Декларация за поверителност относно защитата на вашите лични данни

Операция по обработване: „Уебсайт на Службата за публикации на Европейския съюз“ (Портал на СП)

Администратор на лични данни: Служба за публикации на Европейския съюз, отдел A.5 „Портал и уеб услуги“

Референтен номер: DPR-EC-00449

1. Въведение

Европейската комисия (наричана по-долу „Комисията“) е поела ангажимент да защитава вашите лични данни и да зачита неприкосновеността на личния ви живот. Комисията събира и впоследствие обработва лични данни в съответствие с Регламент (ЕС) 2018/1725 на Европейския парламент и на Съвета от 23 октомври 2018 г. относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни от институциите, органите, службите и агенциите на Съюза и относно свободното движение на такива данни (и за отмяна на Регламент (ЕО) № 45/2001).

В настоящата декларация за поверителност се обяснява причината за обработването на личните ви данни, начинът, по който събираме, обработваме и гарантираме защитата на всички предоставени лични данни, как се използва информацията и какви са правата ви във връзка с личните ви данни. В нея се посочват и координатите за връзка с отговорния администратор на лични данни, пред когото можете да упражните правата си, длъжностното лице за защита на данните и Европейския надзорен орган по защита на данните.

Информацията във връзка с операцията по обработване „Уебсайт на Службата за публикации на ЕС (Портал на СП)“, извършвана от отдел C.1 „Портал на СП“ на Службата за публикации на Европейския съюз, е представена по-долу.

2. Защо събираме, съхраняваме и обработваме вашите данни?

Цел на операцията по обработване: Отдел A.5 „Портал и уеб услуги“ на Службата за публикации събира и използва вашите лични данни за регистрация на потребителите на портала на СП, както и за услугите, свързани с поръчването на печатни публикации на страницата „Публикации на ЕС“, както и функцията „Асистент на Службата за публикации“.

Регистрация на потребители: тази операция по обработване се състои в поддържането на списък, съдържащ лични данни в база данни. Данните се използват също по анонимизиран начин за проучвания и/или статистически цели с цел подобряване на услугата.

„Асистент на Службата за публикации“: тази функция (прозорец в рамките на уебстраницата) дава възможност на потребителите да задават стандартни въпроси относно услугите на портала и наличните публикации. Можете да задавате въпроси писмено или устно. За устните въпроси „Асистентът на Службата за публикации“ използва чатбота Publio. Чатботът регистрира речта (вашите устни въпроси) и я изпраща до софтуер за разпознаване на реч, която превръща речта в текст. Речта се обработва на Microsoft Azure сървър. След това „Асистентът на Службата за публикации“ показва речта с думите, интерпретирани от софтуера за разпознаване на реч, преди да покаже стандартен отговор както в писмен вид, така и чрез автоматизиран звук. Този разговор е моментен и краткотраен. След затваряне на прозореца на „Асистента на Службата за публикации“ целият разговор се изтрива. Не се съхраняват нито аудио данните, нито зададените въпроси, нито отговорите.

Личните ви данни няма да бъдат използвани за автоматизирано вземане на решения, нито за профилиране.

3. На какво правно основание обработваме личните ви данни

Обработваме вашите лични данни, тъй като:

- обработването е необходимо за изпълнението на задача от обществен интерес или при упражняването на официално правомощие, което е предоставено на институцията или органа на Съюза;

а също

- вие като субект на данните сте дали съгласието си за обработването на вашите лични данни за една или повече конкретни цели.

— ако направите поръчка чрез портала на СП, обработването на личните ви данни е необходимо за изпълнението на вашата поръчка.

Правно основание за обработването: мандат на Службата за публикации, Решение 2009/496/ЕО, Евратом на Европейския парламент, на Съвета, на Комисията, на Съда на Европейските общности, на Сметната палата, на Европейския икономически и социален комитет и на Комитета на регионите от 26 юни 2009 г. относно организацията и функционирането на Службата за публикации на Европейския съюз.

4. Какви лични данни събираме и обработваме

За да извърши настоящата операция по обработване, отдел C.1 „Портал на СП“ на Службата за публикации на Европейския съюз събира следните категории лични данни:

Задължителни данни за пълен профил:

• Собствено име
• Фамилно име
• Електронен адрес
• Парола (криптирана)

Задължителни данни за профил за единна идентификация (данни получени от външна услуга, като например Facebook, Twitter или EU Login):

• Потребителско име
• Електронен адрес (не за Twitter)
• Собствено име
• Фамилно име

Незадължителни данни:

• Телефонен номер
• Тема на интерес
• Предпочитана роля
• Вид адрес
• Собствено име (може да е различно от предоставеното в задължителните данни)
• Фамилно име (може да е различно от предоставеното в задължителните данни)
• Адрес (улица и №)
• Пощенски код
• Град
• Държава
• Електронен адрес (може да е различен от задължителния ел. адрес)
• Телефонен номер
• Вид на лицето
• Организация
• Отдел
• Функция

Предоставянето на лични данни не е задължително за разглеждането на портала на СП. Предоставянето на лични данни обаче е задължително, ако желаете да се възползвате от допълнителни услуги, предназначени за пълните профили, като например „Моите адреси“, „Моите списъци“, „Моите модули“, „Моите поръчки“, „Моят профил“, „Моите предупреждения“, „Моите анотации“, „Моите рейтинги“, „Моите търсения“ и „Моите RSS емисии“.

Също така предоставянето на лични данни е задължително, ако поръчвате публикация, която трябва да ви бъде изпратена по пощата.

Функция „Асистент на Службата за публикации“:

• Гласови данни (ако взаимодействате с асистента чрез реч)

5. Колко дълго съхраняваме вашите лични данни?

Отдел C.1 „Портал на СП“ на Службата за публикации съхранява личните ви данни само за времето, необходимо за изпълнение на целите на събирането или обработката, а именно за предоставянето на исканите услуги. Ако създадете пълен профил, можете сами да изтриете вашите лични данни, ако желаете (опция „Изтриване на моя профил“).

В случай на неактивност в продължение на три години, ще ви изпратим съобщение в края на този период. Ако не отговорите в срок от един месец, вашият профил ще бъде автоматично изтрит.

6. Как съхраняваме вашите лични данни и гарантираме тяхната защита?

Всички лични данни в електронен формат (електронни съобщения, документи, бази данни, качени партиди данни и т.н.) се съхраняват:
- в MS Azure Cloud (Европа), управляван от основните изпълнители SOFTWARE IMAGINATION & VISION S.R.L. (SIMAVI), Румъния, и ARHS Spikeseed S.A., Люксембург, които отговарят за приложението за портала на СП
- в MS Azure Cloud (Европа), управляван от изпълнителя Tremend Software Consulting S.R.L., Румъния, който отговаря за непрекъснатостта на дейността на портала на СП
- на сървърите на изпълнителя Paragon Supply Services, Франция, който отговаря за изпълнението на физическите поръчки
- подизпълнители, допринасящи за „Асистента на Службата за публикации“ (Publio): Pureinsights Technology Ltd, Обединено кралство, и Wisevoice AI, Румъния.

Всички операции по обработване се извършват в съответствие с Решение (ЕС, Евратом) 2017/46 на Комисията от 10 януари 2017 г. относно сигурността на комуникационните и информационните системи в Европейската комисия.

Работещите с Комисията изпълнители са обвързани с конкретна договорна клауза за всички операции по обработване на вашите данни от името на Комисията, както и със задълженията за поверителност, произтичащи от Общия регламент относно защитата на данните (Регламент (ЕС) 2016/679).

За да защити вашите лични данни, Комисията е въвела редица технически и организационни мерки. Техническите мерки включват подходящи действия по отношение на сигурността онлайн и рисковете от загуба на данни, промяна на данни или неправомерен достъп, като се отчитат рисковете, свързани с обработването и естеството на обработваните лични данни. Организационните мерки включват предоставяне на достъп до личните данни единствено на оправомощени лица със законна необходимост да бъдат осведомени за целите на операцията по обработване.

7. Кой има достъп до вашите лични данни и на кого се предоставят те?

Достъп до вашите лични данни се предоставя на служителите на Комисията, отговарящи за извършването на операцията по обработване, и на упълномощени служители въз основа на принципа „необходимост да се знае“. Тези служители работят при спазване на законоустановените изисквания, а при необходимост — и на допълнителни споразумения за поверителност.

Достъп до вашите лични данни се предоставя и на изпълнителите (SIMAVI и ARHS Spikeseed S.A.), които отговарят за управлението на приложението, и на изпълнителя Tremend Software Consulting S.R.L., който отговаря за непрекъснатостта на дейността.

Когато използвате функцията за гласова комуникация на „Асистента на Службата за публикации“ (Publio), гласовите данни ще бъдат обработени в системи, осигурявани от подизпълнителите Pureinsights Technology Ltd и Wisevoice AI.

Ако направите поръчка за печатна публикация в раздел „Публикации на ЕС“ на портала на СП, вашите лични данни ще бъдат обработени от изпълнителя, който отговаря за изпълнението на поръчките, понастоящем Paragon Supply Services, Франция. Тази обработка е предмет на специална декларация за поверителност, която ще ви бъде предоставена, когато поръчката ви бъде изпълнена.

Информацията, която събираме, няма да бъде предоставяна на трети страни.

8. Какви са правата ви и как можете да ги упражните?

Като „субект на данни“ вие имате конкретни права по смисъла на глава III (членове 14 – 25) от Регламент (ЕС) 2018/1725, по-специално право на достъп, коригиране или заличаване на вашите лични данни и право на ограничаване на обработването на данните. Когато е приложимо, имате право да направите възражение срещу обработването или право на преносимост на данните.

Регистрирайки потребителски профил на портала на СП, вие давате съгласието си да предоставите личните си данни на отдел C.1 „Портал на СП“ на Службата за публикации. Можете да оттеглите своето съгласие по всяко време, като уведомите администратора на лични данни. Оттеглянето на вашето съгласие няма да засегне законосъобразността на извършеното преди това обработване на данните.

Можете да упражните правата си, като се свържете с администратора на лични данни, а в случай на конфликт – с длъжностното лице за защита на данните. Ако е необходимо, можете да се обърнете и към Европейския надзорен орган по защита на данните. Техните координати за връзка са посочени в точка 9 по-долу.

Ако желаете да упражните правата си в контекста на една или няколко специфични операции по обработване, моля, посочете ги във вашето искане (т.е. техния референтен номер в съответствие с посоченото в точка 10 по-долу).

9. Координати за връзка

- Администратор на лични данни

Ако желаете да упражните правата си съгласно Регламент (ЕС) 2018/1725 или ако имате коментари, въпроси или опасения, или ако желаете да подадете жалба относно събирането и използването на личните ви данни, моля, не се колебайте да се свържете с администратора на лични данни, отдел С.1 „Портал на СП“ на електронен адрес.

- Длъжностно лице за защита на данните (ДЛЗД) на Комисията

Можете да се свържете с длъжностното лице за защита на данните на адрес data-protection-officer@ec.europa.eu по въпроси, свързани с обработването на вашите лични данни съгласно Регламент (ЕС) 2018/1725.

- Европейски надзорен орган по защита на данните (ЕНОЗД)

Имате право да се обърнете към Европейския надзорен орган по защита на данните (т.е. можете да подадете жалба) на адрес edps@edps.europa.eu, ако смятате, че вашите права съгласно Регламент (ЕС) 2018/1725 са нарушени в резултат на обработването на личните ви данни от администратора на лични данни.

10. Къде можете да намерите по-подробна информация?

Длъжностното лице за защита на данните (ДЛЗД) на Комисията публикува регистър на всички операции по обработване на лични данни от страна на Комисията, които са документирани и за които ДЛЗД е уведомено. За достъп до регистъра използвайте следния адрес: http://ec.europa.eu/dpo-register

Настоящата операция по обработване е включена в публичния регистър на ДЛЗД под следния референтен номер: DPR-EC-00449