OCHRANA VAŠICH OSOBNÝCH ÚDAJOV

Spracovateľská operácia:OP Distribution System (OPDS)

Prevádzkovateľ: Úrad pre vydávanie publikácií Európskej únie, oddelenie D.1 „Vzťahy so zainteresovanými stranami a osveta“

Referenčná značka: DPR-EC-00515.6

1. Úvod

Európska komisia (ďalej len „Komisia“) sa zaviazala chrániť vaše osobné údaje a rešpektovať vaše súkromie. Komisia zhromažďuje a ďalej spracúva osobné údaje v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2018/1725 z 23. októbra 2018 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami Únie a o voľnom pohybe takýchto údajov [ktorým sa zrušuje nariadenie (ES) č. 45/2001].

V tomto vyhlásení o ochrane osobných údajov objasňujeme, prečo spracúvame vaše osobné údaje, ako získavame všetky poskytnuté osobné údaje, ako s nimi narábame a ako zabezpečujeme ich ochranu, ako tieto informácie používame a aké práva máte v súvislosti s vašimi osobnými údajmi. Uvádzajú sa v ňom aj kontaktné údaje zodpovedného prevádzkovateľa, u ktorého si môžete uplatniť svoje práva, zodpovednej osoby a európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov.

Ďalej sa uvádzajú informácie súvisiace so spracovateľskou operáciou Distribučný systém Úradu pre publikácie (OPDS), ktorú vykonáva oddelenie D.4 „Tlač a distribúcia“ Úradu pre vydávanie publikácií Európskej únie.

2. Prečo a ako spracúvame vaše osobné údaje?

Účel spracovateľskej operácie: Oddelenie D.4 „Tlač a distribúcia“ Úradu pre vydávanie publikácií získava a používa vaše osobné údaje, aby Úradu pre vydávanie publikácií umožnilo riadiť zásoby, plniť vaše objednávky a poskytovať vám požadované logistické služby.

Vaše osobné údaje sa nepoužijú na prijímanie automatizovaných rozhodnutí vrátane profilovania.

3. Na akom právnom základe spracúvame vaše osobné údaje?

Vaše osobné údaje spracúvame, pretože:

– spracúvanie je potrebné na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej inštitúcii alebo orgánu Únie,

ako aj

– keď zadáte objednávku a vyplníte svoje osobné údaje, ako dotknutá osoba súhlasíte so spracovaním svojich osobných údajov na účely plnenia v zmysle vašej objednávky.

Právny základ spracovania: mandát Úradu pre publikácie, rozhodnutie Európskeho parlamentu, Rady, Komisie, Súdneho dvora, Dvora audítorov, Európskeho hospodárskeho a sociálneho výboru a Výboru regiónov 2009/496/ES, Euratom, z 26. júna 2009, o organizácii a činnosti Úradu pre vydávanie publikácií Európskej únie.

4. Ktoré osobné údaje zhromažďujeme a ďalej spracúvame?

Oddelenie D.4 „Tlač a distribúcia“ Úradu pre publikácie získava tieto kategórie osobných údajov s cieľom vykonať spracovateľskú operáciu:

1. Údaje registrovaných používateľov OPDS (identifikátor používateľa a heslo na prístup do OPDS); údaje požadované na pridelenie používateľského mena, prístup k nemu a jeho správu:

• používateľské meno + heslo (EU Login),
• používateľský profil,
• identifikátor používateľa (ODPS a SAP),
• e-mailová adresa,
• administratívny subjekt (len pre zamestnancov EÚ),
• názov spoločnosti (len pre dodávateľov tlačových služieb),
• preferovaný jazyk (možno ho zmeniť kedykoľvek pri prihlásení sa do systému ODPS).

2. Údaje o používateľoch portálu OP – údaje získané pri objednávaní publikácií:

• meno príjemcu,
• doručovacia adresa,
• názov a katalógové číslo objednanej publikácie, resp. publikácií,
• telefónne číslo príjemcu (povinné len v prípade súrnych a/alebo sledovaných zásielok),
• e-mailová adresa.

Uvedenie osobných údajov je povinné, aby sme vám mohli poskytnúť požadované služby.

5. Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje?

Oddelenie D.4 „Tlač a distribúcia“ Úradu pre vydávanie publikácií uchováva vaše osobné údaje iba počas obdobia potrebného na splnenie účelu ich získavania alebo ďalšieho spracovania. V prípade registrovaných používateľov ODPS sa údaje uchovávajú dovtedy, kým je potrebný prístup. V prípade údajov získaných v súvislosti s objednávaním publikácií – 5 rokov od plnenia v zmysle objednávky. Akékoľvek údaje spojené s hromadnými objednávkami – 6 mesiacov od plnenia v zmysle objednávky.

6. Ako chránime a zabezpečujeme vaše osobné údaje?

Všetky osobné údaje v elektronickom formáte (e-maily, dokumenty, databázy, nahrané súbory údajov atď.) sú uložené buď na serveroch Európskej komisie, alebo na serveroch jej dodávateľov. Všetky operácie spracúvania údajov sa vykonávajú podľa rozhodnutia Komisie (EÚ, Euratom) 2017/46 z 10. januára 2017 o bezpečnosti komunikačných a informačných systémov v Európskej komisii.

Zmluvní partneri Komisie sú viazaní osobitnou zmluvnou doložkou, ktorá sa vzťahuje na všetky operácie spracúvania vašich údajov vykonávané v mene Komisie, a povinnosťami zachovávania dôvernosti vyplývajúcimi zo všeobecného nariadenia o ochrane údajov [nariadenia (EÚ) 2016/679].

V záujme ochrany vašich osobných údajov zaviedla Komisia niekoľko technických a organizačných opatrení. Súčasťou technických opatrení sú vhodné opatrenia na riešenie online bezpečnosti, rizika straty údajov, zmeny údajov alebo neoprávneného prístupu, pričom sa zohľadňuje riziko, ktoré predstavuje spracovanie a povaha spracúvaných osobných údajov. K organizačným opatreniam patrí obmedzenie prístupu k osobným údajom výlučne pre oprávnené osoby, ktoré majú legitímnu potrebu poznať ich na účely tejto spracovateľskej operácie.

7. Kto má prístup k vašim osobným údajom a komu sa poskytujú?

Prístup k vašim osobným údajom sa poskytuje zamestnancom Komisie zodpovedným za vykonávanie tejto spracovateľskej operácie a oprávneným zamestnancom podľa zásady „need-to-know“. Títo zamestnanci sú viazaní zákonnými a v prípade potreby ďalšími dohodami o nezverejňovaní informácií.

Služba spojená s plnením v zmysle fyzických objednávok (zmluva 10828, skončenie platnosti: máj 2030): Paragon Supply Services, 350 avenue des entreprises, Parc d'Activités de la Galance, 62221 Noyelles-Sous-Lens, Francúzsko

8. Aké máte práva a ako ich môžete uplatniť?

Ako „dotknutá osoba“ máte osobitné práva podľa kapitoly III (články 14 – 25) nariadenia (EÚ) 2018/1725, najmä právo na prístup, opravu alebo vymazanie vašich osobných údajov a právo obmedziť spracúvanie vašich osobných údajov. V prípade potreby máte takisto právo namietať proti spracúvaniu alebo právo na prenosnosť údajov.

Máte právo namietať proti spracovaniu vašich osobných údajov, ktoré sa zákonne vykonáva podľa článku 5 ods. 1 písm. a).

Svoje práva si môžete uplatniť tak, že sa obrátite na prevádzkovateľa alebo v prípade sporu na zodpovednú osobu. V prípade potreby sa môžete obrátiť aj na európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov. Ich kontaktné údaje sú uvedené v bode 9.

Ak si želáte uplatniť svoje práva v rámci jednej alebo viacerých konkrétnych operácií spracovania údajov, uveďte vo svojej žiadosti ich opis (t. j. príslušné referenčné označenie záznamu podľa bodu 10).

9. Kontaktné údaje

• Prevádzkovateľ

Ak by ste si chceli uplatniť svoje práva podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725, alebo ak máte nejaké pripomienky, otázky či obavy, alebo by ste chceli podať sťažnosť týkajúcu sa získavania a používania vašich osobných údajov, môžete sa obrátiť na prevádzkovateľa údajov, ktorým je oddelenie D.4 „Tlač a distribúcia“ Úradu pre vydávanie publikácií.

• Zodpovedná osoba Komisie pre ochranu údajov

Votázkach týkajúcich sa spracúvania vašich osobných údajov podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725 sa môžete obrátiť na zodpovednú osobu na adrese DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu.

• Európsky dozorný úradník pre ochranu údajov (EDPS)

Ak sa domnievate, že v dôsledku spracovania vašich osobných údajov prevádzkovateľom došlo k porušeniu vašich práv podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725, máte právo obrátiť sa na európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov (edps@edps.europa.eu) – t. j. podať sťažnosť.

10. Kde možno získať podrobnejšie informácie?

Zodpovedná osoba Komisie pre ochranu údajov uverejňuje register všetkých operácií spracovania osobných údajov Komisiou, ktoré sa zdokumentovali a ktoré jej boli oznámené. Prístup k registru je na tomto odkaze: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Táto konkrétna spracovateľská operácia bola zaznamenaná vo verejnom registri zodpovednej osoby pod touto referenčnou značkou: DPR-EC-00515.