ЗАЩИТА НА ВАШИТЕ ЛИЧНИ ДАННИ

Операция по обработване: „Уебсайт на Службата за публикации на Европейския съюз“ (Портал на СП)

Администратор на лични данни: Служба за публикации на Европейския съюз, отдел A.5 „Портал и уебуслуги“

Номер на записа: DPR-EC-00449

1. Въведение

Европейската комисия (наричана по-долу „Комисията“) е поела ангажимент да защитава личните Ви данни и да зачита неприкосновеността на личния Ви живот. Комисията събира и впоследствие обработва лични данни в съответствие с Регламент (ЕС) 2018/1725 на Европейския парламент и на Съвета от 23 октомври 2018 г. относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни от институциите, органите, службите и агенциите на Съюза и относно свободното движение на такива данни (и за отмяна на Регламент (ЕО) № 45/2001).

В настоящата декларация за поверителност се обясняват причината за обработването на личните Ви данни, начинът, по който събираме и обработваме лични данни и гарантираме тяхната защита, как се използва информацията и какви са правата Ви във връзка с личните Ви данни. В нея са посочени и координатите за връзка с отговорния администратор на лични данни, пред когото можете да упражните правата си, както и координатите за връзка с длъжностното лице по защита на данните и с Европейския надзорен орган по защита на данните.

Информацията във връзка с операцията по обработване „Уебсайт на Службата за публикации на ЕС (Портал на СП)“, извършвана от отдел A.5 „Портал и уебуслуги“ на Службата за публикации на Европейския съюз, е представена по-долу.

2. Защо и как обработваме личните Ви данни?

Цел на операцията по обработване: Отдел A.5 „Портал и уебуслуги“ на Службата за публикации събира и използва Вашите лични данни за регистрация на потребителите на портала на СП, както и за услугите, свързани с поръчването на печатни публикации на страницата „Публикации на ЕС“, както и функцията „Асистент на Службата за публикации“.

Регистрация на потребители: тази операция по обработване се състои в поддържането на списък, съдържащ лични данни, в база данни. Данните се използват също по анонимизиран начин за проучвания и/или статистически цели с оглед на подобряване на услугата.

„Асистент на Службата за публикации“: тази функция (прозорец в рамките на уебстраницата) дава възможност на потребителите да задават стандартни въпроси относно услугите на портала и наличните публикации. Можете да задавате въпроси писмено или устно. За устните въпроси „Асистентът на Службата за публикации“ използва чатбота Publio. Чатботът регистрира речта (Вашите устни въпроси) и я изпраща до софтуер за разпознаване на реч, която превръща речта в текст. Речта се обработва на Microsoft Azure сървър. След това „Асистентът на Службата за публикации“ показва речта с думите, интерпретирани от софтуера за разпознаване на реч, преди да покаже стандартен отговор както в писмен вид, така и чрез автоматизиран звук. Този разговор е моментен и краткотраен. След затваряне на прозореца на „Асистента на Службата за публикации“ целият разговор се изтрива. Не се съхраняват нито аудио данните, нито зададените въпроси, нито отговорите.

Личните Ви данни няма да бъдат използвани за автоматизирано вземане на решения, нито за профилиране.

3. На какво правно основание обработваме Вашите лични данни?

Обработваме личните Ви данни, тъй като:

- обработването е необходимо за изпълнението на задача от обществен интерес или при упражняването на официално правомощие, което е предоставено на институцията или органа на Съюза;

а също

- Вие като субект на данните сте дали съгласието си за обработването на Вашите лични данни за една или повече конкретни цели.

- ако направите поръчка чрез портала на СП, обработването на личните Ви данни е необходимо за изпълнението на Вашата поръчка.

Правно основание за обработването: мандат на Службата за публикации, Решение 2009/496/ЕО, Евратом на Европейския парламент, на Съвета, на Комисията, на Съда на Европейските общности, на Сметната палата, на Европейския икономически и социален комитет и на Комитета на регионите от 26 юни 2009 г. относно организацията и функционирането на Службата за публикации на Европейския съюз.

4. Какви лични данни събираме и впоследствие обработваме?

За да извърши настоящата операция по обработване, отдел A.5 „Портал и уебуслуги“ на Службата за публикации на Европейския съюз събира следните категории лични данни:

Регистрация на ползвател

Задължителни данни за пълен профил:

• Собствено име
• Фамилно име
• Електронна поща
• Парола (криптирана)

Задължителни данни за профил за единна идентификация (данни, получени от външна услуга EU Login):

• Потребителско име
• Електронна поща
• Собствено име
• Фамилно име

Незадължителни данни:

• Телефонен номер
• Тема на интерес
• Предпочитана роля
• Вид адрес
• Собствено име (може да е различно от предоставеното в задължителните данни)
• Фамилно име (може да е различно от предоставеното в задължителните данни)
• Адрес (улица и №)
• Пощенски код
• Град
• Държава
• Електронна поща (може да е различна от задължителната ел. поща)
• Телефонен номер
• Вид на лицето
• Организация
• Отдел
• Функция

Предоставянето на лични данни не е задължително за разглеждането на портала на СП. Предоставянето на лични данни обаче е задължително, ако желаете да се възползвате от допълнителни услуги, предназначени за пълните профили, като например „Моите адреси“, „Моите списъци“, „Моите модули“, „Моите поръчки“, „Моят профил“, „Моите предупреждения“, „Моите анотации“, „Моите рейтинги“, „Моите търсения“ и „Моите RSS емисии“.

Също така предоставянето на лични данни е задължително, ако поръчвате публикация, която трябва да Ви бъде изпратена по пощата.

Функция „Асистент на Службата за публикации“:

• Гласови данни (ако взаимодействате с асистента чрез реч)

5. Колко време съхраняваме личните Ви данни?

Отдел A.5 „Портал и уебуслуги“ на Службата за публикации съхранява личните Ви данни само за времето, необходимо за изпълнение на целите на събирането или обработката, а именно за предоставянето на исканите услуги. Ако създадете пълен профил, можете сами да изтриете Вашите лични данни, ако желаете (опция „Изтриване на моя профил“).

В случай на неактивност в продължение на три години, ще Ви изпратим съобщение в края на този период. Ако не отговорите в срок от един месец, Вашият профил ще бъде автоматично изтрит.

6. Как съхраняваме и гарантираме защитата на Вашите лични данни?

Всички лични данни в електронен формат (електронни съобщения, документи, бази данни, качени партиди данни и т.н.) се съхраняват:
- в MS Azure Cloud (Европа), управляван от основните изпълнители SOFTWARE IMAGINATION & VISION S.R.L. (SIMAVI), Румъния, и ARHS Spikeseed S.A., Люксембург, които отговарят за приложението за портала на СП
- в MS Azure Cloud (Европа), управляван от изпълнителя Tremend Software Consulting S.R.L., Румъния, който отговаря за непрекъснатостта на дейността на портала на СП
- на сървърите на изпълнителя Paragon Supply Services, Франция, който отговаря за изпълнението на физическите поръчки
- от подизпълнители, допринасящи за „Асистента на Службата за публикации“ (Publio): Pureinsights Technology Ltd, Обединено кралство, и Wisevoice AI, Румъния.

Всички операции по обработване на данни се извършват в съответствие с Решение (ЕС, Евратом) 2017/46 на Комисията от 10 януари 2017 г. относно сигурността на комуникационните и информационните системи в Европейската комисия.

Работещите с Комисията изпълнители са обвързани с конкретна договорна клауза за всички операции по обработване на Вашите данни от името на Комисията, както и със задълженията за поверителност, произтичащи от Общия регламент относно защитата на данните (ОРЗД, Регламент (ЕС) 2016/679).

За да защити личните Ви данни, Комисията е въвела редица технически и организационни мерки. Техническите мерки включват подходящи действия по отношение на онлайн сигурността, риска от загуба на данни, промяна на данните или неразрешен достъп, като се вземат предвид свързаният с обработването риск и естеството на обработваните лични данни. Организационните мерки включват предоставяне на достъп до личните данни единствено на упълномощени лица със законна необходимост да бъдат осведомени за целите на операцията по обработване.

7. Кой има достъп до личните Ви данни и на кого се предоставят те?

Достъп до личните Ви данни се предоставя на служителите на Комисията, които отговарят за извършването на тази операция по обработване, както и на оправомощени служители, в съответствие с принципа „необходимост да се знае“. Тези служители работят при спазване на законоустановените изисквания, а при необходимост — и на допълнителни споразумения за поверителност.

Достъп до Вашите лични данни се предоставя и на изпълнителите (SIMAVI и ARHS Spikeseed S.A.), които отговарят за управлението на приложението, и на изпълнителя Tremend Software Consulting S.R.L., който отговаря за непрекъснатостта на дейността.

Когато използвате функцията за гласова комуникация на „Асистента на Службата за публикации“ (Publio), гласовите данни ще бъдат обработени в системи, осигурявани от подизпълнителите Pureinsights Technology Ltd и Wisevoice AI.

Ако направите поръчка за печатна публикация в раздел „Публикации на ЕС“ на портала на СП, Вашите лични данни ще бъдат обработени от изпълнителя, който отговаря за изпълнението на поръчките, понастоящем Paragon Supply Services, Франция. Тази обработка е предмет на специална декларация за поверителност, която ще Ви бъде предоставена, когато Вашата поръчка бъде изпълнена.

Информацията, която събираме, няма да бъде предоставяна на трети страни.

8. Какви са правата Ви и как можете да ги упражните?

Като „субект на данни“ Вие имате конкретни права по смисъла на глава III (членове 14 – 25) от Регламент (ЕС) 2018/1725, по-специално право на достъп, коригиране или заличаване на Вашите лични данни и право на ограничаване на обработването на данните. Когато е приложимо, имате право да направите възражение срещу обработването или право на преносимост на данните.

Регистрирайки потребителски профил на портала на СП, Вие давате съгласието си да предоставите личните си данни на отдел A.5 „Портал и уебуслуги“ на Службата за публикации. Можете да оттеглите своето съгласие по всяко време, като уведомите администратора на лични данни. Оттеглянето не засяга законосъобразността на обработването, извършено, преди да сте оттеглили съгласието си.

Можете да упражните правата си, като се свържете с администратора на лични данни или, в случай на конфликт — с длъжностното лице по защита на данните. При необходимост можете да се обърнете и към Европейския надзорен орган по защита на данните. Координатите за връзка с тях са дадени в точка 9 по-долу.

Ако желаете да упражните правата си в контекста на една или няколко конкретни операции по обработване, моля, посочете в искането си тяхното описание (т.е. техните референтни номера в съответствие с указаното в точка 10 по-долу).

9. Координати за връзка

- Администратор на лични данни

Ако желаете да упражните правата си съгласно Регламент (ЕС) 2018/1725 , ако имате коментари, въпроси или притеснения или ако желаете да подадете жалба във връзка със събирането и използването на Вашите лични данни, моля, не се колебайте да се свържете с администратора на лични данни — отдел A.5 „Портал и уебуслуги“ на Службата за публикации, info@publications.europa.eu.

- Длъжностно лице по защита на данните (ДЛЗД) на Комисията

Можете да се свържете с длъжностното лице по защита на данните (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) по въпроси, свързани с обработването на личните Ви данни съгласно Регламент (ЕС) 2018/1725.

- Европейски надзорен орган по защита на данните (ЕНОЗД)

Имате право на обжалване (т.е. можете да подадете жалба) пред Европейския надзорен орган по защита на данните (edps@edps.europa.eu), ако считате, че правата Ви съгласно Регламент (ЕС) 2018/1725 са били нарушени в резултат на обработването на личните Ви данни от администратора на лични данни.

10. Къде може да намерите по-подробна информация?

Длъжностното лице по защита на данните (ДЛЗД) на Комисията публикува регистър на всички операции по обработване на лични данни от страна на Комисията, които са документирани и за които то е уведомено. За достъп до регистъра използвайте следната връзка: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Тази конкретна операция по обработване е включена в публичния регистър на ДЗЛД под следния референтен номер: DPR-EC-00449.