Декларация за поверителност: Unified Production Platform (UPP)

Защита на личните Ви данни
В настоящата декларация за поверителност се предоставя информация относно обработването и защитата на личните Ви данни.
Операция по обработване: Заявки за издателски услуги за публикации от общ характер
Администратор на лични данни: Служба за публикации на Европейския съюз, дирекция B „Изготвяне на публикации“
Номер на записа: DPR-EC-00424

1. Въведение

Европейската комисия (наричана по-долу „Комисията“) е поела ангажимент да защитава личните Ви данни и да зачита неприкосновеността на личния Ви живот. Комисията събира и впоследствие обработва лични данни в съответствие с Регламент (ЕС) 2018/1725 на Европейския парламент и на Съвета от 23 октомври 2018 г. относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни от институциите, органите, службите и агенциите на Съюза и относно свободното движение на такива данни (и за отмяна на Регламент (ЕО) № 45/2001).

В настоящата декларация за поверителност се обясняват причината за обработването на личните Ви данни, начинът, по който събираме и обработваме всички предоставени лични данни и осигуряваме тяхната защита, как се използва информацията и какви са правата Ви във връзка с личните Ви данни. В нея са посочени и координатите за връзка с отговорния администратор на лични данни, пред когото можете да упражните правата си, с длъжностното лице по защита на данните и с Европейския надзорен орган по защита на данните.

Информацията относно операцията по обработване „Заявки за издателски услуги за публикации от общ характер“, извършвана от дирекция B „Изготвяне на публикации“ на Службата за публикации на Европейския съюз, е представена по-долу.

2. Защо и как обработваме личните Ви данни?

Цел на операцията по обработване: Дирекция B „Изготвяне на публикации“ на Службата за публикации поддържа портала за автори (Author portal) на Unified Production Platform (UPP), който дава възможност на службите на институциите, органите и агенциите на ЕС да изпращат заявки за издателски услуги за публикации от общ характер до Службата за публикации или да използват инструмента за съвместно планиране, чрез който могат да се координират бъдещи публикации в рамките на дадено ведомство или институция. Като потребител на портала за автори на UPP можете да изберете да използвате инструмента за съвместно планиране, като поставите отметка в съответното квадратче, за да дадете съгласие за тази част от обработването.

Събираме личните Ви данни, когато създавате потребителски профил в UPP и когато използвате портала за автори на UPP, за да изпратите заявка до портала и/или да въведете информация за планирана публикация в инструмента за съвместно планиране. Използваме тези лични данни, за да отговаряме на заявките за публикуване и да ги управляваме, за да издаваме фактури на службите автори, за да гарантираме, че заявките са в съответствие с политиките за публикации на генералните дирекции/институциите заявители и за да координираме планирането на публикации между участващите генерални дирекции на Комисията, институции и органи на ЕС.

В случай че преди сте използвали DemPubWeb, техническия предшественик на портала за автори на UPP, продължаваме да съхраняваме личните Ви данни заедно със съответните заявки за издателски услуги за справочни цели. Тази информация е достъпна за Ваше сведение в DemPubWeb в режим само за четене. Прилага се срокът на съхранение, посочен в раздел 5 по-долу.

Личните Ви данни няма да бъдат използвани за автоматизирано вземане на решения, нито за профилиране.

3. На какво(и) правно(и) основание(я) обработваме личните Ви данни?

Обработваме личните Ви данни, тъй като:

– обработването е необходимо за изпълнението на задача от обществен интерес или при упражняването на официално правомощие, което е предоставено на институцията или органа на Съюза;

както и

— когато създавате потребителски профил за UPP и когато въвеждате личните си данни във формуляра за заявки на портала за автори, Вие, в качеството си на субект на данни, давате съгласието си за обработването на личните Ви данни за тези цели.

Допълнително правно основание:

Решение 2009/496/ЕО, Евратом на Европейския парламент, на Съвета, на Комисията, на Съда, на Европейските общности, на Сметната палата, на Европейския икономически и социален комитет и на Комитета на регионите от 26 юни 2009 г. относно организацията и функционирането на Службата за публикации на Европейския съюз

4. Какви лични данни събираме и впоследствие обработваме?

За извършването на операцията по обработване дирекция B „Изготвяне на публикации“ на Службата за публикации събира следните категории лични данни:

Отговорно лице за заявка, отговорно лице за проект и лице за контакт по финансови въпроси, инициатор на план и координатор на план (могат да бъдат едно и също лице):

• задължително: собствено име, фамилно име, електронен адрес, телефонен номер, институция, агенция или орган на ЕС (извлича се автоматично от EU Login и не може да се редактира)
• незадължително за инициатор на план и координатор на план: допълнителен електронен адрес и отдел.

Предоставянето на лични данни е задължително, за да може да се поддържа потребителски профил в портала за автори на UPP и за да може Службата за публикации да обработва заявките за издателски услуги.

5. Колко време съхраняваме личните Ви данни?

Дирекция B „Изготвяне на публикации“ на Службата за публикации съхранява личните Ви данни само за времето, необходимо за изпълнение на целите на събирането или обработването, а именно за период от 10 години след приключването на проекта. Това важи и за данните, които първоначално са регистрирани в DemPubWeb, техническия предшественик на портала за автори на UPP, и са достъпни за потребителите в режим само за четене за справочни цели.

6. Как съхраняваме и защитаваме личните Ви данни?

Всички лични данни в електронен формат (електронни писма, документи, бази данни, качени групи от данни и т.н.) се съхраняват на сървърите на Европейската комисия. Всички операции по обработване се извършват в съответствие с Решение (ЕС, Евратом) 2017/46 на Комисията от 10 януари 2017 г. относно сигурността на комуникационните и информационните системи в Европейската комисия.

За да защити личните Ви данни, Комисията е въвела редица технически и организационни мерки. Техническите мерки включват подходящи действия по отношение на сигурността онлайн и риска от загуба на данни, промяна на данните или неразрешен достъп, като се вземат предвид свързаният с обработването риск и естеството на обработваните лични данни. Организационните мерки включват предоставяне на достъп до личните данни единствено на оправомощени лица със законна необходимост да получат достъп до информацията (принцип „необходимост да се знае“) за целите на операцията по обработване.

7. Кой има достъп до личните Ви данни и на кого се предоставят те?

Достъп до личните Ви данни се предоставя на служителите на Комисията, които отговарят за извършването на тази операция по обработване, както и на оправомощени служители в съответствие с принципа „необходимост да се знае“. Тези служители работят при спазване на законоустановените изисквания, а при необходимост — и на допълнителни споразумения за поверителност.

8. Какви са правата Ви и как можете да ги упражните?

Като „субект на данните“ Вие разполагате с конкретни права съгласно глава III (членове 14—25) от Регламент (ЕС) 2018/1725, по-специално с правото на достъп до Вашите лични данни, правото на коригиране или изтриване на тези данни, както и правото на ограничаване на обработването на Вашите лични данни. Когато е приложимо, имате също право да възразите срещу обработването, както и право на преносимост на данните.

Имате право да възразите срещу обработването на личните Ви данни, което се извършва законно на основание член 5, параграф 1, буква а).

Вие сте дали съгласието си да предоставите личните си данни на дирекция B „Изготвяне на публикации“ на Службата за публикации за целите на настоящата операция по обработване. Можете да оттеглите съгласието си по всяко време, като уведомите администратора на лични данни. Оттеглянето на Вашето съгласие не засяга законосъобразността на извършеното преди това обработване на данните.

Правата си можете да упражните, като се свържете с администратора на лични данни или, в случай на конфликт, с длъжностното лице по защита на данните. При необходимост можете да се обърнете и към Европейския надзорен орган по защита на данните. Техните координати за връзка са посочени в точка 9 по-долу.

Ако желаете да упражните правата си в контекста на една или няколко специфични операции по обработване, моля, посочете ги във Вашето искане (т.е. техните референтни номера в съответствие с посоченото в точка 10 по-долу).

9. Координати за връзка

Администратор на лични данни

Ако желаете да упражните правата си съгласно Регламент (ЕС) 2018/1725, ако имате коментари, въпроси или притеснения или ако желаете да подадете жалба във връзка със събирането и използването на личните Ви данни, моля, не се колебайте да се свържете с администратора на лични данни, дирекция B „Изготвяне на публикации“ на Службата за публикации, на адрес info@publications.europa.eu.

Длъжностно лице по защита на данните (ДЛЗД) на Комисията

Можете да се свържете с длъжностното лице по защита на данните (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) по въпроси, свързани с обработването на личните Ви данни съгласно Регламент (ЕС) 2018/1725.

Европейски надзорен орган по защита на данните (ЕНОЗД)

Имате право на обжалване (т.е. можете да подадете жалба) пред Европейския надзорен орган по защита на данните (edps@edps.europa.eu), ако считате, че правата Ви съгласно Регламент (ЕС) 2018/1725 са били нарушени в резултат на обработването на личните Ви данни от администратора на лични данни.

10. Къде можете да намерите по-подробна информация?

Длъжностното лице по защита на данните (ДЛЗД) на Комисията публикува регистър на всички операции по обработване на лични данни от страна на Комисията, които са документирани и са му съобщени. За достъп до регистъра използвайте следния адрес: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Тази конкретна операция по обработване е включена в публичния регистър на ДЛЗД под следния номер на запис: DPR-EC-00424.