Declaração de confidencialidade: Unified Production Platform (UPP)

Proteção dos seus dados pessoais
A presente declaração de confidencialidade contém informações sobre o tratamento e a proteção dos seus dados pessoais.
Operação de tratamento: Pedidos de serviços de edição de publicações de caráter geral
Responsável pelo tratamento: Serviço das Publicações da União Europeia, Direção B, «Produção de Publicações»
Referência do registo: DPR-EC-00424

1. Introdução

A Comissão Europeia (a seguir a «Comissão») compromete-se a proteger os seus dados pessoais e a respeitar a sua privacidade. A Comissão recolhe e trata dados pessoais em conformidade com o Regulamento (UE) 2018/1725 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de outubro de 2018, relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais pelas instituições e pelos órgãos e organismos da União e à livre circulação desses dados (e que revoga o Regulamento (CE) n.º 45/2001).

A presente declaração de confidencialidade explica por que motivo tratamos os seus dados pessoais, como os recolhemos, processamos e protegemos, de que forma utilizamos as informações obtidas, e enumera os seus direitos relativamente aos mesmos. Indica igualmente os dados de contacto do responsável pelo tratamento de dados a quem se pode dirigir para exercer os seus direitos, do responsável pela proteção de dados e da Autoridade Europeia para a Proteção de Dados.

Apresentam-se em seguida as informações relativas à operação de tratamento «Pedidos de serviços de edição de publicações de caráter geral», realizada pela Direção B, «Produção de Publicações», do Serviço das Publicações da União Europeia.

2. Por que motivo e de que forma procedemos ao tratamento de dados pessoais?

Finalidade da operação de tratamento: A Direção B, «Produção de Publicações», do Serviço das Publicações é responsável pela manutenção do Portal do Autor («Author Portal») da plataforma de produção unificada («Unified Production Platform» — UPP), que permite aos serviços das instituições, organismos e agências da UE apresentar pedidos de serviços de edição de publicações de caráter geral ao Serviço das Publicações ou utilizar a ferramenta de planeamento colaborativo que permite a coordenação de futuras publicações a nível local (dentro de uma DG) e a nível institucional. Enquanto utilizador do Portal do Autor da UPP, pode utilizar a ferramenta de planeamento colaborativo ativando para isso uma caixa e dando, assim, o seu consentimento para esta parte do tratamento.

Recolhemos os seus dados pessoais quando cria um perfil de utilizador na UPP e quando utiliza o Portal do Autor da UPP para apresentar um pedido e/ou inserir uma publicação planeada na ferramenta de planeamento colaborativo. Utilizamos estes dados pessoais para responder aos pedidos de publicação, geri-los e faturá-los aos serviços autores, assegurar que o pedido está em conformidade com a política de publicações da DG ou instituição requerente e para coordenar o planeamento das publicações entre as DG da Comissão, as instituições e os organismos da UE participantes.

Se já utilizou a «DemPubWeb» antes, a antecessora técnica do Portal do Autor da UPP, conservamos os seus dados pessoais juntamente com os pedidos de serviços pertinentes de edição de publicações, para efeitos de referência. Estas informações estão disponíveis para consulta na «DemPubWeb» para sua referência, apenas em modo de leitura. O período de conservação aplicável é o indicado no ponto 5.

Os seus dados pessoais não serão utilizados para a tomada automatizada de decisões, incluindo a definição de perfis.

3. Em que fundamentos jurídicos nos baseamos para justificar o tratamento dos seus dados pessoais?

Tratamos os seus dados pessoais porque:

- o tratamento é necessário para o exercício de funções de interesse público ou para o exercício da autoridade pública de que a instituição ou o órgão da União estão investidos,

e

- enquanto titular dos dados, ao solicitar um perfil de utilizador da UPP, e novamente ao introduzir os seus dados pessoais no formulário de pedido do Portal do Autor, dá o seu consentimento para o tratamento dos seus dados pessoais para estas finalidades.

Base jurídica adicional:

Decisão do Parlamento Europeu, do Conselho, da Comissão, do Tribunal de Justiça, do Tribunal de Contas, do Comité Económico e Social Europeu e do Comité das Regiões, de 26 de junho de 2009, relativa à organização e ao funcionamento do Serviço das Publicações da União Europeia (2009/496/CE, Euratom)

4. Que dados pessoais recolhemos e tratamos?

Para realizar a operação de tratamento dos dados em questão, a Direção B, «Produção de Publicações», do Serviço das Publicações recolhe as seguintes categorias de dados pessoais:

Responsável pelo pedido, Responsável pelo projeto e Contacto financeiro, Iniciador do plano e Coordenador do plano (podem ser a mesma pessoa):

• obrigatórios: nome próprio, apelido, endereço de correio eletrónico, número de telefone, instituição, agência ou organismo da UE (automaticamente extraído do «EU Login» e não editável)
• facultativos para o Iniciador do plano e para o Coordenador do plano: endereço de correio eletrónico adicional e unidade.

O fornecimento de dados pessoais é obrigatório para manter um perfil de utilizador no Portal do Autor da UPP e para que os pedidos de serviços de edição sejam processados pelo Serviço das Publicações.

5. Durante quanto tempo são conservados os dados pessoais?

A Direção B, «Produção de Publicações», do Serviço das Publicações só conserva os seus dados pessoais durante o tempo necessário para cumprir o objetivo que presidiu à sua recolha ou para tratamento posterior, ou seja durante dez anos a contar da conclusão do projeto. O mesmo se aplica aos dados históricos originalmente registados na «DemPubWeb», a antecessora técnica do Portal do Autor da UPP, que apenas está acessível aos utilizadores em modo de leitura para efeitos de referência.

6. Como asseguramos a proteção e a salvaguarda dos dados pessoais?

Todos os dados pessoais em formato eletrónico (mensagens de correio eletrónico, documentos, bases de dados, lotes de dados carregados, etc.) são armazenados nos servidores da Comissão Europeia. Todas as operações de tratamento de dados são efetuadas em conformidade com a Decisão (UE, Euratom) 2017/46 da Comissão, de 10 de janeiro de 2017, relativa à segurança dos sistemas de comunicação e de informação na Comissão Europeia.

A Comissão tomou uma série de medidas técnicas e organizativas para proteger os seus dados pessoais. As medidas técnicas visam, nomeadamente, garantir a segurança em linha e proteger os dados do risco de perda, alteração ou acesso não autorizado, tendo em conta os riscos inerente ao tratamento e à natureza dos dados pessoais. As medidas organizativas incluem a limitação do acesso aos dados pessoais exclusivamente às pessoas autorizadas, com uma necessidade legítima de conhecer os dados para efeitos desta operação de tratamento.

7. Quem tem acesso aos dados pessoais e a quem podem ser divulgados?

O acesso aos seus dados pessoais é facultado aos membros do pessoal da Comissão responsáveis pela execução do tratamento de dados e às pessoas autorizadas de acordo com o princípio da «necessidade de tomar conhecimento». O pessoal em causa está sujeito a obrigações estatutárias e, se necessário, a acordos de confidencialidade suplementares.

8. Quais são os seus direitos e como pode exercê-los?

Enquanto «titular dos dados», assistem-lhe direitos específicos ao abrigo do capítulo III (artigos 14.º a 25.º) do Regulamento (UE) 2018/1725, nomeadamente o direito de aceder, retificar e apagar os seus dados pessoais e o direito de limitar o respetivo tratamento. Quando aplicável, tem também o direito de se opor ao tratamento dos seus dados pessoais e o direito de portabilidade dos mesmos.

Tem o direito de se opor ao tratamento dos seus dados pessoais licitamente efetuado nos termos do artigo 5.º, n.º 1, alínea a).

Deu o seu consentimento para que os seus dados pessoais fossem transmitidos à Direção B, «Produção de Publicações», do Serviço das Publicações para a presente operação de tratamento. Pode retirar o seu consentimento a qualquer momento mediante notificação ao responsável pelo tratamento de dados. A retirada do consentimento não afeta a licitude do tratamento de dados efetuado anteriormente à retirada do consentimento.

Pode exercer os seus direitos contactando o responsável pelo tratamento de dados ou, em caso de conflito, o responsável pela proteção de dados. Se necessário, pode igualmente dirigir-se à Autoridade Europeia para a Proteção de Dados. As informações de contacto destas entidades estão disponíveis no ponto 9.

Se pretender exercer os seus direitos no contexto de uma ou várias operações de tratamento de dados específicas, deve descrever essas operações no seu pedido (isto é, indicar a referência do registo, conforme referido na secção 10).

9. Dados de contacto

Responsável pelo tratamento de dados

Se pretender exercer os seus direitos ao abrigo do Regulamento (UE) 2018/1725, ou apresentar observações, fazer perguntas ou expor dúvidas ou, ainda, apresentar uma queixa relativa à recolha e utilização dos seus dados pessoais, pode contactar o responsável pelo tratamento de dados, mais concretamente, a Direção B, «Produção de Publicações» do Serviço das Publicações (info@publications.europa.eu).

Responsável pela proteção de dados (RPD) da Comissão

Pode contactar o responsável pela proteção de dados (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) relativamente a questões relacionadas com o tratamento dos seus dados pessoais no quadro do Regulamento (UE) 2018/1725.

Autoridade Europeia para a Proteção de Dados (AEPD)

Pode recorrer (isto é, apresentar uma queixa) à Autoridade Europeia para a Proteção de Dados (edps@edps.europa.eu) se considerar que os direitos que lhe são conferidos pelo Regulamento (UE) 2018/1725 foram infringidos em resultado do tratamento dos seus dados pessoais pelo responsável pelo tratamento.

10. Onde obter mais informações?

O responsável pela proteção de dados (RPD) da Comissão publica o registo de todas as operações de tratamento de dados pessoais efetuadas pela Comissão que tenham sido documentadas e lhe tenham sido notificadas. Pode aceder a este registo através da seguinte ligação: http://ec.europa.eu/dpo-register.

A presente operação de tratamento de dados foi inscrita no registo público do responsável pela proteção de dados com a seguinte referência de registo: DPR-EC-00424.