ЗАЩИТА НА ЛИЧНИТЕ ВИ ДАННИ

Операция по обработване:Система за разпространение на Службата за публикации (OPDS)

Администратор на лични данни: Служба за публикации на Европейския съюз, Отдел D.1 „Връзки със заинтересованите страни и информационни дейности“

Номер на записа: DPR-EC-00515.6

1. Въведение

Европейската комисия (наричана по-долу „Комисията“) е поела ангажимент да защитава личните ви данни и да зачита неприкосновеността на личния ви живот. Комисията събира и впоследствие обработва лични данни в съответствие с Регламент (ЕС) 2018/1725 на Европейския парламент и на Съвета от 23 октомври 2018 г. относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни от институциите, органите, службите и агенциите на Съюза и относно свободното движение на такива данни и за отмяна на Регламент (ЕО) № 45/2001.

В настоящата декларация за поверителност се обясняват причината за обработването на личните ви данни, начинът, по който събираме и обработваме лични данни и гарантираме тяхната защита, как се използва информацията и какви са правата ви във връзка с личните ви данни. В нея са посочени и координатите за връзка с отговорния администратор на лични данни, пред когото можете да упражните правата си, с длъжностното лице по защита на данните и с Европейския надзорен орган по защита на данните.

Информацията във връзка с операцията по обработване „Система за разпространение на Службата за публикации (OPDS)“, извършвана от отдел D.4 „Печат и разпространение“ на Службата за публикации на Европейския съюз, е представена по-долу.

2. Защо и как обработваме личните ви данни?

Цел на операцията по обработване: Отдел D.4 „Печат и разпространение“ на Службата за публикации събира и използва личните ви данни, за да може Службата за публикации да управлява своите наличности, да изпълнява вашите поръчки и да ви предоставя исканите логистични услуги.

Личните ви данни няма да бъдат използвани за автоматизирано вземане на решения, нито за профилиране.

3. На какво правно основание обработваме личните ви данни?

Обработваме личните ви данни, тъй като:

обработването е необходимо за изпълнението на задача от обществен интерес или при упражняването на официално правомощие, което е предоставено на институцията или органа на Съюза;

както и

- когато отправяте поръчка и попълвате личните си данни, вие като субект на данни давате съгласието си за обработването на личните ви данни за целите на изпълнението на поръчката.

Правно основание за обработването: мандат на Службата за публикации, Решение 2009/496/ЕО, Евратом на Европейския парламент, на Съвета, на Комисията, на Съда на Европейските общности, на Сметната палата, на Европейския икономически и социален комитет и на Комитета на регионите от 26 юни 2009 г. относно организацията и функционирането на Службата за публикации на Европейския съюз.

4. Какви лични данни събираме и впоследствие обработваме?

За извършването на операцията по обработване отдел D.4 „Печат и разпространение“ на Службата за публикации събира следните категории лични данни:

1. Данни за регистрираните потребители на ODPS (издадени с потребителско име и парола за достъп до OPDS); данни, необходими за достъп и управление на потребителските имена:

• Потребителско име + парола (EU Login)
• Профил на ползвателя
• Идентификатор на потребителя (ODPS и SAP)
• Електронен адрес
• Административна единица (само за служители на ЕС)
• Наименование на дружеството (само за доставчици на печатни материали)
• Езикови предпочитания (могат да се променят при свързване с ODPS)

2. Данни за потребителите на портала на ОП — данни, събрани при поръчване на публикации:

• Име на получателя
• Адрес за доставка
• Каталожни номера на поръчаните публикации
• Телефонен номер на получателя (задължително само при спешни и/или проследени доставки)
• Електронен адрес

Предоставянето на лични данни е задължително, за да ви предоставим поисканите от вас услуги.

5. Колко време съхраняваме личните ви данни?

Отдел D.4 „Печат и разпространение“ на Службата за публикации съхранява личните ви данни само за времето, необходимо за изпълнение на целите на събирането или обработването. За регистрираните потребители на ODPS данните се съхраняват, докато е необходим достъп. За данни, събрани в контекста на поръчване на публикации — 5 години от изпълнението на поръчката. Всички данни, свързани с групови поръчки — 6 месеца след изпълнението на поръчката.

6. Как съхраняваме и защитаваме личните ви данни?

Всички лични данни в електронен формат (електронни съобщения, документи, бази данни, качени групи от данни и т.н.) се съхраняват на сървърите на Европейската комисия или на сървърите на нейните изпълнители. Всички операции по обработване се извършват в съответствие с Решение (ЕС, Евратом) 2017/46 на Комисията от 10 януари 2017 г. относно сигурността на комуникационните и информационните системи в Европейската комисия.

Работещите с Комисията изпълнители са обвързани с конкретна договорна клауза за всички операции по обработване на вашите данни от името на Комисията, както и със задълженията за поверителност, произтичащи от Общия регламент относно защитата на данните (Регламент (ЕС) 2016/679).

За да защити личните ви данни, Комисията е въвела редица технически и организационни мерки. Техническите мерки включват подходящи действия по отношение на сигурността онлайн и риска от загуба на данни, промяна на данните или неразрешен достъп, като се вземат предвид свързаният с обработването риск и естеството на обработваните лични данни. Организационните мерки включват предоставяне на достъп до личните данни единствено на оправомощени лица със законна необходимост да получат достъп до информацията (принцип „необходимост да се знае“) за целите на операцията по обработване.

7. Кой има достъп до личните ви данни и на кого се предоставят те?

Достъп до личните ви данни се предоставя на служителите на Комисията, които отговарят за извършването на тази операция по обработване, както и на оправомощени служители в съответствие с принципа „необходимост да се знае“. Тези служители работят при спазване на законоустановените изисквания, а при необходимост — и на допълнителни споразумения за поверителност.

Услуга, свързана с изпълнението на физически поръчки (Договор 10828, срок на действие: май 2030 г.): Paragon Supply Services, 350 avenue des entreprises, Parc d'Activités de la Galance, 62221 Noyelles-Sous-Lens, Франция

8. Какви са правата ви и как можете да ги упражните?

Като „субект на данните“ вие разполагате с конкретни права съгласно глава III (членове 14—25) от Регламент (ЕС) 2018/1725, по-специално с правото на достъп до вашите лични данни, правото на коригиране или изтриване на тези данни, както и правото на ограничаване на обработването на вашите лични данни. Когато е приложимо, имате също право да възразите срещу обработването, както и право на преносимост на данните.

Имате право да възразите срещу обработването на личните ви данни, което се извършва законно на основание член 5, параграф 1, буква а).

Правата си можете да упражните, като се свържете с администратора на лични данни или, в случай на конфликт, с длъжностното лице по защита на данните. При необходимост можете да се обърнете и към Европейския надзорен орган по защита на данните. Техните координати за връзка са посочени в точка 9 по-долу.

Ако желаете да упражните правата си в контекста на една или няколко конкретни операции по обработване, посочете в искането си тяхното описание (т.е. техните референтни номера в съответствие с посоченото в точка 10 по-долу).

9. Координати за връзка

• Администратор на лични данни

Ако желаете да упражните правата си съгласно Регламент (ЕС) 2018/1725 , ако имате коментари, въпроси или притеснения или ако желаете да подадете жалба във връзка със събирането и използването на вашите лични данни, моля, не се колебайте да се свържете с администратора на лични данни, отдел D.4 „Печат и разпространение“ на Службата за публикации.

• Длъжностно лице по защита на данните (ДЛЗД) на Комисията

По въпроси, свързани с обработването на личните ви данни съгласно Регламент (ЕС) 2018/1725, можете да се свържете с длъжностното лице по защита на данните на електронен адрес DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu.

• Европейски надзорен орган по защита на данните (ЕНОЗД)

Ако считате, че правата ви съгласно Регламент (ЕС) 2018/1725 са били нарушени в резултат на обработването на личните ви данни от администратора на лични данни, имате право на обжалване (т.е. можете да подадете жалба) пред Европейския надзорен орган по защита на данните (edps@edps.europa.eu).

10. Къде можете да намерите по-подробна информация?

Длъжностното лице по защита на данните (ДЛЗД) на Комисията публикува регистър на всички операции по обработване на лични данни от страна на Комисията, които са документирани и са му съобщени. За достъп до регистъра използвайте следния адрес: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Тази конкретна операция по обработване е включена в публичния регистър на ДЗЛД под следния номер на запис: DPR-EC-00515.