Toto vyhlásenie o ochrane osobných údajov obsahuje informácie o spracúvaní a ochrane vašich osobných údajov.
Spracovateľská operácia: EU Whoiswho, oficiálny adresár Európskej únie
Prevádzkovateľ: Úrad pre vydávanie publikácií Európskej únie, oddelenie A.5 „Portál OP“
Referenčná značka: DPR-EC-00447
Obsah
- Úvod
- Prečo a ako spracúvame vaše osobné údaje?
- Aké právne dôvody máme na spracúvanie vašich osobných údajov?
- Aké osobné údaje zhromažďujeme a ďalej spracúvame?
- Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje?
- Ako chránime a zabezpečujeme vaše osobné údaje?
- Kto má prístup k vašim osobným údajom a komu sa poskytujú?
- Aké sú vaše práva a ako ich môžete uplatniť?
- Kontaktné údaje
- Kde nájdete podrobnejšie informácie?
1. Úvod
Európska komisia (ďalej len „Komisia“) sa zaviazala chrániť vaše osobné údaje a rešpektovať vaše súkromie. Komisia zhromažďuje a ďalej spracúva osobné údaje v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2018/1725 z 23. októbra 2018 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami Únie a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje nariadenie (ES) č. 45/2001.
V tomto vyhlásení o ochrane osobných údajov objasňujeme, prečo spracúvame vaše osobné údaje, ako ich zhromažďujeme, ako s nimi narábame a ako zabezpečujeme ich ochranu, ako získané informácie používame a aké práva máte v súvislosti s vašimi osobnými údajmi. Takisto sa v ňom uvádzajú kontaktné údaje zodpovedného prevádzkovateľa, u ktorého si môžete uplatniť svoje práva, zodpovednej osoby a európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov.
Informácie týkajúce sa spracovateľskej operácie „EU Whoiswho – oficiálny adresár Európskej únie“, ktorú vykonáva oddelenie A.5 „Portál OP“, sú uvedené nižšie.
2. Prečo a ako spracúvame vaše osobné údaje?
Účel spracovateľskej operácie: Oddelenie A.5 „Portál OP“ Úradu pre publikácie zhromažďuje a používa vaše osobné údaje na uverejnenie v EU Whoiswho, https://op.europa.eu/web/who-is-who.
Spracovateľská operácia spočíva v zverejnení oficiálneho adresára inštitúcií Únie, orgánov a agentúr EÚ, ako aj členov Parlamentu a ostatných skupín.
Vaše osobné údaje sa nepoužijú na prijímanie automatizovaných rozhodnutí vrátane profilovania.
3. Aké právne dôvody máme na spracúvanie vašich osobných údajov?
Vaše osobné údaje spracúvame z týchto dôvodov:
spracúvanie je potrebné na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej inštitúcii alebo orgánu Únie;
a/alebo
spracúvanie je potrebné na splnenie zákonnej povinnosti, ktorá sa vzťahuje na prevádzkovateľa,
Právny základ pre spracúvanie údajov: mandát Úradu pre publikácie, rozhodnutie Európskeho parlamentu, Rady, Komisie, Súdneho dvora, Dvora audítorov, Európskeho hospodárskeho a sociálneho výboru a Výboru regiónov 2009/496/ES, Euratom, z 26. júna 2009, o organizácii a činnosti Úradu pre vydávanie publikácií Európskej únie.
4. Aké osobné údaje zhromažďujeme a ďalej spracúvame?
Na vykonanie tejto spracovateľskej operácie zhromažďuje oddelenie A.5 „Portál OP“ úradu pre publikácie tieto kategórie osobných údajov:
Interní zamestnanci Komisie: priezvisko a meno (skrátene pre „neriadiacich“ zamestnancov); telefónne číslo. Interný personál sekretariátu Parlamentu (len manažment): priezvisko a meno, telefónne číslo a adresa. U ostatných zamestnancov EÚ údaje závisia od príslušnej inštitúcie EÚ.
U týchto dotknutých osôb sa uvádza všeobecná pracovná adresa (budova), všeobecná e-mailová adresa a ústredné telefónne číslo organizácie.
Poslanci Európskeho parlamentu a sekretariáty politických skupín, členovia Výboru stálych predstaviteľov Rady, členovia Rady pre stabilizáciu a pridruženie, vedúci delegácií a úradov EÚ: údaje môžu dodatočne zahŕňať celé meno, úplnú e-mailovú adresu a adresu kancelárie, telefónne číslo a fotografiu danej osoby.
Úplný prehľad kategórií údajov sa nachádza v prílohe „Dátové polia EU Whoiswho“.
Vaše osobné údaje sme získali od vášho oddelenia zodpovedného za ľudské zdroje prostredníctvom automatizovaného alebo poloautomatizovaného prenosu údajov.
5. Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje?
Oddelenie A.5 „Portál OP“ úradu pre publikácie uchováva vaše osobné údaje počas obdobia potrebného na splnenie účelu zhromažďovania alebo ďalšieho spracovania, konkrétne na údržbu aktualizovaného adresára EU Whoiswho. V prípade zmeny pozície v rámci služieb EÚ sa táto zmena po krátkom čase odrazí v adresári EU Whoiswho. V prípade odchodu zo služieb EÚ prestanú byť vaše osobné údaje po krátkom čase verejne dostupné v adresári EU Whoiswho.
Okrem webového sídla EU Whoiswho Úrad pre publikácie zároveň vytvára tieto verzie:
- Výročná úplná verzia adresára (PDF), ktorá sa uchováva v sekcii Archív webového sídla (https://op.europa.eu/web/who-is-who/archive) na historické účely;
- Dvojmesačné výpisy z každej inštitúcie EÚ (PDF). Keďže sa tieto súbory pravidelne aktualizujú, každá nová verzia prepíše predchádzajúcu (ktorá sa nearchivuje).
- Okrem toto sú údaje adresára EU Whoiswho k dispozícii na stiahnutie z Portálu otvorených dát EÚ (https://data.europa.eu/).
Vaše osobné údaje sa archivujú v neverejnej databáze, z ktorej sa po piatich rokoch vymažú pre nepolitické dôležité osoby (NDO) (napr. personál EÚ na nemanažérskych pozíciách).
6. Ako chránime a zabezpečujeme vaše osobné údaje?
Všetky osobné údaje v elektronickom formáte (e-maily, dokumenty, databázy, nahrané súbory údajov atď.) sú uložené na serveroch Európskej komisie. Všetky spracovateľské operácie sa vykonávajú podľa rozhodnutia Komisie (EÚ, Euratom) 2017/46 z 10. januára 2017 o bezpečnosti komunikačných a informačných systémov v Európskej komisii.
Komisia zaviedla niekoľko technických a organizačných opatrení s cieľom chrániť vaše osobné údaje. Súčasťou technických opatrení sú vhodné opatrenia na riešenie online bezpečnosti, rizika straty údajov, zmeny údajov alebo neoprávneného prístupu, pričom sa zohľadňuje riziko, ktoré predstavuje spracovanie a povaha spracovávaných údajov. Súčasťou organizačných opatrení je obmedzenie prístupu k osobným údajom len pre oprávnené osoby, ktoré majú legitímnu potrebu poznať ich na účely tejto spracovateľskej operácie.
7. Kto má prístup k vašim osobným údajom a komu sa poskytujú?
Prístup k vašim osobným údajom sa poskytuje zamestnancom Komisie zodpovedným za vykonávanie tejto spracovateľskej operácie a oprávneným zamestnancom podľa zásady „need-to-know“. Títo zamestnanci sú viazaní zákonnými a v prípade potreby dodatočnými dohodami o zachovaní dôvernosti. Informácie, ktoré zhromažďujeme, nebudú poskytnuté žiadnej tretej strane.
Adresár je verejne dostupný na webovom sídle https://op.europa.eu/en/web/who-is-who.
8. Aké sú vaše práva a ako ich môžete uplatniť?
Ako „dotknutá osoba“ máte osobitné práva podľa kapitoly III (články 14 – 25) nariadenia (EÚ) 2018/1725, najmä právo na prístup, opravu a vymazanie vašich osobných údajov a právo obmedziť spracúvanie vašich osobných údajov. V prípade potreby máte takisto právo namietať proti spracovaniu alebo právo na prenosnosť údajov.
Svoje práva môžete uplatniť kontaktovaním prevádzkovateľa, alebo v prípade sporu môžete kontaktovať zodpovednú osobu. V prípade potreby sa môžete obrátiť aj na európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov. Ich kontaktné údaje sa nachádzajú v bode 9.
Ak si želáte uplatňovať svoje práva v rámci jednej alebo viacerých konkrétnych spracovateľských operácií, uveďte vo svojej žiadosti ich opis (t. j. príslušné referenčné značky v oddiele 10).
9. Kontaktné údaje
- Prevádzkovateľ
Ak by ste si chceli uplatniť svoje práva podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725, alebo ak máte nejaké pripomienky, otázky či obavy, alebo by ste chceli podať sťažnosť týkajúcu sa získavania a používania vašich osobných údajov, môžete sa obrátiť na prevádzkovateľa, oddelenie A.5 „Úradný vestník a judikatúra“ Úradu pre publikácie na adrese info@publications.europa.eu.
- Zodpovedná osoba Komisie (DPO)
V otázkach týkajúcich sa spracúvania vašich osobných údajov podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725 sa môžete obrátiť na zodpovednú osobu (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).
- Európsky dozorný úradník pre ochranu údajov (EDPS)
Ak sa domnievate, že v dôsledku spracovania vašich osobných údajov prevádzkovateľom došlo k porušeniu vašich práv podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725, máte právo obrátiť sa (t. j. podať sťažnosť) na európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov (edps@edps.europa.eu).
10. Kde nájdete podrobnejšie informácie?
Zodpovedná osoba Komisie (DPO) uverejňuje zoznam všetkých operácií spracovania osobných údajov Komisiou, ktoré sa zdokumentovali a ktoré mu boli oznámené. Prístup k zoznamu je na tomto odkaze: http://ec.europa.eu/dpo-register.
Táto konkrétna spracovateľská operácia bola zahrnutá do verejného registra úradníka pre ochranu údajov pod referenčnou značkou: DPR-EC-00447.
]]>