia služby „asistent Úradu pre publikácie“ (Publio): Pureinsights Technology Ltd, Spojené kráľovstvo, a Wisevoice AI, Rumunsko.

Všetky operácie spracúvania údajov sa vykonávajú podľa rozhodnutia Komisie (EÚ, Euratom) 2017/46 z 10. januára 2017 o bezpečnosti komunikačných a informačných systémov v Európskej komisii.

Zmluvní partneri Komisie sú viazaní osobitnou zmluvnou doložkou, ktorá sa vzťahuje na všetky operácie spracúvania vašich údajov vykonávané v mene Komisie, a povinnosťami zachovávania dôvernosti vyplývajúcimi zo všeobecného nariadenia o ochrane údajov [nariadenia (EÚ) 2016/679].

V záujme ochrany vašich osobných údajov zaviedla Komisia niekoľko technických a organizačných opatrení. Súčasťou technických opatrení sú vhodné opatrenia na riešenie online bezpečnosti, rizika straty údajov, zmeny údajov alebo neoprávneného prístupu, pričom sa zohľadňuje riziko, ktoré predstavuje spracúvanie a povaha spracúvaných údajov. K organizačným opatreniam patrí obmedzenie prístupu k osobným údajom výlučne pre oprávnené osoby, ktoré majú legitímnu potrebu poznať ich na účely tohto spracovania.

7. Kto má prístup k vašim osobným údajom a komu sa poskytujú?

Prístup k vašim osobným údajom sa poskytuje zamestnancom Komisie zodpovedným za vykonávanie tejto spracovateľskej operácie a oprávneným zamestnancom podľa zásady „need-to-know“. Títo zamestnanci sú viazaní zákonnými a v prípade potreby dodatočnými dohodami o zachovávaní dôvernosti.

Prístup k vašim osobným údajom sa poskytuje aj dodávateľom (SIMAVI a ARHS Spikeseed S.A.), ktorí sú zodpovední za riadenie príslušnej aplikácie, a spoločnosti Tremend Software Consulting S.R.L. zodpovednej za kontinuitu činnosti.

Keď používate hlasovú funkciu „asistenta Úradu pre publikácie“ (Publio), hlasové údaje sa budú spracúvať v systémoch, ktoré poskytujú subdodávatelia Pureinsights Technology Ltd a Wisevoice AI.

Ak zadáte objednávku na tlačené publikácie v časti Publikácie EÚ v rámci portálu OP, vaše osobné údaje spracuje dodávateľ zodpovedný za doručovanie publikácií, ktorým je v súčasnosti Paragon Supply Services, Francúzsko. Na toto spracovanie sa vzťahuje osobitné vyhlásenie o ochrane osobných údajov, ktoré vám bude sprístupnené po doručení vašej objednávky.

Informácie, ktoré získavame, nebudú poskytnuté žiadnej tretej strane.

8. Aké sú vaše práva a ako ich môžete uplatniť?

Ako „dotknutá osoba“ máte osobitné práva podľa kapitoly III (články 14 – 25) nariadenia (EÚ) 2018/1725, najmä právo na prístup, opravu alebo vymazanie vašich osobných údajov a právo obmedziť spracúvanie vašich osobných údajov. V prípade potreby máte takisto právo namietať proti spracúvaniu alebo právo na prenosnosť údajov.

Zaregistrovaním používateľského profilu na portáli OP súhlasíte s poskytnutím svojich osobných údajov oddeleniu A.5 „Portál OP“ Úradu pre publikácie. Svoj súhlas môžete kedykoľvek odvolať tak, že to oznámite prevádzkovateľovi. Odvolanie neovplyvní zákonnosť spracovania vykonaného pred odvolaním súhlasu.

Svoje práva si môžete uplatniť tak, že sa obrátite na prevádzkovateľa alebo v prípade sporu na zodpovednú osobu. V prípade potreby môžete osloviť aj európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov. Ich kontaktné údaje sú uvedené v oddiele 9.

Ak si želáte uplatniť svoje práva v rámci jednej alebo viacerých konkrétnych operácií spracovania údajov, uveďte v žiadosti ich opis (t. j. príslušné referenčné označenie záznamu podľa oddielu 10).

9. Kontaktné údaje

– Prevádzkovateľ

Ak si chcete uplatniť práva podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725 alebo ak máte pripomienky, otázky či obavy, alebo chcete podať sťažnosť týkajúcu sa získavania a používania vašich osobných údajov, obráťte sa na prevádzkovateľa, ktorým je oddelenie A.5 „Portál OP“ Úradu pre vydávanie publikácií Európskej únie.

– Úradník Komisie pre ochranu údajov (DPO)

V otázkach týkajúcich sa spracúvania vašich osobných údajov podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725 sa môžete obrátiť na úradníka pre ochranu údajov (data-protection-officer@ec.europa.eu).

– Európsky dozorný úradník pre ochranu údajov (EDPS)

Ak sa domnievate, že v dôsledku spracúvania vašich osobných údajov prevádzkovateľom došlo k porušeniu vašich práv podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725, máte právo obrátiť sa (t. j. podať sťažnosť) na európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov (dps@edps.europa.eu).

10. Kde nájdete podrobnejšie informácie?

Úradník Komisie pre ochranu údajov (DPO) uverejňuje zoznam všetkých operácií spracovania osobných údajov Komisiou, ktoré sa zdokumentovali a ktoré mu boli oznámené. Zoznam možno nájsť na tomto odkaze: http://ec.europa.eu/dpo-register

Táto konkrétna operácia spracúvania údajov bola zahrnutá do verejného registra zodpovednej osoby pre ochranu údajov pod touto referenčnou značkou: DPR-EC-00449